Серьезной проблемой на предприятиях остается управление персоналом: HR-службы тонут в рутинных операциях кадрового учета и расчета заработных плат, а потому слишком мало внимания уделяют действительно важным функциям — в первую очередь изучению потребностей подразделений в тех или иных специалистах и удовлетворению этих потребностей путем профессионального и карьерного развития имеющихся сотрудников, а также поиску и найму нужных кадров извне. Как уменьшить объемы рутинной нагрузки и высвободить время HR-менеджеров для решения более интеллектуальных задач?

Один из вариантов — развитие функций самообслуживания персонала. Ознакомление с информацией из личных учетных карточек, табелей зарплат, графиков отпусков, получение сведений о поощрениях и взысканиях, неявках, подготовка заявок на получение справок, которые выдают кадровые службы, на предоставление отпусков — вот далеко не полный перечень функций самообслуживания сотрудников. Эти возможности экономят время не только кадровиков, но и многих других специалистов и менеджеров компании, в результате повышается производительность труда, растет лояльность сотрудников и пр. Таким образом, функции HR-самообслуживания помогают реально улучшить финансовые результаты компании и обеспечить рост ее рыночных показателей в целом.

В компаниях, где подавляющее большинство персонала — офисные сотрудники, для реализации функций самообслуживания обычно используется стандартный функционал систем класса ERP или HRM. На производственных предприятиях эти возможности все чаще реализуются с применением терминалов самообслуживания, которые устанавливаются прямо на производственных участках. Причем возможности таких терминалов далеко не ограничиваются функциями HR — эти устройства могут широко использоваться и для решения множества других задач.

Возможности функций и терминалов самообслуживания HR оценили не только зарубежные, но и российские предприятия — для этого в нашей стране есть все предпосылки. Есть немало промышленных предприятий, чьи производственные площадки простираются на многие километры. Для рабочих таких предприятий визит в кадровую службу — это целое событие: чтобы посетить ее, приходится потратить немало времени. Есть и множество территориально распределенных компаний, удаленные сотрудники которых (если, конечно, они не офисные клерки со своим компьютером) испытывают немало неудобств при обращении в кадровую сложбу. Этим, впрочем, как и ряду других категорий сотрудников было бы гораздо удобнее решать относительно простые вопросы удаленно — например, через терминалы.

Приоритетное направление

Опубликованное недавно компанией CedarCrestone 16-е ежегодное исследование глобальных тенденций HR-автоматизации содержит целый ряд неожиданных выводов и прогнозов. Согласно результатам опроса, охватившего более 1200 компаний, представляющих различные отрасли экономики, расширение внутренних сервисов самообслуживания, предоставляемых сотрудникам организации, является одним из наиболее перспективных. Авторы исследования отмечают, что в настоящее время около 44% компаний в мире активно используют внутренние сервисы для повышения эффективности HR-служб. По этому показателю уровень проникновения внутренних сервисов уступает только инструментам управления талантами (57%), а также традиционного кадрового учета (92%). Респонденты указывают, что именно развитие внутренних сервисов будет одним из приоритетных направлений развития на ближайшие три года: планируется увеличить бюджет по этому направлению на 66% по сравнению с уровнем текущего года.

Наибольшую активность в развитии внутренних сервисов, как отмечают авторы отчета, проявляют крупные компании, являющиеся лидерами в своих отраслях. Так, около 64% ведущих компаний имеют непосредственный доступ к внутренним сервисам самообслуживания, тогда как для прочих организаций этот показатель в среднем на 9% меньше. Схожее соотношение наблюдается и в отношении доступа менеджмента к необходимым кадровым сведениям (28% против 10%). Примечательно, что компании-лидеры также выражают большую готовность увеличить бюджеты на развитие HR-сервисов, чем прочие. Около 54% топ-компаний заявили об этом, тогда как среди прочих этот показатель составляет 43%.

Развитие внутренних HR-сервисов быстро становится одной из приоритетных точек роста для предприятий в глобальном масштабе. Использование сервисов самообслуживания давно стало органичной частью управления персоналом на Западе. Активный интерес к подобного рода комплексам проявляют и ведущие промышленные предприятия России. Уже сегодня информационные киоски самообслуживания активно используются на предприятиях «Росатома», «Северстали», РЖД и ряде других.

Преимущества от внедрения и расширения использования внутренних HR-сервисов непосредственно влияют на повышение эффективности совокупных расходов на управление персоналом. Передача части рутинных задач (подготовки и печати расчетных листков, справок, прочих документов, просмотр сведений об отпусках, табеле и пр.) непосредственно сотрудникам и менеджменту позволяет снизить нагрузку на кадровую службу, пере­ориентировав ее на более содержательные стратегические направления работы. Согласно результатам исследования, активное внедрение сервисов позволяет существенно, более чем на 40%, увеличить общее число сотрудников, обслуживаемых одним специалистом-кадровиком, пропорционально сокращая расходы.

HR у станка

Доступ к внутренним HR-сервисам может предоставляться в самой различной форме. Проще всего обеспечить его для офисного сотрудника, имеющего доступ к компьютеру, включенному в корпоративную сеть. Задача усложняется на промышленных предприятиях — для установки в цехах необходимы специальным образом спроектированные терминалы, устойчивые к воздействию влаги и пыли. Эти терминалы должны быть интегрированы с системой управления персоналом, которая поддерживает предоставление сервисов самообслуживания.

Обширный спектр HR-функций, обеспечиваемых цеховыми терминалами, можно условно разделить на три большие группы. Первая, справочная, предполагает доступ работников предприятия к персональной информации, включающей сведения из личной карточки, данные о трудовой деятельности, членстве в профсоюзе, о пенсионном учете, наградах и т. п. Досье сотрудников доступны с терминала исключительно в режиме просмотра. Изменения могут вносить лишь уполномоченные специалисты, в соответствии с утвержденными процедурами.

Вторая группа возможностей связана с решением рабочих моментов. Она позволяет ознакомиться с состоянием своего лицевого зарплатного счета, просмотреть и распечатать расчетный листок, получить сведения о периодах отпуска. К этой же группе относится информация о поощрениях и наложенных взысканиях, неявках.

Однако, с точки зрения пользователей, наиболее интересна третья группа возможностей, обеспечивающих обратную связь. Терминалы самообслуживания делают удобным взаимодействие между сотрудником и кадровой службой предприятия. Работник цеха может отправить заявки на получение разнообразных справок (2-НДФЛ, средней зарплаты и т. п.), а также предоставление отпуска. Это существенно сокращает затраты времени для заявителя, ведь ему нет необходимости лично являться в кадровую службу.

Помимо инструмента решения традиционных задач кадрового учета, терминалы самообслуживания могут стать эффективным средством обучения и развития персонала, проведения разнообразных оценок и аттестаций. Наличие обратной связи и возможность подключить любые внешние источники данных, а также обучающие и тестирующие системы делают инфотерминалы универсальным инструментом управления кадровыми процессами.

Не только HR

Важно то, что польза терминальных комплексов не ограничена одними лишь возможностями самообслуживания. На ряде промышленных предприятий, например на Уссурийском локомотиворемонтном заводе, информационные терминалы играют важную роль в производственном процессе: они используются как справочные системы, в которых отражены конструкторская документация, руководства по ремонту, каталоги ремонтируемых узлов и агрегатов. Терминалы самообслуживания привносят современные информационные технологии в те производственные сферы, где они были традиционно слабо представлены.

На промышленных предприятиях, ставших пионерами во внедрении терминальных систем, отмечается еще один позитивный эффект: терминалы самообслуживания становятся активными проводниками корпоративной культуры. Так, на машиностроительном заводе «ЗиО-Подольск», входящем в ГК «Росатом», работники с помощью инфокиоска имеют возможность ознакомиться с корпоративными социальными программами, получить доступ к последним новостям компании и электронной версии корпоративных печатных газет. Терминалы позволяют поддерживать обратную связь с работниками компании, включая цеховых работников в общее информационное пространство компании.

Возможности систем самообслуживания еще не в полной мере оценены и восприняты российским бизнес-сообществом. Однако продолжающийся экономический спад, как это ни парадоксально, способен существенно ускорить процесс внедрения терминальных систем. Выиграть гонку на выживание смогут лишь те предприятия, которые в полной мере реализуют потенциал оптимизации бизнес-процессов. Как по ценовым характеристикам, так и по показателям возврата инвестиций системы самообслуживания находятся вне конкуренции. С их помощью предприятия получают возможность в полной мере реализовать потенциал уже накопленного человеческого капитала.

? Евгений Кучик, генеральный директор компании «БОСС. Кадровые системы»; kuchik@bosshr.ru