История учит

Печать на мощных высокопроизводительных принтерах уровня подразделений выгоднее с точки зрения прямых затрат, однако, чтобы получить эту пользу, без организационных мер не обойтись

В ходе дискуссий о том, что выгоднее — индивидуальный принтер на рабочем столе у каждого или одно мощное МФУ на всех сотрудников офиса, уже сломано немало копий. И хотя ответ, казалось бы, давно найден — чем крупнее и централизованнее устройство печати, тем ниже себестоимость копии, — на практике далеко не все так однозначно. Ведь в реальных условиях, когда отдел закупок стремится сэкономить каждую копейку, приобретение большого аппарата требует больших разовых начальных затрат, да и обслуживание необходимо более частое и дорогое. К тому же наличие такого централизованного ресурса предполагает постоянные очереди к нему, а при поломке аппарата большая часть документооборота становится обездвиженной. Каким условиям должно отвечать современное высокопроизводительное устройство офисной печати? Как сделать его эксплуатацию экономически оправданной? Какая тенденция возо­бладает в офисе завтрашнего дня — на укрупнение и централизацию или, наоборот, на «разукрупнение» и персонализацию печатных мощностей?

История учит
Мне повезло — я застал еще появление первого лазерного принтера в нашем офисе. Кажется, это был 1989 год. Прожорливый монстр важно восседал на специально отведенной для него тумбе (не тумбочке — именно тумбе), время от времени что-то включалось в его металлической утробе, и начинал он отчаянно шипеть и клокотать, словно толстый сердитый дядя, которого случайно задели локтем в троллейбусе. Нет нужды говорить, что его уважали и боялись. К нему бегали со своими ноутбуками, перетыкая толстый, словно пожарный шланг, коннектор COM-порта. А заказчики, увидев договор или накладную, отпечатанную на этом чуде инженерной мысли, завистливо спрашивали: «Надо же, у вас там своя типография?» Тонера, бумаги и запчастей любимец публики потреблял невероятно много, а через три года его сменил красавец — многофункциональный аппарат известной японской фирмы.
«Японец» не нуждался в тумбочке, поскольку был в напольном исполнении, и по сравнению со своим мешковатым предшественником выглядел молодо и деловито. Да и стоял он в коридоре, будучи подключен к уже проложенной локальной сети. И бегали к нему теперь уже только за отпечатанными документами — правда, из всех комнат и отделов, расположенных на нашем этаже. Бывало, в часы офисного пика нагрузки к нему выстраивалась длинная очередь заслуженных представителей офиса. «Распечатки не забывайте, — строго говорил сисадмин. — А то штрафовать будем».

Начнем с малого... Или наоборот?
Проанализировав свои наблюдения за офисными монстрами, я тогда сделал твердый вывод: все движется от малого к большому, от частного к централизованному. Но со временем убежденность моя сильно пошатнулась, я понял, что везде присутствует диалектика: граждане покупают все больше частных автомобилей — и в то же время развивается общественный транспорт; люди стали гораздо чаще ходить в кино — а популярность домашних кинотеатров «зашкаливает»... В ИТ тоже все не так просто: с одной стороны, очевидна тенденция к концентрации оборудования в ЦОД, с другой — наблюдается развитие компактных и сверхкомпактных устройств персонального пользования. В отношении принтеров, насколько я успел заметить, тенденций тоже две, и они диаметрально противоположные: с одной стороны, завозится, продается и устанавливается все больше серьезного оборудования «операторского» класса; с другой — на рабочих столах некоторых сотрудников появляется уже по два-три персональных принтера вместо одного. Как же в действительности идет развитие?
«На рынке печати действительно существуют две тенденции, — подтверждает Федор Малышев, коммерческий директор компании «АРТИ». — Одна из них — централизация печати и укрупнение за счет замены разрозненных персональных принтеров одним-двумя МФУ. Вторая — упор на использование персональных устройств для ряда категорий сотрудников. Добавлю, что, по моим наблюдениям, в организациях, где действительно считают деньги и стремятся поддерживать порядок, большие производительные машины сосредоточены в местах, удобных для подхода сотрудников, а персональные принтеры с высокой себестоимостью печати используются лишь там, где соображения комфортности работы и безопасности информации перевешивают монетарную составляющую экономии даже при высоких объемах печати (например, в бухгалтерии)».
«Тенденции разнонаправлены потому, что в современном бизнесе все поставлено в угоду минимизации затрат — финансовых и временных, — считает Игорь Козаченко, менеджер по продукту компании Kyocera Document Solutions Russia. — Вопрос о том, с помощью какой именно техники это будет достигаться, решается для каждого конкретного заказчика в зависимости от огромного количества факторов, определяющих структуру его документооборота». А вот Эдуард Солодов, директор по маркетингу компании «Никотех», занимающейся разработкой и внедрением инструментов офисной автоматизации, считает несколько иначе: «Тенденция всегда одна — это компромисс между удобством и ценой, которую приходится за него платить. Реалии таковы, что людям удобно иметь настольный принтер, они не желают бегать за каждым листом». В общем, каждый стремится продолжать использовать свой любимый гаджет... Вот только платить за эти гаджеты приходится по-разному.

Снова об «айсберге»
Вопрос почти риторический: есть ли у руководства корпораций правильное понимание затрат на печать? При всей своей банальности вопрос весьма дву­смысленный. Многие ли, скажем, помнят, сколько денег оставили в супермаркете в прошлую субботу? Да, уверен, все помнят примерную сумму... А многие ли помнят (и вообще знают) размер своего бюджета — cколько ваша семья тратит из месяца в месяц на продукты, причем с детализацией по статьям расходов (овощи, пельмени, мармелад и пр.)? Ну, думаю, вы сами понимаете, каков будет ответ...
Подобная ситуация сложилась и с затратами на корпоративную печать. «Как показывает наша практика, оценить свои затраты на печать могут далеко не все организации, — комментирует Юлия Козырева, руководитель отдела маркетинга компании Ricoh Rus. — По нашим оценкам, в 69% компаний затраты на содержание печатной техники не консолидированы, а поэтому подсчитать общие затраты на печать невозможно. В 61% случаев парк офисной техники формируется “стихийно”, без реального понимания задач и необходимых функций устройств».
По мнению экспертов, основная проблема заключается в неправильной методологии подсчета расходов. При принятии решения о покупке оборудования в расходную часть бизнес-плана, как правило, закладывается лишь стоимость техники и основных расходных материалов, тогда как основная масса незаметных на первый взгляд, но в итоге формирующих «подводную часть» пресловутого айсберга затрат так и остается скрытой. «Вне поля зрения организаций остаются затраты на обслуживание техники и ее ремонт. Также никто не принимает во внимание трудозатраты на документооборот в процессе приобретения элементарных расходных материалов у разных поставщиков. Ведь нужно потратить время, чтобы оформить счета, подписать документы, согласовать оплаты», — рассуждает Козырева.
«Основной вопрос состоит в том, что множество российских компаний еще не сталкивались с вопросами оптимизации расходов в компании в целом и расходов на печать в частности, — добавляет Кирилл Судариков, директор по продажам компании “Оки Системс Рус”. — Понимание затрат, если оно есть, происходит на качественном уровне, а перевести их в количественную плоскость достаточно сложно вследствие отсутствия адекватной системы учета».
Ирина Якимова, руководитель направления департамента развития сервиса и аутсорсинга ГК «Ай-Теко», формулирует проблему с точки зрения внедренца: «Основные ошибки российских клиентов связаны со стремлением считать расходы на печать по усредненным показателям, не учитывающим многих факторов. Так, устаревшее оборудование потребляет гораздо больше энергии, а утечка из-за некачественной проводки может составлять 30% электроэнергии. Нередко такие элементарные меры, как режим двухсторонней печати документов, позволяет вдвое сократить расход бумаги, но пользователи часто не знают, как задать эту настройку при печати, либо не видят прямой выгоды в том, чтобы это делать», — отмечает Якимова.
Резюмируя тему правильного понимания расходов, хотелось бы привести слова Малышева: «В практике нашей компании есть примеры, когда организации четко понимали структуру затрат на печать и учитывали все составляющие себестоимости отпечатка. Но в большинстве случаев представление о стоимости печати складывается только, как о верхушке айсберга».

Техника для рабочих групп — в фаворитах
Итак, все более-менее встало на свои места. Настольные принтеры просты, удобны, позволяют сохранить конфиденциальность и получать распечатки, не вставая с кресла... Наконец, они являются показателем статуса того, на чьем столе стоят. Но при этом они страшно дорогие по стоимости печати. Производительные машины имеют лучшие экономические показатели и, кроме того, по скорости и набору опций дадут сто очков вперед своим настольным собратьям. Но они не очень удобны — прежде всего потому, что если стоит такой принтер, то это единственный принтер на отдел (этаж, под­разделение).
«Мы выступаем за децентрализацию печати до уровня малых и средних рабочих групп, — комментирует Наиль Гималиев, директор по маркетингу и развитию бизнеса компании Brother в России. — Это позволяет использовать все традиционные преимущества крупной печатающей техники и при этом сохранять максимальную гибкость».
Очереди, сбои печати и потерянное рабочее время, затраченное на бесчисленные подходы к устройству, являются, по мнению экспертов, основными факторами, затрудняющими применение достаточно крупной техники в офисе. «Для повышения комфорта сотрудников при совместном использовании производительного МФУ можно задействовать лоток со сдвигом, который отделяет разные печатные работы друг от друга; печать баннерных страниц, на которых отображается имя пользователя, — рекомендует Павел Рудаков, руководитель отдела продуктового маркетинга офисного оборудования “Xerox Россия”. — При небольшом количестве сотрудников, работающих с МФУ, можно даже назначить каждому пользователю свой выходной лоток».
Но что делать, если сотрудников десятки, а то и сотни? Как объять необъятное и соблюсти тот самый баланс между себестоимостью отпечатка, с одной стороны, и эргономикой и удобством сотрудников — с другой? «Если говорить о затратах применительно к машинам высокой производительности, следует учесть потери рабочего времени от каждого похода к устройству уровня подразделения. Всем знакома ситуация, когда ваш коллега запустил на печать многостраничный документ, а бумага в устройстве закончилась», — комментирует Наиль Гималиев.
Один из способов обеспечить более комфортную печать на высокопроизводительном агрегате — применение систем управления заданиями типа Follow Me, позволяющих произвести отложенную печать документа с последующим его получением тем сотрудником, который отправил его на печать.
«Для упорядочивания процесса печати на централизованных устройствах используют специализированные решения c авторизацией пользователей (push printing), — говорит Сергей Лысанов, руководитель подразделения услуг печати компании “HP Россия”. — Будучи оборудованы специальными считывателями информации, подобные “умные” решения способны не только идентифицировать пользователя, но и выдать на печать задания, отправленные именно этим пользователем, на любом устройстве, являющемся частью умной сети. Подобные решения не только помогают эффективно бороться с очередями, но и исключают печать “невостребованных” документов».
«Путь преодоления неудобств, связанных с централизованной печатью, уже известен, — считает Эдуард Солодов. —  Существует немало опробованных решений, которые самостоятельно направят объемистый документ на более производительное устройство или даже разделят его между несколькими».
Принцип работы такой системы разъясняет Станислав Парфенов, руководитель групп консалтинга и внедрения проектов Konica Minolta Business Solutions Russia: «При использовании централизованных устройств вкупе со специальными сервисами печатная инфраструктура уходит “в облака”, то есть у пользователя лишь одна очередь печати, и он может забрать свой документ на любом свободном устройстве, проведя авторизацию с помощью карты или ПИН-кода». Добавим, что система авторизации пользователя устраняет одну из основных причин недовольства службы безопасности любой организации — «бесхозную» печать.
Вообще же возрастание общей культуры труда положительно сказывается и на отношении к централизации офисной печати. Недаром же в подписях электронных писем, автоматически генерируемых корпоративным почтовым клиентом многих корпораций, стоит «зеленое» воззвание: «Не торопись печатать это письмо! Подумай, нужно ли это тебе». Следует заметить, что здесь мы уже не в первый раз сталкиваемся с ситуацией, когда решение чисто технической проблемы перетекает в плоскость HR и выливается в комфортность работы коллектива. К счастью, большинство проектов по переоснащению сервисов корпоративной печати находятся на контроле у первых лиц предприятия, которые, будем надеяться, при принятии решения учтут все интересы.