СЭД в кармане: стимулы и препятствия

С развитием рынка мобильных устройств активизировалось внедрение мобильных рабочих мест для пользователей СЭД верхнего уровня

«CIO, которые осознают и разделят с пользователями потребность в мобильных клиентах, а затем сформулируют соответствующие требования к поставщикам и предложат коллегам по компании адекватные организационные и технические решения, смогут в итоге существенно повысить скорость и эффективность работы своих организаций», Григорий Липич, генеральный директор «ABBYY Россия»

Системы электронного документооборота уже прочно вошли в жизнь крупных компаний и госструктур. Желание руководства иметь доступ к актуальной информации в режиме реального времени и появившаяся возможность, обусловленная развитием рынка мобильных устройств, способствовали активизации проектов по созданию мобильных рабочих мест в СЭД. Но, по мнению экспертов, развитию этой и других мобильных технологий пока препятствуют отсутствие достаточного опыта как у поставщиков решений, так и у ИТ-специалистов компаний-потребителей, нерешенные задачи информационной безопасности, особенности мобильных операционных систем и специфическая для СЭД проблема юридически значимого электронного документооборота.

В числе основных требований бизнеса сегодня — повышение доступности ИТ-сервисов, скорости обмена информацией, предоставление ИТ-сервисов круглосуточно с мобильного рабочего места. Достоинства планшетных компьютеров, удобных в эксплуатации, эргономичных и интуитивно понятных, стали очевидными всем, кто с ними сталкивается, — от руководителей высшего звена до технического персонала и специалистов по документообороту. А потому внедрение мобильных технологий сегодня становится все более актуальным. Помимо удобства работы, они еще обеспечивают рост дохода от инвестиций в ИТ и повышение производительности. Именно поэтому мобильные устройства стали активно применять руководители компаний и организаций.

В последние годы ведущую роль в автоматизации предприятий играют СЭД. Их основные пользователи — менеджеры высшего и среднего звена — значительное время проводят вне офиса, и им необходим удобный продукт для контроля идущих в организации процессов. Руководителю сегодня очень важно работать с циркулирующими в организации документами в любом месте в любое время. «Руководитель любит инновации во всем, в том числе в ИТ, особенно ему нравится продукция компании Apple. Руководитель нередко бывает в командировках и пользуется планшетным компьютером. Поэтому для удаленной работы в эксплуатируемой в нашей организации СЭД CompanyMedia было создано мобильное рабочее место в системе на iPad, — рассказывает Дмитрий Жильцов, специалист по связи и автоматизированным системам «Тамбовнефтепродукт». — В основном при работе с мобильного рабочего места осуществляется контроль выполнения поручений, просмотр документов, создание и отправка поручений, отправка текстовых резолюций». Модель работы постепенно меняют все компании, так как от эффективности и быстроты принятия решений напрямую зависят их финансовые показатели. «В госструктурах процесс идет медленнее, хотя Ростехнадзор и Министерство финансов внедрили решение «Мобильное место руководителя». Но в большинстве случаев использование мобильных СЭД в госучреждениях пока является, скорее, данью моде», — поясняет Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР».

Стимулы и проблемы

«Мобильные рабочие места имеют еще небольшую историю и отстают по функциональности от стационарных рабочих мест. Вместе с тем мобильные решения — это очень органичный для СЭД компонент, который развивается высокими темпами», Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса

Популярность мобильных рабочих мест растет. Это объясняется не только желанием работать удаленно, но и растущей популярностью планшетных устройств и новыми удобными интерфейсными возможностями, считает Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса. Он отмечает, что сегодня уже сложилась категория людей, которые осуществляют доступ к документам и функциям СЭД исключительно через мобильные рабочие места на основе планшетных устройств. «Постепенно со столов топ-менеджеров исчезают стационарные компьютеры, — поясняет он. — Тем не менее под мобильностью обычно понимают возможность контекстного доступа к делам и задачам и связанной с ними информации в любое время в любом месте с удобного для данного контекста устройства. При этом далеко не всегда мобильные рабочие места являются усеченной версией обычного клиента из-за свойственных мобильным устройствам ограничений». В качестве характерного примера Ипатов приводит использование мобильных рабочих мест СЭД в ходе совещаний. Совместная подготовка материалов совещаний, проектов документов по совещанию, как правило, ведется в СЭД со стационарных рабочих мест (хотя не исключается возможность работы и с мобильного интерфейса), и происходит синхронизация всего пакета документов для работы в ходе совещания с мобильного устройства как в «очном», так и в удаленном режиме.

Рост популярности мобильного доступа к СЭД Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании «СКБ Контур», объясняет тем, что работать с мобильных устройств зачастую удобнее, чем используя веб-интерфейс: «Интерфейс системы на мобильном устройстве оптимизирован под особенности конкретной платформы, функционал приложений учитывает все особенности аппаратных средств мобильных устройств, в то время как веб-интерфейс должен быть кросс-платформенным».

Мобильные сегменты СЭД реализуются обычно как дополнение к стационарному клиенту системы документооборота. Когда компании-производители ЕСМ-систем принимают решение разрабатывать мобильные клиенты, они, по мнению Друкмана, неизменно сталкиваются с рядом трудностей. Во-первых, растут затраты на разработку, так как мобильное приложение под конкретную платформу — это отдельная разработка, требующая набора специалистов, которые бы работали над Android или iOS-приложениями. Во-вторых, усложняется задача реализации электронной подписи: нужно либо использовать неквалифицированные электронные подписи, либо применять облачную криптографию. Среди прочих трудностей — отсутствие эффективных алгоритмов распознавания речи (на мобильных устройствах использовать для ввода информации микрофон гораздо удобнее, чем клавиатуру), проблемы интеграции со стандартными приложениями для мобильных платформ (почтовые клиенты, планировщики задач и т. д.), качество и удобство пользовательских интерфейсов. Но, пожалуй, основная проблема — это снижение уровня информационной безопасности. «При внедрении облачных ECM-систем пользователи сознательно принимают все риски того, что данные хранятся на сервере провайдера. Мобильные же устройства обязаны работать в сети любых провайдеров, а те не могут гарантировать пользователю выполнение всех мер по информационной безопасности», — считает Друкман.

Безопасностьи способности

Именно соображения информационной безопасности, по мнению некоторых экспертов, сегодня пока не позволяют перенести на мобильные устройства весь функционал систем. С другой стороны, Плотников отмечает, что на российском ИТ-рынке давно существуют проверенные способы защиты данных в мобильных СЭД: «Первый способ — ограничение доступа, когда система предоставляет пользователю не сам документ, а ссылку на его просмотр в электронном хранилище. Пользователь может наложить резолюцию, которая прикрепится к файлу в качестве дополнения. При этом фактически работа проводится внутри системы, а сам документ не изменяется, и ничего не сохраняется на мобильном устройстве. Второй способ защиты — технология «черного маркера», которая ограничивает доступ к определенному типу информации или фрагменту документа при просмотре с мобильного устройства. Например, юрист при согласовании текста договора не видит финансовых показателей сделки. Оба способа обеспечивают протоколирование работы с документами в самом хранилище. Именно поэтому требования к самому устройству по защите документов серьезно снижены. Если построить СЭД на основе ECM-платформы, то никаких проблем с безо­пасным доступом и защищенностью данных не будет. Сегодня есть целый ряд производителей платформ (FileNet, Directum, DocsVision, «ЭЛАР Саперион» и др.), которые постепенно переводят их на работу с контентом в облачной системе».

Григорий Липич, генеральный директор «ABBYY Россия», полагает, что для обеспечения безопасности технических средств недостаточно, ИТ-директору нужно принимать еще и организационные меры, вводить регламенты работы с конфиденциальной информацией при использовании мобильных устройств. «Пользователь должен точно знать, что он должен сделать в случае утери телефона или планшета, а также как предотвратить несанкционированный доступ к информации, если его мобильное устройство попало в руки, например, членам семьи или друзьям. Очевидно, что набор организационных мер будет отличаться в случае использования корпоративного устройства и в случае BYOD-сценария, когда сотрудник на своем личном смартфоне или планшете работает с документами», — поясняет он.

Сдерживает распространение мобильных корпоративных решений, по мнению Липича, еще и неготовность к ним большинства ИТ-специалистов, отвечающих за внедрение ИТ-решений в организациях. С другой стороны, разработка мобильных приложений — дело относительно новое, и пока не все производители СЭД и связанных систем готовы оперативно предложить действительно удобный интерфейс для мобильных сценариев работы, считает он. «Несмотря на это, интерес к мобильным сценариям ввода документов в информационные системы в прошедшем 2012 году перешел из разряда теоретического в практический. Например, мы уже участвуем в пилотных проектах, которые позволят нашим заказчикам расширить как возможности для своих собственных сотрудников, так и предложить новые услуги собственным клиентам», — рассказывает Липич.

Чтобы расширить возможности электронного документооборота посредством приложений для мобильных устройств, необходимо решить вопрос квалифицированной электронной подписи, а также обеспечить высокий уровень информационной безопасности», Николай Друкман, менеджер проекта «Диадок» компании «СКБ Контур»

Операционные системы

Ришат Мухаметшин, ИТ-аналитик компании Directum, также признает, что непрерывное подключение к внешнему миру через 3G или открытые точки доступа Wi-Fi — это реальная угроза целостности и конфиденциальности корпоративных данных, причем незрелость новых операционных систем (а все мобильные ОС, представленные на рынке, за исключением пары процентов, сравнительно молоды) негативно отражается на качестве защиты данных, хранимых в памяти устройства и передаваемых по открытым каналам связи. Он также соглашается, что удовлетворить высокие требования к качеству исполнения приложений — простоте использования, функциональному составу, устойчивости к разного рода сбоям и внешним воздействиям — можно только при наличии особых компетенций и большого опыта, а такой опыт есть лишь у немногих поставщиков мобильных решений. «Как следствие, активность разработчиков, которые могут выпускать мобильные решения для СЭД, слаба, а отсутствие среди поставщиков достаточного количества специалистов негативно сказывается как на динамике роста, так и на темпах развития мобильных решений. Кроме того, необходимость адаптации под нужды конкретного клиента — это тоже сильно ограничивающий фактор, и его вполне можно отнести к разряду тормозящих насыщение рынка мобильных решений для СЭД», — считает Мухаметшин. Существенные функциональные ограничения, с его точки зрения, накладываются непосредственно операционной системой и тоже сдерживают рост мобильных решений. Дело в том, что каждый поставщик мобильной ОС разрабатывает ее не как отдельную сущность, а как компонент большого набора продуктов, которые хорошо интегрированы друг с другом и, к сожалению, плохо интегрируются с компонентами других систем (а иногда такая невозможность явно утверждена самим поставщиком). Если говорить о системах электронного документооборота, то подобные функциональные ограничения влияют напрямую на основной объект СЭД — электронный документ. Это ограничивает круг потенциально интересных мобильных ОС, а следовательно, и общее число готовых решений для них.

Эксперты признают, что барьеров на пути развития мобильной составляющей современных систем электронного документооборота и рынка корпоративных мобильных приложений сегодня еще много, но возможности мобильных решений в плане удовлетворения специфических потребностей достаточно высоки. Это относительно новое и достаточно специфическое поле деятельности, переживающее этап роста и только начинающее созревать в плане обеспечения потребностей и необходимых требований.