Электронный документооборот: история «перерождений»

Система, реально востребованная бизнес-заказчиками, способна пережить не одно «перерождение» в разных организациях и на разных платформах. Пример — система электронного документооборота (СЭД) в группе ВТБ.

В головной организации «Внешторгбанка» она появилась много лет назад, после того как ее руководство пришло к выводу о необходимости автоматизации нефинансового документооборота, в частности делопроизводственных участков. В результате было принято решение — выбрать СЭД и провести ее масштабное внедрение. Намеченный комплекс мероприятий обеспечивался необходимым финансированием и включал весь цикл работ, начиная с разработки технологии распределенного сквозного документооборота и заканчивая массовым обучением пользователей.

В настоящее время СЭД продолжает развиваться не только функционально, отвечая требованиям изменяющихся бизнес-процессов, но и непрерывно расширяясь и изменяясь вместе с динамично меняющимся банком. Для адекватного сохранения заявленных характеристик система непрерывно совершенствуется на архитектурном и системном уровне, используя самые современные программно-аппаратные платформы и решения. Система меняет «лицо» своего пользовательского интерфейса и «тело» серверной реализации, сохраняя при этом свое главное с точки зрения бизнеса свойство — точно и надежно обеспечивать выполнение тех функций, ради которых она создавалась и развивалась.

«Правильно выстроенная СЭД ускоряет принятие управленческих решений, делает процедуру их принятия прозрачной и контролируемой, повышая качество управления и усиливая конкурентоспособность банка, — считает Дмитрий Назипов, старший вице-президент, руководитель департамента ИТ банка «ВТБ». — Процесс принятия решений уже не может остановиться на полпути или пойти по неконтролируемому руслу. Если решение принимается, оно появляется в СЭД и приобретает юридически значимый статус приказа, резолюции или поручения, так как подписывается цифровой подписью. С этого момента документ исполняется, причем строго в соответствии с принятыми регламентами — это обеспечивает и контролирует СЭД».

«Мобильную версию СЭД мы продвигаем внутри банка как очередную «реинкарнацию» менеджерской информационной системы», Дмитрий Назипов, старший вице-президент, руководитель департамента ИТ банка «ВТБ»

«В банке изменилась корпоративная культура работы с документами. Теперь наши сотрудники в деловом общении применяют единый делопроизводственный «язык», используя терминологию, принятую как стандарт в отрасли документоведения. Мы считаем это очень важным эффектом от внедрения, — отмечает Владимир Самоделов, управляющий директор по сопровождению инфраструктуры и информационных систем, вице-президент банка «ВТБ». — СЭД содержит в едином стандарте все документы, обеспечивающие деловые взаимоотношения подразделений и сотрудников, устанавливает контроль соблюдения регламентов их прохождения, отслеживая сроки исполнения и предоставляя отчеты об исполнении. Это позволяет одинаково эффективно работать как сотрудникам со стажем, так и новичкам и обеспечивает контроль исполнительской дисциплины руководителями».

По мнению Самоделова, система приобрела для банка «глобальный» характер — она стала одной из основополагающих, инфраструктурной: СЭД выступает источником достоверной информации для многих других бизнес-систем, активно используется как система, обеспечивающая документационную поддержку при реализации различных бизнес-проектов, в том числе нацеленных на осуществление масштабных организационных и структурных изменений.

Можно ли быстрее?

Проект внедрения СЭД стартовал в 2004 году. Развитие системы продолжается, и о полном завершении работ речь пока не идет. Можно ли было реализовать этот проект быстрее? И не превратился ли он в «долгострой»?

«Проекты внедрения систем такого масштаба (СЭД, АБС, ERP, CRM, хранилищ данных и т.п.), которые затрагивают основную деятельность организации и служат основными инструментами обеспечения ее деятельности, однажды стартовав, продолжаются «вечно», — делится своим мнением Назипов. — Более того, они не могут считаться завершенными никогда, поскольку их совершенствование происходит постоянно». В частности, развитие проектов в составе СЭД идет за счет создания новых функций и увеличения охвата подразделений и пользователей, имеющих доступ к различным функциям системы.

«К сожалению, во многих организациях ошибочно или сознательно поддерживается упрощенное понимание сути электронного документооборота и, в частности, возможностей СЭД. Документооборот связывают исключительно с задачами делопроизводства, что, безусловно, ограничивает внедрение «прозрачных» технологий работы», — отмечает Самоделов. Одним из весьма неприятных следствий подобного «легковесного» отношения к проектам внедрения СЭД становится серьезное сопротивление как со стороны персонала на местах, так и на уровне менеджеров среднего звена. В крупных организациях масштаба ВТБ это сопротивление нередко становится серьезным барьером к реализации проектов СЭД для целей именно электронного документооборота и очень часто останавливается на реализации делопроизводственной части СЭД. Впрочем, способы преодоления подобного сопротивления давно известны: решимость высшего руководства сделать перемены необратимыми и добиться нужных результатов, активная, деятельная поддержка проекта первым лицом организации, точный выбор пилотной области и заранее проведенное масштабное обу­чение пользователей всех уровней. Все эти методы применялись и при внедрении СЭД в ВТБ.

«Пересадка» технологий

История СЭД, и по сей день работающей в ВТБ, отсчитывает свое начало с 2002 года, когда в этот банк попала часть команды, занимавшейся созданием СЭД во «Внеш­экономбанке» (ВЭБ). Так сложилось, что в ВТБ перешли работать ключевые участники внедрения СЭД в ВЭБе, в том числе руководитель управления делами Сергей Артемьев, руководитель подразделения информационной бе­зопасности Александр Пантелеев и Владимир Самоделов, выполнявший ИТ-составляющую работ по проекту СЭД. К тому времени во «Внешторгбанке» уже проводились работы по выбору системы электронного документооборота. Был запущен небольшой пилотный проект на платформе Documentum, но готового прикладного решения, удовлетворяющего обширным требованиям к СЭД, еще не было, как не была реализована и криптографическая защита (включая возможность применения ЭЦП) по ГОСТу. Решение, которое было создано в ВЭБе, полностью реализовывало функции делопроизводства, к тому же обеспечивало необходимый уровень криптозащиты в соответствии с требованиями регуляторов.

СЭД в ВЭБе разрабатывалась на базе платформы Lotus (ее сегодняшнее название — IBM Notes/Domino), поскольку она позволяла в короткие сроки создавать новые приложения, используя для этого встроенные средства. Примечательно, что перенос разработки в ВТБ практически не отразился на требованиях к системе в части поддержки делопроизводства. Поскольку основным акционером ВТБ было и остается российское государство, банк строго соблюдает требования отечественных регуляторов, касающиеся ведения делопроизводства в соответствии с государственными стандартами, разработанными ВНИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Тем не менее жесткие требования стандартов не стали ограничением в развитии системы, и со временем ВЭБ-версия СЭД приобрела множество новых функций, в том числе специфичных, автоматизирующих workflow-процессы для совместной подготовки документов, их согласования, контроля исполнения, подготовки отчетности и пр.

После проведенного анализа состояния дел по работе и управлению документами во «Внешторгбанке», а также степени и перспектив автоматизации этого участка, управление делами ВТБ, как заказчик системы, приняло решение взять за основу корпоративной СЭД именно разработку на базе Lotus, опыт внедрения которой принесли с собой бывшие сотрудники ВЭБа. Партнером по разработке была выбрана компания «ИнтерТраст». Занимавший с 2004 года пост старшего вице-президента и руководителя департамента ИТ Андрей Коротков одобрил идею использовать Lotus в качестве платформы для нефинансового документооборота, после чего правление банка утвердило решение СЭД на базе платформы Lotus и прикладного решения компании «Интер­Траст». Кстати, это весьма примечательная деталь: прежде чем приступить к масштабным действиям, команда проекта заручилась обоснованной поддержкой правления банка. На завершающих стадиях проекта командой также были подготовлены и утверждены приказами по банку нормативные и организационные изменения, обязывающие сотрудников в обязательном порядке переходить на работу по новым технологиям с использованием СЭД. Один из приказов предусматривал проведение массового обучения всех пользователей работе в СЭД, чтобы исключить вероятность «шокового» внедрения и дискредитации системы.

Специалисты компании «Интертраст» подготовили для банка свои рекомендации по формированию команды проекта со стороны заказчика. В соответствии с этими рекомендациями в команду были включены Сергей Артемьев, руководитель управления делами ВТБ (напомним — оно выступало в роли заказчика), Максим Быков, его заместитель по техническим вопросам, а также руководители департамента ИТ Андрей Коротков и Владимир Самоделов. За технологическую составляющую проекта и общую его координацию отвечал Самоделов. План проекта был также утвержден правлением банка и выдерживался максимально жестко.

Чисто техническая часть проекта (приобретение и установка серверного оборудования, развертывание ПО, его интеграция с HR-модулем ERP-системы) была выполнена примерно за год. Технологическая схема СЭД, включая конфигурации серверов и кластеров, средств крипто­графии, ЭЦП, хранения информации и пр., прошла аудит в департаменте безопасности банка (в сферу его ответственности входит и информационная безопасность). Интеграцию с кадровой системой банка обеспечили собственные разработчики департамента ИТ. Отдельное приложение было разработано для президента банка — оно было адаптировано для графического планшета с большим экраном и с перьевым вводом Wacom, этот планшет установлен в его рабочем кабинете.

Примерно за три месяца до запуска в промышленную эксплуатацию к проекту активно подключилась служба персонала, проведя обучение всех пользователей подразделений, которые в тот момент переходили на работу в СЭД. Пользователи подключались к СЭД в одной из ролей: менеджеры — руководители разных уровней, делопроизводители — секретари и помощники руководителей, а также исполнители — рядовые сотрудники.

С января 2006 года началась промышленная эксплуатация СЭД — она стартовала в головной организации и трех филиалах банка «ВТБ». Затем пошло тиражирование СЭД в других филиалах и дополнительных офисах банка. Как и в пилотном проекте, переходу на новую систему предшествовало обязательное массовое обучение пользователей.

Архитектура СЭД в ВТБ выстроена по распределенной схеме: в офисах и филиалах банка имеются свои серверы Domino, которые с определенной периодичностью или по событию производят репликацию документов, обмениваясь их измененными версиями с центральным сервером. Такое решение было принято, чтобы не перегружать сети, связывающие филиалы с головной организацией банка. В ходе тиражирования системы серверы, практически полностью подготовленные и настроенные в Москве, устанавливались в каждом из филиалов, после чего запускались в работу. Такая схема масштабирования позволила снизить затраты на развертывание инфраструктуры благодаря централизации закупок, стандартизации используемых конфигураций серверов и серверного программного обеспечения.

Работы по настройке прикладного обеспечения и «прописывания» нового узла как в сети Notes, так и в технологической схеме документооборота выполнялись специалистами ИТ-подразделения головной организации и технологического подразделения управления делами. Это позволило на коротком соединении проверить работу нового узла, при необходимости выполнить дополнительные настройки и отправить полностью подготовленный сервер в подключаемый филиал. Физическое включение выполнялось сотрудниками ИТ-подразделений филиалов, после чего управление сервером переходило к администраторам системы в головной организации. Эта схема внедрения позволила полностью устранить вероятность ошибок на местах и обеспечила соблюдение исключительно точных сроков подключения филиалов.

Банк приобрел неограниченную лицензию на ПО для использования СЭД в организациях — членах группы ВТБ, однако в настоящее время система внедрена не во всех дочерних компаниях. Несмотря на очевидные выгоды от использования единых технологий, руководство банка не настаивает на одномоментном внедрении единой СЭД в дочерних компаниях, так как это весьма продолжительный и дорогостоящий проект, требующий значительных усилий по координации вводимых изменений. В частности, руководство ВТБ не настаивает на внедрении СЭД в небольших дочерних компаниях. В ряде более крупных «дочек» проекты внедрения СЭД уже прошли, а в некоторых еще продолжаются.

Примером, иллюстрирующим ход развития системы, может служить разработанный и интегрированный в СЭД модуль, автоматизирующий работу подразделений банка, ответственных за выполнение закупочной деятельности. В связи с тем, что ВТБ, как организация с государственным участием, подпадает под действие нового Федерального закона РФ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», в банке были выстроены новые бизнес-процессы, а в СЭД появился модуль для их автоматизации. Этот функционал, созданный по требованию финансового департамента, охватывает все стадии цикла закупок, начиная от формирования заявок, принятия решений и внесения их в план закупок и заканчивая подготовкой конкурсной документации, обеспечением материалами и проведением заседаний конкурсной комиссии, проверкой возможных поставщиков юридической службой банка и службой безопасности, заключением и конт­ролем исполнения договоров.

Другой пример развития СЭД — активно разворачиваемый в настоящее время модуль «Заседания», реализующий бизнес-процессы принятия решений и их исполнения коллегиальными органами банка. «Это тот случай, когда принимаемые решения влияют на финансовые настройки основных продуктовых систем ВТБ или основной учетной системы. Здесь мы реализуем сначала стык, затем практически «бесшовную» интеграцию СЭД с финансовой системой банка. Решения, зафиксированные в рамках СЭД — нефинансовой по своей сути системы, через считанные минуты после их принятия автоматически попадают в транзакционную систему, — поясняет Самоделов. — Например, уполномоченный орган принимает решение об изменении условий предоставления банковского продукта, и новые условия фиксируются в виде решения в соответствующем протоколе, который автоматически доставляется в исполняющее подразделение или систему. Прежде такая процедура была далеко не полностью автоматизирована, длилась гораздо дольше и была непрозрачной». По мере необходимости и оправданности применения совершенствование интеграции СЭД и АБС продолжится, итогом его должно стать сокращение сроков или полное исключение задержек при передаче и формализации решений в настройках продуктовых систем.

«К сожалению, во многих организациях поддерживается упрощенное понимание сути электронного документооборота и, в частности, возможностей СЭД. Документооборот связывают исключительно с задачами делопроизводства, что, безусловно, ограничивает внедрение «прозрачных» безбумажных технологий работы», Владимир Самоделов, управляющий директор по сопровождению инфраструктуры и информационных систем, вице-президент банка «ВТБ»

Мобильное настоящее и будущее

Еще одним ключевым направлением развития СЭД становится совершенствование ее клиентского программного компонента, предназначенного для планшетов. По словам Назипова, мобильный клиент ориентирован на менеджеров различного уровня — от президента банка до клиентских менеджеров — и не предназначен для делопроизводителей (то есть секретарей) и исполнителей.

«Наши менеджеры с энтузиазмом восприняли возможность использовать мобильные клиентские устройства для доступа к функциям СЭД и теперь чем дальше, тем больше времени работают именно с мобильной версией системы, — отмечает Назипов. — Это вполне ожидаемый эффект: когда руководитель может управлять своим хозяйством из любой точки мира через iPad, он чувствует качественно иную степень свободы».

Мобильный клиент СЭД обменивается данными с сервером Domino. Функционал мобильной версии несколько ограниченный по сравнению с версией для ПК, так как ориентирован не на делопроизводителей, а в основном на руководителей, — тем не менее он позволяет не только просматривать документы, но и выдавать поручения, резолюции, ставить исполнителей на контроль, готовить отчеты об исполнении и мгновенно синхронизировать измененные документы с управляющим сервером. В дальнейшем планируется наращивать в мобильной версии функционал, востребуемый теми менеджерами банка, которым в силу специфики их работы необходим мобильный доступ к своим функциям. Пользовательский интерфейс мобильного клиента СЭД серьезно отличается от интерфейса для ПК — он был специально разработан с целью адаптации к iOS. В дальнейшем, возможно, появится и версия для Windows RT. Платформа Android пока не рассматривалась.

Концепция мобильного решения, реализующего метафору папки с электронными документами, позволяет сотрудникам с планшетами использовать их не только вне, но и внутри банка, перемещаясь по многочисленным его территориям, оставаясь при этом доступными и имея возможность работать со своими документами. Для работы с мобильным клиентом в офисах ВТБ развернута инфраструктура Wi-Fi, в которой предусмотрены подсети для разных категорий внутренних пользователей, а также для внешних клиентов. Особо следует отметить, что работа на мобильном клиенте СЭД полностью контролируется специально внедренной в банке системой управления мобильными устройствами и обеспечивает возможность управлять установкой на них приложений. Кроме того, возможно удаленное уничтожение данных на потерянных устройствах.

«Мобильную версию СЭД мы продвигаем внутри банка как очередную «реинкарнацию» менеджерской информационной системы», — рассказывает Назипов. Помимо непосредственных функций СЭД, в настоящее время наиболее востребован мобильный доступ к различным модулям кадровой системы, внутренним телефонным справочникам и новостным лентам.

В ближайшем будущем активное развитие получит не только мобильная версия СЭД, но и «смежные» сервисы, такие, например, как удаленное присутствие на совещаниях в видео- или аудиорежимах и участие в принятии решений, которые на совещаниях обсуждаются. Эти сервисы дадут менеджерам возможность, используя мобильные устройства, повысить эффективность своей работы благодаря уплотнению графика присутствия на производственных совещаниях, принимать участие в примыкающих по времени встречах, но проходящих на разных территориях банка или вне его.