Инфраструктура печати — актив или пассив?

Исмаил Белов, аналитик, ibelov@osp.ru

История корпоративной печати в современном ее понимании насчитывает без малого четверть века. На предприятиях и в организациях сменилось несколько поколений печатающих систем, а развернутая в корпоративном секторе инфраструктура печати стала весомой частью ИТ-инфраструктуры. Как эффективно ею управлять и как повысить выгоду от ее использования?

«Технозоопарк»

Проблем существует несколько. Так, во многих организациях, особенно крупных и территориально разветвленных, скопилось по несколько тысяч единиц копировально-множительного оборудования. Конечно же, вся эта армада приобреталась не в одночасье. Позади, как мы сказали, долгая история развития, а следовательно, и закупок. Как правило, никакие нормы соответствия или корпоративные стандарты при этих закупках не соблюдались, приобреталось множество самых разных моделей и модификаций печатающих устройств.

«Во многих компаниях парк печатного оборудования сегодня представляет собой разномастный набор устройств разных брендов, мощности и функционала», — комментирует Юлия Козырева, руководитель отдела маркетинга компании Ricoh в России.

Эксперты отмечают, что даже простое поддержание пестрого, разнородного парка оборудования в работоспособном состоянии само по себе является постоянным источником проблем. «Мультивендорный парк техники ведет к излишним тратам, — утверждает Станислав Парфенов, руководитель группы внедрения проектов Konica Minolta Business Solutions в России. — Для такого парка характерны неоптимальная загрузка оборудования разной производительности, низкая ремонтопригодность и высокая стоимость ремонтов».

И действительно, редкая организация может позволить себе содержать в своем ИТ-штате целый «полк» сервис­ных инженеров. Кроме этого, разнородность парка оборудования, помноженная на его мультивендорность, тянет за собой целый воз дополнительных проблем. ««Зоопарк» техники, в свою очередь, вызывает необходимость поддержки «зоопарка» расходных материалов, что еще больше увеличивает расходы», замечает Сергей Лебедев, директор по маркетингу компании «ОКИ Системс Рус», представляющей интересы подразделения Oki Data.

Старые, но золотые

Помимо мультивендорности, для прин­терных парков большинства российских организаций характерен солидный возраст используемых устройств печати. «Устаревание парка печатного оборудования — довольно распространенная сегодня проблема», — отмечает Андрей Антонов, менеджер по бизнес-технике российского представительства Epson.

Впрочем, используемое в российских компаниях печатное оборудование не такое уж и старое по меркам промышленного производства. «По нашему опыту, максимальный возраст оборудования, которое находится в эксплуатации в организациях, не превышает 15 лет, а того, что работает в офисной среде, — 8–10 лет», — делится своими наблюдениями Сергей Лысанов, руководитель подразделения услуг печати HP в России. Но по меркам мира ИТ, 15 лет — это немало.

Помимо солидных накладных расходов, связанных с ремонтом и эксплуатацией «ветеранов принтерного движения», наличие великовозрастных, но еще работающих экземпляров отрицательно влияет на покупательское поведение тех, кто принимает решения о закупке ИТ, отмечает Лебедев, при этом он признает, что старение у принтеров выражено в меньшей степени, чем у другого ИТ-оборудования: «По сути, скорость печати и время выхода первой страницы являются единственными значимыми параметрами; однако и сейчас, и 10 лет назад существовали принтеры, печатающие и 10, и 20, и 50 страниц в минуту». Лысанов более оптимистичен в отношении факта устаревания парка оборудования: «На наш взгляд, это, скорее, хорошая возможность обосновать необходимость обновления парка и приведения его в соответствие современным требованиям».

Впрочем, по моим наблюдениям, зачастую встречается и ситуация, когда достаточно старые принтеры, которые уже не печатают, продолжают оставаться мертвым грузом на балансе организации. Причина — в действующем законодательстве, не позволяющем списывать оборудование до окончания установленным законодателем срока эксплуатации. Такая ситуация встречается в основном в государственных организациях и в компаниях с высокой долей государства в акционерном капитале.

Один пашет, а семеро руками машут

Мультивендорность вкупе с моральным и физическим старением оборудования — далеко не единственный фактор, задирающий планку расходов на печать. Есть «зверь пострашнее» — речь идет об организации процесса управления печатью, а вернее — об отсутствии такой организации. По моим наблюдениям, в настоящее время в российских организациях наиболее распространены следующие факторы, отрицательно влияющие на совокупную себестоимость печати документов:

• избыточность печатной инфраструктуры и отсутствие распределения нагрузки между печатающими мощностями; большое число маломощных настольных принтеров, изначально имеющих высокую себестоимость печати;

• недостаточная квалификация и добросовестность персонала организации, результатом чего становятся частые простои и поломки оборудования;

• отсутствие должной производственной культуры в отношении печати: распечатывается все подряд; печатается и то, что можно не печатать; производится печать в цвете тех документов, где он не нужен; практикуется односторонняя печать для документов, которые могут быть распечатаны с двух сторон;

• наличие неликвидных складов запчас­тей, бумаги и расходных материалов для печати;

• злоупотребления, когда печатающие мощности используются в личных целях.

Этот далеко не полный список факторов в обязательном порядке присутствует в любой достаточно большой (а иногда и небольшой) организации. «Все перечисленные факторы находят свое подтверждение на практике», — считает Лысанов. Парфенов уточняет: «Основные причины, обусловливающие финансовые потери, — неконтролируемый и не спланированный заранее процесс восстановления сервиса печати при его прерывании, непрозрачность расходов и отсутствие контроля над печатью, а также невозможность управления очередями и режимами печати».

Встречаются и другие, более частные случаи, например, далеко не оптимальное территориальное расположение печатных мощностей в организации. Так, я был свидетелем ситуации, когда на одном из оснащаемых объектов под автозал (помещение для размещения оборудования) было выделено отдельно стоящее здание, через дорогу от других офисных помещений. После распечатки документов (а их количество было огромным) готовая печатная продукция перевозилась на тележке по открытому воздуху. Нередко снег или дождь настолько сильно портили отпечатанные документы, что возникала необходимость в перепечатке.

Немаловажным является также учет специфики деятельности предприятия. Например, необходимость распечатывать большое количество коротких (на одну — три страницы) документов. Интересный пример приводит Лебедев: «Организации, преимущественно печатающие одностраничные документы, в первую очередь должны обращать внимание на время выхода первой страницы (FPP). При печати 10 тыс. таких документов в месяц даже разница в показателе FPP всего в 3 секунды может иметь огромное значение. Выбрав более быстрое по данному параметру устройство, можно сэкономить в месяц до 30 тыс. секунд, что составляет 8,3 часа, то есть, по сути, целый рабочий день!»

Время выхода первой страницы можно существенно снизить, если использовать специальные аппаратно-программные решения, позволяющие осуществлять так называемый отложенный спулинг заданий на печать. Кроме того, при необходимости распечатки множества однотипных документов с одинаковыми логотипами, графикой, повторяющимся текстом и т. д. большую роль может сыграть специальная технология печати переменных данных. В этом случае постоянная часть формы хранится на сервере в формате, готовом для немедленной печати, а вся персонифицированная информация передается в виде символьного потока, не требующего сложной обработки. Так или иначе, речь снова идет о тщательном планировании процессов и приведении их в соответствие с профилем деятельности организации.

Вне политики — вне конкуренции

Имеет ли руководство организации правильное представление о затратах на печать? «Наш опыт показывает, что не имеет, — делится наблюдениями Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ департамента аутсорсинга документоемких процессов российского представительства компании Xerox. — В лучшем случае финансовый директор обращает внимание на размер утверждаемых бюджетов или подписываемых счетов на закупку расходных материалов на печать. Но это только видимая часть айсберга».

Ситуация, сложившаяся в большинстве организаций, не была бы такой плачевной, если бы управление всем принтерным хозяйством и вся ответственность за него были сосредоточены в руках одного отдела и руководителя, точно понимающего масштабы бедствия и готового предпринять необходимые воздействия. Однако на практике часто выходит, что печатная инфраструктура подобна пресловутому ребенку у семи нянек: принтеры числятся на балансе одного отдела, серверы и сетевое оборудование — у другого, закупки тонеров и бумаги — у третьего, затраты же рабочего времени и людских ресурсов вообще никем не измеряются. Таким образом, совокупные затраты на печать как бы размазываются по различным, не связанным между собой отделам и «вылезают» только в виде повышения общих накладных расходов.

«Как правило, ни руководство организации, ни ИТ-служба не представляют себе величины затрат на печать, изначально полагая, что они невелики и не стоят тех трудов, которые придется затрачивать на их учет и оптимизацию, — отмечает Эдуард Солодов, директор по работе с партнерами компании «Никотех», представляющей в России организацию Advanced Printing Solutions — крупнейший независимый международный альянс разработчиков и дистрибьюторов решений и услуг в области офисной печати. — Ближе всех к знанию реальных сумм находятся, как это ни смешно, закупщики бумаги и расходных материалов».

У руководства организации зачастую складывается утрированное представление о затратах на печать, когда рассматриваются лишь явные ее составляющие, а все прочие, но не менее важные, оказываются в подводной части айсберга ее себестоимости. «В силу фрагментированности затрат на печать и сложного их распределения внутри организации получить полную картину удается исключительно редко. Обычно в стоимость владения «забывают» включить стоимость оборудования, его администрирование и поддержку, расходы на организацию регулярных тендерных процедур, логистических затрат и т. д.», — считает Лысанов. С ним соглашается Козырева, подчеркивая важную проблему скрытости определенных компонентов затрат на печать: «Мнение о том, что расходы на печать достаточно легко выделить из общих затрат на поддержку ИТ-инфраструктуры компании, ошибочно — это доказали десятки аудитов».

Обуздать ненасытного дракона затрат на печать можно лишь одним способом — сконцентрировав всю печатную инфраструктуру в одних руках. «Управлять услугой должен один отдел — как правило, это ИТ-департамент», — уверен Парфенов. Кроме того, крайне важным шагом является принятие корпоративной политики в отношении печати. Последняя является своеобразной разновидностью системы управления качеством. «Четкая политика в области печати, безусловно, обеспечивает ряд преимуществ. Наиболее очевидные — это контроль расходов на печать и повышение информационной безопасности вследствие разграничения прав доступа к печатающим устройствам и четкого отслеживания их работы, что помогает эффективно перекрыть один из возможных каналов утечки информации», — утверждает Алексей Гвозденко, менеджер программ исследований IDC по периферийным устройствам в странах СНГ.

Политика в отношении печати представляет собой свод принципов и требований, по которым строится печатная инфраструктура организации. Как правило, политика в отношении печати включает в себя следующие пункты:

• определение «хозяина» печатной инфраструктуры и сервиса печати (весь сервис печати подчиняется одному отделу с назначением ответственного);

• определение политики приобретения и размещения оборудования по мощности и функциональным возможностям с упором на достаточно крупные МФУ напольного типа, которые можно было бы установить в местах концентрации потоков печати (мелкие настольные принтеры, как правило, разрешено использовать только там, где это необходимо из соображений безопасности);

• политика в области обслуживания техники: собирается ли организация осуществлять его своими силами или заключит аутсорсинговый договор;

• политика в отношении расходных материалов;

• разграничение прав каждого подраз­деления и каждого отдельного сотрудника в отношении доступа к сервису печати.

«Принимать политику должно руководство компании, включая директоров по финансам и ИТ», — делится своими соображениями Наиль Гималиев, директор по маркетингу и развитию бизнеса российского представительства Brother. «Данная политика должна быть индивидуальна для каждого предприятия, так как объемы печати и потребности могут существенно отличаться», — добавляет Антонов.

Важность индивидуального подхода к определению политики подчеркивают и другие эксперты, отмечая, что важно давать достаточную свободу выбора для филиалов, особенно если речь идет о крупной международной организации. Так, по мнению Лебедева, «бездумное следование корпоративному стандарту в этом плане — худшее из зол, так как сильно ограничивает возможности компании в грамотном и взвешенном выборе оборудования для печати». Эксперты подчеркивают, что принятие такой политики является своеобразным экзаменом на уровень организационной культуры и зрелости предприятия.

Естественно, и мероприятия по централизации расходов на печать, и принятие соответствующей политики — лишь первые шаги на пути к оптимизации и удешевлению сервиса печати. Необходимо выполнить целый комплекс мер, чтобы желаемое сокращение расходов стало реальным.