ИТ-поддержка лизинга

Государственная транспортная лизинговая компания работает во всех сегментах транспортной отрасли — предоставляет в лизинг дорожную технику, пассажирский транспорт, коммерческие автомобили, железнодорожный подвижной состав, самолеты и другие виды транспорта и оборудования. По позициям в рейтинге опережают ее только «ВЭБ-лизинг», «ВТБ Лизинг» и «Сбербанк Лизинг», на которые, по данным экспертов, приходится примерно 43% рынка по новому бизнесу (заключенным договорам). Сегодня существенную долю в лизинговом портфеле компаний сектора занимают государственные проекты — около 52% всех контрактов. «По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», на рынке оперирует более сотни лизинговых компаний. Сохранять свои позиции им помогают, в том числе, своевременное реагирование на любые изменения в законодательной базе, в настроениях клиентов, быстрый отклик на рыночные изменения, — считает Сергей Смирнов, директор по информационным технологиям ГТЛК. — Наша основная задача — всегда оставаться актуальными для рынка и учитывать все происходящие изменения».

База

Чтобы быть лидером на столь динамичном рынке, лизинговым компаниям необходима автоматизация основной деятельности. По оценкам Смирнова, далеко не все компании сегодня внедрили промышленные учетные системы, большая часть работает на системах собственной разработки, а это и неэффективно, и недешево вопреки принятому мнению.

Для стабильного функционирования бизнеса и возможности его развития в Государственной транспортной лизинговой компании в 2009 году было принято решение внедрить учетную систему на базе «1С:Предприятие 8». Необходимо было автоматизировать основной бизнес-процесс: заключение договора, сопровождение клиента и другие необходимые процедуры для поддержки фронт-офиса. «Потребность интегрировать новую систему с существующей бухгалтерской в 2010 году привела к решению объединить системы. Этот опыт оказался не очень удачным, так как возникло немало проблем и недовольство со стороны разных бизнес-подразделений и бэк-офиса. Кроме того, работала такая система нестабильно и приходилось часто обращаться к интегратору. Мы решили изменить подход и проанализировать архитектуру системы, — рассказывает Смирнов. — Если вы обратитесь к интеграторам, они, конечно, с готовностью поднимут работоспособность системы на нужный уровень, но для этого потребуют перехода на новую версию, что ничуть не дешевле, чем внедрение новой системы. Никакой здравомыслящий менеджер не захочет «наступать на те же грабли». Мы решаем задачу самостоятельно, делая систему модульной и устанавливая взаимосвязь между всеми ее элементами — системами фронт-офиса, управления взаимодействием с клиентами и ЭДО». Для управления взаимоотношениями с клиентами используются атрибуты, которые каждый из менеджеров заносит в базу «1С».

ЭДО

В настоящее время у ГТЛК 16 действующих региональных подразделений, и к концу года их число планируется увеличить до 22. «Эффективность деятельности распределенной компании напрямую зависит от ее региональной сети. Построенная компанией сеть позволяет более тесно работать с лизингополучателями, контролировать проекты в отдельных регионах страны. Связь региональных подразделений с головным офисом сегодня обеспечивает централизованная система электронного документооборота», — объясняет Смирнов.

Возможность удаленного доступа через веб-браузер — таково одно из основных требований к системе электронного документооборота, внедрение которой было необходимо для повышения эффективности бизнес-процессов компании. Требовалось обеспечить регистрацию и хранение больших объемов различных видов документов, включая архивное хранение (в день в среднем создается 65 документов, из них регистрируется около 50); контроль прохождения документов; поиск и сортировку данных; интеграцию с такими системами, как Outlook и «1С:Предприятие 8»; а также простой и понятный для пользователей интерфейс. В 2011 году руководство ГТЛК приняло решение внедрить систему ECM, реализованную на базе Directum 2012.

Проект внедрения ЭДО был достаточно насыщенным. Чтобы посмотреть, как «приживется система», выделили отдельный блок — канцелярию. «Начинать автоматизацию необходимо с блока входящей-исходящей корреспонденции, чтобы обеспечить компанию исходными данными», — считает Смирнов. При автоматизации деятельности канцелярии одной из важных составляющих стал перенос входящих-исходящих документов за предшествующий период из базы данных Microsoft Access в новую систему.

«Какими бы технически сложными системы ни были, залог их успешного внедрения — это надежная команда и побуждаемый интерес пользователей системы. Заинтересуешь конечных потребителей — значит, проект «выгорит»!», Сергей Смирнов, директор по информационным технологиям ГТЛК

Параллельно с реализацией этого этапа готовили основной проект по автоматизации согласования хозяйственных договоров, который охватывал практически все подразделения. «Процесс автоматизации согласования хозяйственных договоров пережил два цикла внедрения в связи с необходимостью учитывать все возникающие сложности в работе со стороны всех сотрудников компании. Только после второго запуска процесс стал корректным. Опыт, полученный на этом этапе, обусловил то, что отладка остальных процессов — прохождение служебных записок, приказов по основной деятельности — проходила достаточно просто», — комментирует ход проекта Смирнов.

Сегодня система электронного документооборота охватывает постановку и контроль поручений, вынесение резолюций по входящей корреспонденции, согласование договоров, служебных записок, входящих и исходящих документов. Оповещения о новых заданиях в Directum приходят на корпоративную почту сотрудников, а по ссылкам из системы «1С» можно открыть документы в СЭД.

В результате реализации основной стадии проекта построена централизованная система документооборота. «Сотрудникам в регионах, посредством использования веб-браузера, обеспечиваются доступ к системе и работа с теми же инструментами, что и сотрудникам центрального офиса при работе с входящей-исходящей корреспонденцией, служебными записками, включая служебные записки на командировки», — поясняет детали Смирнов. Для последнего процесса был разработан специальный маршрут, поскольку есть подразделения, отвечающие за сопровождение командировок.

Продолжение

Система развивается, и сегодня прорабатывается способ автоматизации договорной работы по основному бизнесу. «Мы уже смогли автоматизировать согласование, утверждение и подписание договоров по хозяйственной деятельности, кредитованию, но создание лизингового досье пока только в стадии проработки», — делится результатами Смирнов. Лизинг — деятельность со своей спецификой. Ограничиться только одним договором финансовой аренды или купли-продажи невозможно. Договор финансовой аренды сопровождается большим количеством документов, в числе которых договоры страхования, кредитования, поставки, залога и другие. Складывается целое лизинговое досье, причем универсального вида такого досье не существует — есть только определенный набор документов, которые обязательно должны в нем присутствовать.

ГТЛК работает как с государственными заказчиками, так и с крупными коммерческими клиентами. Объем портфеля на конец сентября текущего года превысил 90 млрд руб. Поставщиков техники много — для их отбора разработаны обязательные процедуры аккредитации, связанные с оценкой рисков каждого из них. Для оценки каждого лизингополучателя в компании выстроена система риск-менеджмента. «ГТЛК — крупная компания. Ей необходимо выстраивать отношения с каждым клиентом и индивидуально подходить к работе по крупным проектам. Это большая ответственность, серьезные риски, которые нельзя анализировать скоринговыми картами, — оцениваются все нюансы деятельности лизингополучателя, — перечисляет нюансы Смирнов. — Сегодня у нас есть планы по автоматизации этой части работ. Например, можно начать с процедуры одобрения той или иной сделки». Автоматизация этого процесса позволит упростить доставку документов до заинтересованных сторон, а возможность подписания с помощью ЭЦП существенно ускорит процесс заключения договоров.

Анализ

Внедрение СЭД послужило стимулом для пересмотра некоторых бизнес-процессов. «Некоторые корректировки с учетом заработавшей системы позволили существенно освежить бизнес, упростить и систематизировать документооборот. Хороший результат стал своеобразной инициативой для нового проекта, связанного с внедрением системы бизнес-аналитики на базе QlikView, — рассказывает Смирнов. — В рамках системы «1С» реализовать наглядное представление агрегированных данных невозможно, а между тем руководству необходимо видеть и понимать, насколько актуальна деятельность компании».

Аналитическая платформа сегодня позволяет наглядно отобразить все содержимое системы «1С», предоставляя возможность опуститься до исходных данных и увидеть детально, в каком состоянии находится тот или иной договор, как работал клиентский менеджмент по сделке, в каком состоянии находится дебиторская задолженность по каждому клиенту. Помимо этого, BI-система служит инструментом прогнозирования — в компании анализируют, каких показателей можно достичь при действующем лизинговом портфеле через месяц, два, три...