Как известно, нормативно-справочная информация — классификаторы и справочники — это обеспечивающий и связующий элемент информационного пространства, на основе которого строится управление современными предприятиями и организациями. Без хорошо организованной системы НСИ в большой компании со сложной структурой невозможно выстроить централизованные процессы бюджетирования, планирования, проведения закупок и пр. Неслучайно в госкорпорации «Росатом» инициативы по созданию единой отраслевой системы управления НСИ зафиксированы в стратегии информатизации.
«Принятая стратегия предусматривает перевод отрасли на новый уровень автоматизации процессов. В частности, она подразумевает интеграцию разного рода информационных систем от разных поставщиков. Для этого необходим информационный фундамент из единых справочников и классификаторов, — рассказывает Владимир Пасынков, директор департамента информационных технологий госкорпорации «Росатом». — Внедрение системы управления НСИ и отладка бизнес-процессов у нас шли параллельно, потому что, пока не выстроены бизнес-процессы, внедрять ее бесполезно».
.jpg) |
| «Внедрение системы управления НСИ и отладка бизнес-процессов у нас шли параллельно, потому что, пока не выстроены бизнес-процессы, внедрять ее бесполезно», Владимир Пасынков, директор департамента информационных технологий госкорпорации «Росатом» |
Задача осложнялась тем, что, когда в госкорпорации стартовала программа трансформации ИТ, в некоторых дочерних организациях уже имелись свои ERP-системы и локальные НСИ. В ходе проекта предстояло объединить разрозненные ресурсы в единый централизованный пул корпоративных справочников и классификаторов, который смог бы поддерживать разноплановые бизнес-процессы (техобслуживание и ремонты, бюджетирование, планирование средств, движение денег и пр.) в дочерних организациях.
Программа трансформации ИТ началась в 2010 году с одновременного запуска нескольких проектов. Параллельно проводилось обследование состояния НСИ, в ходе которого предстояло построить ядро корпоративной системы управления НСИ, определить регламенты, правила обработки и ведения НСИ, создать службу экспертов НСИ, нормализовать записи в основных справочниках и добиться их единообразия. Охватить в рамках обследования сразу несколько сотен организаций отрасли в ограниченные сроки нереально, поэтому были выбраны несколько пилотных зон — ими стали крупные организации отрасли, такие как российский концерн по производству электрической и тепловой энергии на атомных станциях «Росэнергоатом», топливная компания Росатома «ТВЭЛ» и еще несколько крупных структур.
Результаты обследования выявили различия в подходах и методологии ведения справочников. Кроме того, были обнаружены проблемы, связанные с дублированием и неполнотой записей. Чтобы преодолеть их, необходимо было определить общие правила работы с единой системой НСИ, под которые должна подстраиваться каждая организация отрасли. «Кроме того, требовалось обеспечить обновление бизнес-процессов, поддерживаемых системой. Централизация процессов на уровне управления была определена в рамках ИТ-стратегии госкорпорации. Локальные системы НСИ со временем предстояло вывести из эксплуатации, — добавляет Кирилл Суковых, заместитель начальника управления компании «Гринатом«, руководитель программы НСИ госкорпорации «Росатом». — Единой системе НСИ отводилась важная роль в интеграции целевых ERP-систем: она должна была стать связующей основой, предоставляя отрасли единый понятный язык для «общения» процессов и информационных систем между собой — как тех, которые еще предстоит построить, так и тех, которые еще не выведены из эксплуатации».
На тот момент у проектной команды компании «Гринатом» (дочерней структуры госкорпорации, обеспечивающей реализацию ИТ-проектов для всех организаций отрасли) имелось лишь общее представление о том, как решать поставленную задачу, тем не менее этого оказалось достаточно, чтобы сформулировать критерии выбора ИТ-решения для объявления конкурса, организаторы которого ждали от его участников конкретных предложений и обоснования выбора.
Участники тендера должны были учитывать, что в рамках ИТ-стратегии в госкорпорации использовались различные программные продукты класса ERP от компании SAP, внедренные в крупных организациях со сложными логистикой и финансами, и продукты на платформе «1С:Предприятие», развернутые в не столь крупных структурах. Также оценивались гибкость, масштабируемость предлагаемого инструмента и возможность вносить изменения в систему (например, когда потребуется в крайне ограниченные сроки поддержать новые требования, связанные со смежным бизнес-процессом). Наконец, решение, которое предстояло выбрать, должно было, как конструктор, давать возможность создавать любые модели справочников. В конечном итоге выбор пал на решение SAP Master Data Management (MDM), предложенное компанией IBS.
В жесткие сроки
Основной сложностью проекта стали жесткие ограничения по времени. «В первую очередь предстояло определить объекты управления — актуальные справочники, в частности, установить, какие из них будут вестись централизованно, а какие — локально. Также требовалось уточнить количество интегрированных информационных систем (в том числе локальных) и число пользователей. Кроме того, мы хотели оценить размер будущей службы НСИ и примерный объем поступающих с мест запросов на пополнение баз данных НСИ, — рассказывает Суковых. — Одним из результатов обследования стало выявление динамики пополнения баз данных. Госкорпорация включает в себя много территориально распределенных организаций, расположенных в разных часовых поясах, и нам предстояло учесть эту особенность при создании службы поддержки и ведения справочников». Проект создания этой службы включал в себя разработку организационно-методологического обеспечения процесса, подбор команды экспертов НСИ, создание контакт-центра, развитие необходимого функционала системы и пр.
.jpg) |
| «Единая система НСИ должна была стать связующей основой, предоставляя отрасли единый понятный язык для “общения” процессов и информационных систем между собой», Кирилл Суковых, заместитель начальника управления компании «Гринатом», руководитель программы НСИ госкорпорации «Росатом» |
К началу проекта в отрасли уже эксплуатировали две системы НСИ от разных производителей — в концерне «Росэнергоатом» и в топливной компании «ТВЭЛ». Нужно было предусмотреть мягкий, поэтапный способ стыковки систем НСИ в центре и на местах, обеспечив единство классификаторов и справочников и не нарушив бизнес-процессы и текущую работу этих организаций.
Следующим этапом работ стало концептуальное проектирование. «Чтобы добиться единого понимания бизнес-процессов, были созданы рабочие группы, в которые вошли руководители организаций, бухгалтеры, ИТ-специалисты и пр., — вспоминает Суковых. — Применялась многоступенчатая модель выработки и согласования решений: конкретные предложения, подготовленные консультантами IBS, сначала обсуждались и согласовывались со специалистами «Гринатома», а затем выносились для рассмотрения и утверждения на уровень рабочих групп. После завершения общего согласования в дело вступал экспертный совет, объединяющий ключевых специалистов организаций, и уже потом, пройдя все стадии, решение выносилось на управляющий совет — на уровень руководства госкорпорации».
После принятия основных решений начали создание прототипа системы и реализацию в ней моделей справочников. Для доступа к ним над системой надстраивался портальный интерфейс. Шаг за шагом система приближалась к нужным характеристикам — к требованиям, которые были зафиксированы в документах.
Помимо сжатых сроков была еще одна проблема, которая осложняла процесс внедрения. Поскольку бизнес-процессы и система НСИ выстраивались параллельно, под требования бизнес-процессов приходилось подстраиваться непосредственно в ходе проекта. «Бывали ситуации, когда внедрение одной из информационных систем отставало от внедрения системы НСИ. В таких случаях приходилось закладывать требования к «отстающей» системе исходя из существующих на тот момент данных, затем, когда по мере развития у такой внешней системы формировались более четкие требования к взаимодействию, нам приходилось повторно учитывать их в НСИ», — отмечает Пасынков.
Эффективность
Отличительной особенностью проекта НСИ стало то, что сама система НСИ была запущена в промышленную эксплуатацию, минуя этап опытной отработки: справочники с данными сразу начинали свой жизненный цикл в реальных условиях их использования. Был создан целый ряд справочников: «Контрагенты» (дебиторы и кредиторы, юридические лица, резиденты и нерезиденты), «Материально-технические ресурсы» (МТР), «Элементы промышленных объектов», «Единый план счетов» — и сформирован набор общероссийских справочников и классификаторов. Наиболее востребованными стали справочники «Контрагенты» (в настоящий момент содержит около 70 тыс. записей) и «МТР» (около 150 тыс. записей).
Одним из показателей актуальности проекта стал тот факт, что единая отраслевая система закупок уже напрямую работает с информацией из справочника по контрагентам. Более 200 организаций и 3 тыс. пользователей при создании годового плана закупок и при вводе данных «план-факт» используют единый отраслевой справочник контрагентов. К справочнику «МТР» были подключены 18 организаций. Доступ пользователей к системе НСИ обеспечен с помощью портального сервиса.
Известно, что в отсутствие фильтров любая система справочников сохраняет свою актуальность ровно до тех пор, пока пользователи не начинают заносить в нее свои записи, поэтому для справочников были предусмотрены технические фильтры. Впрочем, от полноценной службы экспертов НСИ было решено не отказываться: эксперты службы проверяют корректность записей, руководствуясь разработанной методикой, правилами и регламентами по ведению справочников. «Одними лишь программными инструментами, увы, процесс контроля не реализовать, — поясняет Суковых. — Например, если в справочнике контрагентов с резидентами Российской Федерации еще можно выстроить проверку по ИНН, КПП, ОКПО, ОГРН, ОГРНИП и пр., то с нерезидентами все гораздо сложнее, поскольку в стране нет никаких правил учета компаний и людей, которые не зарегистрированы в России». Еще сложнее в плане фильтров оказался справочник «Материально-технические ресурсы» (МТР) — он более изменчив, глобален, подвержен большему изменению трактовок, технических условий, к тому же крайне сложно корректно, с учетом международных стандартов идентифицировать изделие и материалы средствами информационной системы. Повторяющиеся детали, изделия и материалы, которые используют различные организации, на 50–60% пересекаются по характеристикам, поэтому порог совпадений записей на программном уровне позволяет решить большую часть задачи фильтрации контента. Остальные 40–50% приходится контролировать вручную.
Сейчас регламентированное время обработки одной записи в справочнике контрагентов (с момента ее регистрации в системе НСИ до момента ее получения в целевой информационной системе) не превышает одного часа. Раньше это время зависело от того, как построена система НСИ в той или иной организации. В отсутствие регламентов обработка записи была непредсказуема — ее сроки колебались от нескольких минут до нескольких суток.
«Госкорпорация — это огромная территориально распределенная структура, организации которой обмениваются большими объемами информации. Система НСИ поможет обеспечить корректную идентификацию данных, которые можно будет автоматически получать из различных систем производственных подразделений для подготовки закупочной документации, и затем в электронном виде размещать лоты на виртуальной торговой площадке, — считает Пасынков. — Централизация процессов ведения НСИ и использование соответствующей информационной системы повысит качество и достоверность информации, предоставляемой различными системами, позволит снизить затраты и время на формирование консолидированной отчетности и минимизирует риски, связанные с неполнотой или некорректностью данных для платежей. Также это поможет оптимизировать процесс ведения НСИ за счет организации единой среды управления».
Результаты проекта и возможности единой отраслевой системы НСИ используются в нескольких ИТ-проектах госкорпорации «Росатом». Среди них — создание единой отраслевой системы закупок, единой отраслевой системы документооборота, системы управления имущественными активами, внедрение системы единого расчетного центра и др.
В перспективе планируется провести тиражирование системы с подключением других организаций — в отрасли их насчитывается более 300. Также в планах — дальнейшее наращивание функций системы, предназначенных для службы НСИ и конечных пользователей, в частности, реализация новых справочников, таких как транзакционный план счетов и ряда других.