«Мы автоматизировали процессы, полностью исключив многие виды документов из бумажного документооборота», Ильдар Баимов, начальник отдела ИТ и связи предприятия «Башкирская медь»

Зачастую российские реалии вносят существенные коррективы в используемые компаниями технологии. Проблема «последней мили» до сих пор удерживает многие распределенные организации от внедрения информационных систем корпоративного уровня. Налаженная устойчивая и надежная связь способна дать мощный толчок для внедрения современных технологий. Ярким примером этого стало предприятие «Башкирская медь»: здесь, сразу после появления качественных линий связи между удаленными подразделениями, инициировали проект внедрения системы электронного документооборота и по-другому стали смотреть на перспективы внедрения новых решений.

Компания «Башкирская медь» — это молодое быстроразвивающееся промышленное предприятие, входящее в группу «УГМК». Его основной деятельностью является разработка месторождений полезных ископаемых, обогащение добываемых руд и реализация драгоценных металлов.

Особенность предприятия в том, что оно обладает значительной для своих размеров территориальной распределенностью. Его офис находится в городе Сибай, а основное производство — в ста километрах от него, в Хайбуллинском районе, наиболее удаленном от Уфы районе республики. Уже с момента образования компании между различными подразделениями существовала проблема передачи данных.

Из-за плохих каналов связи обмен документами и прочей информацией превращался в проблему. Документы — в бумажном варианте либо на электронных носителях — возили на автомобилях, курсировавших между населенными пунктами. Автомобильное сообщение было жизненно важным для предприятия каналом связи.

С подачи генерального

В июне 2011 года произошло важное для предприятия и региона в целом событие: запуск обогатительной фабрики. Естественно, что все элементы этого крупного объекта — от оборудования до современной связи и систем управления — должны были соответствовать требованиям современной промышленности. Именно к этому проекту и была привязана модернизация каналов передачи данных, осуществленная при содействии республиканского министерства связи и массовых коммуникаций, а также оператора «Башинформсвязь».

К фабрике были проведены оптоволоконные линии, что позволило организовать высококачественные прямые каналы связи между офисом и производством. Это стало знаковым событием, позволившим говорить о возможности внедрения на предприятии современных информационных систем.

«Распределенность предприятия подразумевает весьма интересные задачи для его ИТ-отдела», — говорит Ильдар Баимов, начальник отдела ИТ и связи предприятия «Башкирская медь». Подразделения разобщены, и поэтому требуются такие решения, которые бы эффективно их объединили в общее пространство и обеспечили последующее взаимодействие. Одной из приоритетных задач стало построение системы электронного документооборота.

Любопытно, что инициатором проекта выступил генеральный директор Сергей Дьяченко. Это молодой и энергичный руководитель, понимающий пользу современных технологий для управления компанией. В дальнейшем он контролировал проектные работы, которые с удовольствием подхватил ИТ-отдел.

В качестве платформы для системы было выбрано решение Directum. Ключевыми критериями при этом стали простота, дружелюбность интерфейса и гибкость. Немаловажную роль сыграли и рекомендации коллег с других предприятий республики, на которых данное решение уже функционировало.

Партнером по проекту выступила уфимская компания «Интернет Технологии». Это достаточно крупный игрок на ИТ-рынке Башкортостана, имеющий и необходимые компетенции, и хорошую репутацию.

Проект охватил все подразделения, в том числе наиболее удаленные, которые никак нельзя было оставить без средств взаимодействия. Ядром внедряемого функционала стали базовые модули Directum, а также модули «Канцелярия», «Управление совещаниями», «Управление договорами» и «Управление показателями эффективности». С их помощью были автоматизированы процессы работы с входящей и исходящей корреспонденцией, договорной документацией, приказами и распоряжениями, служебными записками и заявками.

Кроме того, сотрудники канцелярии получили возможность быстро идентифицировать бумажные документы по штрихкоду с помощью службы Directum RapID, а на основе решения «Согласование счетов на оплату» удалось полностью автоматизировать работу с входящими счетами. В рамках этого процесса используется интеграция с учетной системой на платформе «1С:Предприятие 8.2».

Избавляясь от бумаги

Разумеется, у проекта, направленного на повышение исполнительской дисциплины и обеспечение контроля и прозрачности, были противники. Тем не менее сторонники — как среди менеджмента, так и среди рядового персонала — тоже нашлись. Они признавали, что с внедрением СЭД их работа с документами существенно упростится, и понимали эффект ускорения процессов. В числе таких сторонников, например, был юридический отдел.

Действительно, процедура согласования договоров на предприятии требует участия нескольких служб. Чтобы согласовать бумажные документы, приходилось ходить по разным кабинетам — на это затрачивалось много времени.

С внедрением электронного согласования время рассмотрения договора не зависит от присутствия заинтересованного лица на рабочем месте (система позволяет удаленную работу через Web-доступ) и составляет два часа. Даже находясь в командировке или на больничном, сотрудники не выпадают из рабочих процессов.

«Без кнута, конечно, не обошлось: понимая, что сопротивление в том или ином виде будет, мы издавали приказы об опытной и промышленной эксплуатации системы», — говорит Баимов. Как известно, неисполнение приказов грозит потерей рабочего места — к слову, достаточно привлекательного на местном рынке. Кроме того, проектная команда пыталась заинтересовать руководителей подразделений тем, что они также смогут лучше контролировать работу своих подчиненных, видя их реальную занятость.

В ход пошли и экономические доводы: в результате проекта планировалось существенно сократить расходы на печать. На самом деле этот эффект не всегда очевиден. Иногда наблюдается парадоксальная картина: после внедрения электронного документооборота расходы на печать не только не сокращаются, но даже растут. И все же потребление бумаги и расходных материалов действительно снижается.

«Мы автоматизировали процессы, полностью исключив многие виды документов из бумажного документооборота — например, служебные записки, приказы, распоряжения», — объясняет Баимов. Документы же, необходимые для проверяющих органов, проходят согласование в электронном виде, и лишь окончательный вариант распечатывается в единственном экземпляре и идет на подпись.

Тем не менее гораздо важнее экономия рабочего времени сотрудников. Эффективность их труда заметно повысилась после исключения из документооборота бумажных носителей.

Часть бизнес-культуры

Проект построения системы документооборота стал первым опытом внедрения ИТ-систем промышленного масштаба. Одним из главных результатов, который ощутило руководство, стало то, что масштабные проекты могут быть реализованы в рамках распределенного предприятия.

«Возможно, следовало поступить практичнее и обойтись без опытной эксплуатации, сразу дать пользователям возможность работать в системе», — говорит Баимов. Предприятие решило подстраховаться и все-таки включило в проект этап опытной эксплуатации, когда бумажный и электронный документооборот сосуществовали. После введения системы в промышленную эксплуатацию все равно выяснилось, что отдельные модули требуют доработки.

В первую очередь требовалось упрощение форм для работы. В частности, генеральный директор высказал пожелание о максимальном упрощении процесса согласования документов — без лишних этапов и с нажатием минимального числа кнопок. Кроме того, были изменены некоторые маршруты, изначально заложенные в системе.

Решение относится к легко модернизируемым, поэтому существенных проблем с кастомизацией не возникало. Она заняла определенное время, но в итоге все потребности предприятия были реализованы.

Главная задача, поставленная перед проектом, была достигнута — согласование документов значительно ускорилось, а доведение приказов до сотрудников стало занимать несколько минут. Наконец, система электронного документооборота позволила устранить архаичную практику физической доставки документов в удаленные подразделения. Система призвана стать частью бизнес-культуры предприятия, оптимизировать все важнейшие процессы взаимодействия и управления документами.

Уже в ближайший месяц на предприятии планируется внедрить корпоративную почтовую систему, видео-конференц-связь. Благодаря этому должны еще больше укрепиться процессы взаимодействия. Есть и более отдаленные планы, которые стали вполне реалистичными с появлением надежных каналов связи.