Учет и контроль

Внедрение универсальной системы потокового ввода данных позволяет компании «Строительный двор» более оперативно и эффективно обрабатывать большой объем первичных документов и организовывать учет на самом высоком уровне

Активный рост в последние четыре года — увеличение числа филиалов и объемов продаж — привел компанию «Строительный двор» к решению о централизации управленческих функций. Сегодня управляющая компания, оптово-производственная база и шесть розничных центров расположены в Тюмени, два розничных центра — в Нижнем Тагиле, по одному — в Березовском, Ялуторовске, Нижневартовске и Тобольске, есть центры комплектации в Екатеринбурге, Сургуте и Перми. Каждая база занимает площадь 5 га, на склады приходится от 7 до 13 тыс. кв. м с железнодорожными тупиками. В компании есть свои технические специалисты, обучающий центр, служба логистики с собственным автопарком — всего в процессах занято более полутора тысяч сотрудников. Это крупнейшая на Урале оптово-розничная компания, занимающаяся как оснащением объектов строительства, реконструкции и ремонта, так и розничной торговлей.

В 2011 году была создана централизованная бухгалтерия, что повлекло увольнение на местах главных бухгалтеров и сосредоточение всех учетных функций в управляющей компании. Централизация учетных функций была поддержана внедрением к началу 2011 года централизованной системы на основе SAP ERP. Тем самым была решена проблема консолидации информации, стоявшая на тот момент уже достаточно остро — разрозненные базы в филиалах и по направлениям мешали быстро формировать отчетность. «Экономия не была главной целью централизации — требовалась унификация бизнес-процессов, тогда бы стал возможен контроль над работой филиалов, чтобы исключить всевозможные махинации», — рассказывает Светлана Шевелева, главный бухгалтер центрального офиса компании «Строительный двор».

Проблемы роста

Компания росла, увеличивался и объем бумажного документооборота, который значительно замедлял бизнес-процессы — все оригиналы первичных финансовых документов филиалы отправляли в центральный офис в Тюмени, где их обрабатывала бухгалтерия. Значительных ресурсных затрат требовала и осуществляемая вручную проверка всех документов (счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные) на наличие подписей и печатей. Отсутствие централизованного электронного хранилища финансовых документов, потеря оригиналов документов в ходе пересылки и большие затраты времени на нее — это основные недостатки, и их необходимо было исключить. Кроме того, когда требовалась копия документа, у бухгалтерии много времени уходило на поиск оригинала в бумажном архиве и снятие с него копии. При этом документы в стадии пересылки могли оказаться недоступными.

Потребностью обеспечить своевременное поступление документов в бухгалтерию и оперативный доступ к ним, по словам Шевелевой, и была продиктована идея воспользоваться возможностями инструментов, которые позволили бы в режиме реального времени сканировать и распознавать документы. Необходимо было внедрить в региональных офисах компании системы потокового сканирования, обеспечить передачу скан-копий документов по каналам связи в центр обработки в центральном офисе «Строительного двора», где отсканированные документы и проходят распознавание с помощью ABBYY FlexiCapture, верификацию (в том числе проверку на наличие подписи и печати) и экспорт скан-копий документов в ERP-систему для централизованного хранения.

В ногу со временем

В первую очередь автоматизировали документооборот, связанный с работой с клиентами, чтобы повысить уровень сервиса, значительно ускорить процесс подписания актов сверок и быстрее решать спорные вопросы с покупателями. Теперь процесс организован следующим образом. Счет-фактура выдается клиенту на складе: печатается из системы в двух экземплярах, подписывается, на документе проставляется печать. В конце дня все документы в филиале сдаются бухгалтеру-оператору, который сканирует эти документы, и они автоматически передаются в центральный офис, после чего определяется наличие подписи на документе и печати. В среднем в неделю обрабатывается 15 тыс. экземпляров счетов-фактур, товарных и товарно-транспортных накладных.

Главное, чего удалось достичь в результате внедрения решения — полный контроль над продажами. По итогам работы каждого менеджера система формирует отчет о том, каких документов не хватает, на скольких не достает подписей и печатей, а это, в свою очередь, учитывается в системе мотивации. «На стадии становления мы стремились только к росту выручки — продавать как можно больше. Но сегодня мы масштабируемся, выходим в другие города, а это требует порядка. Необходимо, чтобы все документы были оформлены вовремя, правильно и внесены в систему. Менеджер потеряет в зарплате, если не обеспечил должным образом сделку документально. Раньше такая оценка была невозможна, а ручному контролю доверия мало. Жесткий контроль и угроза снижения зарплаты заставляют менеджеров следить за документооборотом и доводить сделку до конца», — говорит Шевелева.

Недавно ввели новую транспортную накладную, которую теперь тоже сканируют, распознают с помощью ABBYY FlexiCapture и экспортируют в систему SAP, после чего осуществляется «затратная» проводка. Теперь все затраты по доставкам клиентам подтверждены соответствующим документом с печатью и подписью, что существенно улучшило систему внутреннего контроля и повлияло на порядок оплаты работы водителей. Заявки на оплату теперь формируются по данным системы, и работа оплачивается только после того, как транспортировка правильно отразилась в системе.

Постепенно формируется электронный архив данных. Он помогает работать и юристам — всегда есть возможность посмотреть электронные копии документов. Архивариусам, занятым поисками бумаг, тоже стало легче. «К карточке документа в SAP прикрепляется его образ, что очень удобно: время на поиск и предоставление копий первичных документов клиентам компании и проверяющим органам сократилось с месяца до нескольких минут. А проверок очень много — компания крупная, один из основных налогоплательщиков в регионе, потому и внимание к ней повышенное. Аудиторская проверка по МСФО тоже требует предоставления документов по клиентам, — поясняет Шевелева. — Теперь аудиторы оценивают нашу систему внутреннего контроля намного выше, чем в прошлом. Для выхода на IPO, который компания планирует осуществить в ближайшем будущем, надежность системы очень важна. Применение таких прогрессивных методов позволяет идти в ногу со временем, поднять учет на другой уровень».

Об ИТ

Проект, длившийся два месяца, был, по мнению Шевелевой, быстрым и простым, что немало удивило бизнес-заказчика, так как еще полгода назад «казалось нереальным, что можно все отсканировать и сразу поместить в систему». В течение этих двух месяцев систему отлаживали, так как возникали ошибки сканирования, появлялись дополнительные требования к исходным документам (бумага должна быть не мятая, документы в едином формате и т. п.), отрабатывали технические ошибки — перепроверяли все вручную за программой. Около месяца приучали людей к дисциплине.

«Мы работали с сотрудниками ИТ-отдела в плотном тандеме, так как они понимали, насколько этот проект важен и нужен. Обычно в проектах есть противостояние бизнес-пользователей и ИТ-специалистов, это особенно ярко проявилось в ходе предыдущего проекта: замена одной системы на решение от другого производителя сопровождалась определенным негативом. А проект поднял ИТ-отдел в наших глазах, укрепил нашу веру в информационные технологии, ведь они существенно облегчили нам работу», — рассказывает Шевелева.

Контроль внутренний и внешний

Сегодня находится в разработке проект по автоматизации отгрузок со склада. На следующем этапе планируют обеспечить распознавание документов поставщиков, организовав автоматический их ввод, что позволит еще больше сократить объем работ в бухгалтерии. Учет договоров автоматизировать пока не успели — все задачи решаются с помощью табличных приложений, а контроль осуществляется в полуручном режиме согласно заданному регламенту. «Конечно, автоматизировать этот процесс необходимо. Мы уже понимаем, как все должно быть организовано. Когда компания достигает таких масштабов и объемов, как наша, альтернативы автоматизации нет, если вы хотите сохранить имущество, повысить уровень рентабельности и прибыль. Это и контроль над всеми операциями из центра, и сокращение издержек, и ужесточение внутреннего контроля», — считает Шевелева.