«Оценивая эффективность внедренной системы, можно сказать, что она стабилизировала работу в условиях территориальной распределенности, отвечает жестким требованиям к унификации и порядку согласования документов, и сегодня мы не представляем работы без нее», Татьяна Игнатова, ведущий специалист отдела развития информационных систем управления ИТ компании «Квадра»

Чтобы упорядочить бизнес-процессы, компании часто внедряют системы электронного документооборота или ЕСМ-системы. Эти проекты относительно недороги и дают быстрый осязаемый эффект. У компании «Квадра» (ранее — ТГК-4) существовала система для работы с документами, но это портальное решение, по мнению Татьяны Игнатовой, ведущего специалиста отдела развития информационных систем управления ИТ, было предназначено, скорее, для постановки задач, нежели для управления документооборотом, и не совсем подходило компании в новых условиях. А условия изменились в связи с реорганизацией по причине смены собственника.

Основная особенность компании — ее территориальная распределенность. «Квадра» — крупная энергетическая компания, работающая в 11 областях Центрального федерального округа, основными видами деятельности являются производство, транспортировка электрической и тепловой энергии, а также предоставление услуг по управлению энергетическим бизнесом. До недавнего времени у компании было 10 филиалов. Сейчас их количество сократилось, после того как некоторые филиалы объединили, но физически они все-таки остались производственными подразделениями, и связь с ними должна быть полноценной. В процессе реорганизации часть управленческого персонала была переведена из Тулы в Москву. Возникла насущная потребность в оперативном обмене документами, упорядочении процессов общего документооборота, и никакого другого средства решить эту задачу, кроме организации полноценного электронного (и внутреннего безбумажного) документооборота, в компании не видели. «Вопрос внедрения СЭД встал очень остро — в условиях территориальной распределенности предъявлялись жесткие требования к унификации и порядку согласования документов. Необходимо было не только навести общий порядок в документообороте, но и сформировать механизмы управления им», — отмечает Игнатова, руководившая проектом внедрения СЭД от компании «Квадра». Компании нужно было создать справочники, повысить оперативность подготовки и согласования договоров, иметь возможность прописывать маршруты движения документов, организовать работу всех филиалов в едином информационном пространстве.

 

Филиал за филиалом

Реализация проекта на базе системы «БОСС-Референт» в исполнительном аппарате в 2009 году заняла около пяти месяцев. Эта система была выбрана не случайно: в качестве средства коллективной работы в компании уже несколько лет использовалась платформа IBM Lotus Notes/Domino, сотрудники владели навыками работы в ней и имелись свои квалифицированные специалисты, способные поддерживать данную программную платформу. Кроме того, существенное влияние на процесс внедрения оказывало негативное отношение сотрудников. «Люди всегда плохо встречают инновации, — рассказывает Игнатова. — Когда система была уже внедрена и прошла ее опытная эксплуатация, сотрудники начали выявлять недостатки, проявлять недовольство скоростью работы системы при выполнении некоторых задач. Управление ИТ провело опрос пользователей, выяснило, какие реальные претензии к системе существуют». Внедрение системы совпало с переводом исполнительного аппарата в Москву, что также привносило определенные сложности (в частности, прием на работу новых людей, которые не обучались работе в системе в ходе проекта), осложняло внедрение и принятие системы в целом. Совместно с исполнителями, компанией «АйТи», внесли коррективы и достигли состояния системы, устраивающего всех. В ходе реализации проекта компания столкнулась с необходимостью покупки серверов и обновления компьютеров, так как система оказалась чувствительна к объемам оперативной памяти.

В 2010 году была автоматизирована работа центральной генерации, объединяющей филиалы в Туле и Калуге. Внедрение начали с Тульского филиала, так как его ИТ-сотрудники уже участвовали во внедрении СЭД в исполнительном аппарате, были хорошо знакомы с системой и на этом проекте было удобно отладить документарные процессы в распределенной среде. В 2011 году внедрили систему в Белгороде, Смоленске и Брянске. «Проект тиражирования системы в целом несложный, работы в каждом филиале длятся не более трех месяцев, больше времени отнимает процесс подготовки и согласования договоров, решение организационных вопросов, — рассказывает Игнатова. — Планируется распространить систему на все подразделения компании».

 

Итоги и особенности

Обработка входящих и исходящих документов, работа с поручениями, служебными записками, организационно-распорядительный документооборот и договорная деятельность — все эти процессы, проходящие через канцелярию, сегодня охвачены системой. До ее внедрения исходящие письма в филиалы должны были пройти ряд кабинетов для согласования, а сегодня этот процесс укладывается в механизм служебных записок, реализованный в системе. После реализации проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота во внутренней переписке. «В системе предусмотрен механизм печати даже отчетных документов, которые требуется хранить в бумажном виде. Документ, подписанный руководителем в системе, может распечатать исполнитель, поставив свою подпись и дату», — поясняет результаты Игнатова. Удалось отказаться в итоге от бумажного документооборота, и основная заслуга в этом, по мнению Игнатовой, принадлежит начальнику канцелярии.

С помощью системы осуществляются обработка, распространение и исполнение документов и поручений по ним, обеспечивается информационная поддержка принятия и исполнения решений и реализации бизнес-процессов компании. В системе хранятся заключенные договоры, организационно-распорядительный документооборот, входящие и исходящие документы. В ходе проекта система была дополнена возможностью хранить карточку контрагента — эта информация необходима пользователям, занимающимся договорной деятельностью. Эту функциональность разработала компания «АйТи», внедрявшая систему. Кроме того, была проведена настройка под особенности бизнес-процесса согласования договоров. Маршрут согласования сегодня охватывает порядка 10 подразделений, и при необходимости к согласованию привлекаются специалисты функциональных подразделений. В результате внедрения системы документарные процессы компании остались практически без изменений, переделывали систему под них. Существенная трансформация процессов, заложенных в систему, по мнению Игнатовой, не лучший подход к внедрению: «Желательно этого не делать, так как в дальнейшем возникнут проблемы при переходе к новой версии системы».

 

По способностям

Рабочих мест в системе уже около 900, но уровень использования ее в филиалах разный и существенно зависит от уровня подготовки пользователей. В Белгороде пользователи имеют хорошие навыки работы с информационными системами, и к системе документооборота подключены практически все, за исключением производственников. В центральном филиале уровень использования системы также достаточно высок. Но, например, в Смоленске, ситуация иная — в исполнительном аппарате филиала довольно много рабочих мест, а в производственных подразделениях систему задействуют в своей работе в основном директора, секретари и сотрудники, занятые договорной деятельностью. То есть система на производстве используется как способ доставки документов «сверху» (а в составе компании «Квадра» 24 электростанции, 371 котельная, тепловые сети общей протяженностью 4 651,9 км).

Система трехуровневая — исполнительный аппарат компании, исполнительный аппарат филиала, производственные подразделения (станции). В каждом филиале есть администратор СЭД, в исполнительном аппарате два человека занимаются поддержкой и развитием системы, и в случае, когда самостоятельно не могут реализовать изменения, они обращаются в компанию «АйТи», с которой заключен договор на техническую поддержку.

Система существует обособленно, если не считать, что она базируется на платформе IBM Lotus, используемой для организации совместной работы и электронной почты. Реализовать интеграцию с другими программными продуктами пока не успели. «Интеграция необходима, особенно в части договоров — готовые договоры должны автоматически передаваться в финансовую систему, — говорит Игнатова. — Оценивая эффективность системы, можно сказать, что она выполнила все поставленные перед ней задачи, позволила сократить среднее время прохождения документов, усилить контроль за исполнительской дисциплиной. И сегодня мы не представляем работы без нее».