«Мое отношение к ИТ можно выразить так: если есть возможность что-то автоматизировать, это нужно делать», Иван Матвеев, генеральный директор IM Logistics

Рынок интернет-торговли активно развивается, все больше потенциальных клиентов в регионах хотели бы получать товары с доставкой, что, по оценкам экспертов, может обеспечить рост приблизительно на 40% ежегодно. При этом доля Москвы в продажах будет сокращаться. Такой рост популярности требует от магазинов совершенствования логистической цепи и дополнительных затрат на транспортную и складскую логистику. Поэтому все чаще магазины передают доставку товаров на аутсорсинг специализированным компаниям. В 2007 году компания IM Logistics, специализирующаяся на работе с интернет-магазинами, представляла собой классический малый бизнес с одним офисом, в котором работали всего шесть человек, и бухгалтерией на аутсорсинге. Всего за четыре года IM Logistics стала солидной компанией, имеющей 17 офисов в 11 регионах. Сегодня это полностью самостоятельная организация с полноценной структурой управления, арендованными складскими помещениями, собственными курьерской службой и транспортом, осуществляющим перевозку грузов между городами. Число интернет-магазинов, желающих сотрудничать с компанией, продолжает расти. Сегодня их уже более 300 — это магазины мелкой бытовой техники, книжные, одежды и обуви и другие. «Это новый тренд на рынке — передача на аутсорсинг функции доставки. Следуя динамике развития интернет-торговли, мы открываем свои офисы в регионах, и без качественной учетной системы такое быстрое развитие было бы невозможно», — говорит Иван Матвеев, генеральный директор IM Logistics.

До декабря 2009 года в компании использовались только системы на базе продуктов компании «1С» — бухгалтерская, кадровая, учетная. Число заказов в день, которые необходимо было доставить по Москве, выросло с 200 в начале 2008 года до 1500 в середине 2009 года. Учетная система перестала справляться с такой нагрузкой. Было решено внедрить к декабрю 2009 года (декабрь — месяц пиковой загрузки) новую систему. Основные требования, предъявлявшиеся к системе, состояли в обеспечении высокой скорости обработки данных и автоматизации работы склада. Необходимо было автоматизировать процессы приема заявок и подготовки маршрутов, организовать логистику заказов на складе, обеспечить подготовку отчета курьерами по доставленным заказам, автоматизировать управление финансами. Ключевой целью проекта было объединение всех процессов работы компании в едином информационном пространстве. «Специалисты компании WillMore предложили внедрить Microsoft Dynamics NAV Express. Скорость и процессы, которые мы смогли реализовать в новой системе, уже покрывают все затраты на сделанные доработки», — поясняет Матвеев.

Необходимо было организовать сквозную автоматизацию, и сегодня весь процесс выглядит следующим образом. Прием заявок от клиентов (интернет-магазинов) организован в электронном виде — либо в формате Microsoft Excel, либо в формате XML. Заявка автоматически попадает в учетную систему. Затем либо курьер компании забирает у клиента заказы, либо магазин доставляет их самостоятельно на склад. Склад (с отражением в системе) принимает заказы, взвешивает, клеит ярлыки, где указывает магазин, дату доставки и штрихкод, который формируется в учетной системе автоматически. Далее данные передаются в логистическую систему Antor LogisticsMaster, где и формируются маршруты: заказ привязывается к точке на карте города, и логист, разбив город на участки, по точкам в рамках одного участка формирует пакет для курьера. Таким образом, товар практически не хранится на складе — вечером приходит, его обрабатывают и складывают в буфер накопления. В складской системе каждому заказу присваивается номер маршрута, и ночью кладовщики распределяют заказы по маршрутам (ячейкам на складе). Эта задача решается с помощью терминалов сбора данных, работающих по Wi-Fi, и специально разработанной программы для терминалов. Терминалы обращаются напрямую к системе Dynamics NAV Express и по штрихкоду выдают имя курьера-исполнителя. Утром курьеры получают маршрутный лист, в котором указаны номер маршрута и необходимые параметры заказов, а вечером сдают первичную информацию. Она размещается в логистической системе и отражается в Dynamics NAV Express. Перенесенные на другие дни заказы склад сразу перекладывает в маршруты следующего дня. «Курьеры сдают принятые на руки деньги, бухгалтерия через систему (при обмене данными с «1С») принимает эти деньги, сводит, закрывает и проводит в системе маршрутные листы — и мы готовим перечисление денег для интернет-магазинов. После того, как касса закрыла день и провела все доставки, склад готовит возвратные документы на заказы, от которых отказались», — поясняет финансовую сторону проекта Матвеев.

Проект был реализован всего за три месяца. Люди работали с большой нагрузкой, которая увеличилась из-за добавившихся изменений, связанных с открытием в ноябре офиса в Санкт-Петербурге. «Человеческий фактор в проекте очень важен. Нам повезло с исполнителем в лице компании WillMore. Наши бизнес-процессы работают в режиме 24х7, и для нас был важен оперативный отклик со стороны консультантов в процессе внедрения, что они и обеспечили», — рассказывает Матвеев.

Оценить эффективность автоматизации процессов в деньгах, по мнению Матвеева, сложно — нужно учесть много факторов. Появилась возможность выстроить обоснованную систему мотивации. «Скорость играет важную роль, а оценить ее влияние сложно. Нам удалось сократить время на обработку заказа на складе в 4–5 раз. На складе в Москве теперь работает всего 15 человек в смену, обрабатывая 6–7 тысяч заказов в день, а при прежней системе потребовалось бы 75 человек. Когда не было системы Antor LogisticsMaster, на составление маршрутов на 500 заказов требовалось почти 6 часов, а теперь время сократилось до 30–40 минут. При переходе на новую учетную систему время на подготовку отчета курьеров уменьшилось в 2,5 раза», — говорит он. Новая система поддержала быстрый рост компании: уже спустя год, в ноябре 2010 года, среднее количество доставок в день составляло 3200, что более чем в два раза превысило показатели 2009 года, в декабре эта цифра в среднем составляла 5950, а пиковое значение по Москве доходило до 8500 заказов в день.

Система в регионах сегодня задействована на определение нагрузки курьеров, прием заказов, пришедших из Москвы, и обработку данных по полученным деньгам. «Сети самовывоза активно развиваются, это позволяет клиенту не тратиться на доставку, приехать, когда ему будет удобно, и забрать товар», — рассказывает Матвеев. В Москве таких пунктов самовывоза уже девять. В них нет своей бухгалтерии — отчеты для бухгалтерии передаются в формате Microsoft Excel. В регионах установлены локальные версии системы.

Такая структура позволяет компании иметь небольшую ИТ-службу. Два системных администратора обеспечивают в Москве функционирование серверов, рабочих станций, удаленных офисов (пунктов самовывоза) и осуществляют удаленную поддержку некоторых функций в регионах. Еще четыре сотрудника занимаются сопровождением учетной системы, среди них аналитик и специалисты, работающие с пользователями. «Пользовательская поддержка очень важна, так как работа ведется непрерывно, и в режиме реального времени нужно иметь возможность по звонку пользователя «откатить» сеанс обратно в случае неправильно введенной информации. На серьезные доработки привлекаем специалистов компании WillMore», — рассказывает Матвеев.

Быстрое развитие компании требует периодического внесения изменений в системы. В планах на ближайшие пять лет — охватить 60–70 городов России. При этом есть понимание, что рано или поздно возможности и этой системы будут исчерпаны. Но пока планируется запустить еще один проект на базе Dynamics NAV — создать интернет-площадку, на которой будут выставляться магазины с разными товарами, и покупатель сможет набрать необходимые товары с единой доставкой от всех магазинов сразу. «Ориентироваться будем не столько на Москву, сколько на регионы — мы не хотим конкурировать со своими клиентами (70% клиентов — в Москве, 29% — в Санкт-Петербурге)», — делится планами Матвеев. Поэтому сегодня идет доработка систем с целью отследить всю цепочку движения заказа в регионы — например, от Санкт-Петербурга до Тюмени, когда он проходит через четыре склада: Санкт-Петербург – Москва – Екатеринбург – Тюмень. Это важно, так как машины курсируют только между двумя складами в цепочке. В дальнейшем планируется организовать прием заявок через сайт с автоматическим фиксированием в Dynamics NAV Express. В планах также и внедрение системы бюджетирования.

«Мое отношение к ИТ можно выразить так: если есть возможность что-то автоматизировать, это нужно делать», — говорит Матвеев.