Если на протяжении многих лет ваше предприятие занималось адаптацией критически важной ERP-системы к своим потребностям, ее предстоящее обновление может привести к конфликтам с самостоятельно внесенными изменениями. С другой стороны, если готовая ERP-система эксплуатируется с минимальными коррективами, предприятие не получит важных функций, необходимых для бизнеса.
Как же тогда поступать ИТ-директору? И что делать, если потребность в обновлении или замене существующей ERP-системы уже замаячила на горизонте?
«При анализе будущих реализаций ERP предприятиям время от времени приходится принимать важные решения, — заметила Ребекка Веттеманн, аналитик компании Nucleus Research, специализирующаяся на ERP-системах. — Сегодня мы видим, что руководители ИТ-служб все чаще идут по пути минимальных корректив. Примерно 10 лет тому назад, в предыдущем цикле внедрения ERP-систем, предприятия вносили в них достаточно глубокие изменения. Сегодня же на 90% используются стандартные решения — все унифицировано. Это позволяет при минимальных затратах получать предсказуемый результат, обновления обходятся дешевле и не вызывают особых осложнений».
В какой-то степени тенденции последнего времени обусловлены тем, что поставщики ERP-систем понимают: вертикальные решения клиентам внедрять гораздо проще. Уменьшается и объем работ, связанных с адаптацией.
«Вертикальные приложения создаются для конкретных вертикальные отраслей, — пояснила Веттеманн. — Поэтому самые разные предприятия могут применять их, по сути, в готовом виде. Чтобы приложение удовлетворяло потребностям отдельно взятой компании, в него включаются ролевые представления и компоненты. Устанавливая различные флажки и другие параметры, пользователи адаптируют программу к особенностям своего бизнеса и процедур. Не требуется ни написания нового программного кода, ни глубокой адаптации существующего. Затруднений с обновлением вертикальных приложений не возникает. Поскольку сами предприятия не пишут программного кода, его не нужно адаптировать к обновленным функциям».
В пример здесь можно привести компанию NetSuite — поставщика облачных ERP-систем, обладающих широкими возможностями интерактивной настройки.
В последнее время даже крупные игроки на рынке ERP начинают отговаривать клиентов от внесения масштабных изменений в свои решения.
«Если вы обратитесь к Oracle, то получите совет избегать глубокой адаптации, — подчеркнула Веттеманн. — Вам порекомендуют использовать вертикальные приложения и ограничиться поддерживаемыми настройками конфигурации, отказавшись от модификации программного кода. И такой подход в отрасли ERP становится общепринятым.
Сегодня все больше и больше компаний придерживаются унифицированного подхода, позволяющего провести необходимую настройку и внести изменения позднее. Мнение, что после внедрения ERP-системы ничего силами поставщика меняться уже не будет, уходит в прошлое.
На практике унифицированный подход многих клиентов вполне устраивает. Все зависит от выбранных расширений приложения. Если приложение поддерживает вертикальный функционал с ролевыми настройками и другими изменяемыми параметрами, лучше действительно остановиться на унифицированном решении.
Клиенты считают такой метод внедрения ERP-систем менее рискованным и более предсказуемым. Еще более важно то, что вероятность возникновения сбоев и объемы будущих инвестиций сводятся к минимуму.
Необходимо учитывать и другие факторы. В частности, нужно найти партнера, которому можно было бы доверять и который провел бы вас через сложный фарватер замены и обновления ERP-системы.
Я часто слышу от клиентов такие высказывания. Когда мы имеем дело с ERP-системой, успех зависит не только от качества программного обеспечения, но и от правильно выбранного партнера. Партнер должен обладать достаточным опытом, для того чтобы эффективно адаптировать готовое решение к вашим потребностям. Очевидно, имеет смысл подыскивать тех, кто уже проделывал это ранее. С их помощью вам будет проще определить успешную стратегию».
Не меньше заинтересованы в этом и консультанты по ERP-системам. Большинство из них зарабатывают сегодня не на внедрениях, а на управлениях изменениями, на рекомендациях, помогающих клиенту принять правильное решение.
При выборе стратегии, связанной с ERP, важно также учитывать мнение пользователей приложений и поддерживать с ними постоянную связь.
Следующий ключевой момент заключается в том, что теперь руководители бизнес-подразделений и конечные пользователи вовлекаются в процесс уже на ранних этапах. Это нужно понимать не только команде, занимающейся внедрением, но и специалистам, проводящим тестирование удобства использования и анализирующим отзывы клиентов. Еще несколько лет назад все было по-другому.
Итак, что же изменилось?
«Думаю, сегодня руководители ИТ-служб понимают, что лояльность пользователей действительно является важнейшим условием успешного внедрения ERP-системы, — отметила Веттеманн. — Привлечение пользователей на ранних этапах реализации проекта позволяет вам наладить хорошую обратную связь, благодаря чему различные недочеты можно устранять до того, как они превратятся в большие проблемы на настольных компьютерах сотрудников организации. Следуя этому правилу, вы не станете внедрять приложения, которые никто раньше не видел, и предотвратите массовое недовольство людей, вынужденных использовать это программное обеспечение в своей работе.
Еще одно преимущество раннего привлечения пользователей заключается в том, чтобы продемонстрировать, каким образом приложения помогут облегчить им жизнь. Такие инициативы исходят от ИТ-директоров, которые либо лично сталкивались с серьезными осложнениями в эксплуатации ERP-систем вследствие неприятия пользователей, либо читали о подобных случаях.
Важно также избегать недооценки технических навыков современных пользователей, даже если вы демонстрируете им совершенно новые вещи.
В условиях ориентации продуктов на потребителя заявления о неумении сотрудников работать с ними уже неприемлемы. Теперь они ответят что-нибудь вроде: «Я настраивал беспроводную сеть у себя дома. Вы же не собираетесь утверждать, что я не понимаю, как она работает». Пользователи стали гораздо более подкованными.
К проработке стратегии ERP неплохо было бы привлечь пользователей. В ходе таких обсуждений развернутся страстные дискуссии о рассматриваемых продуктах и их поставщиках. Вы сможете узнать мнение реальных пользователей, уже имеющих опыт работы со средствами, которые предполагается внедрять. Они поделятся своими впечатлениями, а вы проанализируете честные и непредвзятые отзывы».
Вне зависимости от выбранной стратегии, прежде чем приступать к ее реализации, надо задать себе несколько ключевых вопросов.
1. Реализована ли в рассматриваемом приложении вертикальная функциональность и настраивается ли оно в соответствии с вашими бизнес-процессами? Сможет ли приложение удовлетворить ваши запросы? Как его примут пользователи?
2. Знакомились ли поставщик и партнеры с отзывами представителей вашей отрасли и схожего с вашим бизнеса? Выполнялась ли адаптация приложения, выходящая за рамки настройки конфигурации? Какие изменения при этом вносились? Что нужно было сделать?
3. Исходит ли инициатива от ИТ-директора или от представителей основного бизнеса? Если у вас есть твердая поддержка со стороны бизнеса, вы можете уделить большее внимание управлению изменениями, что поможет впоследствии минимизировать внесение изменений. Специалисты, поддерживающие вас со стороны бизнеса, будут разъяснять людям, что новый способ выполнения тех или иных функций является правильным.
Любой выбранный путь может привести вас к желаемой цели.
Независимо от того, идет ли речь об обновлении, использовании унифицированного варианта, внесении изменений в программный код, полной замене ERP-системы или о какой-то комбинации перечисленных вариантов, выбранный путь должен отвечать интересам вашей компании и обеспечивать удовлетворение ее потребностей. Только в этом случае можно рассчитывать на успех.
Важно помнить, что решения о внедрении и развитии ERP-систем приходится принимать не только вам и вашему предприятию. Многие и небольшие, и крупные компании сталкиваются с аналогичными вопросами.
«Потребности у всех разные, — отметила Веттеманн. — Многие компании среднего уровня собираются внедрять ERP-систему в первый раз, а крупным организациям предлагается множество дополнительных модулей. В мире Oracle большая часть клиентов готова к проведению обновлений и ждет, что произойдет с Fusion — следующей версией приложения ERP. Среди клиентов SAP сегодня актуальны дополнительные модули (например, Business Objects).
Todd R. Weiss. Customize Your ERP or Adapt To It? What's Your Strategy? CIO Magazine. July 14, 2011