В «ЮниКредит Банке» традиционно консервативная функция системы электронного документооборота превратилась в эффективный инструмент управления информационным взаимодействием подразделений

Многие компании рассматривают СЭД только как инструмент сопровождения бумажного документооборота, ограничиваясь внедрением системы автоматизации делопроизводства. В «ЮниКредит Банке» (до 2007 года — ЗАО «Международный Московский Банк») ориентирами для перехода к безбумажному обмену информацией были в первую очередь внутренние и организационно-распорядительные документы, так как с входящими и исходящими документами такой обмен в полном объеме невозможен. «Это трудоемкий подход, но именно он позволяет быстрее получить от системы все преимущества. Автоматизация бумажного документооборота, на которой останавливаются многие организации, позволяет в лучшем случае обеспечить некоторую часть сопроводительной документации в электронном виде, и переход к полностью электронному внутреннему документообороту потом очень труден», — считает Александр Попов, заместитель начальника управления документационного обеспечения банка. Банк работает на рынке с 1989 года, и сегодня это универсальный коммерческий банк, входящий в десятку крупнейших банков России. Банк с международным участием специализируется на корпоративном финансировании и казначейских операциях, обслуживает около 1 млн физических и более 20 тыс. юридических лиц по всей России.

«Для успешного внедрения и дальнейшего развития проекта нужна в первую очередь ориентированность на результат и необходимо активное участие предметных специалистов», Александр Попов, заместитель начальника управления документационного обеспечения «ЮниКредит Банка»

Причины внедрения в 2000 году системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами (СЭДиУП) CompanyMedia компании «ИнтерТраст» были традиционные: желание навести порядок, обеспечить бесперебойный обмен информацией и легкий доступ к ней, создать систему обратной связи и контроля исполнения документов и поручений по ним. Внедрение СЭД проходило поэтапно и осуществлялось управлением документационного обеспечения банка (планирование процесса, технологическое администрирование) при технической поддержке и системном администрировании со стороны управления ИТ. На этапе опытной эксплуатации была произведена доработка системы с учетом особенностей документооборота банка (но некоторые виды документов не могли быть обработаны с помощью системы в силу специфики бизнес-процессов). После периода тестовой эксплуатации, в декабре 2003 года система была принята в промышленную эксплуатацию в большинстве филиалов и представительств. Банк полностью перешел на безбумажный внутренний документооборот, включающий все варианты работы с документами в режиме реального времени независимо от удаленности рабочего места.

«Такое решение обеспечило возможность полной интеграции. На все документы рассылаются уведомления по почте, и не требуется дополнительных баз — все работают по уведомлениям, открывая нужные документы по прямым ссылкам. На базе Web-сервера создан интранет-портал. Электронная рассылка и ознакомление сотрудников с нормативными документами в режиме реального времени позволили банку отказаться от бумажных изданий, тиражирования и архивирования», — рассказывает Попов. Но самое большое преимущество платформы, по его мнению, — возможность репликации. Для убыстрения работы пользователей в филиалах и представительствах реализованы серверные кластеры. Пользователи работают со своими серверами по быстрому каналу, а данные реплицируются по расписанию — практически незаметно для пользователей. При этом полностью гарантируется целостность информации. «СЭД работает с документами в различных форматах и потому расходует больше трафика, чем банковская система, содержащая таблицы с данными, только малая часть которых передается. Когда станет возможной достаточно высокая скорость передачи данных, будем думать о переходе на Web-интерфейс», — поясняет Попов.

 

Новая жизнь

Сегодня в единой СЭД работает более 4 тыс. сотрудников, включая центральный офис, 13 филиалов и более 100 дополнительных офисов, и нет ни одного рабочего места без этого инструмента. Более того, человек, который решит игнорировать СЭД и отказаться от работы в ней, сразу же будет выключен из целого ряда процессов и не сможет полноценно выполнять свои обязанности.

По мере эксплуатации системы возникало немало задач, связанных с необходимостью интеграции с ее помощью деятельности различных подразделений в рамках общих задач, поддержки новых бизнес-процессов. Возросли и требования к производительности системы. Первым шагом к решению этих проблем был переход в 2009 году на новую версию системы CompanyMedia 3.4.

Практически на любой системе, по мнению Попова, можно организовать решение всех необходимых задач, но нужно постоянное развитие, так как замороженная после внедрения система быстро станет несовременной и неинтересной. «Решать задачи можно путем развития текущего функционала, без приобретения новой системы. Постоянное развитие — это один из самых важных факторов успешного существования и функционирования, сохранения ранее сделанных вложений», — говорит он.

Сегодня система является основой управления бизнес-процессами компании — они интегрируются через нее. Любые новые бизнес-процессы также связаны с системой — согласование, визирование, регистрация проходят через нее. СЭД интегрирована в рамках бизнес-процессов с другими системами банка. Например, недавно завершена интеграция с системой автоматизации службы поддержки и управления ИТ-услугами HP Service Manager. «В соответствии с задачей всегда можно реализовать интеграцию. Например, в системе есть рассмотрение заявок подразделений на ИТ-функции. Некоторые случаи требуют согласования с аудиторами, с управлением рисками, что осуществляется через систему, а после утверждения переходит на стадию исполнения ИТ-подразделением. Аналогичным образом организован и процесс согласования бюджетных заявок», — поясняет Попов.

Система охватывает сегодня практически все бизнес-процессы, но есть и потенциал для роста. Банк идет по пути развития СЭД в сторону ЕСМ-системы. Это и совместная подготовка документов, которая в ЕСМ-системах реализована изначально, и возможности архивного хранения, что для СЭД является дополнительной функциональностью.

Задолго до внедрения СЭД банк полностью перешел на электронный учет фондов архивного хранения документации дня и максимально автоматизировал поисково-справочную работу архива. Сегодня реализуются интеграция с архивом и обеспечение возможности длительного хранения документов, которые по срокам еще не подлежат уничтожению.

 

Перспективы

Развитие продолжается, поскольку возникла потребность в более глубокой совместной подготовке документов: нужно не просто их согласование и визирование, нужна совместная работа над документами с поддержанием версионности и возможности их редактирования.

В последнее время получили развитие модуль «Заседания» и работа с обращениями клиентов. «Платформа обеспечивает быструю разработку, а руководителей волнует качественно реализованный процесс. Например, по обработке обращений клиентов существует много разных форм отчетности, и мы их строим, создавая базу для рассмотрения и анализа заявок, принятия управленческих решений», — рассказывает Попов.

Еще одно направление — интерфейсы к новым устройствам: планшетным компьютерам, мобильным устройствам и т. п. Но здесь нужен взвешенный подход.