Неструктурированная и бесконтрольная

В большинстве случаев, когда речь идет об управлении и анализе информации, подразумевается, что она является структурированной — например, порожденной ERP или другими информационными системами. Между тем подавляющее количество корпоративной информации имеет неструктурированный вид. Информационный взрыв, наблюдаемый сейчас, в значительной степени происходит именно за счет неструктурированной информации. В большинстве компаний она практически бесконтрольна, а это весьма ценный актив. 

За управление неструктурированной информацией отвечают решения класса Enterprise content management (ECM) — системы управления корпоративной информацией.

ECM — зонтичный термин, он объединяет стратегии, организационные методы и инструментальные средства, используемые для сбора, ввода, администрирования, хранения, архивирования и доступа к контенту, относящемуся к бизнес-процессам организации. В Gartner его определяют как стратегическую инфраструктуру и техническую архитектуру для поддержки единого жизненного цикла контента организации.

ECM-системы состоят из приложений, которые могут как взаимодействовать между собой, так и использоваться самостоятельно. В них реализуется: управление документами; управление образами документов; управление потоками работ; управление Web-контентом; управление мультимедиаконтентом; управление знаниями; документо-ориентированное взаимодействие.

В российской практике на аббревиатуру ECM часто претендуют производители систем электронного документооборота — типичным примером может служить попытка отнести к этому классу продукты «БОСС-Референт» и Directum. Действительно, СЭД решают самостоятельный комплекс задач, включающий управление документами, записями и потоками работ. Ключевое отличие функциональности ECM-систем от СЭД, не говоря о более широком спектре решаемых задач, — возможность работать не только с документами, но и с любыми другими видами данных.

Существует довольно много факторов, стимулирующих компании к внедрению ECM-решений: повышение эффективности сотрудников, установление контроля над информацией, сокращение стоимости управления ею. Приложения ECM позволяют осуществлять поиск за секунды по ключевым словам. Они дают возможность снизить расходы на хранение документов, бумагу и почту. Такие решения — яркий пример систем, использование которых возможно по модели SaaS, что сокращает потребность в необходимых ИТ-ресурсах.

Исторически вендоры на рынке ECM делятся на две категории. Первые изначально специализировались на управлении документами, но постепенно расширили функционал на другие категории контента, а вторые начинали с управления Web-контентом и вышли на этот рынок, добавив в свои решения управление бизнес-документами и медиафайлами. Можно выделить EMC, ставшую одним из лидеров в 2003 году за счет приобретения Documentum, и ОpenText, в 2006 году поглотившую Hummingbird. Разумеется, свои предложения в области ECM имеют и мегавендоры — например, IBM и Oracle. В 2007 году на рынке появились открытые решения Nuxeo и Alfresco.