«Основным преимуществом такого комплексного решения является возможность централизовать функцию расчетов, унифицировать процессы кадрового и табельного учета», Владислав Ледин, руководитель проекта из департамента поддержки финансов и контроллинга МТС

Управление персоналом — одна из критически важных задач для крупных компаний.

В компании МТС сегодня трудится порядка 25 тыс. человек по всей территории России. По мнению представителей компании МТС, ведение расчетов с сотрудниками, начисление заработной платы или премиальных выплат — это та область деятельности, где ошибок и задержек быть не должно. «Мы ставили перед собой задачу по автоматизации комплекса бизнес-процессов компании в сфере HR — осуществление кадрового, табельного учета, расчета и выплаты зарплаты, обязательной отчетности. Также решали вопросы получения данных под задачи планирования, управленческой отчетности, статистики и анализа», — рассказывает Владислав Ледин, руководитель проекта из департамента поддержки финансов и контроллинга МТС.

Шаг за шагом

В компании решали эти задачи постепенно, начав еще в 2005 году с внедрения модуля Oracle Human Resources для кадрового учета ERP-системы Oracle E-Bussines Suite. В каждом регионе присутствует кадровая служба, которая ведет свою часть в единой базе данных. В течение нескольких лет силами специалистов МТС шло развитие системы кадрового учета.

В мае 2009 года начался новый этап — внедрение модулей Oracle Time and Labor для учета рабочего времени и Oracle Payroll для расчета заработной платы. Основная задача состояла в том, чтобы завершить автоматизацию управления персоналом, включив все необходимые бизнес-процессы для полного цикла управления. Кроме того, необходимо было минимизировать любые ручные операции и оптимизировать все процессы кадрового делопроизводства и расчета заработной платы. Унификация и оптимизация бизнес-процесса расчетов с физическими лицами в масштабах компании стали одной из основных целей проекта. К тому времени уже была создана единая база данных для управления персоналом на базе HR OEBS, локальные базы данных для расчета заработной платы на базе «1С» во всех восьми макрорегионах, объединяющих подразделения в близлежащих регионах. В каждом регионе существовали свои бухгалтерские подразделения (в среднем до пяти человек), которые самостоятельно производили расчет зарплаты и подготовку налоговой отчетности, все кадровые данные для расчета зарплаты персоналу передавались через внешние интерфейсные таблицы. Такая структура создавала немало проблем с налоговой отчетностью. Формирование локальных баз данных на уровне макрорегионов стало подготовительным этапом к слиянию всех данных по персоналу в единую базу, чтобы облегчить дальнейшую автоматизацию. «Были выверены все виды оплат, удержаний, отчислений, что привело к меньшему объему конвертации в ходе проекта», — рассказывает Мария Иванова, архитектор компании «Ситроникс Информационные Технологии» (Россия), внедрявшей систему.

На первом этапе проекта (июль 2010 года) создаваемая единая система управления персоналом охватила все структурные подразделения МТС в Москве, а с января 2011 года была развернута во всех региональных подразделениях МТС. Совместной проектной командой была проведена тестовая эксплуатация системы, отлажены все бизнес-процессы ведения табельного учета и расчета заработной платы, реализована интеграция с другими финансовыми модулями системы Oracle E-Bussines Suite («Кредиторы», «Главная Книга»). Кроме того, проектная команда компании «Ситроникс ИТ» при непосредственном участии специалистов блока ИТ МТС произвела конвертацию значительного объема исторических данных из существовавших в МТС систем для интеграции с новыми функциональными модулями. «Унифицировать большой массив таблиц по видам оплат и удержаний, привести к единому виду алгоритмы расчета за столь короткий срок — это немалое достижение», — поясняет результаты проекта Иванова.

Бизнес-процессы кадрового документооборота, планирования и учета рабочего времени, расчета заработной платы спроектировали специалисты МТС. «Эксперты МТС самостоятельно разработали дизайн бизнес-процессов внедряемых модулей, что позволило оптимизировать систему под бизнес компании, — говорит Ледин. — Основным преимуществом такого комплексного внедрения является возможность централизовать функцию расчетов, унифицировать процессы кадрового и табельного учета. Система позволяет обеспечить работу многих тысяч пользователей на всей территории РФ. Такое сочетание возможностей, на наш взгляд, является уникальным». Возможность централизации была очень важна в связи с созданием в компании единого центра обслуживания, осуществляющего все финансовые расчеты.

В настоящее время процессы устроены таким образом, что за данные, введенные в систему, отвечает один человек — непосредственный «держатель процесса». «Это позволило избавиться от точек повторного ввода данных, передачи бумажных документов. Система производит расчет заработной платы всех сотрудников МТС, причем используется труд не более 15 бухгалтеров», — рассказывает Ледин.

После запуска системы в эксплуатацию в марте 2011 года была организована техническая поддержка пользователей первой линии (запросы пользователей по работе системы) и второй линии (реализация в системе изменений в законодательстве РФ). В компании МТС используется система управления запросами ITGC, и группа технической поддержки с помощью системы оперативно отрабатывает запросы пользователей. Система позволяет провести анализ запросов пользователей и собрать статистику для управления процессом технической поддержки.

Эффект

В результате внедрения комплекса решений Oracle удалось снизить количество ручных операций, сократить вероятность ошибок бухгалтерии и времени на их устранения, минимизировать риск сбоев системы. Налажена автоматическая сдача отчетности для персонифицированного учета, налоговой отчетности для всех макрорегионов МТС. Кроме того, реализованы ежемесячный расчет резервов по всем видам премий для всей компании и на базе автоматического расчета остатков отпускных дней ежемесячный расчет резервов по отпускам. Автоматизирована передача данных по доходам для учета в налогообложении. «Финансисты получили более прозрачную систему и, оперируя данными по всей стране, могут своевременно принимать правильные управленческие решения», — поясняет результаты проекта Иванова.

По мнению представителей МТС, им удалось достичь максимально полного использования функциональных и интеграционных возможностей Oracle E-Bussines Suite и повысить отдачу от инвестиций в данную систему. Проект в целом оценивается как успешный. «Никакая другая система не смогла бы реализовать специфические требования бизнеса при огромных объемах хранимой информации и большом количестве пользователей», — считает Ледин. В дальнейших планах МТС — переход на новую версию OEBS R12.