Организации юридически значимого электронного документооборота, который особенно важен для органов управления разного уровня, обычно предшествует унификация процессов, документов и справочников, сопровождающаяся внедрением системы управления документами.

Автоматизацию процессов администрация города Ставрополя начала еще в 1996 году с создания собственной системы делопроизводства, обеспечивавшей регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, хранение текстов нормативно-правовых актов. При этом документооборот оставался бумажным, в систему не были заложены требуемые в настоящее время возможности — в частности, работа с электронными документами, использование электронной цифровой подписи, необходимой при оказании государственных и муниципальных услуг в электронном виде.

Документ для всех

При бумажном документообороте было практически невозможно отследить, кто над какими документами работает в конкретный момент времени, каковы история и статус выполнения. «Необходимо было повысить контроль за стадиями прохождения документов, снизить число задержек в исполнении и потерь», — поясняет ситуацию Андрей Зайцев, первый заместитель главы администрации Ставрополя.

В рамках реализации комплексной программы информатизации органов местного самоуправления города с целью формирования единого информационного пространства было принято решение о создании единой системы электронного документооборота и делопроизводства. Конкурс на право выполнения работ по созданию решения на базе систем «Дело» и «Архивное дело», разработанных компанией «ЭОС», выиграла компания «Бизнес ИТ». Проект начался в ноябре 2008 года и длился около четырех месяцев, за которые администрация города получила более 90 рабочих мест в системе «Дело» и 9 рабочих мест в системе «Архивное дело».

Внедрение, результаты, проблемы

Для реализации необходимой функциональности потребовалось создать целостную информационную инфраструктуру, охватывающую все органы местного самоуправления Ставрополя, включая территориально обособленные, и организовать взаимодействие между ними.

В результате система обеспечила автоматизированный контроль за своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа, оперативный доступ (в режиме реального времени) работников к соответствующим документам, заданиям и информации об их рассмотрении и исполнении, а также сокращение непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации, что существенно повысило эффективность работы.

Важным итогом проекта стала унификация индивидуальной и коллективной работы с документами и управленческой документацией, при этом сократилось количество форм и видов единообразных документов. Оптимизированы потоки информации в бумажном и электронном виде, сократились сроки создания нормативных актов и организационно-распорядительных документов.

Достигнут еще один важный результат: сокращены сроки рассмотрения служебной корреспонденции, писем, жалоб и обращений граждан и юридических лиц, повысились качество и полнота решения вопросов, ответственность за их исполнение.

Как и любая инновация, внедрение системы не обошлось без проблем. Система, созданная своими силами, работавшая на тот момент со справочниками, имела иную идеологию их построения. Поэтому возникало много разногласий при формировании справочников-классификаторов, в которых накапливается информация по входящей и исходящей корреспонденции от субъектов разных уровней. Всю информацию нужно было систематизировать — без этого невозможно составлять отчеты. «Для переноса справочников и документов из одной системы в другую был разработан конвертер, что позволило сохранить десятки тысяч документов, информацию о которых терять было нельзя. Перенос был выполнен в достаточно сжатые сроки», — рассказывает Николай Полонский, руководитель отдела создания и сопровождения прикладных информационных систем комитета информационных технологий администрации города Ставрополя.

Серьезной проблемой было сопротивление персонала. В некоторых случаях оно объяснялось просто недостаточным уровнем ИКТ-компетентности, хотя сегодня уровень компьютерной грамотности существенно вырос по сравнению с ситуацией десятилетней давности. «Внедрению чего-то нового всегда препятствуют косность и привычка к старому. Но когда все освоили работу в новой системе, возникли запросы на разработку новых отчетов, изменение представления информации для того или иного исполнителя», — рассказывает Наталья Ильина, руководитель комитета информационных технологий администрации города Ставрополя.

Новый виток

Созданная система электронного документооборота и делопроизводства активно используется и охватывает все структурные подразделения администрации Ставрополя. Проект позволил обеспечить полноценную работу пользователей в системе, управление деловыми процессами, поддержку жизненных циклов и версий документов, динамическое управление правами доступа. Сегодня вся входящая корреспонденция переводится в электронный вид и передается для дальнейшей обработки. Внутренний документооборот уже на 65% безбумажный.

В 2010 году возникла потребность критически оценить существующее взаимодействие и пересмотреть некоторые ранее установленные правила. Было проведено обследование уровня использования системы «Дело» во всех структурных подразделениях администрации города. По его итогам приняты решения о перераспределении рабочих мест, закупке дополнительных клиентских лицензий и об объединении в дальнейшем всех локальных серверных частей в одну, размещенную в центре обработки данных.

В настоящее время автоматизировано 290 рабочих мест, из них 127 — в аппарате администрации и 163 — в структурных подразделениях. Во всех подведомственных подразделениях налажена связь с аппаратом администрации города по электронной почте с регистрацией входящих документов.

В настоящее время ведутся работы по развитию системы электронного документооборота и делопроизводства. Планируется расширить систему, закупив дополнительные рабочие места, внедрить электронно-цифровую подпись.