«Сложно было объяснить пользователю целесообразность внедрения системы, поскольку в начале ее использования объем работы только увеличивался: документы между отделами и руководством нужно было передавать не только в бумажном виде, но и в электронном», Николай Белов, начальник информационно-технического отдела компании «Газпром зарубежнефтегаз»

Отказ от использования бумажного документооборота в процессе управления предприятием — лишь одна из целей автоматизации. Система электронного документооборота — это в первую очередь учетная система, позволяющая навести порядок в делах. Именно так считают в компании «Газпром зарубежнефтегаз», дочернем предприятии Газпрома, ведущем деятельность за пределами России. Сегодня компания представляет интересы Газпрома в ряде крупнейших проектов по разведке и освоению углеводородных месторождений, строительству объектов нефтегазовой промышленности за рубежом, в первую очередь в странах Среднего и Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии, Африки, Латинской Америки, а также в странах СНГ. Через «Газпром зарубежнефтегаз» реализуется стратегическая цель головного предприятия: стать глобальной энергетической компанией мирового уровня.

Компания проводит полный цикл работ: от идеи — поиска перспективных мест с точки зрения добычи газа или нефти — до промышленной разработки. Сначала специалисты оценивают интересные в плане разведки регионы, формулируют обоснование перспективности геологоразведки и представляют его руководству. После отбора проектов начинается процесс согласования и получения лицензии на геологическую разведку за рубежом. Для управления каждым конкретным проектом создается специальное, как правило совместное, предприятие непосредственно в регионе реализации проекта, заключаются договоры с подрядчиками для проведения изыскательских, разведывательных, геологических, сейсмических работ, включая 2D- и 3D-сейсморазведку, поисковое и разведочное бурение и пр. Если в результате проведенных поисково-разведочных работ открыто новое месторождение, то проект переходит в стадию разработки. «Газпром зарубежнефтегаз» возводит всю необходимую инфраструктуру по подготовке и транспортировке углеводородов, для жизнеобеспечения персонала и т. д. Таким образом, сегодня компания представляет собой сложную взаимосвязанную структуру, а эффективность управления ею напрямую связана с организацией документооборота.

«Документооборот охватывает всю деятельность компании. Это инструмент для организации делопроизводства компании, в которое так или иначе включены производственные вопросы. Более половины переписки, проходящей сегодня через канцелярию, относится именно к производственным вопросам», — рассказывает Николай Белов, начальник информационно-технического отдела «Газпром зарубежнефтегаз».

В 2005 году по инициативе руководства было принято решение автоматизировать документооборот. При этом ставилась цель не «поскорее избавиться от бумаг», а навести порядок в огромном потоке входящих и исходящих документов, в том объеме бумаг, который всегда присутствует в канцелярии. Кроме того, требовалось навести порядок в учете документации, чтобы всегда можно было понять, где, у кого и на каком этапе отработки находится тот или иной документ.

Когда проект был инициирован, рынок систем ЭДО был уже достаточно развит. «Мы разделили все системы на три группы: для крупных корпораций и холдингов, для малого бизнеса и для средних компаний, которые в итоге и рассматривались. Основной фактор, влиявший на выбор, — использование в качестве платформы известного продукта, хорошо зарекомендовавшего себя и имеющего перспективы развития. Поэтому остановились на продукте CompanyMedia компании «ИнтерТраст», который основан на платформе Lotus Notes/Domino от компании IBM», — поясняет выбор Белов.

Основная задача, стоявшая перед командой внедрения, — перестройка стиля работы сотрудников предприятия, которые привыкли действовать по старинке. Отчасти сложности внедрения были обусловлены тем, что сотрудникам пришлось привыкать к новому интерфейсу выбранной системы на платформе Lotus Notes, поскольку он существенно отличается от привычного рядовому пользователю интерфейса программных продуктов Microsoft. «Кроме того, сложно было объяснить пользователю целесообразность внедрения системы, учитывая, что в начале ее использования объем работы только увеличивался: документы между отделами и руководством нужно было передавать не только в бумажном виде, но и в электронном», — рассказывает Белов. Поэтому первый год стал непростым как для сотрудников канцелярии, так и для ИТ-отдела. Нужно было производить тонкую настройку системы, связанную с организационной структурой компании, в процессе внедрения приходилось корректировать многие базы, создавать инструкции для пользователей, проводить их обучение и т. д. Была создана инструкция по делопроизводству, в которой кроме описания всех процессов делопроизводства в компании, указывалось, как эти процессы работают в системе электронного документооборота.

Сейчас системой охвачены все подразделения и в первую очередь производственные. Поскольку основная деятельность — геологоразведка, то большая часть документов проходит через производственные департаменты. Компания является на 100% дочерней компанией Газпрома и руководящим вниманием не обделена — указаний поступает немало. Задача системы — зарегистрировать документ, довести его до руководства, получить указание о назначении документа и доставить до исполнителей. После выполнения назначений исполнитель создает карточку об исполнении и прикрепляет результаты работ.

«Для нас было очень важно, что в системе есть возможность получения отчета об исполнении поручений руководства по документам. Сегодня система уже привычно используется в основных процессах делопроизводства», — говорит Белов.

Новый виток

До недавнего времени не все возможности системы использовались. В 2010 году компания вновь обратила внимание на данную систему, и по решению руководства планируется ее развивать в разных направлениях.

Во-первых, предполагается распространить систему на представительства компании в Таджикистане, Узбекистане и Киргизии, а также привлечь к общей идее автоматизации документооборота совместные предприятия, расположенные во Вьетнаме, Индии и других странах. «Главное, что мы хотим получить от этого масштабирования системы, — возможность осуществлять безбумажную переписку со своими представительствами и с другими совместными предприятиями», — говорит Белов. Еще одна очень важная возможность, которая позволит во многом отказаться от бумаг, — использование в ближайшем будущем электронной цифровой подписи.

Другое направление, уже практически реализованное, — развитие системы для руководства высшего звена, которое позволит руководителю, где бы он ни был, участвовать в процессе принятия решений по различным вопросам. Это дополнение к системе позволяет отправлять на подпись, подписывать, комментировать, вносить пометки, в том числе в голосовом режиме, в предварительно подготовленные документы. Помощник руководителя, находящийся в пределах офиса, вносит все изменения документов в систему. Данное дополнение вместе с обновленной версией исходной системы уже прошло тестовые испытания.

Имеющаяся у юридического подразделения потребность в автоматизации договорной работы повлечет в ближайшем будущем развитие системы. И в первую очередь будет использоваться ее учетная функция: получение отчетов по активным и архивным договорам, а также по проектам договоров, находящихся в стадии согласования. Еще одна важная, по мнению Белова, возможность — автоматизация процесса согласования и прохождения договора с поддержкой версий документов для всех заинтересованных исполнителей и подразделений. Подсистема будет охватывать все подразделения, связанные с тем или иным договором. «Сегодня мы стремимся максимально сократить количество бумаг. В идеале любой входящий документ должен в первую очередь пройти через канцелярию, где для него создают электронную карточку в системе и делают его электронную копию, после чего на документ ставят штамп, подшивают в дело, и далее он движется к исполнителям только в электронном виде. Аналогично будет организована и договорная работа», — рассказывает Белов.

Планируется интеграция системы в единое информационное пространство компании. Платформа, на которой строится система, имеет очень хорошие возможности по интеграции с электронной почтой. Сегодня каждому исполнителю через почтовую систему отправляется сообщение о назначенном ему документе. Недавно был создан интранет-портал, где описываются общие вопросы. Поскольку в системе отражена структура организации, с реквизитами сотрудников, интеграция с порталом позволила бы избежать дублирования информации, обеспечила бы возможность корректировать ее только в одном месте. Существуют и справочные системы, например корпоративный телефонный справочник. «Планируется создать базу нормативно-справочной документации общего пользования. И один из способов обеспечить доступ к ней — интеграция с порталом. Увязка всего в одно целое на базе Lotus Notes/Domino дала бы существенный эффект, и серверная технология позволяет легко настраивать синхронизацию с системами и с мобильными пользователями», — считает Белов.