Проверка решения на студенческой скамье

По своим потребностям в сборе и консолидации данных вузы мало чем отличаются от любой крупной организации. Вузу нужна система, которая сможет интегрировать все источники данных для анализа.

Безусловно, любое высшее учебное заведение существенно отличается от коммерческой структуры. Вуз — консервативная организация, решения здесь принимаются, как правило, медленнее, чем в бизнес-среде. «Тем не менее, как и любому другому предприятию, нам нужно принимать управленческие решения», — отмечает Александр Речинский, проректор по информационным технологиям в образовании Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

«Вуз — крупная структура, которая занимается самыми разными видами деятельности: образовательной, научной, исследовательской, — продолжает Речинский. — Чтобы такой структурой эффективно управлять, необходима актуальная и структурированная информация. Например, отчетные формы для вышестоящих организаций мы должны заполнять постоянно, причем их запросы постоянно меняются. Нам требовалась система, которая могла бы интегрировать все источники данных для анализа».

К моменту, когда в СПбГПУ встал вопрос о внедрении системы для анализа данных, здесь уже работало порядка 17 информационных систем. Часть из них обеспечивает стандартную функциональность (учет кадров, бухгалтерия и т. д.), другая часть — специфические для вуза задачи: управление учебным процессом, учет студентов и аспирантов, прием абитуриентов, контроль научно-исследовательских работ и т. д. Сбор и обработка информации из такого обилия источников — дело сложное и хлопотное.

По мнению Речинского, разнородная структура информационных систем — довольно типичная картина, характерная для большинства российских вузов. «Да и не только в вузах можно встретить такой “зоопарк” разрозненных автоматизированных систем. Результатом может стать нарушение целостности данных. В зависимости от того, к какой системе вы организуете запрос, можно получить совершенно разные результаты. До определенного момента руководство вуза это, может быть, и устраивает, но, когда требуются точные данные, чтобы на их основе принимать серьезные управленческие решения, качество информации должно быть совершенно иным».

Перед выбором

При выборе решения перед BI-системой ставились две задачи. Во-первых, она должна делать аналитические запросы к разным источникам данных так, чтобы не пришлось изменять учетные системы и чтобы выполнение запросов не влияло на работу пользователей. Неудобства, которые почти неизбежно возникают при изменении программного обеспечения, не вызывают бурного одобрения пользователей. Для успешного внедрения предстояло убедить коллектив университета в том, что аналитическая система — это простой и удобный инструмент. Во-вторых, аналитическая система должна была выявить пробелы в данных.

«Когда хочется сделать что-то новое, не обязательна революция, можно двигаться плавно. После успешного первого шага проще идти к намеченной цели, — убежден Речинский. — Мы решили для начала выделить некий понятный сегмент данных, оценить на его примере, где у нас возникают проблемы, и наладить методику работы с аналитической системой».

По его мнению, и заказные, и «коробочные» системы едва ли устроят вуз: «Компании, которые занимаются автоматизацией на заказ, как правило, обещают поставить решение, в котором нуждается заказчик, и готовы при этом обосновать практически любой “заоблачный” бюджет. Иными словами, заказчика ждут серьезные затраты и неясные перспективы. С другой стороны, в дешевых “коробочных” продуктах кроется не меньше лукавства. Я против “голого” (как есть) “коробочного” решения без серьезной поддержки со стороны разработчика. Дело в том, что аналитическая работа, которой занимается вуз, весьма специфична, и эту специфику в таких решениях никто, конечно, не учитывает. Я за промежуточный вариант — апробированное решение. Внедрить его на начальном этапе должна помогать группа профессионалов». В конце концов специалисты СПбГПУ выбрали Pentaho BI Suite — известную в мире платформу с открытым кодом для создания систем бизнес-анализа. Эту платформу предложили специалисты компании РАМЭК.

Шаг за шагом

Проект стартовал около года назад. В качестве тестового полигона были выбраны предметные области — управление персоналом и подготовка кадров высшей квалификации (аспирантура и докторантура). ИТ-служба вуза и специалисты РАМЭК разработали структуру аналитического хранилища данных, витрины данных для выбранных предметных областей, создали инструменты визуализации аналитической информации.

Убедиться в том, что техническая платформа была выбрана верно, специалисты ИТ-службы смогли, когда начали использовать аналитическую платформу как новый инструмент разработки отчетов. В правильности выбора платформы предстояло также убедить ключевых пользователей — тех, кто в вузе является заказчиком аналитической информации.

Сложность состояла в том, что у сотрудников вуза разные потребности в аналитике. Первая группа — это руководители вуза, люди, которым надо принимать стратегические решения и планировать деятельность университета на несколько лет вперед. Для них важны исторические данные и динамика показателей, при этом картина по вузу и подразделениям должна быть достаточно обобщенной. Ко второй группе относятся руководители среднего звена — деканы факультетов, заведующие кафедрами и пр. Их в первую очередь интересует, что происходит в их структурных подразделениях, причем требуется достаточно высокая детализация данных, иногда вплоть до конкретного сотрудника или обучающегося. Поскольку эти две группы решают разные задачи, то и используемые аналитические инструменты должны различаться.

«Мы получили в свои руки решение, которое до нас использовали многие организации во всем мире и которое было адаптировано для нас. В целом я против того, чтобы сначала внешние структуры что-то внедряли в вузе, а потом мы оказывались в зависимости от них. Кроме того, для технического вуза внедрение новой информационной системы — это хорошая возможность привлечь молодые кадры к практической работе с новыми технологиями. И наша цель — сформировать группу специалистов, способных это решение поддерживать, — поясняет Речинский. — При реализации пилотного проекта мы очень нуждались в поддержке специалистов из РАМЭК, так как у них есть практика создания аналитических приложений и накоплено больше опыта ведения проектов. Мы пока не можем самостоятельно и без внешней поддержки развивать это решение, однако его сопровождение уже передано ИТ-службе. Сейчас при поддержке РАМЭК происходит подключение в систему новых предметных областей и источников данных».

Первые результаты

Косвенную отдачу от аналитической системы удалось получить довольно быстро. В первые дни активной эксплуатации обнаружились некоторые нестыковки и «замусоренность» данных, но удалось их откорректировать и устранить нарушения целостности. У специалистов университетской ИТ-службы появился инструмент быстрой подготовки нестандартных отчетов для пользователей, а у пользователей появилось средство доступа к общим данным. Если раньше каждое подразделение вуза имело в своем распоряжении только данные по своему подразделению, то теперь аналитическая система дает более широкое представление о состоянии дел.

В планах руководства — в ближайшее время приступить к созданию единой информационной системы вуза, которая объединит разрозненные системы посредством единого хранилища данных и единого интерфейса ввода.

«Основные процессы в университете были так или иначе автоматизированы, но налицо “зоопарк” решений и систем: разные технологии, разные платформы и интерфейсы. Наша задача сейчас — создать систему, в которой смогут работать все подразделения вуза. Мы планируем апробировать решение на паре факультетов и в случае успеха начнем тиражировать», — делится планами Речинский.