Индустрия здорового сна

Рынок, на котором работает компания «Аскона», специализирующаяся на производстве матрасов, кроватей и аксессуаров для сна, развивается стабильно, конкуренция, правда, на нем велика. Чтобы успешно развиваться, предприятию потребовались дополнительные инструменты управления. В частности, необходимо было повысить скорость обработки информации, добиться большей точности, детализации и верификации данных, чтобы обеспечить более оперативное принятие управленческих решений.

«Прежде всего требовалось повысить доходность предприятия путем точного учета затрат, — вспоминает Наталья Фадеева, руководитель проекта внедрения ERP-системы. — Импульсом к внедрению послужил кризис, заставивший очень внимательно анализировать все расходы».

Решение о развертывании информационной системы принимали три собственника компании. «Они хотели иметь более точную и детальную информацию о расходах, — отмечает Денис Андреев, руководитель проекта по автоматизации производства. — Акционеров интересовали в первую очередь объемы потерь, излишков и недостач, а также их причины».

Критерии выбора

В компании ранее использовались три системы учета, в том числе бухгалтерская на базе «Галактики». Когда начали выбирать новую систему, выяснилось, что западные решения очень жесткие в плане адаптации к бизнес-процессам. Между тем «Аскона» достигла очень высоких показателей в бизнесе благодаря собственным уникальным бизнес-процессам, и руководство компании посчитало правильным их сохранить. В конечном итоге выбор был сделан в пользу системы «Галактика». В качестве поставщика услуг была выбрана компания «Тюмбит АСУ».

Масштаб внедрения был весьма значительным. Команду проекта возглавили три руководителя. Наталья Фадеева контролировала финансовый и бухгалтерский блоки проекта и весь проект в целом. Сергей Бубнов, руководитель проектов совершенствования логистики и продаж компании, вел блок торговли — продажи, выходная логистика, сервис. Денис Андреев был назначен руководителем блока производства, в его компетенцию входила автоматизация всей производственной цепочки, от поступления заказов до сдачи готовой продукции на производственные склады. Также в команду входили специалист «Тюмбит АСУ» (представитель разработчика системы — корпорации «Галактика»), один из собственников компании и ее коммерческий директор.

Ход проекта

В первую очередь специалисты «Тюмбит АСУ» провели аудит бизнес-процессов компании. Затем участники проекта, отвечавшие за отдельные его направления, изучив опыт коллег из других компаний схожего профиля, сформулировали требования к информационной системе по своим контурам. Их согласовали с требованиями, которые предъявляли к результатам внедрения системы собственники предприятия. И лишь после этого компания приступила к внедрению и тестовым испытаниям новой системы. К настоящему времени уже завершена ее опытно-промышленная эксплуатация.

«Внедрение шло параллельно во всех контурах: производственном, торговом и финансовом. Все процессы автоматизировались параллельно, однако в случаях, когда один процесс переходил в другой, соблюдалась их последовательность», — отмечает Андреев.

«Cложность проекта заключалась в необходимости реализовать все эти масштабные работы в сжатые сроки», — вспоминает Фадеева. «Наиболее проблемной частью работы для меня стала автоматизация планирования производства и материально-технического обеспечения», — добавляет Андреев. «Для меня трудности заключались в том, что нужно было ввести в эксплуатацию систему с огромным (около сотни) числом настроек и доработок», — считает Бубнов.

Автоматизация логистики и продаж

Средствами ERP-системы автоматизированы основные процессы логистики и продаж: розничные продажи; оптовые продажи; формирование портфеля продаж собственной и сторонней продукции; приемка и комплектация готовой продукции на центральном складе; резервирование продукции для клиентов; отгрузка продукции по клиентам и региональным складам; приемка, хранение, подбор и отгрузка продукции на региональных складах и в розничных магазинах.

По словам Бубнова, в результате автоматизации логистики средствами «Галактики» появилась возможность оперативно отслеживать текущее состояние заказов клиента: «Если обращается клиент, я тут же могу ответить, когда его заказ поставлен в график, или, если продукция уже выпущена, на каком складе она находится».

Розница стала работать в едином информационном пространстве. Раньше в фирменных магазинах применялись разные системы, бизнес-процессы не были стандартизированы, магазины работали с разными бланками одних и тех же документов. Теперь все они работают в единой системе на основе «Галактики». Достаточно просто ввести данные в определенные поля в системе, и весь пакет документации формируется автоматически, сразу резервируется товар.

ERP-система позволила существенно повысить оборачиваемость складов. Если клиент обращается с заказом и нужный товар есть в наличии, происходит его резервирование для клиента. Таким образом, реализована трехуровневая система резервирования: магазин — региональный склад — центральный склад. «Благодаря грамотно проведенному логистическому аудиту и внедрению рекомендаций, оборачиваемость отдельных складов достигла 300% (то есть за месяц склад полностью обновляется три раза), — отмечает Бубнов. — Минимальный объем запасов обеспечивает максимальную отдачу от вложенных денег».

Производство

«Благодаря внедрению новой ERP-системы появилась возможность ускорить проектирование и создание продукции, оперативно формировать спецификацию на изделие», — отмечает Андреев. В результате автоматизации проектирование целой коллекции матрасов теперь занимает не несколько недель, как раньше, а два дня.

Появился оперативный производственный учет. Раньше информация об отклонениях в учете появлялась лишь после составления бухгалтерской отчетности, в результате корректирующие действия запаздывали. Теперь контроль за материалами осуществляется в оперативном режиме — день в день. Недостачи и излишки видны сразу, решения по их устранению принимаются оперативно.

Благодаря внедрению появились новые возможности управления компанией: оперативный контроль за выполнением плана выпуска готовой продукции; сокращение времени и объема работ при планировании заказа; минимизация ошибок планирования графика передачи заказа от клиентов в производство; автоматическое планирование производства полуфабрикатов и контроля за их расходованием и др.

Введенная система «матричного» планирования поставок сырья и материалов позволяет не допускать затоваривания складов, и, соответственно, не связывать излишних оборотных средств в запасах.

Введена система учета производственного брака с возможностью своевременно проводить списания, выделять внутрипроизводственные потери, анализировать причины появления бракованной продукции и предпринимать оперативные действия по исключению брака. Также введена система формирования накладных на выдачу товара, что снизило долю ручного труда и повысило точность составления документации.

Автоматизирован процесс создания новых изделий, что позволило быстро создавать альтернативные варианты, рассчитывать их плановую себестоимость, выбирать оптимальный вариант для рынка.

Финансы

База нормативно-справочной информации (НСИ) на предприятии уже имелась. В процессе автоматизации в ней были выявлены многие несоответствия. Была проведена корректировка НСИ. «Сейчас все справочники выверены, сведены и находятся в единой системе, — отмечает Фадеева. — Выстроена строгая их иерархия». Также проведена корректировка всех техпроцессов, в том числе подготовки маршрутных карт на продукцию, благодаря чему стал возможным тщательный анализ себестоимости изделий.

Общие итоги

Новая ERP-система развернута во всех ключевых подразделениях: на производстве, в складской логистике и сбыте, в бухгалтерии и финансовом контуре. Охвачены практически все розничные точки, которые распределены по территории всей России.

«Мы принимали активное участие в проекте: делали свои доработки системы, активно сотрудничали с нашими партнерами из “Тюмбит АСУ” и корпорации “Галактика”, сейчас занимаемся сопровождением системы, — отмечает Екатерина Удальцова, руководитель отдела сопровождения ERP-системы. — Также мы работаем с пользователями (в том числе в розничных точках): консультируем их, составляем для них инструкции».

«На удаленных складах поддерживается определенный запас матрасов различных типов модельного ряда, — отмечает Андреев. — На основе матрицы сырья и материалов отслеживаются складские остатки, движение материалов, плановый приход, плановый расход, фактический расход, производится их сравнение. Все это позволяет производственной и складской цепочке работать ритмично, своевременно поставляя продукцию клиентам. Система тиражируема, и если бы мы приобрели еще одно подобное предприятие, то просто перенесли бы наши настройки на него».

Успех проекта в первую очередь зависит от компетенции персонала, считают в компании. Необходимо иметь компетентных специалистов с обеих сторон — и от заказчика и от исполнителя проекта. «Не стоит надеяться на то, что придут суперконсультанты и сделают все хорошо и красиво, — поясняет Фадеева. — Нужно создать у себя на предприятии очень сильную команду, обязательно с участием собственника. Одним словом, прежде чем начинать проект, нужно провести большую предварительную работу».

Ближайшие планы

«Блок гарантийного и претензионного обслуживания сейчас находится в стадии проектирования, по нему уже сформулированы технические требования, — рассказывает Бубнов. — Планируется автоматизировать регистрацию, анализ и принятие решений по претензиям, получать информацию об уровне удовлетворенности клиентов и причинах возникновения претензий». «Мы планируем использовать в системе видеоролики и чертежи», — отмечает Андреев.

По словам Бубнова, компания собирается активно развивать систему франчайзинга. «Опыт, наработанный нами, может быть использован при создании ИТ-решения для компаний-франчайзи, — уверен он. — Мы сможем продавать нашим партнерам — розничным продавцам — не только методологию и правила ведения бизнеса и обучения персонала, но и “кусочек” нашей информационной системы, благодаря чему мы сможем работать с нашими партнерами-франчайзи в едином информационном поле».

На ближайшее время намечен старт проекта по автоматизации подготовки управленческой отчетности на базе OLAP-средств. Система позволит руководству получать оперативно-управленческую отчетность каждый день. «В перспективе руководство сможет использовать оперативную информацию в режиме реального времени, а также за любой промежуток времени и в любом аналитическом разрезе», — поясняет Бубнов.