В ходе аудитов предприятий повышенное внимание уделяется рискам в области налогового учета. На многих предприятиях процесс налогового учета автоматизирован в информационных системах класса ERP и, соответственно, результатом ошибок, допущенных в процессе и
За последние пять лет количество внедрений ERP-систем по всем значимым отраслям промышленности и финансового сектора возросло как минимум на два порядка. Использование Oracle E-Business Suite или SAP Business Suite, Microsoft Dynamics AX, JD Edwards и т.д. стало не только объективным требованием времени, но и своего рода «правилом хорошего тона» для любой уважающей себя корпорации. Это неудивительно — без ERP-системы в наше время немыслима подготовка отчетности по международным стандартам (МСФО, ОПБУ США), неубедительно утверждение о наличии в компании оперативной и качественной управленческой отчетности, позволяющей принимать обоснованные и своевременные управленческие решения. А значит, невозможны выход на международные рынки капитала, привлечение стратегического инвестора и получение заемных средств в ведущих банках.
Оценка качества внедрений — достаточно сложная задача. Не замахиваясь на ее решение, ограничимся утверждением, что далеко не везде заказчики полностью использовали потенциал ERP-систем. Если же выбирать самую невостребованную область их функциональности, то первое место по праву займет автоматизация налогового учета. В ряде случаев решение этой задачи вообще остается за рамками проекта. Чаще, впрочем, встречается ситуация, в которой автоматизация осуществлена субоптимально как на уровне проектных решений, так и на уровне реализации. В этом случае качество налогового учета и составленной на его основе налоговой отчетности не просто неудовлетворительно, но и порой дискредитирует в глазах пользователей саму идею автоматизации налогового учета в ERP-системах. Финансовая и налоговая службы, руководители которых могут нести административную и даже уголовную ответственность за неуплату налогов, крайне заинтересованы в его качестве.
Наш опыт, полученный как в рамках проверок, так и при методологическом сопровождении проектов внедрения ERP-систем, позволяет утверждать, что основная причина неудачной автоматизации налогового учета — элементарная недооценка сложности задачи и недостаточное внимание к той части системной методологии, которая связана с налоговым учетом.
Полномасштабная качественная реализация налогового учета в наиболее «продвинутых» ERP-системах — непростая, но вполне осуществимая задача, и ее успешное решение позволяет отказаться от параллельного учета даже при использовании специализированного подхода. Но прежде всего необходимо проанализировать наиболее типичные — чужие — ошибки и разобраться с их причинами.
Семь нянек налогового учета
Некоторые заказчики обладают весьма общими представлениями о возможностях и средствах внедряемой ERP-системы, а также принципах реализации аспектов налогового учета, связанных с использованием этих средств. Системные интеграторы, наоборот, зачастую имеют лишь общее представление о налоговом законодательстве, в силу того что они либо в принципе не оказывают консультационных услуг в области налогового учета, либо не имеют достаточного опыта в этой сфере деятельности.
В результате компаниями-интеграторами при внедрении учетной методологии в первую очередь рассматривается сложность ее реализации в ERP-системе, а не ее корректность с точки зрения налогового законодательства. Системным интеграторам требуется четкая постановка задачи для выполнения функций по разработке архитектуры ERP-систем в части, связанной с методологией налогового учета. Как правило, консультанты рассчитывают на серьезную методологическую поддержку со стороны специалистов заказчика.
Однако на практике, даже при наличии у заказчика сильного департамента налогового учета, нельзя рассчитывать на корректное построение системной методологии, а тем более на ее реализацию в ERP-системе в полном соответствии с принятыми на предприятии методологическими решениями. Дело в том, что предприятие не может сформулировать необходимые требования к ERP-системе, и происходит это по двум основным причинам. Во–первых, оно не может себе позволить отвлекать своих высококвалифицированных специалистов от основных обязанностей на достаточно длительное время. Во-вторых, методологическое сопровождение подобных проектов требует не только знания налогового законодательства, но и опыта реализации в ERP-системах. В результате компания, ставя задачу интегратору, не обеспечивает необходимую степень детализации.
Ошибки пилотажа
В основу реализации учетной методологии в ERP-системе, как правило, закладывается ряд допущений, адекватных для той части компании, в которой осуществляется «пилотный» запуск системы.
Изменение системной методологии после развертывания ERP-системы на всем предприятии, как правило, приводит к значительному удорожанию проекта, особенно если добавленные положения требуют изменения концепции налогового учета. Для решения этой проблемы необходимо применять системный подход, заранее прорабатывая возможность реализации всех аспектов налогового учета в системе. Таким образом, учет операций, отсутствующих в работе пилотного подразделения, по меньшей мере не должен требовать изменения концепции налогового учета. Кроме того, всегда следует учитывать возможность появления у предприятия новых бизнес-операций, не учтенных на стадии создания методологии.
Перестроение на марше
Еще одной проблемой при реализации налогового учета в ERP-системах является изменение законодательства после старта проекта. Проекты внедрения, как правило, очень продолжительны, а российское законодательство меняется так часто, что Налоговый кодекс уже давно даже не пытаются издавать в твердом переплете. К концу проекта, а то и раньше, элементы методологии, заложенные в ERP-системах, могут потерять актуальность. Чтобы этого избежать, необходимо своевременно отслеживать предстоящие изменения на стадии законопроектов и продумывать возможности адаптации настроек системы.
Не менее важно обеспечить мониторинг законодательства и после запуска системы в промышленную эксплуатацию, а также заложить возможность корректировать настройки на этапе планирования архитектуры системы и разработки концепции налогового учета.
Не ошибается тот, кого проверяют
Даже если разработана детальная системная методология, остается вероятность несоответствия методологических решений, реализованных в ERP-системе, положениям разработанной и утвержденной системной методологии в результате ошибок при внедрении. Выявление подобных ошибок возможно исключительно посредством контроля за реализацией технических заданий (функциональных дизайнов) — детальным тестированием.
Опасные иллюзии
Причиной некорректной автоматизации налогового учета может стать необоснованное решение о применении стандартной функциональности ERP-системы.
Под стандартной функциональностью понимается набор функций, изначально заложенный в ERP-системе и охватывающий достаточно обширные области автоматизации, в том числе в части налогового учета. Подразумевается, что эти функции работают четко и безошибочно, однако при этом упускается из виду, что многие реализованные алгоритмы не соответствуют нормам налогового законодательства.
Нередко компании-поставщики ERP-систем оптимистично утверждают: поскольку в системе уже заложены все ключевые аспекты налогового учета (включая книгу покупок и продаж, расчет суммовых разниц, нормирование расходов и т.д.), то в процессе внедрения необходима якобы лишь незначительная доработка (адаптация, настройка) ERP-системы под условия заказчика.
Таким образом, у заказчика формируется приятное, хотя и не вполне соответствующее действительности впечатление, что ему не потребуются значительные усилия в ходе реализации налогового учета. На практике предлагаемые консультантами версии ERP-систем требуют крайне серьезных доработок в части методологии, а стандартные решения могут просто не поддерживать налоговый учет ряда бизнес-операций, прежде всего там, где задействованы сложные производственные процессы, переработка, многократный передел. Более того, многие сложные вопросы, касающиеся собственно методологии налогового учета, в рамках стандартной функциональности в принципе не решены, иные решены некорректно.
Добавим, что никакие пакеты российской локализации или доработки ERP-системы в последующем, в том числе в связи с изменением законодательства, не являются универсальным решением проблемы. Поэтому прежде чем использовать реализованные в стандартной функциональности аспекты налогового учета (например, учет финансовых вложений), необходимо проводить их детальное тестирование.
На чужих ошибках
Большинство ошибок, возникающих при реализации налогового учета в ERP-системах, сводятся к двум основным типам.
К первому типу относятся ошибки, касающиеся автоматизации в ERP-системах наиболее сложных в части налогового учета хозяйственных операций.
Ко второму типу относятся ошибки, возникающие при неправильном использовании алгоритмов, заложенных в стандартной функциональности модулей ERP-системы.
Для примера рассмотрим несколько хозяйственных операций, при автоматизации которых наиболее часто возникают ошибки первого типа. При автоматизации расчета суммы расходов на формирование резерва по сомнительным долгам необходимо учитывать дебиторскую задолженность только по товарам (работам, услугам) и только в части задолженности, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией. У сотрудников методологических отделов компаний, как правило, не возникает вопросов в трактовке и применении положений статьи 266 Налогового кодекса РФ, касающихся порядка учета расходов на формирование резерва по сомнительным долгам.
Консультанты при реализации в информационной системе схемы расчета суммы сомнительной дебиторской задолженности, без выставления дополнительных требований со стороны заказчика, могут допускать методологические ошибки в части налогового учета. Вот наиболее распространенные: включение в резерв всей дебиторской задолженности, в том числе дебиторской задолженности по имущественным правам и обеспеченной залогом, а также расчет величины резерва по сомнительным долгам без учета сумм дебиторской задолженности по частично оплаченным счетам-фактурам.
Примером ошибки, относящейся ко второму типу, является некорректная реализация расчета суммовых разниц для целей налогообложения. В большинстве случаев заказчику предлагается реализовать схему расчета суммовых разниц по требованиям и обязательствам, выраженным в иностранной валюте, методами стандартной функциональности ERP-системы, которые корректно работают лишь для расчета (пересчета) курсовых разниц. В результате требования и обязательства, подлежащие оплате в рублях, переоцениваются на конец каждого отчетного периода, что приводит к искажению налоговой базы при расчете нереализационных доходов (расходов). К каким последствиям это ведет в период нестабильности обменного курса — объяснять излишне.
Работа над ошибками
Для минимизации рисков, связанных с возникновением ошибок первого типа, целесообразно привлекать специализированные компании на всех стадиях проекта (разработка системной методологии, выставление требований к ERP-сиcтеме в части налогового учета, постановка задачи разработчикам и тестирование результатов внедрения). Это позволит устранять возможные ошибки на первоначальной стадии и существенно сэкономить бюджет проекта.
Ошибки второго типа могут быть выявлены, как правило, только в результате детального тестирования в рамках методологического сопровождения проекта.
На практике, как правило, проводится тестирование результатов работы ERP-системы на предмет соответствия техническому заданию, данному программистам. Контроль соответствия технического задания нормам налогового законодательства при тестировании не осуществляется. Кроме того, как показывает практика, сценарии тестирования зачастую содержат лишь самые общие случаи.
Стоимость ошибки
Недооценка роли методологического сопровождения проектов внедрения ERP-систем увеличивает трудозатраты и стоимость работ при внедрении. Поэтому после завершения проекта заказчик часто получает нежизнеспособную систему, требующую значительной доработки и больших дополнительных затрат. Ошибки, не обнаруженные и не устраненные после начала промышленной эксплуатации ERP-системы, могут привести к удорожанию проекта в несколько раз. Также могут увеличиться сроки выполнения проекта, появиться незапланированные этапы. Таким образом, причиной большинства неудач при внедрении налогового учета в ERP-системах и связанных с ними рисков является системная методология, непроработанная надлежащим образом в части налогового учета.
Привлечение специалистов по налоговому консалтингу, а также методологическому сопровождению проектов внедрения ERP-систем поможет свести к минимуму риски неуспешной автоматизации налогового учета, связанные с методологией.
Дмитрий Жинкин — менеджер проектов группы методологической поддержки налогового учета в ERP-системах PricewaterhouseCoopers; Dmitry.Zhinkin@ru.pwc.com
Кирилл Никитин — партнер отдела налогообложения Pricewaterhouse-Coopers; Kirill.Nikitin@ru.pwc.com
Алла Шаляпина — старший менеджер отдела налогообложения
PricewaterhouseCoopers Alla; Shalyapina@ru.pwc.com