Без бумаги не обойтись

Документы на бумажном носителе по-прежнему остаются основными «рабочими инструментами» в процессе принятия решений. Как показало исследование, проведенное HP, бумажные носители используют 77% опрошенных руководителей компаний среднего и малого бизнеса, 78% респондентов при принятии решений регулярно используют ПК и ноутбуки, 51% — калькуляторы и 19% — мобильные устройства. Таким образом, совершенно очевидно, что, несмотря на разнообразие современных цифровых устройств, печатные материалы и бумажные носители продолжают пользоваться огромной популярностью. Когда нужно принять решение, записать идею или что-либо подсчитать, менеджеры чаще всего прибегают к печатным материалам, бумаге и ручке.

«Конечно, Internet и электронные носители широко применяются в работе организаций, однако при подготовке и принятии важных решений предпочтение все-таки отдается бумажным, а иногда даже рукописным документам», — говорит Татьяна Фиш, менеджер по маркетингу по работе с предприятиями малого и среднего бизнеса LaserJet and Enterprise Solutions, HP Imaging & Printing Group в регионе EMEA. Особенно интересно, что владельцы и менеджеры российских компаний часто готовятся к принятию важных решений вне офиса — в дороге, в вечернее или нерабочее время и даже во время отпуска. И в этом случае распечатанные или рукописные документы чаще всего используются для подготовки принятия решений — в среднем они используются в 75% случаев, а компьютер или ноутбук — в 67%. Аналитическая фирма IDC в независимом исследовании подтверждает: даже молодое поколение сотрудников, в целом предпочитая электронные носители информации, признается, что информацию легче воспринимать на бумаге, чем в электронной форме.

«Роль бумажных документов еще очень долго будет крайне важной», — подчеркивает Игорь Силицкий, директор российского отделения Xerox Global Services. Как ни странно, с появлением понятия «электронный документ» потребность компаний в печати увеличилась примерно на 40%. Ошибочно предполагать, что электронные документы должны заменить бумажные. Целью внедрения электронного документооборота отнюдь не является сокращение бумажной массы. Главное преимущество — это снижение времени прохождения документа по инстанциям, даже если на каждом этапе он будет распечатываться. В число критичных для бизнеса параметров не входит сокращение числа распечатываемых листов бумаги. Гораздо важнее скорость подписания контрактов и вывода новых продуктов на рынок, достигаемые, например, за счет высокой скорости согласования документов и принятия решений. Экономия даже от десятикратного сокращения потребления бумаги несопоставима с выгодой, получаемой за счет ускорения процессов. Во многом это объясняет парадокс, заключающийся в росте бумажных документов при внедрении систем электронного документооборота.

«Можно с уверенностью говорить о снижении объема копируемых документов, которые вытесняются электронными аналогами», — высказывает другую точку зрения представитель компании HP Михаил Сорокин, менеджер по развитию корпоративных продуктов. При этом далеко не всегда оцифрованные копии затем распечатываются — налицо уменьшение доли бумажных документов.

Электронный документооборот зачастую ведет к снижению общего объема бумажных документов, при этом объем сокращения может широко варьироваться в зависимости от охваченных бизнес-процессов.

Однако трудно спорить с тем, что внедрение электронного документооборота в первую очередь влияет именно на качество и оперативность использования документов. Например, создание электронных баз данных и систем идентификации документов в них значительно сокращает время на поиск требуемой информации. Не менее показательным примером может служить мгновенная передача документов на огромные расстояния. В обоих случаях документы могут быть как распечатаны получателем, так и использованы непосредственно в цифровом виде.

Комплексная экономия

Согласно прогнозам Goldman Sachs, падение общемировых расходов на ИТ в 2009 году составит 9%. Ранее в Goldman Sachs утверждали, что сокращение не превысит 4%, а другие мировые аналитические агентства придерживались еще более оптимистичной точки зрения. Более того, по мнению аналитиков, наибольшее снижение — до 12% — будет наблюдаться в развитых странах, тогда как в развивающихся данный показатель не превысит 3%. По мнению многих российских аналитиков и участников рынка, падение отечественного рынка будет гораздо более болезненным: ожидается сокращение ИТ-затрат на уровне 30—70%. Главным приоритетом для всех без исключения ИТ-директоров на данный момент является снижение расходов. Успехи тут напрямую зависят от конкретных мер.

В ювелирной компании «Адамас» управленческая выручка хозрасчетного ИТ-подразделения составляла в «мирное» время от 2,5 до 3 млн. долл. в год. С приходом кризиса хозрасчетная модель была «отодвинута» в сторону, а бюджет снижен в общей сложности на 45%. Как подчеркивает ИТ-руководитель компании «Адамас» Сергей Адмиральский, в основном это снижение обусловлено сокращением ИТ-персонала с 49 до 27 человек. Снизилась потребность в ИТ-услугах вследствие уменьшения объемов основной деятельности и реорганизации компании. Часть сотрудников была переведена на сокращенную рабочую неделю, часть выведена на договора подряда со сдельной оплатой, некоторые функции тарифицированы на сдельной основе и предложены штатным сотрудникам за дополнительную плату. Затраты на оплату труда вместе с налогами составляли в ИТ-бюджете более половины, и сокращение персонала сразу уменьшило бюджет на 14%. Вторым по значимости было снижение затрат на услуги связи — компания сократила количество офисов и упорядочила затраты на местную, междугороднюю и сотовую связь. Соответствующая статья в новом бюджете «похудела» на 35%, а весь бюджет сократился на 9%. Третья по значимости статья экономии — закупки оргтехники и расходных материалов, модернизация и ремонты. В результате централизации и сокращения персонала закупки снизились до 22% от первоначального уровня, вклад в общую экономию составил 6%. Компания перешла на принципиально иную схему закупок. До кризиса оборудование и расходные материалы закупались у разных поставщиков, теперь большинство закупок идет через одного партнера. Объединение бюджетов позволило добиться от поставщика перехода на кредитную схему оплаты с отсрочкой платежа и хороших условий по поставкам.

Пересмотру подверглись практически все статьи бюджета, большое внимание было уделено и информационно-консультационным услугам. Пересмотр условий контрактов на поддержку и сокращение перечня используемых информационных источников позволили уменьшить общий бюджет еще на 4%.

Наконец, был секвестирован бюджет стратегической программы приоритетных ИТ-проектов. Программа содержала пять проектов: разработка новой версии производственной учетной системы, автоматизация управления ассортиментом в рознице, создание информационно-аналитической системы на платформе Cognos, электронный документооборот и дистанционное обучение. Было принято нелегкое решение продолжить финансирование только по проекту создания BI-системы, призванной освободить оперативные учетные системы от функции формирования отчетности и напрямую работающей на решение главной задачи управления бизнесом — обеспечения достоверной и актуальной информации для принятия решений. Остальные четыре проекта были заморожены.

Ведущий рубрики — Николай Смирнов
Блог обозревателя: blogs.osp.ru/users/nikas77