В условиях кризиса особенно возрастает роль ИТ как инструмента получения свежей информационной картины предприятия, проработки различных сценариев развития ситуации и проверки качества управленческих решений в этих сценариях, а также снижения зависимости

Рискну еще раз обратиться к теме экономического кризиса и высказать свое мнение о том, как можно действовать в сложившихся условиях, «чтобы не было мучительно больно…» Не хочу быть лягушкой, которая потонула в молоке, поэтому предлагаю «взбить масло».

О кризисе не пишет сейчас только ленивый. Мне довелось побывать на нескольких круглых столах, на которых обсуждались вопросы, как использовать ИТ в условиях кризиса, что должны делать ИТ-специалисты и их руководители, а чего не делать. Мне казалось, что тема исчерпана, но чем дальше, тем становится понятнее, что разрушающее влияние кризиса на нашу деятельность ощущается все сильнее и проникает все глубже.

За кризис ответит персонал

Почему компании оказались столь беспомощны перед лицом кризиса? Возможно, привыкли к безоблачному бизнес-небосклону, к виртуозному владению механизмом привлечения средств и жонглированию инвестициями. Замечу, что практически все экономисты предупреждали о кризисе и довольно точно называли сроки. Да и простой здравый смысл должен был подсказать, что расцвет не бывает вечным, и в природе взлеты и спады чередуются. Можно, конечно, попытаться взять пример с бурого медведя и«впасть в спячку», когда все плохо, а при улучшении ситуации «вылезти из берлоги». Но разве могут человеческие существа и коммерческие организации заглушить свои естественные потребности (первые — в еде и питье, а вторые — в получении прибыли) на достаточно длительный, да к тому же неопределенный срок?

Сможем ли мы «пересидеть» кризис? Мне, например, не хочется терять месяцы своей жизни, ожидая «у моря погоды». Жалко. Хочется извлечь выгоду из создавшейся ситуации. Увы, пока нематериальную (мешают напуганные банки, неплатежи и т.д.), но, возможно, она станет вполне материальной завтра или послезавтра. Внешняя среда бывает разной, иногда мало благоприятной, но человеческие существа научились приспосабливаться к любой внешней среде, что доказывает вся мировая история. И даже при столетней войне люди умудрялись быть счастливыми.

Возможно, в некоторых случаях увольнения оправданны. Например, если компания, проанализировав ситуацию, решила отказаться от какого-то направления бизнеса или свернуть группу внутренних бизнес-процессов, сократить отдельные операции. Но все это необходимо анализировать и просчитывать. В частности, надо оценить, что потеряет компания в случае ухода сотрудников и сколько будет стоить восстановить потерянное. Что-то мне подсказывает, что большинство компаний исходит только из целевого размера фонда оплаты труда (ФОТ). Ни один ИТ-директор, ни на одном круглом столе, где мне довелось побывать, не сообщил о том, что ему поручили предоставить аналитическую информацию по данному вопросу.

Но ведь кроме увольнения есть и другие возможности сокращения ФОТ. В частности во время кризиса 1998 года генеральный директор компании, в которой я тогда работала, просто стал всем выплачивать 70% зарплаты, пообещав вернуть остальное после кризиса. И вернул — через девять месяцев. Все работали, паники не было, компания выжила.

Люди все смогут и будут делать, если им объяснить, зачем это надо. Они готовы терпеть определенные лишения, если понимают, что это временные и необходимые меры и видят свет в конце тоннеля.

Кризис и ИТ

Даже если в компании останется один человек, то — при современной глубине проникновения ИТ в бизнес — без компьютера, выхода в Internet и определенного количества программ он работать не сможет. Это означает, что сокращая затраты надо, тем не менее, поддерживать определенный уровень предоставляемых ИТ-услуг. И если бюджет вступает в противоречие с этим уровнем, то надо не забыть предупредить руководителей, спонсоров, а также сотрудников о том, когда и почему проявится это противоречие.

С процессной, операционной стороной деятельности ИТ-подразделений все более или менее понятно: меньше сотрудников, меньше бюджет — ниже уровень поддержки. Но что делать с проектной деятельностью? Стоит ли заморозить ее и отложить до лучших времен? Конечно, это самое простое и безопасное решение. Но, совершенно точно, не самое эффективное.

Даже внутри ИТ-службы существуют проекты, которые позволят значительно сократить затраты на операционную деятельность. В качестве примера могу привести сокращение затрат на связь при грамотном использовании IP-телефонии.

Если же брать компанию в целом, то большинство проектов весьма полезно, а некоторые даже особенно полезны в условиях кризиса. Например, такие сомнительные в период экономических проблем проекты, как внедрение ERP-систем, позволяют сократить расходы на хранение незавершенной продукции, эффективно спланировать производство и в целом (опять же при выполнении ряда условий) получить существенную экономию.

Во время кризиса крайне сильно возрастает «стоимость наличных денег». И вполне возможно, что руководство предприятия предпочтет платить пусть в совокупности больше, но равномерно, чем потратить значительные средства на реализацию проекта, который в будущем позволит сэкономить.

Означает ли это, что ИТ-руководитель должен занять позицию «руки прочь от ИТ» и, как предлагалось на одном из круглых столов, не допускать сокращения ИТ-бюджета и увольнения ИТ-специалистов? По-моему, эта позиция неправильна и крайне опасна. Я считаю, что задача ИТ-руководителя в кризисное время — постоянно изыскивать возможности для снижения затрат (в широком смысле
слова), улучшать текущую ситуацию компании на рынке и формировать по мере возможности платформу для будущего развития.

Что же касается ИТ-бюджета… Именно сейчас пришло время максимально использовать все те резервы, которые были накоплены в области ИТ за предыдущий период. Это и серверные мощности, которые закупались с учетом активного развития компании и с тем, чтобы обеспечить себе «подушку безопасности» во всяких непредвиденных ситуациях. Это и большое количество программных систем, многие из которых используются в лучшем случае наполовину. Это и каналы связи, загруженные далеко не полностью. Это и лицензии на рабочие места, которые заняты пользователями с начала рабочего дня и до самого конца — до выключения компьютера (если он выключается).

Пора «заглянуть в холодильник» и сделать то, чем каждая хозяйка занимается перед зарплатой: приготовить «кашу из топора». Кстати, именно в таких условиях рождаются новые «рецепты», которыми потом можно с успехом пользоваться долгие годы.

ИТ-терапия

В заключение хочу сказать о терапевтической роли ИТ-подразделения. Как всякое сервисное подразделение, взаимодействующее по долгу службы со всеми сотрудниками компании, оно должно постараться сгладить и смягчить негативное влияние сложной экономической ситуации на сотрудников. И уж вовсе непозволительно оправдывать кризисом огрехи в работе и собственную расхлябанность.

Текущий кризис уже окрестили «кризисом в головах». Это означает, что основную угрозу несет, с одной стороны, паника, а с другой — бездействие.

Давайте рассматривать сложившуюся ситуацию как проверку на прочность нас, как специалистов и руководителей, и наших ИТ, как адекватного инструмента ведения бизнеса.

Итак, практическое пособие по выживанию.

  • Обсудить с бизнес-руководством планы компании. Желательно при различных сценариях развития прояснить, как расставить «кризисные» приоритеты ИТ-проектов.
  • Пересмотреть портфель проектов. Не принимать поспешных истерических решений, разрабатывать и учитывать различные сценарии, прорабатывать варианты решений, в том числе с помощью ИТ.
  • Пересмотреть подход к формированию подразделений ИТ. Расширить права и соответственно обязанности ИТ-специалистов, всячески поощрять инициативы, направленные на экономию затрат и улучшение условий работы в бизнес-подразделениях.
  • При необходимости сокращения затрат определить ограничения. Например, ввести минимально допустимое качество сервиса. Стоит задуматься, что важнее для предприятия — сокращение затрат или увеличение прибыли. Не стоит думать, что в условиях кризиса добиться увеличения прибыли невозможно. Вспомните хотя бы, что кризис мировой, доллар и евро растут, а значит, конкурентоспособность наших товаров увеличивается.

В условиях кризиса особенно возрастает роль ИТ как инструмента получения свежей информационной картины предприятия, проработки различных сценариев развития ситуации и проверки качества управленческих решений в этих сценариях, а также снижения зависимости от высококвалифицированного персонала.

Марина Аншина — директор департамента информационных технологий компании «Сибур — Русские шины»; anshina@sibur-rt.ru