Бизнесу, особенно многопрофильному, необходимо добиться того, чтобы все его направления развивались сбалансированно. Для управления развитием необходимы мощные и удобные ИТ-инструменты.
Двенадцать лет назад в украинском холдинге «Аверс» работало всего два десятка сотрудников, а сам холдинг представлял собой два малых предприятия. С 1999 года начался быстрый рост «Аверса»: открывались новые направления бизнеса, множились базы данных и рос их объем. Требовалось вручную сводить все данные воедино, чтобы вести их анализ.
В 2002 году в холдинге начала развиваться производственная, а затем и транспортно-экспедиторская деятельность. В конце концов на подготовку отчетов для руководства стала уходить практически неделя напряженного и в основном рутинного труда. Те наработки на платформе «1C:Предприятие 7.7», которые были сделаны силами штатного программиста в первые годы жизни холдинга, было уже очень сложно подстроить под динамично растущий бизнес, объем которого увеличивался на 50—60% за год. К тому же программист, который настраивал и поддерживал эти приложения, покинул фирму.
Инициатором перехода на современную интегрированную систему управления стал председатель правления холдинга и владелец бизнеса Константин Ткач. Ему требовался мощный и удобный инструмент для анализа информации и принятия решений по управлению бизнесом, включая оценку текущей рентабельности и перспектив отдельных его направлений. Получать эту информацию из старой системы становилось все проблематичнее.
Процесс выбора системы занял около двух лет. Руководство «Аверса» подошло к нему очень тщательно: в общей сложности были проанализированы шесть программных систем. «Главными критериями выбора были открытость системы, а также количество специалистов, способных ее внедрять и обслужить, — подчеркивает Анна Сушкина, главный бухгалтер холдинга "Аверс". — Нам важно было не стать заложниками конкретной группы разработчиков и обеспечить доступность ИТ-поддержки для ведения и развития нашего бизнеса». Еще одним важным критерием являлись возможности системы по консолидации информации.
В результате выбор пал на продукт «1С: Управление производственным предприятием 8» ( «1С:УПП 8»), а затем начали примерно из пяти-шести компаний выбирать поставщика решения. И здесь основным критерием отбора стал срок внедрения. «В нашем холдинге первостепенное значение придается срокам — они всегда сжатые и строго определенные», — поясняет Сушкина. Всего месяц отводился на предпроектное обследование, после чего планировалось приступить к автоматизации торговых предприятий холдинга и его розничной сети. В качестве консультанта была выбрана одесская фирма «Альянс».
В команду проекта внедрения от «Аверса» вошли главный бухгалтер и финансовый директор, которые обеспечивали постановку задачи. Штатный программист компании занимался администрированием системы. Кроме того, в команду проекта вошли несколько специалистов партнера по внедрению.
В первую очередь была осуществлена автоматизация розничной сети. В холдинге только что приобрели этот бизнес и решили начать внедрение новой информационной системы именно с него. Следующим шагом стало развертывание системы в компании, которая занимается продажей товаров для ремонта. Эта компания имела филиальную структуру, и необходимо было наладить консолидацию информации. После этого на новую систему перешли несколько предприятий холдинга, занимающиеся оптовой торговлей, и компания, которая специализируется на построении и обслуживании системы сбора коммунальный платежей в Одессе.
Затем в холдинге приступили к автоматизации двух производственных предприятий. «Это был наиболее долгий и трудный этап, потребовавший и значительного изменения бизнес-процессов, и модификации системы», — вспоминает Сушкина. Наконец, на новую систему перешло предприятие, занимающееся транспортно-экспедиторским обслуживанием. Это новый и весьма перспективный вид деятельности для «Аверса», включающий морские контейнерные перевозки, их экспедирование, предоставление логистических услуг. Эта часть проекта была завершена в 2007 году.
Основной проблемой при внедрении системы оказался человеческий фактор. На каждом предприятии параллельный учет велся в двух системах — прежней и новой, с последующей сверкой результатов Процесс занимал по два месяца, что серьезно увеличивало нагрузку на персонал. «Особенно тяжелый момент настал, когда мы ввели в работу одновременно несколько складов. Резко увеличилось число кладовщиков, и всех их нужно было быстро обучить тому, как заносить информацию в систему», — вспоминает Сушкина. Чтобы снизить остроту ситуации, активно применялось обучение сотрудников и их премирование. Занятия проводились силами партнера по внедрению на площадке «Аверса», занимались по группам (отдельно бухгалтеры, кассиры, кладовщики и пр.).
Изменение бизнес-процессов и цена решения
После того как все предприятия холдинга перешли на единую информационную систему, команда проекта приступила к настройке механизмов консолидации и бюджетирования. Методики консолидации были проработаны в ходе предпроектного обследования. Внедрение функций консолидации и бюджетирования позволило сравнивать балансы компаний, определять коэффициенты ликвидности каждого предприятия, показатели его окупаемости и степень финансовой стабильности. Весь 2007 год шли доработки, настройка системы, замена серверов на более мощные. В 2008 году холдинг перешел с версии 8.0 системы «1С: УПП 8.0» на версию 8.1, это позволило снизить нагрузку на вычислительные мощности.
Одновременно с проектом внедрения информационной системы усложнялась и изменялась структура холдинга, открывались новые направления бизнеса, рос их масштаб, создавались новые отделы, шли кадровые перестановки. Менялась организационная структура и внутри предприятий холдинга, повсеместно унифицировались бизнес-процессы. В этих условиях система показала себя достаточно гибкой, чтобы следовать за всеми этими изменениями и адекватно их отражать.
В холдинге провели систематизацию бизнес-процессов, сформировали единые справочники, единые должностные инструкции, единые иерархические уровни доступа к информации. Все это вырабатывалось уже в процессе внедрения, что было очень непросто. А вот масштабирование не вызвало серьезных трудностей: перевод трех новых компаний, влившихся в холдинг, прошел практически безболезненно. Обслуживанием системы занимаются два штатных ИТ-специалиста холдинга и один специалист компании-консультанта.
В общей сложности «Аверс» затратил на проект развертывания новой информационной системы около 150 тыс. долл. (включая закупку нового оборудования, лицензий, обучение, внедрение и сопровождение). По словам Сушкиной, проект уже окупился.
Главный пользователь системы
Ключевым пользователем информационной системы в «Аверсе» является сам председатель правления холдинга. Он постоянно использует систему для анализа бизнеса, отслеживает финансовые потоки по всем предприятиям и регионам, складские запасы.
Важным звеном в работе стал гибкий механизм анализа затрат. Он дает возможность финансистам предприятия строить бюджеты по затратам, минимизировать их и, что очень важно, избегать бесконечных цепочек согласования, возлагая их контроль на систему. В результате были ликвидированы рутинные операции, уменьшились потери времени, ушли в прошлое кипы бумаг на столах руководителей. На складах ускорилось обслуживание клиентов, исчезли очереди. У топ-менеджеров и специалистов появилось время для более углубленного анализа тех участков бизнеса, за которые они несут ответственность.
Состояние на сегодня и перспективы
Стадию опытного тестирования в холдинге сейчас проходит Web-интерфейс. Он полезен, поскольку холдинг активно работает через региональных менеджеров, которые не имеют прямого доступа ко всей информации в системе из соображений безопасности. Также с его помощью планируется сверять взаиморасчеты с клиентами: используя доступ к системе через Web-интерфейс, клиенты могут самостоятельно контролировать свои платежи, отгрузки и пр.
Сейчас холдинг построил первый на Украине завод по производству минеральной ваты. В настоящее время идет его опытная эксплуатация, и с января 2009 года планируется запустить это предприятие в промышленную эксплуатацию. Оно также будет включено в единую информационную систему.
В планах — организация штрих-кодирования всей продукции, как закупаемой, так и собственного производства. Это позволит исключить пересортицу, оперативно проводить полную инвентаризацию складских запасов, которые весьма велики (номенклатура холдинга составляет 30 тыс. наименований изделий), и резко снизить ошибки персонала. На 2009 год запланировано и внедрение CRM-системы. Одно из ключевых требований к ней — простота интеграции с «1С: УПП». В более отдаленных планах — переход к формированию отчетности на основе международных стандартов.
«Аверс»
«Аверс» — многопрофильный холдинг, включающий 13 предприятий. Главное предприятие занимается строительством складских помещений и офисов и сдает их в аренду. Одно из производственных предприятий изготавливает сухие строительные смеси, другое — продуктовую пластиковую упаковку. Торговые компании специализируются на продаже компьютерной техники и строительных материалов. Еще две фирмы занимаются транспортно-экспедиторской и таможенно-брокерской деятельностью. Кроме того, холдингу принадлежит компания, которая обеспечивает работу системы по приему коммунальных платежей у населения в Одессе. В холдинге работает около 500 сотрудников.