Можно ли внедрить единую систему управления нормативно-справочной информацией самостоятельно, без внешних консультантов? Какими знаниями необходимо для этого обладать?

В большинстве крупных производственных компаний существует проблема не просто управления информационными потоками, а получения качественной и достоверной управленческой информации.

Основой информационных потоков является полноценная и унифицированная нормативно-справочная информация (НСИ).

Отсутствие, например, качественного корпоративного справочника-классификатора материалов очень затрудняет получение достоверной информации специалистами по закупкам (при консолидации заявок на закупку), управлению складскими запасами (при управлении складскими запасами и неликвидами), бухгалтерией (при получении консолидированной отчетности материальных активов), ремонтниками оборудования (при получения оборудования с нужными техническими параметрами) и, конечно, руководством компании (при мониторинге перемещения и укрупненном анализе материальных активов).

Правильно сформулировать причины вышеназванных проблем и обосновать необходимость создания и внедрения единой системы управления (ЕСУ) НСИ, определить состав будущей службы НСИ, рассчитать экономическую целесообразность этого решения, обосновать свои расчеты перед руководством — задача ИТ-подразделения и профильных департаментов. Чтобы выявить и формализовать источники проблемы, требуется немалая эрудиция в области построения систем управления НСИ, современных принципов и методологий структуризации больших массивов НСИ, знания современных программно-технических решений в этой области.

Даже ИТ-специалисты компании, имея за плечами опыт внедрения АСУ, осознают, что дополнительные знания в области управления НСИ им необходимы.

Как правило, у компании есть два пути — либо обучить собственных специалистов, которые впоследствии самостоятельно сформулируют концепцию внедрения ЕСУ НСИ, либо привлекать сторонних консультантов из консалтинговых компаний. Опыт показывает, что лучше всего делать и то и другое — привлекать к работе как внешних консультантов, так и собственных ключевых специалистов, которые впоследствии будут руководить преобразованиями в сфере НСИ. Этих специалистов целесообразно заблаговременно направлять на профессиональные курсы повышения квалификации.

Стоит, однако, заметить, что образовательных учреждений, дающих знания в сфере управления НСИ, немного. А тех, где есть преподаватели-практики с немалым проектным опытом, вообще единицы. Сегодня, например, на краткосрочных курсах повышения квалификации по программе «Единые системы нормативно-справочной информации в задачах корпоративного и государственного управления», проводимых Российской академией государственной службы при Президенте РФ при поддержке НЦИТ «Интертех» и ГУ Федеральный центр каталогизации для специалистов различных отраслей промышленности, подготовлено около трехсот сертифицированных специалистов по НСИ.

Наиболее серьезно к подготовке своих специалистов по НСИ подошли нефтяная и металлургическая отрасли. Своевременное обучение, подготовка своих собственных сотрудников на начальных этапах внедрения ЕСУ НСИ позволяет им в полной мере участвовать в процессах постановки задач и внедрения наряду с внешними консультантами.

Команда внедрения

Команда, создающая ЕСУ НСИ на предприятии, должна состоять из опытного руководителя проекта, имеющего опыт в управлении проектами по НСИ, двух его заместителей по направлению «архитектура» и «программное обеспечение» и по направлению «методология и нормализация данных НСИ», системного архитектора, программистов-разработчиков, бизнес-аналитиков, специалиста по структуризации НСИ, экспертов НСИ предметной области.

Бизнес-аналитик, например, должен иметь опыт обследования объектов и анализа бизнес-процессов. Он должен обладать навыками управления требованиями к информационным системам; иметь знания (или быстро их усваивать) предметных областей: материально-технического снабжения, логистики, финансов, сбыта, управления персоналом. Ему необходимо разбираться в типовых бизнес-процессах, иметь опыт применения языков и инструментов для описания бизнес-процессов и пр.

Внедрение ЕСУ НСИ возможно лишь при участии всех заинтересованных структурных подразделений. Анализ справочников, использующихся в различных информационных системах предприятия, с целью создания единой системы НСИ, нормализация и классификация данных проводится с участием компетентных специалистов заинтересованных подразделений и специалистов ИТ-подразделения. Основными специалистами на данном этапе являются эксперты НСИ предметной области. Они должны обладать широким инженерно-конструкторским кругозором в различных областях машиностроения, приборостроения, систем телемеханики, электротехники, химического машиностроения, металлургии и др. и иметь опыт разработки классификаторов.

При внедрении ЕСУ НСИ нельзя забыть и про администратора проекта — специалиста, компетентного как в области ИТ, так и в области проектного управления, обладающего хорошими коммуникативными способностями для обеспечения координации между разнопрофильными специалистами структурных подразделений предприятия.

Кто он — внешний консультант?

Если говорить об основных кадровых критериях при выборе внешней компании-консультанта, которой будет доверена разработка концепции ЕСУ НСИ, технического задания, проектных решений, внедрение методологии и программного обеспечения, то они следующие: наличие опыта успешного внедрения аналогичных систем, наличие всех категорий проектных специалистов — от программистов-разработчиков до экспертов НСИ предметной области, а также возможности выделить на проект достаточное количество консультантов. Важным моментом является также консультационная поддержка и возможность организовать тренинги и семинары для массового обучения пользователей предприятия.

В процессе обучения слушатели должны познакомиться с общей архитектурой системы, терминологией, принципами хранения и организации управления документами; с основными понятиями, этапами и технологиями обработки документов; освоить методы работы с программными средствами, средствами управления и интерфейсом пользователя; выполнять все предусмотренные операции по управлению документами.

Как поддерживать систему?

Когда система управления нормативно-справочной информацией успешно внедрена на предприятии, закономерно возникают вопросы: что делать дальше и кто будет заниматься обслуживанием системы?

Как правило, служба НСИ формируется из сотрудников предприятия. Они выступают в роли экспертов и обеспечивают процесс информационного ведения справочников НСИ, их поддержания в актуальном состоянии и производят обработку запросов пользователей. Но регламенты предписывают для получения фактических знаний по НСИ конкретного справочника или части справочника подключать (формировать карточку записи справочника в области специальных знаний) специалистов функциональных подразделений. Таким образом, специальные знания конкретных специалистов становятся структурными знаниями в области НСИ всего предприятия.

Тут важно оценить свои ресурсы и воспользоваться принципом «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня». Аутсорсинг позволяет предприятию сократить расходы, значительно снизить трудоемкость и затраты на эксплуатацию ЕСУ НСИ, других информационных систем и приложений и сконцентрироваться на основных бизнес-процессах, не отвлекаясь на вспомогательные.

Элеонора Амирова — директор Центра профессионального развития ЗАО «НЦИТ Интертех»; e.amirova@intertech.ru