Принятия решения о внедрении на всех предприятиях корпорации ТВЭЛ однотипных информационных систем оказалось недостаточно. Для формирования единого языка общения между предприятиями и головной компанией потребовалось выстроить единую систему НСИ.
Компания «ТВЭЛ-Инвест» занимается централизованным обеспечением материально-техническими ресурсами корпорации ТВЭЛ, в свою очередь входящей в холдинг «Атомэнергопром». На предприятия корпорации централизованно поставляется полный спектр материалов: от перчаток до сложного импортного оборудования. Исключение составляют лишь ядерные материалы.
Корпорация является одним из важных звеньев в цепочке ядерного производства, и на снабженческой организации лежит огромная ответственность: снабжение компаний по присланным заявкам должно осуществляться в сроки и качественно. «На российском ядерном топливе работают многие электростанции за рубежом, поэтому любой срыв производства может повлечь последствия международного масштаба», — отмечает Александр Чариков, директор по информационным технологиям компании «ТВЭЛ-Инвест».
Цена на уран в последнее время несколько снизилась, и это вынуждает компании, занятые в ядерной промышленности, относиться к своим издержкам особенно внимательно. Главным образом речь идет об оптимизации их деятельности. На многих предприятиях отрасли одновременно идут проекты по внедрению ERP-решений и систем нормативно-справочной информации (НСИ). Уровень развития ИТ разный не только в разных корпорациях, но и внутри них. Например, в ТВЭЛ на одном предприятии корпоративная информационная система существует уже много лет, на других внедрена недавно, а есть и такие, где проекты только начинаются. Тем не менее компании движутся в общем направлении. В частности, платформа SAP признана отраслевым стандартом для построения систем управления предприятием.
Что приятно, во всех компаниях деятельность ИТ является далеко не последней по значимости. Периодически устраиваются корпоративные ИТ-форумы, на которые приезжают не только ИТ-руководители, но и директора предприятий.
Проект для центра вселенной
О необходимости внедрения системы НСИ в рамках корпорации ТВЭЛ говорилось уже давно. Отчетность предприятий по складам и себестоимости с пугающей регулярностью не сходилась, что не могло не раздражать руководство компаний. Главная проблема при этом заключалась не только в используемых методологиях, но и в разночтениях относительно потребленных материалов.
До принятия SAP в качестве стандарта у каждого предприятия была своя информационная система, а у многих их было несколько. Разумеется, в рамках каждой существовали свои справочники, разработанные в большинстве случаев самостоятельно. О централизации в то время речи не шло, и предприятия развивали свои ИТ-решения как могли. Принятия решения о внедрении на всех предприятиях однотипных информационных систем оказалось недостаточно — вдобавок к этому было необходимо обеспечить единый язык общения между предприятиями и головной компанией.
Проект построения системы НСИ является общекорпоративным и внедряется в масштабах ТВЭЛ (в рамках корпорации он носит название «Система управления основными данными», СУОД). «ТВЭЛ-инвест» стала основной площадкой для развертывания данного проекта. Такое решение вполне обоснованно: компания является основным снабженцем остальных предприятий, входящих в состав корпорации, через нее проходит вся закупочная номенклатура, и фактически она является «центром вселенной» для всех номенклатурных справочников, поэтому было принято решение развивать систему НСИ в части справочника материалов на базе «ТВЭЛ-Инвест». Позднее к нему будут присоединены справочники договоров, контрагентов, банков и услуг. Так как «ТВЭЛ-инвест» априори являлась наиболее готовой к внедрению справочника материалов, было решено начать с нее.
Исторически на каждом предприятии существовал свой справочник, и порой даже простейшие предметы в них назывались по-разному. От этой путаницы было необходимо уходить.
Конечно же, у «ТВЭЛ-инвест» имеются и локальные задачи, например, по оптимизации закупочной деятельности в плане скорости и прозрачности процесса материально-технического обеспечения. Сразу после прихода квартальная заявка должна быть обработана: проанализирована, нормализована, классифицирована и актуализирована в соответствии с нормативными документами того или иного материала. Информацию необходимо ввести в систему, понять, что именно предприятию нужно, при необходимости уточнить заказываемые материалы, их характеристики и ссылки на нормативные документы. Время на анализ заказываемой продукции можно и нужно сокращать. Скажем, массу времени отнимает процедура уточнения. В случае же, когда номенклатура заказываемых продуктов понятна, процесс согласования и поставки значительно сокращается.
Другой задачей является построение отчетности для корпорации. Руководству ТВЭЛ необходима информация: что именно покупают предприятия, статистика их заказов. И если предоставление статистики по каждому отдельному предприятию проблем не составляет, то консолидировать ее практически невозможно из-за различий наименований номенклатуры, используемых в каждом справочнике предприятий. Сведение же воедино похожих позиций далеко не всегда будет корректным.
Наконец, существует и чисто коммерческая проблема: из-за путаницы в справочниках невозможно, объединив заявки предприятий, закупать более крупные партии товаров (это позволило бы получать большие скидки). Более того, в локальных справочниках предприятий позиции дублируются, что приводит к низкому качеству планирования.
Выбор платформы для реализации проекта СУОД не был однозначным. Например, с учетом выбора SAP в качестве корпоративного стандарта вполне логично было бы в качестве основной платформы рассматривать решение SAP MDM. В 2006 году была проделана большая работа по его тестированию: данное решение было развернуто на одном из предприятий корпорации. В результате эксперты сделали вывод, что система на тот момент являлась довольно сырой и для решения актуальных задач потребовалось бы множество доработок. Например, поле «Краткое наименование» этой системы ограничено сорока символами. Уместить в такие рамки название сложного оборудования нереально.
Другим естественным вариантом, на котором и был остановлен выбор, стала платформа IBM Websphere, имеющая в своем составе модуль Product Center. На этой платформе реализуется корпоративный портал, через который в дальнейшем планируется осуществлять обмен информацией. Решающим фактором стало наличие разработанного адаптера для решений SAP, что существенно снизило риски проекта.
Имиджа ради и пользы для
Проект СУОД является корпоративным, но основную работу по его продвижению приходится выполнять именно ИТ-директору «ТВЭЛ-инвест». «Это довольно тяжело, особенно с учетом отсутствия необходимых полномочий», — сетует Чариков.
Неоценимую помощь в решении этой задачи оказывает генеральный директор компании Алла Межуева. Она является главным лицом, заинтересованным в повышении качества работы компании. Очевидно, что причиной немалой части претензий по поставкам со стороны предприятий является именно несогласованность справочников. «Компании важен имидж организации, использующей в своей деятельности инновации. Для этого недостаточно применения современных ИТ-решений — необходимы их полномасштабное внедрение и качественная работа», — подчеркивает Алла Межуева.
Для реализации проекта была создана объединенная рабочая группа, в которую вошли специалисты со всех предприятий ТВЭЛ, а также представители «Атомредметзолото»: ИТ-специалисты, методисты и сотрудники коммерческих служб. Ее целью было создание единого стандарта корпорации в области нормализации и классификации номенклатуры и решение проблем, возникающих в ходе проекта. Совместными усилиями были разработаны и утверждены ряд документов, таких как «Методика нормализации и классификации данных», «Регламент ведения НСИ» и др.
Реализация проекта была доверена компании Computel, а с целью контроля качества и методологических консультаций была привлечена IBM. Ее специалисты проводили аудит проекта по всем направлениям. Участие производителя ПО было особенно важно в начале проекта, при организации работ и формировании документов. Рекомендации, выдаваемые IBM в соответствии с мировыми практиками, подчас играют серьезную роль при выборе путей решения возникающих в ходе проекта задач.
Следует отметить непростую внутреннюю структуру системы Product Center. Без знания языка и архитектуры решения доработать его невозможно, для администрирования также необходимо специальное обучение. Такой человек в «ТВЭЛ-Инвест» появился, и теперь компания может независимо развивать проект.
Например, в системе была реализована функциональность по проведению уточнений. При обработке заявки по электронной почте тому или иному исполнителю можно отправить уточняющий запрос. Ранее это приходилось делать вручную, что было весьма трудоемко.
Отдельной задачей является реализация поисковой машины, работающей в рамках системы. В Product Center она реализована как обычный поиск по полям, но с точки зрения решения бизнес-задач необходима более сложная функциональность. Эксперты IBM не рекомендовали разрабатывать необходимый функционал силами внутренних специалистов — существуют сторонние продукты, его реализующие. Пусть за них и необходимо платить, но зато они интегрируются с WebSphere и могут быть довольно быстро внедрены.
«Если бы мы знали о наличии решений, реализующих поисковые машины, то всю систему НСИ начали бы строить вокруг них, или, по крайней мере, изначально включили бы их в концепцию системы», — уверен Чариков. Это помогло бы избежать многих проблем. Такую недоработку можно расценить и как результат недостаточных усилий по исследованию рынка, и как следствие недостаточного общения с консультантами.
В ходе дальнейшего развития системы СУОД будет осуществляться ее интеграция с информационными системами других предприятий корпорации. В процессе интеграции значительная ответственность будет возложена именно на конкретные предприятия. По крайней мере их представители будут самостоятельно формировать технические задания. Это вполне оправданно: задания будут зависеть не только от внедренной системы управления предприятием, но и от глубины ее проникновения в бизнес-процессы.
Наводя порядок
СУОД не решает задачи автоматизации бизнес-процессов, однако человеческая составляющая в этом проекте оказалась очень важной. Надо сказать, что изначально на предприятиях приняли данный проект не совсем дружественно, признает Чариков. Большинство менеджеров посчитало, что эта инициатива, навязанная сверху, не несет в себе никаких выгод. Помочь справиться с такими взглядами помогла длительная разъяснительная работа. «Сейчас можно, не кривя душой, сказать, что предприятия сами ждут завершения проекта», — подчеркивает Чариков. Люди увидели, что полугодовая работа не пропала впустую: справочники стали единообразными, кроме того, появились актуализированные ГОСТы (что чрезвычайно важно при работе на внешние корпорации).
У пользователей «ТВЭЛ-Инвест» проект вызвал огромнейшее сопротивление по другой причине. Компания была вынуждена начать проект СУОД параллельно с внедрением ERP-системы — приказ об этом спустили «сверху». Между тем сотрудникам и без того было непросто начинать работу во внедряемом решении SAP.
«Одновременно осуществлять два проекта, критически важных для бизнеса компании и зависящих друг от друга, крайне нежелательно: это порождает огромные риски», — считает Чариков. Разумеется, такое положение вещей сделало работы в проекте еще более напряженными, особенно при наличии двух различных команд консультантов. С точки зрения менеджера, координирующего проекты, контролировать происходящее было проблематично.
Отдельной проблемой стало то, что еженедельные статус-отчеты по проектам проводились независимо и в разные дни. С учетом необходимости интеграции между создаваемыми системами это создавало ряд спорных моментов. К пониманию, что статус-отчет нужно делать общим, пришли уже позже: на отчет, проводимый консультантами Computel, стали приглашаться специалисты компании «БДО Юникон Консалтинг», осуществлявшие внедрение SAP. Именно совместное решение спорных вопросов позволяло достичь компромиссов.
Несмотря на то, что главными пользователями справочников являются отделы НСИ, самое большое влияние проект оказывает именно на коммерческую службу «ТВЭЛ-Инвест», поскольку она сейчас является главной «пострадавшей стороной» в том смысле, что нагрузка на ее специалистов серьезно возросла. Однако все они понимают, что после полномасштабного запуска СУОД их деятельность значительно облегчится.
Надо отметить, что первую фазу проекта удалось реализовать в кратчайшие сроки. Более того, на данный момент это, пожалуй, единственный проект в отрасли, который можно назвать успешным.
Самым сложным этапом оказалась очень большая нагрузка на пользователей, связанная с запуском системы в эксплуатацию. С началом заявочной кампании первого квартала 2008 года от предприятий было получено более 20 тыс. позиций на закупаемые материалы и это предопределило огромную нагрузку на экспертов, поддерживающих СУОД. По результатам первого квартала система позволила автоматически распознать и принять в работу около 10% от заявленной номенклатуры по всем предприятиям, по второму кварталу — около 50% и уже по третьему — почти 80%.
В целом за три квартала система обработала более 62 тыс. записей заявленной номенклатуры, а выявленных эталонных записей из них около 35 тыс. Это демонстрирует неразбериху, творившуюся на предприятиях — около половины наименований по всем предприятиям корпорации являются дублями. По мере пополнения основного справочника рутинной работы будет все меньше за счет увеличения процента автоматического распознавания. Планируется, что к концу года автоматически должно распознаваться около 97% заявок.
Обеспечив своевременную интеграцию СУОД с корпоративной системой, можно было избежать аврального режима работы, который сложился при запуске системы в эксплуатацию. Как признают в компании, следовало гораздо больше внимания уделить этому вопросу.
С течением времени, естественно, конфликтных ситуаций становится все меньше и работа сотрудников стабилизируется. Отчасти это связано и с тем, что сотрудники предприятий стали более ответственно подходить к составлению потребностей на закупку и использовать при этом разработанную и утвержденную методику.
Менеджеры компании не меньше руководства заинтересованы в прозрачности, которую способна дать единая система НСИ, уверен Чариков. «Их деятельность предусматривает выбор поставщика, мониторинг рынка. Для этого необходимо знать, кто из поставщиков предлагает более выгодные цены, лучшие условия отгрузки, и анализировать историю отношений с поставщиками», — поясняет он. Каким образом это сделать? Как минимум, необходимо консолидировать заявки, присланные предприятиями.
Между тем один и тот же товар, названный предприятиями по-разному, вполне способен запутать даже опытного менеджера. В результате он может быть закуплен двумя партиями и у разных поставщиков, вместо того чтобы за счет покупки крупной партии осуществить более выгодную сделку. Конечно, в этом случае система способна помочь добросовестному сотруднику работать более эффективно.
Однако менеджеры часто считают себя хозяевами реализуемого ими бизнес-процесса и не любят, когда в их деятельность вмешиваются, а тем более пытаются контролировать. В связи с этим особую важность приобретает культура работы с системой: сотрудники обязательно должны знать и выполнять инструкции, разработанные для них. Что же касается чистоплотности действий менеджеров, то такой контроль остается за рамками систем НСИ. Скорее, его можно осуществлять, используя систему управления отношениями с поставщиками (supply relationship management, SRM).
Проекты развивают ИТ
За время реализации проекта ИТ-отдел превратился в службу ИТ, причем изменения не были только номинальными. Причиной расширения и реструктуризации ИТ-подразделения стали проекты по внедрению масштабных решений, потребовавшие более чем двукратного увеличения числа ИТ-сотрудников. Если раньше в отделе было 11—12 сотрудников, то в процессе реализации проектов ERP и СУОД их число выросло до 27 (персонал компании насчитывает всего 250 сотрудников). То, что служба ИТ составляет более 10% штата, доказывает важность технологий в бизнесе компании.
В результате проведенной реорганизации зоны ответственности были распределены по отделам, а отделы, в свою очередь, разбиты на группы. Например, на один из отделов возложена ответственность за функционирование системы НСИ. Первая его группа отвечает за ввод, анализ и корректировку поступающих заявок, вторая объединяет экспертов, нормализующих информацию. Третья группа формирует и актуализирует фонд нормативной документации.
Помимо этого, были образованы отдел поддержки и развития информационных систем, а также отдел технической поддержки, в котором в отдельную группу выделена информационная безопасность. Такое разделение дает свои результаты: у ИТ-директора появилась возможность делегировать часть своих функций начальникам отделов. Когда деятельность ИТ-службы осуществлялась в рамках одного отдела, было весьма сложно держать ее под контролем.
В данный момент в «ТВЭЛ-Инвест» ведется еще три важных проекта, но они относительно автономны, поэтому уровень их сложности гораздо меньше. Главным из них является поддержка и доработка решения SAP: внедренное решение достаточно сильно переделывается под требования бизнеса. Кроме того, внедряется хранилище данных SAP BW. Этот проект задумывается как услуга для предприятий по мониторингу заявочной кампании. Это даст возможность видеть поставщиков, оценивать статус выполнения заявки и ожидаемые сроки поставок. Третий проект — автоматизация службы поддержки на базе нового решения HP Service Manager 7.01.
Развитие СУОД в корпорации ТВЭЛ
Проект реализуется в три этапа. Первый — создание центрального справочника на базе «ТВЭЛ-Инвест». На данном этапе была построена логическая цепочка нормализации и классификации товарно-материальных ценностей, разработаны регламентирующие документы и осуществлена интеграция с существующей информационной системой.
На втором этапе проекта предполагается интегрировать СУОД со справочниками предприятий, входящих в корпорацию ТВЭЛ. Объединение справочников планируется проводить не жестким «вливанием» данных в системы предприятий, а посредством создания механизма соответствия справочников предприятий центральному справочнику. Каждое наименование ТМЦ в справочнике предприятия уже сейчас имеет соответствие в центральном справочнике. Это позволит осуществлять актуализацию и обмен данными в соответствии с едиными принципами и правилами, не меняя имеющихся на предприятиях систем. Третий этап — непосредственная реализация централизованного ведения справочника товарно-материальных ценностей. Централизация заключается в том, что любые изменения или внесение новой номенклатуры в центральный справочник будут происходить в одной точке — в «ТВЭЛ-Инвест».