Почему ERP-системы важны, как никогда

Из опроса стало ясно, до какой степени в 2008 году компании окажутся привязанными к своим ERP-системам и будут зависимыми от них. Более 85% респондентов согласились с тем, что их ERP-системы необходимы для функционирования бизнеса и что «без них не прожить».

Но эти узы несколько угнетают: ИТ-директора все еще мучаются с интеграцией систем, высокой стоимостью владения и со сложными в использовании ERP-системами. Они также жаждут инноваций от своих поставщиков.

И все же похоже, что ИТ-директора не хотят или не могут разлучить свои компании с ERP-системами и попробовать что-то новое, например, получение программного обеспечения как услуги (software-as-a-service, SaaS) или открытый код.

Степень привязанности компаний к своим ERP-системам не удивляет Эми Доэрти, ИТ-директора American Financial Realty Trust, открытого инвестиционного фонда недвижимости стоимостью 426 млн. долл. Доэрти говорит, что в последние 15 лет компании вводили в эти системы все более важные данные, включая финансовую информацию, и заявляет: «Чем сильнее вы интегрируете ERP-систему, тем важнее она становится для вашего бизнеса».

Доэрти знает об этом не понаслышке. В течение приблизительно двух лет в American Financial Realty Trust используется модуль ERP от JD Edwards, специально разработанный для сферы недвижимости. За этот непродолжительный срок, по словам Доэрти, его значимость и популярность выросли, так как внутренние бизнес-пользователи и внешние партнеры хотят знать, «что он может для них сделать». «Это база данных нашей компании. На ней мы строим свой бизнес», — добавляет она.

Доэрти — одна из почти четырехсот ИТ-руководителей, имеющих свою ERP-систему и свою грустную или счастливую историю. Эти респонденты приняли участие в октябрьском опросе CIO Magazine 2007 года. 70% опрошенных указали, что их компания относится к SMB-сектору (с годовым доходом до 999 млн. долл.).

Мы хотели знать все о бэк-офисных приложениях их компаний по управлению финансами, кадрами и материально-техническим снабжением. Кто их доверенные поставщики? Какие направления (поддержка, модернизация, лицензии) аккумулируют большую часть затрат на ERP? Много ли инноваций приносят поставщики? Каковы их постоянные трудности? И не задумываются ли они об альтернативных моделях управления ресурсами предприятия, таких как SaaS или приложения с открытым кодом?

Наши респонденты ответили на эти и другие вопросы. Они резко оспорили ходящую в ИТ-сообществе информацию о том, что от ERP-систем теперь избавляются, так как для компаний XXI века они — унаследованная архитектура. Почти 80% не согласились или категорически не согласились с утверждением: «Моя компания считает ERP-системы унаследованными и больше в них не инвестирует».

«Раньше говорили, что ERP-системы унаследованы, им не хватает оперативности и гибкости и они не поддерживают интероперабельность. Эти дни прошли, — считает Рэй Вонг, ведущий аналитик Forrester Research. — ERP-системы важны как никогда». В действительности ИТ-руководители прикованы к ним надолго. На вопрос, смогут ли их компании обойтись без своих ERP-систем в ближайшие пять лет, более 80% ответили отрицательно или категорически отрицательно. Хорошо это или плохо, но, похоже, от ERP-систем никуда не деться.

Общая картина

Так как же вы используете ERP? ИТ-директора рассказали нам, что их ключевые модули ERP-систем применяются в основном для учета и финансов (96%), управления закупками, обработкой заказов и поставщиками (78%), управления материально-техническим снабжением (64%), а также управления человеческими ресурсами и заработными платами (55%). (Разрешался выбор нескольких вариантов ответа.)

На вопрос о том, в чем ERP-системы наиболее сильны, подавляющее большинство респондентов (70%) ответили: управление финансовыми операциями. Далее следовало управление закупками, обработкой заказов и поставщиками (42%), управление материально-техническим снабжением (33%) и управление человеческими ресурсами и заработной платой (26%).

Поставщики компаний, в которых работают респонденты, являются известными разработчиками корпоративного ПО. Около 20% опрошенных сказали, что их поставщик ERP-системы — Oracle; следующие по списку — SAP (14%); компания PeopleSoft (14%), принадлежащая Oracle; Microsoft (11%); Infor (10%); JD Edwards (8%), также принадлежащая Oracle; Lawson (6%); Sage Group (5%) и QAD (2%).

В эпоху, когда все бизнес-приложения должны давать какое-то конкурентное преимущество, 76% ИТ-руководителей считают главной целью инвестиций своей организации в ERP-систему достижение операционной эффективности; затем идет поддержание мирового бизнеса (12%), рост (5%) и сокращение (4%) расходов на ИТ. Результаты опроса не удивили Вонга из Forrester. «Среди тех, кто принимает решение о внедрении ERP, — говорит он, — много финансовых директоров, ИТ-директоров и других операционных руководителей».

Интересно, что только 4% ИТ-лидеров заявило, что ERP-система дала их компаниям конкурентное отличие или преимущество. Тем не менее, как утверждает Вонг, исследование, проведенное им среди ИТ-руководителей из SMB-сектора, показало, что вертикальные решения (специально разработанные для какой-либо отрасли или бизнеса) являются самым главным атрибутом ERP-системы и повышают шанс получить конкурентное отличие.

Для таких ИТ-директоров, как Доэрти, конкурентное преимущество сводится к одному: иметь возможность использовать приложения DJ Edwards для отрасли недвижимости с максимальной пользой для своих коллег из бизнеса. Однако «есть отраслевая специфика в том, когда можно получить конкурентное преимущество», — отмечает она. Например, в отрасли финансовых услуг, где Доэрти семь лет работала с ERP-системами, «они у всех есть, поэтому конкурентного преимущества особенно и нет». Но в сфере недвижимости надежная ERP-система, принятая пользователями, может иметь решающее значение, ведь в этом секторе они менее распространены, чем в других. «Дело еще в том, насколько эффективно вы используете свои ERP-системы», — уточняет Доэрти.

Такие ИТ-руководители, как Пем Хэни, ИТ-директор компании Irvine Scientific с бюджетом 28 млн. долл., работающей в области биологических наук, считают, что вопрос конкурентного преимущества становится малозначимым в сравнении с постоянной необходимостью кастомизации ERP-системы. Хэни, также участвовавшая в опросе, поделилась: «Нам постоянно приходится иметь дело с пакетами ERP, не предназначенными для предприятий с непрерывным циклом производства» . В итоге Хэни пришлось довольствоваться более крупными пакетами, «переделанными» для специфических нужд Irvine Scientific. (Специфика состоит в том, что у Irvine Scientific потребности крупной компании, хотя она относится к малому бизнесу.) Например, деятельность в Ирландии требует многовалютных операций. Учитывая проблемы, связанные с валютой и преобразованием данных, и то, что ее текущая ERP-система не поддерживает все изменения в приложениях (таких, как логистические инструменты и средства выставления счетов-фактур), по словам Хэни, в итоге «мы многое делаем вручную или с кастомизацией».

Инновации, зачем вы есть?

Гигантские поставщики ERP-систем с их универсальными пакетами корпоративного ПО — не самый лучший источник инноваций для малых и средних компаний. «Крупные поставщики предлагают инновации, но не могут создавать микровертикальные решения, которых ждут клиенты», — подчеркивает Вонг, имея в виду узконаправленные отраслевые приложения. И все же, хотя 38% опрошенных сообщили о неудовлетворенности уровнем инноваций своего поставщика ERP-системы, почти половина заявила об удовлетворенности. 20% затруднились ответить. Доэрти говорит, что есть огромная разница в понимании ИТ-директорами инновационности ERP. «Я довольна, что они привносят инновации в свои продукты, — отмечает она, говоря об Oracle. — Но они не предлагают инноваций для моего бизнеса».

Например, в сфере недвижимости новый бум — это «зеленые здания». По словам Доэрти, она была бы рада инновациям ERP-систем в этой области. Арендаторы, являющиеся реальными и потенциальными клиентам ее компании, начинают интересоваться зданиями, которые могут повысить энергоэффективность и сократить расходы на электроэнергию. Для реализации подобных «зеленых» проектов компания Доэрти должна интегрировать ERP-системы, такие как модуль для биллинговых операций, с более новыми системами управления информацией о здании, которые управляют системами климатического контроля. Результат — довольные арендаторы и более экономичные и безопасные для окружающей среды здания. Но «как мы можем сделать это, не затратив уйму денег?» — спрашивает Доэрти. Принимая во внимание, что рынок приложений для недвижимости очень мал, поставщики ERP-систем, по ее мнению, вряд ли захотят этим заниматься.

Хэни из Irvine Scientific тоже настроена пессимистически. «Мы не получаем инноваций», — жалуется она. Хэни состоит членом консультативного комитета клиентов компании QAD, она говорит, что QAD требует слишком много времени (иногда два года), чтобы встроить новый функционал в свои продукты. Она недовольна многим — начиная с медленного добавления последних разработок, например электронной подписи, и заканчивая все еще отсутствующим старым функционалом, таким как наличие адресов электронной почты в клиентских файлах. «На дворе 2008 год, — восклицает она. — Они так сильно отстают по инновациям». (Хэни направила предложения о заключении контракта нескольким другим поставщикам ERP-систем.)

Чтобы больше узнать о работе поставщиков, мы попросили ИТ-руководителей рассказать, насколько их удовлетворяет предлагаемый уровень инноваций с точки зрения доступа к информации, гибкости, интеграции, общей стоимости владения и удобства использования. Ответы по первым трем пунктам практически поровну разделились на удовлетворенные и неудовлетворенные.

Но когда дошло до общей стоимости владения и простоты использования, мнения ИТ-директоров разделились интересным образом. Удобство использования ИТ-директоров вполне устраивало: более 60% были довольны или очень довольны. Общей стоимостью владения 54% ИТ-руководителей были не очень довольны или совсем недовольны. «Стоимость владения продолжает быть обременительной», — подтверждает Вонг. В действительности 26% респондентов, деинсталлирующих или собирающихся деинсталлировать свою ERP-систему в пользу других моделей, обозначили снижение общей стоимости владения как главную причину. (Чуть менее 30% сообщили о желании повысить гибкость.) Вонг считает, что для улучшения показателя общей стоимости владения поставщики должны предоставить больше ценности за каждый доллар, затрачиваемый на поддержку, сократить стоимость поддержки и позволить конкурировать третьим поставщикам.

Несмотря на постоянные заботы и нерадостные прогнозы для экономики США, большинство опрошенных ИТ-директоров планировало расходы на программное обеспечение для управления ресурсами предприятия в 2008 году. В то время как 11% имело в виду новую покупку, 54% собирались в следующем году произвести незначительную или серьезную модернизацию. Чуть более 25% заявили, что не будут тратиться на программы ERP, и еще 10% затруднились ответить. Общие годовые расходы на ERP разделились на техническую поддержку (35%), услуги — включая модернизацию, интеграцию и консалтинг (34%) и покупку лицензий (32%).

Похоже, что ERP-системы постоянно требуют расходов, даже если компания не переходит на новую версию. «Всегда что-то есть, будь то внедрение новых модулей, кастомизация или плата за регулярную поддержку, — замечает Хэни. — А если вы не платите за поддержку, а потом истекает срок контракта, то при дальнейшей модернизации вам придется платить».

В объятия нового поставщика?

Кроме постоянных затрат, ИТ-директора то и дело испытывают трудности из-за своих ERP-систем. (Мы не предложили вариант «дорогостоящее внедрение», но нет сомнений, что этот ответ был бы абсолютным лидером в анкетах многих ИТ-руководителей.) ИТ-директора наталкиваются на сложные системные интеграции (39%), нехватку кастомизации по конкретным стратегическим направлениям (38%), высокую стоимость владения (36%), трудность доступа к полезной информации и ее извлечения (32%), сложные для использования или не интуитивно понятные системы (31%).

Ничто из вышеперечисленного не новость для Хэни и Доэрти. По их словам, такова плата за работу с ERP-системой. Доэрти, являющуюся председателем группы пользователей PeopleSoft-JD Edwards Филадельфии, поражает то, что эти проблемы носят постоянный и повсеместный характер. «Обидно, что производители ПО не лезут из кожи вон, чтобы исправить положение, — говорит она, — ведь у нас всех одни и те же заботы».

Но как часто эти неприятности заставляли ИТ-руководителей броситься в объятия другого поставщика ERP-систем? Согласно нашему исследованию, не так уж и часто. Всего 9% респондентов заявили об использовании альтернативных моделей ERP. Эти модели включают SaaS, инструменты с открытым кодом и различные собственноручно разработанные приложения. Вонг сообщает, что данные Forrester указывают на ту же тенденцию. «Наши исследования свидетельствуют, что использование SaaS не превышает 10% и люди не хотят сильно полагаться на новые модели», — говорит он.

Если оглянуться назад, то можно сказать, что ИТ-директора никогда не стремились сильно рисковать со своими ERP-системами. Компания Irvine Scientific находится под наблюдением Управления по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов (Food and Drug Administration, FDA), поэтому Хэни настороженно относится к неиспытанным технологиям, которые могут не обеспечить ограничения, наложенные Управлением, либо пренебречь контрольным журналом или функциями безопасности ERP-системы компании. «Я использую в ИТ-отделе несколько программ с открытым кодом, но хочу ли я переходить на открытый код в ERP? — рассуждает она. — Я не очень-то уверена, потому что достаточно консервативна». Доэрти говорит, что открыта для альтернатив. Но в отношении чего-то вроде ERP-систем с открытым кодом она пребывает в сомнениях. «Это еще не проверено», — объясняет она.

Результаты опроса подтверждают, что сопротивление имеется. Около 54% респондентов сказали, что не хотят переходить на альтернативную модель ERP. И хотя 35% ИТ-директоров заявили, что подумают о чем-то подобном, на самом деле они этого не делают. Пока.

Итак, не желая полностью довериться новинкам в области управления корпоративными ресурсами, Хэни, как и другие ИТ-руководители, вынуждена довольствоваться тем, что у нее есть, и старается извлекать больше пользы из системы, ставшей остовом бизнеса Irvine Scientific. «Мы постоянно стараемся использовать большее число продуктов, работать эффективнее и добавлять в систему дополнительный функционал, — говорит она. — Мы сильно от нее зависим. Так, что и не передать словами».

Thomas Wailgum. Why ERP systems are more important than ever. CIO Magazine. 29.01.2008