Стремительный рост строительного комплекса ставит проектные учреждения в новые жесткие условия работы. Попытки решить эти проблемы полностью или частично с помощью современных информационных систем на поверку таят в себе множество неожиданностей и разочар
До недавнего времени проектные бюро понимали под автоматизацией своей деятельности в первую очередь оснащение рабочих мест специализированными конструкторскими программами наподобие AutoCAD. Жесткие требования строительного рынка к соблюдению сроков подготовки и разработки документации по проектам, а также растущее число выполняемых проектов привели к тому, что руководству проектных компаний стало сложно контролировать ход работ.
Не секрет, что архитекторы и проектировщики в основной массе люди, приближенные, скорее, к реалиям строительного бизнеса, а не ИТ. А эти реалии требуют от них четкой, гибкой системы контроля за подготовкой проектной документации. С подобной задачей столкнулись специалисты архитектурно-проектной мастерской «Аврора-Проект».
«Чтобы удержаться в рамках бюджетов проекта и уложиться в сроки выпуска документации, приходится принимать меры — сокращать издержки путем оптимизации производства, ведь убытки в нашей деятельности связаны в первую очередь с переделками документации», — рассказывает директор «Аврора-Проект» Алексей Федоренко.
В качестве партнера для решения возникших проблем были приглашены специалисты НТЦ «Конструктор», который входит в состав проектно-строительного холдинга и имеет опыт автоматизации предприятий отрасли. Руководители «Аврора-Проект» поставили перед ними несколько задач: ускорить подготовку строительной конструкторской документации, наладить контроль за всеми исполнителями и проектировщиками, обеспечить отчетность исполнителей по ходу выполнения ими работ и др.
Эти общие требования и стали основой для предварительного обследования предприятия, включавшего интервьюирование ключевых специалистов и руководителей, прежде всего директора компании, главного архитектора и ведущих инженеров проектов.
Результаты обследования
Встречи и беседы с руководством и ключевыми специалистами компании выявили несколько основных проблем которые существовали на тот момент. Первая — особенности корректировки документации. Довольно часто при согласовании в чертежи вносятся исправления от руки. Например, на стадии предпроектного предложения делается эскизный проект, который непременно согласуется. Но затем начинается процесс проектирования, в ходе которого несколько специалистов разного профиля (включая главного архитектора проекта, главного конструктора и инженеров, ответственных за внутренние инженерные коммуникации) разрабатывают одно здание. Но работают они «вслепую», по старинке: главный архитектор готовит предложения, затем каждый специалист на их основании решает свои узкие задачи. В ходе процесса коллеги не имеют возможности оперативно отслеживать изменения, которые вносят в проект смежные специалисты. Внести все эти корректировки во все рабочие чертежи автоматически не представляется возможным. Значит, неизбежны переделки документации, потери времени и в конечном итоге — убытки.
Вторая проблема возникает на стадии экспертизы, когда готовый проект направляется в Мосгорэкспертизу, там каждый специалист получает свои замечания. Но они вносятся только в чертежи того специалиста, к компетенции которого относятся. При этом, например, ответственные за проектирование водопровода и канализации не имеют представления о том, какие исправления и замечания были переданы остальным участникам и исполнителям проекта. В результате на выходе, когда готовятся документы для строительства, эти замечания остаются лишь на бумаге, не вносятся в электронный формат документа и не учитываются в единой документации. Возникающие в подобных ситуациях проблемы решаются очень тяжело, так как для этого пришлось бы полностью переделывать всю документацию, а это грозит срывом сроков строительства. Зачастую отдельные нюансы выявлялись только в процессе строительства или эксплуатации здания.
«Мы пытались эти вопросы решить силами главного инженера проекта, возложив на него связывание воедино всех задач внутри проекта. Но он был не в состоянии полностью это сделать, прежде всего потому, что очень велик объем информации, документации и нюансов, — пояснил генеральный директор “Аврора-Проект” Роман Косов. — Ведь главному инженеру проекта приходилось держать в голове подробности трех-четырех объектов. Кроме того, мы становились очень зависимыми от этого человека. В случае если он решит покинуть компанию (а люди есть люди), мы могли бы оказаться в крайне тяжелой ситуации. С помощью новой программной системы мы хотели обезопасить себя и обеспечить, чтобы новый сотрудник мог легко войти в курс дел».
Еще одна серьезная проблема касалась процесса контроля за выпуском документации. После заключения договора на создание проектной документации в ходе работ начинают выявляться новые, не обговоренные изначально детали и нюансы, например, технические условия подключения к электричеству, водоснабжению и пр. Возникает целый ряд проблем: не вовремя выданные данные о нагрузках от государственных органов могут повлечь за собой срывы сроков и штрафные санкции. Переделки из-за отсутствия синхронизации работ различных подразделений влекут удорожание проекта. Соответственно, «хвосты» приходится доделывать одновременно с новыми проектами. Проектировщик получает деньги не за выполненный проект, а за время, которое он посвятил этому проекту. В итоге руководители «Аврора-Проект» зачастую не владели цифрами о том, во сколько обошелся им тот или иной проект, прибыльный он или убыточный, и насколько. Иными словами, отследить финансовую историю по тому или иному контракту и смежным субподрядным договорам было невозможно. Отсюда проблемы с нечетко регламентированным бюджетом.
К списку выявленных проблем надо добавить и пресловутый человеческий фактор. Специфика проектных работ такова, что специалист может приступить к работе только после того, как получит исходные данные. Поскольку условия часто приходят от заказчика с запозданием, время фактического начала работ трудно проконтролировать. В договоре указываются сроки создания проектной
документации, а в реальности каждый конкретный специалист может получить необходимые данные за несколько дней до выпуска проектной документации. Сам заказчик не всегда может вовремя получить те условия, которые могли бы устроить всех. Например, можно получить такие данные, что построить здание, которое ожидал заказчик, будет просто невозможно. Получался замкнутый круг.
По идее, исполнитель может не приступать к работе, пока в его распоряжении не будет всех необходимых данных. Но на него с одной стороны «давит» начальство, а с другой — заказчики. В результате он на свой страх и риск начинает что-то проектировать, чтобы потом, когда условия будут получены, внести их в проект, это влечет за собой дополнительный труд каждого отдельного специалиста. Руководству компании «Аврора-Проект» предстояло систематизировать все требования для каждого конкретного специалиста, чтобы руководитель всегда мог видеть состояние дел и отслеживать запаздывание необходимых данных.
Поскольку многие задания раздавались устно (по телефону или при встрече), исполнители могли забыть или не придать значения услышанному и прореагировать не в срок. Задания не фиксировались, отслеживание их было затруднено, в результате директор не получал оперативную информацию о ходе и результатах работ и не мог контролировать их выполнение.
В двух направлениях
Проанализировав результаты обследования, специалисты НТЦ «Конструктор» предложили действовать одновременно в двух направлениях: внедрять электронный документооборот внутри «Аврора-Проект» и упорядочить работу с конструкторской документацией, создаваемой средствами AutoCAD. Для этого, в частности, предстояло поднять общий уровень пользователей.
Согласно замыслу, каждый новый проект, за который берутся специалисты «Аврора-Проект», должен стать отдельным виртуальным каталогом или папкой. Доступ к этой папке получают все специалисты проекта, каждый из которых не клонирует результаты работы предшественника, а всегда пользуется текущей актуальной версией. Например, главный архитектор проекта выкладывает чертежи в папку общего доступа, для того чтобы все специалисты их использовали. Специалист, работающий с ними, подключает их как «ассоциативные» — он видит все изменения в реальном времени, но при этом сам архитектор продолжает работать над своими чертежами. Поверх архитектурных чертежей каждый из специалистов, используя свои логические слои, готовит свою информацию, которая необходима специалистам смежных отделов или подразделений, при этом, например, специалисты по канализации видят то, что делает электрик, и не проектируют различные системы в одном тоннеле. Таким образом решается проблема «размножения» версий, которые уже не актуальны — все видят актуальную информацию в реальном режиме времени.
Приступая к реализации замысла, необходимо было учесть, что архитекторы — люди творческие и не каждый хочет, чтобы его работу видели все коллеги. Но поскольку первое лицо проекта — архитектор, то он имеет возможность разрабатывать свои решения столько времени, сколько отвело ему руководство, другие же должны разместить документы в общей папке не позднее того срока, когда это может остановить или задержать работу других коллег.
Однако отдельно взятому специалисту большая часть информации о подшивках чертежей смежников не нужна, она для него избыточна и забивает его собственный чертеж. Путем грамотной настройки можно сделать так, что специалист может оставить для себя отображение только актуальной для него информации, причем в сжатом объеме.
Документоооборот
До недавнего времени промышленные ИТ-решения не были широко востребованы проектно-строительными учреждениями, и на рынке сложилась ситуация, которую иначе как странной не назовешь. С одной стороны, есть предложения достаточно мощных компаний, которые решают сложные задачи электронного документооборота, но никак не адаптированы под специфику строительных компаний, и потому их приходится серьезно дорабатывать, а это дорого, долго и в итоге практически неприемлемо для небольших
ИТ-заказчиков, в том числе для большинства проектных компаний. С другой стороны, имеются решения, которые проектные компании разрабатывали сами для себя. Они хорошо учитывают особенности проектно-строительного бизнеса, но слишком сильно «привязаны» к специфике конкретного предприятия, и далеко не очевидно, что их будет легко адаптировать к требованиям другой организации, поскольку системы не обладают для этого достаточной гибкостью. Серьезная же доработка выльется в затраты, к которым проектный бизнес может быть еще не готов.
Специалисты НТЦ «Конструктор» в качестве компромиссного варианта предложили выстроить решение для электронного документооборота, основываясь на одной из подобных платформ — системе «Летограф». Ожидалось, что эта система,
во-первых, будет обладать достаточной гибкостью, которая позволит адаптировать решение к требованиям проектно-строительной компании, а во-вторых, в системе имеется развитый инструментарий, который поможет реализовать новую схему организации деятельности.
В ходе ИТ-проекта предстояло решить проблему хранения документов формата AutoCAD, а они зачастую содержат ассоциативные ссылки на другие документы и файлы, поэтому надо извлекать из архива не только файл с чертежом, но и множество других документов с информацией, которая была актуальна на момент создания этого чертежа. В результате пришлось хранить в архиве несколько копий одного и того же файла, привязанных к определенному времени создания или модификации. При необходимости можно поднять из архива любую версию чертежа за определенную дату, а вместе с ним и актуальные на тот момент версии смежных документов.
В ожидании успешного финала
Предварительное обследование предприятия началось в середине августа 2006 года. Осенью того же года было осуществлено внедрение и настройка системы «Летограф» во всех подразделениях «Аврора-проект» и проведено обучение сотрудников.
Благодаря развертыванию системы электронного документооборота директор компании «Аврора-Проект» получил в свои руки инструмент, который позволяет контролировать работу сотрудников.
В свою очередь, сотрудники получили возможность создавать собственные информационные пространства, в рамках которых они взаимодействуют со своими коллегами. Например, собственное пространство есть у топ-менеджеров компании. Отдельные группы пользователей работают со своими информационными полями.
Поскольку работы выполняются не только штатными сотрудниками проектной мастерской «Аврора-Проект», но также ее внешними субподрядчиками, в системе была реализована возможность рассылки по электронной почте уведомлений, писем и заданий не только сотрудникам внутри офиса, но и удаленным подрядчикам. Если нет возможности установить новому смежнику лицензии на систему документооборота, интеграцию с ним обеспечивает штатный сотрудник, который занимается связями с внешними организациями.
К концу года ожидался переход системы в промышленную эксплуатацию. На тот момент Федоренко оценивал убытки от нарушения сроков, переделки документации и прочего в несколько десятков тысяч долларов. Конечно же, избежать их, только оперевшись на ИТ, было невозможно. «Тем не менее мы рассчитывали, что в результате внедрения электронного документооборота нам удастся повысить управляемость проектов за счет обеспечения прозрачности самого процесса проектирования и контроля за сроками, избежав при этом большого количества переделок. Думаю, что этот проект окупился бы уже после первого же крупного заказа», — полагает Федоренко.
Однако ИТ-специалистам обеих компаний так и не суждено было увидеть восторг пользователей.
Эпилог разочарований
Увы, нередко случается так, что проекты в ходе реализации отдаляются от первоначального замысла. Внедрение системы электронного документооборота на платформе «Летограф», доработанной с учетом проектно-строительной специфики, стало тому еще одним примером.
Руководители архитектурно-проектной мастерской «Аврора-Проект» с нескрываемым сожалением говорят, что на сегодняшний день внедренная система электронного документооборота как инструмент производства у них не работает. «Система дорабатывалась под наши требования, чтобы навести порядок не только в документообороте, но и в проектной деятельности. Мне трудно сказать, в чем причина неудачи. Может быть, наша проблема не решается средствами системы электронного документооборота, поскольку проектная деятельность — не та задача, с которой она могла бы легко справиться. Самое главное, о чем мы сожалеем, — программа не обеспечивает обратную связь: мы, руководители компании, хотим видеть, кто выдал задание, кто из специалистов его получил, в каком состоянии находится его выполнение и где находится результат, если задание выполнено. Этого у нас нет»,— с горечью говорит Федоренко.
Он не склонен винить в сложившейся ситуации только конструкторов системы и консультантов НТЦ «Конструктор»: «Может быть, действительно специфика нашей деятельности слишком серьезна, и проект может растянуться на долгий срок. Так или иначе, большую часть функций системы мы не используем. Возможно, это произошло из-за того, что нам не хватило воли сразу и полностью перевести всю систему подготовки документации на новые рельсы. На мой взгляд, были и технические недоработки, которые не позволили нам гладко осуществить этот переход. В результате система электронного документооборота уступила место ежедневной текучке. И мы, со своей стороны, на какое-то время опустили руки, но и внедрение системы не решило поставленной задачи, прежде всего потому, что система не работает тесно с AutoCAD — чертежи к сообщениям документооборота прикрепляются как письма».
Как бы там ни было, руководители «Аврора-Проект» намерены продвигаться к реализации первоначального замысла. Не так давно они ознакомились с возможностями новой версии системы AutoCAD. Поскольку в проектной деятельности основные затраты приходятся на доработки и корректировку, то предложено построить в САПР трехмерную модель, в которой уже учтены все инженерные коммуникации. В случае если будут какие-то архитектурные изменения (например, перенос стены на несколько метров), они сразу будут видны всем специалистам, которых затрагивают. Это достигается благодаря тому, что новая версия популярной САПР позволяет осуществлять проверку на критические маршруты (например, на пересечение системы отопления с другими системами). При этом рассылать вручную какие-либо уведомления смежникам, отвечающим за те или иные зоны ответственности, не требуется, САПР может делать это автоматически по заданному сценарию.
«Похоже, в AutoCAD уже реализованы те инженерные инструменты, которые мы пытались реализовать в «Летографе», — резюмировал Косов. — На систему электронного документооборота мы возложим решение более мелких, организационных вопросов».