Довольно часто встречаются холдинги, где для обмена информацией используются «подручные» средства: телефон, факс и электронная почта, где данные из различных документов переносятся в бухгалтерские программы вручную, а различные информационные продукты автоматизируют только отдельные аспекты управления финансами и производством. По мере роста бизнеса такое положение вещей перестает удовлетворять потребностям менеджмента, поскольку не позволяет вести эффективный финансовый контроль и затрудняет оперативное управление бизнесом.
«Ручная работа — это, конечно, неудобно, но преодолимо: ставим 150 сотрудников, и проблема вроде бы решена», — считает Сергей Лаврухин, исполнительный директор холдинга ADV Group. На момент описываемых событий он занимал должность заместителя генерального директора и финансового директора холдинга «Проф-Медиа». «Вот что любопытно: сопоставление одной базы с другой постоянно выявляет разительные несовпадения, и устранение их каждый отчетный период также выполняется вручную и выливается в долгую и мучительную эпопею. В результате использование прежних программных продуктов становится просто неэффективным», — добавил Лаврухин.
Холдинг «Проф-Медиа» был образован в 1997 году для управления медиаактивами, принадлежавшими группе «Интеррос». Состав этих активов со временем менялся: на первом этапе существования «Проф-Медиа» сформировалась компания, сфокусированная преимущественно на газетном бизнесе, но после смены руководства в 2004 году стратегическими целями стали диверсификация бизнеса и развитие направлений в развлекательном сегменте. Холдинг приобрел издательский дом «Афиша», кинокомпанию «Централ Партнершип» (производителя и дистрибьютора фильмов и сериалов), телеканалы «2х2» и ТВ-3, контрольный пакет в компании «Рамблер Медиа».
На сегодняшний день «Проф-Медиа» — диверсифицированный медиахолдинг, один из крупнейших в Восточной Европе. Он занимает сильные позиции на телевидении, в Internet-бизнесе и в других основных сегментах медийного рынка.
Каждый из этих секторов бизнеса имеет свою специфику, поэтому актуальной и сложной для холдинга стала проблема создания единого информационного пространства. «Если раньше было только три направления бизнеса, то теперь их гораздо больше, как минимум восемь. В условиях разросшегося и заметно укрупненного бизнеса стало невозможно получать и обмениваться информацией по телефону и посредством файлов Excel», — сказал Лаврухин.
Осознание потребности в ERP
По обыкновению информация в управляющую копанию холдинга доходит с некоторым опозданием после того, как завершится ее сбор на нижнем уровне и агрегирование. Не секрет, что не только у разных компаний, но и у разных отделов одной и той же компании существуют различные таблицы Excel, в которых содержатся базы данных. С их помощью сотрудники ведут свой управленческий учет на уровне отдела, затем финансовый отдел пытается ее собрать воедино и привести к общему знаменателю. В результате в отделах цифры одни, в бухгалтерии другие, а генеральный директор имеет дело с третьими.
«Чтобы понять, какая же цифра правильная, приходилось тратить очень много времени: определять, включен ли НДС, учитывается ли комиссия и т.д. В результате нередки случаи, когда все уже забыли, какая же цифра правильная и на основе чего составлена. На эту рутину, а не на анализ и принятие решений, уходит 90% времени. И только 10% остается на анализ, — посетовал Лаврухин. — Менеджмент холдинга принял прозападный курс: корпоративная структура была выстроена настолько прозрачно, что можно было бы проходить аудит по стандартам МСФО. Было бы неправильно стремиться к прозрачности, повышать капитализацию, готовиться к выходу на IPO и при этом иметь доморощенный инструмент, который не помогал бы с финансовой и бухгалтерской точки зрения подготовиться к этому аудиту».
Решив начать проект по комплексной автоматизации холдинга, руководство «Проф-Медиа» поставило следующие задачи: обеспечить получение единой консолидированной отчетности по всем направлениям холдинга; улучшить контроль над бизнес-процессами входящих в холдинг компаний; обеспечить эффективный обмен учетными данными между компаниями; автоматизировать деятельность всех департаментов.
Поскольку бизнес будет и дальше развиваться, необходимо было выбрать решение, которое потом можно тиражировать по новым предприятиям холдинга, возможно, удаленными и со своей спецификой.
В качестве возможных решений рассматривали продукты уровня ERP — как отечественные, так и западные. В конце концов остановились на двух: Axapta (теперь эта система называется Microsoft Dynamics AX) и Navision (Microsoft Dynamics NAV). «В тот момент по набору функций Axapta была более зрелой, чем Navision. Последняя была скорее системой финансового учета и управления. Нам было важно, чтобы в системе циркулировала информация из разных отделов. Отмечу, что в медийном бизнесе приходится иметь дело не только с финансовыми данными, но и с рейтингами, долями рынка, цифрами по продажам, CRM-сервисами и пр.», — пояснил Лаврухин. В результате выбор был сделан в пользу Axapta. К ее прочим достоинствам относится способность к тиражированию и легкость доработок. В качестве партнера для реализации проекта была выбрана компания «МАГ Консалтинг».
Изначально в холдинге «Проф-Медиа» отдавали себе отчет в том, что нельзя сделать какое-то одно универсальное решение которое могло бы удовлетворить одновременно медийный, кинематографический, издательский, радийный и телевизионный бизнесы. Например, у «Синема Парк» имеется территориально распределенная сеть кинотеатров по всей стране, поэтому пришлось организовать удаленный доступ к системе, которая находится в Москве, для удаленных бухгалтеров, работающих в других городах (скажем, в Тюмени или Санкт-Петербурге). В результате и главный бухгалтер, и финансовая служба холдинга в режиме реального времени получили возможность отслеживать действия бухгалтеров удаленных филиалов.
Для работы над проектом в холдинге была создана команда Top-ERP из ключевых сотрудников, которые могли оказывать влияние на сроки и объемы внедрения: финансовые менеджеры по направлениям бизнеса, специалисты по дизайну бизнес-процессов, главные бухгалтеры, разработчики учетной политики, специалист по инвестициям и юрист. Они обладали не только определенными полномочиями, но и ответственностью. По сути Top-ERP представляла собой методологический комитет, который создавался на годы и отвечал не только за реализацию проекта, но и за поддержку и развитие системы в будущем. Этот комитет нес ответственность за развитие идей проектной команды (таким образом был реализован институт кураторства по направлениям бизнеса). Руководитель проекта принимал обязательное участие в работе команд подпроектов; финансовые менеджеры по направлениям являлись кураторами по направлениям бизнеса.
Параллельно была организована учеба для специалистов «Проф-Медиа»: часть сотрудников обучалась по программе «Финансы в Microsoft Dynamics AX», другие приняли участие в тренингах в ходе внедрения системы. Каждый из специалистов «Проф-Медиа», которым предстояло работать в системе Dynamics AX, потратил на обучение по четыре дня. В «МАГ консалтинг» считают, что это свидетельствует об очень ответственном отношении холдинга к проекту — обычно подобный показатель составляет примерно три дня на одного сотрудника.
На старте
Чтобы подготовить компанию к столь масштабным нововведениям, специалистами «МАГ консалтинг» были подготовлены регламенты финансовой отчетности в соответствии со стандартами МСФО. Для этого были изучены схемы движения управленческой и бухгалтерской информации в дочерних компаниях, сделаны предварительные выводы о требованиях к единой учетной политике холдинга, сформулированы рекомендации по оптимизации процесса учета. В результате были созданы первый консолидированный план счетов, регламенты отчетности, сформулированы основы единой учетной политики по международным стандартам финансовой отчетности.
Затем началось детальное знакомство консультантов с деятельностью дочерних подразделений. Эта часть проекта называлась «инициализация ERP» и проходила под лозунгом «давайте что-то сделаем вместе». Это стремление вылилось в очередной протокол о намерениях, не имеющий строгой юридической силы, но определивший развитие проекта на период с 2004 по конец 2006 года. Согласно этому документу холдинг «Проф-Медиа» в ближайшие два года был намерен автоматизировать ряд направлений бизнеса: кинобизнес, издательскую деятельность, радиобизнес, а также управляющую компанию. Этот документ помог спланировать ресурсы проекта.
После этого началось заключение договоров с каждой компанией, входящей в холдинг «Проф-Медиа», о внедрении у них ERP-систем. Всего было начато пять таких проектов.
Параллельно-последовательное внедрение
Проект стартовал летом 2004 года. Откладывать внедрение системы было уже невозможно.
К моменту запуска проекта подразделения холдинга находились на разных этапах развития. «В радионаправлении дочерние компании долгое время пребывали в режиме ожидания, и если бы не начался проект внедрения, то в каждой из них стали бы появляться локальные системы и возможность создания единого информационного пространства была бы упущена, — вспоминает Лаврухин. — Нам пришлось отойти от классической модели тиражирования системы, что, хотя и усложнило задачу, но, на мой взгляд, было оправданно». Направление кинобизнеса в то время только развивалось, поэтому руководство решило автоматизировать бизнес-процессы здесь не как есть, а как должно быть.
Внедрение системы шло одновременно с оптимизацией бизнеса «Проф-Медиа», точнее, представляло собой один из аспектов этой оптимизации. В 2005 году в холдинге завершилась консолидация стратегических активов. В частности, радиостанции были объединены в субхолдинг «Вещательная корпорация Проф-Медиа» (ВКПМ), был реструктурирован портфель непрофильных активов. В результате ERP-внедрение пришлось вести параллельно-последовательно в управляющей компании холдинга, в «Синема Парк» и ВКПМ.
ВКПМ, в отличие от «Синема Парк», представлял собой исторически сложившуюся с начала 90-х годов структуру, имевшую свои традиции и процессы. «Проф-Медиа» эту структуру приобрела. «Пришлось выбирать: либо везде внедрять единое ERP-решение, либо предоставить компаниям холдинга возможность самим принять решение и внедрить у себя то, что они посчитают более приемлемым. В результате три пилотных проекта оказались по-своему уникальными, но довольно рискованными», — признался Лаврухин.
После этого настало время внедрения ERP-системы в издательском доме «Комсомольская правда». По словам Лаврухина, сейчас этот огромный бизнес, включающий филиалы по всей стране и множество дочерних компаний, имеющий оборот в 100 млн. долл., продается. «В тот момент, когда настал черед его автоматизировать, руководство холдинга было вынуждено признать, что не готово к этому ERP-проекту — слишком велик был риск. Принимая во внимание уже запущенные три проекта, «Комсомолку» решили автоматизировать во вторую очередь. То же рекомендовали и консультанты, предложив сначала дождаться положительных результатов в других проектах, а потом приступать к внедрению в «Комсомолке».
Пока шел проект, холдинг приобрел компанию B2B Media, выпускающую журналы «Финансовый директор», «Коммерческий директор», «Индустрия рекламы» и др. Поскольку издательское направление расширилось, пришлось изменить планы. Этот бизнес был близок к бизнесу «Комсомолки», но меньше по размерам. Было бы разумно начать внедрение с них. «Мы взяли наработки, апробированные в трех пилотных проектах, и начали проект в B2B Media, понимая, что затем сможем тиражировать на «Комсомолку» уже почти готовое решение. В B2B Media был реализован проект, предусматривающий интеграцию Dynamics AX с CRM-системой на базе продукта SalesLogix компании Sage Software. В результате, когда через полгода холдинг приобрел издательский дом «Афиша», у нас уже было решение для развертывания в издательском блоке, обкатанное в B2B Media. Сложность была в том, что, помимо «Афиши», имелся также Internet-портал Afisha.ru. Предстояло решить, что можно туда тиражировать, а что — дописывать», — рассказал Лаврухин.
Управляющая компания тоже развивалась. В холдинге создали новый ERP-отдел, куда взяли программистов, чтобы быстро реагировать на изменение ситуации, не прибегая к услугам консультантов. По мнению Лаврухина, на завершающем этапе проекта роль консультантов постепенно должна уменьшаться по мере роста опыта специалистов «Проф-Медиа». В дальнейшем предполагается, что пользователи системы смогут получать оперативную поддержку непосредственно от штатных ИТ-специалистов, а для решения сложных вопросов эти специалисты будут обращаться в службу технического сопровождения «МАГ консалтинг».
Эту точку зрения подтверждает дальнейшее развитие проекта, когда после появления в составе холдинга «Проф-Медиа» телеканалов «2x2» и Rambler TV необходимо было осуществить их операционное объединение. В числе прочих мер для этого требовалось внедрение ERP-системы. «При автоматизации 2х2 мы взяли стандартную версию, работающую в холдинговой компании «Проф-Медиа», установили ее в «2х2» и начали модифицировать, используя своих штатных программистов», — пояснил Лаврухин.
Итоги
Безусловно, трудно говорить о стопроцентной эффективности проекта, пока все компании холдинга не станут в полную силу работать с новой системой. Однако уже сейчас можно говорить о непрямой экономической эффективности. В частности, ERP-система обеспечивает прозрачное управление, а оно, в свою очередь, способствует проведению IPO и присутствию на западных рынках инвестиций.
«Сегодня очередной балансовый отчет компании «Синема Парк» готовится к седьмому числу месяца, следующего за отчетным. Отчетность пока не полностью соответствует требованиям МСФО, для этого предстоит предпринять определенные усилия, например, в отношении начисления резерва, отложенных налогов и т.д. Но 95% информации (причем не только финансовой, но и оперативной) нам доступно практически в реальном времени. Кассовые терминалы «привязаны» к системе, и после завершения рабочего дня становится доступной вся информация о том, сколько билетов было продано и какова дневная выручка. Основываясь на этих данных, можно рассчитывать коэффициенты заполняемости залов, анализировать, насколько успешен тот или иной фильм и следует ли передвинуть его показ на более выгодное время, оставить в прокате на следующую неделю и пр.», — рассказал Лаврухин.
Прозрачность управления и возможность предоставления аудированной отчетности в краткие сроки позволяют получать более выгодные кредитыот западных банков. Не так давно «Синема Парк», занимаясь строительством кинотеатров, нуждался в кредитовании. Пришлось брать кредит на развитие у компании Independent Film Channel (IFC). Американская сторона потребовала от российских партнеров выполнения определенных условий под выдачу кредитов, в их числе — оперативное предоставление финансовой информации, как аудируемой по результатам года, так и ежеквартальной. Другими словами, в соответствии с определенным графиком необходимо предоставлять американцам определенный объем информации.
«Получить кредит у IFC мы смогли, в том числе благодаря нашей ERP-системе, сумев предоставить им необходимые цифры, которым можно доверять, а в случае необходимости осуществлять их аудиторскую проверку. Кредитная ставка IFC вдвое ниже, чем у российских банков, с которыми в принципе можно договориться о предоставлении только управленческой отчетности, составленной без аудита. Взяв кредит у IFC, мы получили существенный выигрыш: в течение года сумма экономии на процентах составила величину, соизмеримую с половиной всех инвестиций в проект по внедрению ERP-системы в холдинге», — подытожил Лаврухин.
В 2006 году холдинг «Проф-Медиа» продолжал активно расти и завоевывать новые сегменты рынка. Были присоединены новые крупные компании: национальная телесеть ТВ3; Rambler Media — один из игроков «большой тройки» Рунета, включающий популярный мультисервисный портал Rambler.ru. Перед управляющей компанией встала задача интегрировать новые компании в общее информационное пространство холдинга.
«Мы решили сохранить уже сделанные инвестиции в информационные технологии и взяли курс на интеграцию имеющихся информационных систем в рамках сервис-ориентированной архитектуры (SOA), в которой Dynamics AX будет значительным, но не единственным компонентом. ERP-система объединится с узкоспециализированными информационными системами, которые используют наши компании для поддержки своих основных бизнес-процессов», — рассказал о планах «Проф-Медиа» начальник отдела информационно-управленческих систем Иван Варламов.