Каждому - по потребностям

Аналитические возможности систем действительно помогают топ-менеджеру вести бизнес, если они отвечают потребностям каждого конкретного менеджера...

Аналитические возможности систем действительно помогают топ-менеджеру вести бизнес, если они отвечают потребностям каждого конкретного менеджера

В ходе поездки по предприятиям я изучал несколько основных аспектов их деятельности, касающихся сбора отчетности и построения аналитических систем. Руководители и ведущие специалисты, с которыми удалось побеседовать, непосредственно управляли работой по формированию отчетности и подготовке аналитики для топ-менеджеров. Некоторые сами принадлежат к руководящему звену и потому отлично разбираются в потребностях высшего менеджмента предприятия.

В прошлой беседе с руководителями предприятий мы постарались выяснить, какие мотивы побуждают их приступить к этой непростой работе, как они подходят к выбору инструмента для ее реализации (см. «Директор ИС», №8 за 2006). На сей раз мы хотим понять, какую именно отчетность желают получать топ-менеджеры предприятий.

По мнению эксперта Владимира Мицкевича, при подготовке аналитики необходимо соблюдать два условия. Во-первых, генеральный директор должен выделить четкий набор ключевых показателей и факторов, на которые он хотел бы опираться, определить, в каких целях и для принятия каких решений они требуются, а также оценить, с какой периодичностью необходимо их отслеживать (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и пр.). То же самое относится к коммерческому и финансовому директорам, к директору по производству и директору по снабжению.

Во-вторых, консультант, который осуществляет «аналитический» проект, должен предоставить базовую совокупность альбомов выходных форм, из которых топ-менеджеры смогли бы выделить наиболее подходящие и дополнить их своими. Если одна из сторон хранит молчание, этот процесс ничем хорошим не кончится. «Когда система создается непосредственно для каждого топ-менеджера, то она будет эффективной для всех. Если же она строится для предприятия в целом, это значит, что она не рассчитана ни на кого конкретно», — отмечает Мицкевич.

Необходимо помнить, что топ-менеджеры предъявляют разные требования к форматам отчетов. Например, генеральный директор с трудом воспринимает отчет, если в нем содержится более четырех колонок, а финансовый считает отчет неаналитическим, если в нем имеется меньше 20 колонок.

«Сургутстройтрест»

По словам Владимира Миронычева, заместителя генерального директора треста по ИТ, у каждого руководителя в организации имеется персональный доступ к информации и отчетам, созданным в системе «ТБ. Корпорация».

Владимир Миронычев, заместитель генерального директора компании «Сургутстройтрест»

Генерального и коммерческого директоров предприятия прежде всего интересует информация об объемах вложенных в строительство каждого объекта финансовых и материальных ресурсов. Чтобы оценить перспективность предполагаемого строительства, ему важно еще до подписания договора знать фактическую себестоимость работ на подобных объектах, которые были возведены по заключенным ранее договорам. Система позволяет определить фактическую себестоимость объектов с учетом всех затрат: руководители треста могут посмотреть весь объем подрядных работ и материалов, которые потребовались в ходе реализации отдельных стадий строительства каждого из возводимых объектов. Топ-менеджеры также имеют возможность получить данные о движении материалов, начиная от их прихода и заканчивая их разгрузкой на складах строящегося объекта.

Финансовому директору «Сургутстройтреста» важен анализ себестоимости по объектам в целом и ее структуры на каждом конкретном объекте. На объектах, которые возводит предприятие, как правило, на материалы приходится около 80% затрат, примерно 20% идет на заработную плату.

Директора по производству особо интересуют показатели работы завода крупнопанельного домостроения, входящего в состав «Сургутстройтреста». На заводе склад готовых изделий имеет четыре пролета (их размеры определяются тем, подаются ли в нем машины под погрузку или разгрузку, а также зоной действия крана), производственные мощности разделяются на восемь пролетов (арматурный цех, бетоносмесительный, формовочное производство и др.). Учет ведется по отдельным пролетам. Директору по производству важно иметь данные о внутреннем перемещении материалов. Сейчас на предприятии отлаживается та часть системы, которая непосредственно отвечает за производство. Тем не менее, уже сейчас можно посмотреть отчеты: кто произвел те или иные железобетонные изделия, сколько изделий каждой номенклатуры произведено, причем по каждому участку и по состоянию на сегодняшний или вчерашний день или за любой предшествующий период. На изготовление каждого изделия идет определенное количество материалов, и директор по производству проводит сравнительный анализ плановых и фактических показателей. Отчет также показывает и фактическую потребность в материалах. Важны для директора по производству «Сургутстройтреста» и отчеты по остаткам в незавершенном производстве.

Стерлитамакский завод строительных машин

Гульнара Юсупова, руководитель службы АСУ этого предприятия, уверена, что высшее руководство завода желает контролировать с помощью единой системы все процессы, происходящие на заводе. Для подготовки аналитики и отчетности здесь применяется продукт «ИС-Про» компании «Интеллект-Сервис».

Гульнара Юсупова, руководитель службы АСУ Cтерлитамакского завода строительных машин

Для исполнительного директора завода составляется аналитика и готовятся отчеты об основных показателях работы предприятия в финансовом и материальном выражениях; ежемесячный финансовый баланс, отчет о прибылях и убытках, о ходе производства (фактическом выполнении производственных заданий) и анализ отклонений от плана.

В интересах коммерческого директора генерируется набор отчетов, содержащих сравнительный анализ спроса на продукцию, ведется планирование объемов продаж. Аналитика в системе позволяет ему видеть целостную картину движения денежных и материальных потоков.

Финансовому директору завода важен отчет по продажам и поступлению денежных средств, а также аналитические отчеты, характеризующие динамику таких ключевых показателей, как рентабельность, ликвидность и финансовая устойчивость, оборачиваемость капиталов и товаров, нормирование затрат и себестоимость по видам продукции. Точная информация о фактической себестоимости, сравнение плановых и фактических показателей и анализ причин их расхождения позволяют объективно судить о рентабельности каждого вида изделий и оперативно принимать меры по изменению ассортимента и цен.

Директора по производству завода в первую очередь интересуют оперативные данные о планировании объемов и ассортимента продукции. Аналитика, которую он получает из системы, помогает контролировать ход производства, видеть объемы запасов «незавершенки». Для него важны отчеты о количестве продукции, которую необходимо подготовить в следующем месяце. Также он постоянно держит на контроле отчеты о минимальных заделах, которые должны быть на складе. Основываясь на данных плана и маршрутах движения деталей, директор по производству может отследить, какая деталь и в каком цехе находится в данный момент.

В качестве источников для отчетов на Стерлитамакском заводе используется первичная информация, консолидированная и представленная в виде укрупненных отчетов для руководства. В случае необходимости возможна их детализация. Основной источник информации о том, что происходит на рынке, — партнеры завода. Сейчас их у предприятия около 2200, в основном это поставщики.

Группа компаний «Степь»

Для генерального директора готовятся управленческо-финансовые балансы и отчеты о финансовых результатах по бизнес-моделям. (Как пояснил Юрий Максаев, директор по экономике группы «Степь», под бизнес-моделями здесь понимаются отдельные направления в деятельности предприятия, по которым ведется учет затрат, выручки и оценка финансового результата.) Генерального директора интересуют изменения в динамике чистых активов и чистого капитала (который оценивается как разница между суммой активов и суммой пассивов). Ему важно знать, в прибыль или в убыток работает каждое из хозяйств группы. Также его интересует, как изменяется структура задолженности по источникам капитала: сколько и кому должна группа «Cтепь» и как изменяется сумма долга.

Юрий Максаев, директор по экономике группы компаний «Степь»

Финансовому директору важен точный экономический анализ. Сельскохозяйственный цикл длится год, и необходимо как можно точнее определить, сколько потребуется привлечь денег, чтобы в полном объеме осуществить все необходимые работы.

В группе компаний «Степь» ключевыми менеджерами являются также директора по растениеводству и по животноводству. Им важно по каждому из этих основных направлений видеть подробную аналитическую картину, отражающую как текущее состояние производства в нынешнем году, так и незавершенное, относящееся к будущему году.

Аналитические данные и отчетность строятся в группе «Степь» на основе системы «1С: Управление Производственным Предприятием 8.0». Непосредственно для подготовки отчетов применяется собственная система управленческого учета, которую в скором будущем планируется реализовать средствами платформы «1С: Предприятие», чтобы получать всю необходимую аналитику из единой информационной системы.

«Арнест»

Спектр потребностей генерального директора этого завода в аналитических отчетах довольно широк, но особым его вниманием пользуется отчет о выполнении плана производства. Руководитель предприятия постоянно анализирует плановые и фактические показатели, касающиеся продукции, выпущенной каждым цехом, каждой линией, а также по всей номенклатуре вплоть до отдельных ее позиций. В качестве инструмента управления здесь применяется ERP-система Microsoft Business Solutions-Axapta, развернутая при поддержке компании Columbus IT.

Как рассказал Михаил Горшков, директор компании «Арнест — Информационные технологии», в финансовом отчете генерального директора прежде всего интересует размер дебиторской задолженности. Поскольку для закупки материалов завод привлекает значительные кредиты, руководство предприятия считает непозволительной роскошью иметь большую дебиторскую задолженность. По сути ситуация, когда деньги заплачены, а нужное сырье еще не поставлено, означает финансирование какого-либо поставщика за счет собственных кредитных средств. Отчеты о дебиторской задолженности помогают понять, оптимально ли используются привлеченные по кредитным линиям финансовые ресурсы.

Генеральный директор изучает также укрупненные отчеты о движении денежных средств, задолженностях, остатках ТМЦ и о браке. Кроме того, его интересуют кадровые отчеты: сколько сотрудников принято, уволено, перемещено с одной должности на другую, какая на предприятии средняя заработная плата, каково распределение работников по категориям. Эта информация необходима для подготовки и обсуждения ротации кадров.

Михаил Горшков, директор компании «Арнест — Информационные технологии»

Коммерческому директору требуются отчеты об остатках готовой продукции и сырья, а также аналитика закупок, продаж и неликвидов. Отчеты об остатках готовой продукции и сырья очень важны: поскольку предприятие берет для их закупки кредиты, то вся его политика нацелена на их минимизацию (чем больше сырья находится на складе, тем больший процент предприятие платит по кредитам). В системе имеется информация о предполагаемых ценах на приобретаемое сырье (они содержатся в бизнес-плане на текущий год). Отчеты, полученные из системы, позволяют коммерческому директору обнаружить отклонения фактической стоимости приобретенного сырья от запланированной, понять причины этих отклонений и в случае необходимости выбрать иных поставщиков.

Политика минимизации проводится и в отношении запасов готовой продукции. В компетенцию коммерческого директора входит и анализ по неликвидам. Это важно, поскольку производство на предприятии носит сезонный характер (средства по борьбе с комарами, например, зимой не покупают). Коммерческому директору необходимо вовремя оценить ситуацию по остаткам и принять меры к тому, чтобы, например, эти инсектициды не остались на складе на зиму.

Финансового директора завода в первую очередь интересуют отчеты о финансовом состоянии, кадровые отчеты, данные о задолженностях, движении денежных средств, остатках готовой продукции и сырья, неликвидах, браке, анализ заработной платы — другими словами — практически все отчеты, которые готовятся для топ-менеджеров.

Директора по производству особо интересуют отчеты по фактической выработке продукции (завод выпускает более ста наименований) в сравнении с плановыми показателями. Специфика производства завода такова: на предприятии имеется три основных цеха — баллонов и наполнения, а также клапанный. В цехе наполнения есть дополнительный участок по наполнению продукции в полимерной таре. Цеха баллонов и клапанов изготавливают полуфабрикаты, а цех наполнения готовит активное вещество, которым наполняются баллоны. Здесь же осуществляется окончательная сборка продукции завода. Директор по производству с помощью отчетов отслеживает, насколько фактический расход соответствует принятым на предприятии нормам. Сырьем для изготовления баллонов является алюминий, а это довольно дорогой материал, да и сами компоненты, из которых состоит наполнитель (отдушки, спирт и пр.), также совсем не дешевы. Отслеживать расход сырья важно еще и потому, что заказчики из числа крупных международных компаний требуют строжайшего соблюдения рецептуры. Директор по производству анализирует также отчеты о браке, загрузке мощностей, авариям и простоям.

* * *

Как видим, отрасли, в которых работают предприятия, весьма разнообразны — от строительства до сельского хозяйства, тем не менее в задачах топ-менеджеров и их потребностях в аналитике видно много общего. В рассмотренных нами предприятиях аналитические системы действительно помогают топ-менеджерам вести их бизнес именно потому, что все они отвечают основному принципу: каждому — по потребностям.

Генеральные или управляющие директора производственных предприятий уделяют пристальное внимание отчетам и аналитике по выполнению производственных планов, контролю качества продукции, ритмичности работы производства.

Коммерческие директора этих предприятий, как правило, занимаются оптимизацией номенклатуры изделий и материальными потоками (прежде всего, минимизацией неликвидов, незавершенного производства), заботясь о том, чтобы материальные ресурсы предприятия использовались максимально эффективно.

Примечательно, что финансовые директора, как правило, становятся главными заказчиками и потребителями аналитики и отчетов на предприятиях, они же наиболее активно выступают за развитие и совершенствование аналитических систем и совместно с ИТ-директорами становятся основными инициаторами и «локомотивами» этого весьма непростого процесса.

И, наконец, директора по производству обращаются к аналитке, чтобы решать свою главную задачу — обеспечить ритмичную эффективную работу производственных цехов. Помочь этим топ-менеджерам призваны оперативные отчеты о загрузке цехов и производственных участков, движении деталей и запасов сырья в цехах, о браке, простоях и авариях.

Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК», mikeg@pcworld.ru

Информация о предприятиях

«Сургутстройтрест» — организация ведет строительство жилых домов, административных зданий и производственных корпусов промышленных объектов, а также производит капитальный ремонт зданий и сооружений. Основные заказчики — администрация Сургута и компания «Сургутнефтегаз». Одновременно возводит порядка 40—45 объектов. Железобетонные конструкции изготавливаются на собственном заводе ЖБИ. Предприятие находится в Сургуте. Численность сотрудников — 600 человек.

Завод «Строймаш» — производит копровые установки для свайных работ, бурильные установки на базе тракторов, универсальные копровые мачты, сваебойные штанговые дизельные молоты, вибропогружатели, машины для завинчивания свай и анкеров, установки дробления негабаритов и др. специальную технику для организаций, которые занимаются строительством «нулевых» циклов, т. е. фундаментов. Тип производства — мелкосерийное и с единичным выпуском отдельных заказов. Предприятие находится в Стерлитамаке. Численность сотрудников — 500 человек.

Группа компаний «Cтепь» — включает пять сельскохозяйственных предприятий: «Кубанская степь», «Им. Героя Советского Союза Данильченко», «Родина», «Белое» и «Труд», общая площадь — 30 тыс. га. Занимается производством зерновых культур, подсолнечника, сахарной свеклы, ряда других сельхозкультур, а также животноводством. Группа «Cтепь» входит в концерн «Стелла», включающий, в свою очередь, еще несколько десятков предприятий. Группа «Степь» находится в Краснодарском крае. Общая численность сотрудников — 1700 чел.

«Арнест» — ведущий российский производитель средств по уходу за волосами и бытовой химии в аэрозольной упаковке. В числе известных продуктов предприятия средства для укладки волос «Прелесть», «Прелесть-Био», Stylissa, инсектициды «Убойная сила», «Дихлофос», «Армоль», освежители воздуха «Симфония», Symphony, чистящие и моющие средства «Сияние», средства для ухода за одеждой «Лира». Предприятие находится в Невинномысске. Численность сотрудников — 700 человек.