Требование рынка таково, что новорожденному предприятию ко дню его открытия необходимо иметь работоспособную информационную систему.
Требование рынка таково, что новорожденному предприятию ко дню его открытия необходимо иметь работоспособную информационную систему. С первых дней его существования она должна адекватно отражать основные бизнес-процессы и давать информацию руководству для эффективного управления бизнесом.
Петербургский автосалон «Мультимоторс» открылся в апреле 2005 года. В этом мультибрэндовом центре представлены автомобили корпорации General Motors как популярных классов — Opel и Chevrolet, так и премиальных — Saab, Cadillac, Hummer. В строительство центра вложено около 6 млн. долл. Так как «Мультимоторс» входит в группу компаний «Евросиб», уже имевшей опыт строительства других автоцентров, то в основу бизнес-плана сразу же были заложены расходы на внедрение информационной системы.
«Программный продукт, который ляжет в основу системы, мы выбирали задолго до открытия автосалона. В частности, анализировали, какие бизнес-процессы она должна поддерживать и какие данные мы должны иметь в результате ее внедрения», — вспоминает Владимир Припасаев, начальник ИТ-отдела «Мультимоторс». Приоритет решили отдать системам с широким функционалом, в частности, руководство интересовала возможность ведения управленческого, оперативного, бухгалтерского учетов в одной системе, а также отражение в ней всех основных бизнес-процессов предприятия, включая детальное отображение первичной учетной информации и получение отчетов. Большое значение придавалось качеству поддержки в ходе эксплуатации и возможностям дальнейшего развития (система была призвана обеспечить достаточную гибкость бизнеса, чтобы не только учесть специфику работу автосалона, но и динамично модифицироваться по мере его развития).
Для выполнения части требований специалисты «Мультимоторс» провели исследование рынка и выделили оптимальный круг поставщиков, при выборе которых были определены следующие критерии: наличие сертифицированных специалистов, готовность провести внедрение в строго определенные сроки, а также опыт работы в области автоматизации автодилерского бизнеса. В итоге выбор пал на компанию «СофтБаланс», одного из партнеров-франчайзи «1С».
Сроки для развертывания системы на базе продукта «1С: Управление производственным предприятием 8.0» были сжатыми — за шесть месяцев до открытия центра система должна была заработать. За оставшиеся месяцы требовалось установить и протестировать информационную систему, чтобы с ее помощью можно было вести на предприятии оперативный, управленческий и бухгалтерский учет и уже затем, в процессе дальнейшей деятельности «Мультимоторс», дорабатывать.
Шаг за шагом
Состав проектной команды менялся в зависимости от этапа проекта. На предварительном этапе было обсуждено общее видение проекта и подготовлено техническое описание функций и возможностей, которыми должна обладать создаваемая на предприятии информационная система. К созданию технического описания были привлечены руководители подразделений «Мультимоторс»: они определили функционал системы, задачи, которые она должна решать, и критерии, которым должна отвечать.
«Мы изначально понимали, что любую систему, даже специализированную, все равно придется дорабатывать под нашу специфику, — рассказывает Припасаев. — К моменту начала проекта готовой, универсальной системы для управления автобизнесом нам не удалось найти на российском рынке».
В ходе первого этапа было проведено предпроектное обследование, результаты которого легли в основу технического задания, разработанного консультантами. Со стороны «Мультимоторс» в работах на этом этапе участвовали начальники всех подразделений. Этап занял около месяца. Его результатом явилось готовое техническое задание по адаптации системы к специфике «Мультимоторс».
Основной задачей второго этапа стало приведение системы в соответствие с техническим заданием, этим занимался начальник ИТ-отдела. Руководители подразделений автосалона привлекались к ее решению по мере необходимости. В этот период (он длился около двух месяцев) были доработаны или созданы заново типовые механизмы обработки данных, документы, печатные формы, отчеты, в которых отображались бизнес-процессы «Мультимоторс». Также была проведена настройка прав доступа пользователей к различным функциям и данным системы (каждый сотрудник имеет дело с информацией, входящей в сферу его компетенции).
На третьем этапе началась тестовая эксплуатация и обучение персонала. Около 30 специалистов, большинству из которых предстояло вводить в системы первичную информацию, проходили обучение как в учебном центре компании-внедренца, так и непосредственно на рабочих местах в «Мультимоторс». Был проведен ряд бизнес-тренингов (в частности, по повышению эффективности продаж, управлению качеством), призванных не только обучить пользователей навыкам работы с системой, но и повысить уровень профессиональной подготовки сотрудников автосалона.
Внедрение системы происходило одновременно в пяти подразделениях: на станции технического обслуживания (СТО), в отделах запчастей, продаж автомобилей, в бухгалтерии и финансовом отделе. Все процессы на «Мультимоторс» взаимосвязаны, поэтому для того чтобы быстрее получить эффект от внедрения, было принято решение внедрять систему одновременно во всех отделах. Поскольку за отведенные сроки было непросто разработать и внедрить систему, полностью удовлетворяющую всем требованиям этих подразделений, акцент был сделан на реализации оперативного учета в СТО, отделах запчастей и продажи автомобилей. Основной объем доработок пришелся именно на них. Все изменения автоматически отражались на управленческом и бухгалтерском учете.
«СТО и отдел запчастей работают в связке: когда идет ремонт автомобиля, отдел запчастей передает запчасти в ремонтную зону, которая их принимает», — поясняет Припасаев. Отдел продаж непосредственно связан с отделом запчастей и СТО: в отделе запчастей специалисты по продажам заказывают дополнительное оборудование для установки его на автомобили, а у СТО — услуги по установке этого оборудования в ходе предпродажной подготовки автомобиля. Эти взаимосвязанные процессы необходимо было отразить в различных учетных срезах.
На складе «Мультимоторс» находится порядка 20 тыс. позиций дорогостоящих запчастей и материалов для иномарок, поэтому для предприятия очень важен полный и точный анализ: какие запчасти имеются на складе, сколько их, на какую сумму, каков срок их оборота и т. д. Эта информация служит основой для оптимизации складских запасов. Быстро и эффективно наладить оперативный анализ деятельности компании позволила интеграция информационной системы с внешними источниками данных и с кассовым оборудованием.
Эффективное управление автобизнесом
С открытием автосалона начался четвертый этап, целью которого стала опытная эксплуатация. Развитие системы продолжается и по сей день. Происходящие ней изменения объясняются тем, что со стороны General Motors и руководства «Мультмоторс» возникают новые требования к ведению учета и к возможностям системы.
«Cистема дает возможность руководителям иметь точную и оперативную информацию для принятия управленческих решений, касающихся планирования, анализа и контроля деятельности компании», — уверен Припасаев. Руководство автоцентра внимательно отслеживает и планирует продажи, себестоимость операций, валовую прибыль, правильность ведения оперативного учета, финансовые потоки, рентабельность и еще целый ряд бизнес-показателей работы автосалона.
С момента ввода в эксплуатацию система обеспечивает сбор и анализ информации о продажах автомобилей и запасных частей, а также об оказанных клиентам услугах. На основе этой информации в системе генерируются отчеты, которыми пользуются руководители подразделений. Менеджеры анализируют информацию в различных срезах: по маркам и моделям автомобилей, наименованиям запчастей и пр. Большое внимание уделяется исследованию истории отношений с клиентами (первичным и повторным обращениям), а также изучению их социального портрета. Этот анализ позволяет оценить предпочтения клиентов и определить целевую аудиторию для проведения рекламно-маркетинговых мероприятий. В автоцентре уделяют большое внимание мониторингу и анализу потребительского спроса. Для этого используются формируемые средствами системы отчеты о продажах автомобилей и запасных частей.
Еще одна важная функция системы — учет взаимодействия с поставщиками автомобилей и запасных частей. В компании делят закупочные заказы на две категории: срочные — рассчитанные на конкретных клиентов (автосалону очень важно обеспечить минимальные сроки поставок в рамках этих заказов) и периодические, которые служат для пополнения складских запасов (они обычно включают наиболее ходовые запчасти, которые пользуются постоянным спросом). У «Мультимоторс» имеется один поставщик автомобилей и запасных частей — компания «Дженерал Моторс СНГ» и несколько поставщиков дополнительного оборудования (сигнализаций, автомагнитол и пр.).
Информация о заказах наиболее востребована начальниками отделов продаж автомобилей и запасных частей. Она необходима им для того, чтобы грамотно спланировать объемы закупок в стоимостном и количественном выражении, а также для планирования складских запасов автомобилей: нельзя допустить переполнения склада и одновременно необходимо поддерживать запас ходовых моделей и запчастей.
Руководство «Мультимоторс» стремится тщательно отслеживать весь жизненный цикл автомобиля, поскольку продажа машины и ее дальнейшее обслуживание представляют собой определенную логистическую цепочку. Для эффективного управления автобизнесом необходимо в любой момент знать, на каком этапе этой цепочки находится автомобиль. С помощью системы автоцентр ведет учет машин не только как позиций в прайс-листе, но и как физических объектов.
Эта информация требуется начальникам отделов продаж, продавцам-консультантам и логистикам. Она позволяет планировать оплату автомобилей и запчастей их поставщикам и, как результат, помогает эффективно управлять финансовыми средствами, планировать загруженность склада и определять его состав. «Когда клиент к нам обращается, мы можем сразу предложить ему то, что его интересует или точно сообщить ему, когда этот автомобиль появится в нашем центре, по какой цене и в какой комплектации», — отмечает Припасаев.
Средствами системы в автоцентре ведется учет выполнения заказов по техническому обслуживанию и ремонту автомобилей. Эти данные востребованы отделами СТО, продаж, запчастей, нужны они и клиентам. В компании разделяют три основных типа заказов по ремонту автомобилей: гарантийный, обычный заказ-наряд, а также заказ-наряд на предпродажную подготовку.
В зависимости от типа заказа информация о его выполнении нужна разным отделам. Данные о состоянии заказ-наряда формируются на основе занесенных в систему первичных документов. Информационная система позволяет анализировать эти заказ-наряды с помощью системы фильтров и производить их сортировку по выполнению, типам, датам.
Для ведения бухгалтерского и налогового учета в автосалоне используют стандартные возможности продукта «1С: Управление производственным предприятием 8.0».
Перспективы
Автоцентр планирует развивать свою информационную систему в соответствии с новыми требованиями, которые диктует автобизнес. В частности, предполагается сделать более полным и детальным отображение оперативного учета, расширить функционал, улучшить эргономику системы.
Планирование загрузки СТО и учет взаиморасчетов с поставщиками и клиентами также рассматриваются в числе задач на перспективу. Прорабатывается также вопрос о целесообразности реализации в компании системы бюджетирования, а также внедрения модулей управления персоналом и расчета заработной платы.
Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК», mikeg@pcworld.ru