Коммерческий склад ума создает «умный склад»

Комплексная информатизация стала приоритетом для компании «Ниеншанц-Логистик», управляющей складами ответственного хранения

Ситуация на рынке складских услуг, а вернее, ожидание жесткой конкуренции вынудили санкт-петербургскую компанию «Ниеншанц-Логистик», входящую в холдинг «Ниеншанц», поторопиться с выбором полнофункциональной информационной системы. Анализ существующих предложений отечественных и зарубежных разработчиков привел к тому, что компания отдала предпочтение программному комплексу, который еще никем не был опробован.

«Ниеншанц» – один из крупнейших на северо-западе России ИТ-холдингов. Появление в его составе предприятия, предоставляющего складские услуги, было вызвано стремлением владельцев диверсифицировать бизнес. Определенный опыт в сфере управления складом у менеджеров «Ниеншанца» был и до создания в 2003 году дочерней компании «Ниеншанц-Логистик», поскольку площадки временного хранения требовались для дистрибуции, системной интеграции и сборочного производства.

Профессиональное управление складом необходимо было, прежде всего, для деятельности дистрибьюторского подразделения, поскольку его успешность во многом зависит от скорости обработки грузопотоков. Из сотрудников этого подразделения и сформировался костяк коллектива компании «Ниеншанц-Логистик».

В настоящее время ответственным за операционное управление складским бизнесом в холдинге является главный менеджер компании «Ниеншанц» Валерий Минашкин. Он же осуществляет представительские функции от имени «Ниеншанц-Логистик» при взаимоотношениях с клиентами, конкурентами и властью. В компанию его пригласили после того, как на дистрибьюторском складе выявилась большая недостача. Этот неприятный случай вынудил руководство холдинга пойти на крайние меры – весь коллектив, отвечавший за работу склада, был уволен.

Бывший военный, Минашкин успешно работал в экстремальных условиях. С его помощью удалось решить проблему воровства и пересортицы на складе. Он способен держать в голове всю необходимую информацию и оперативно принимать правильные решения. Управленцев, которые имеют большой опыт и могут обрабатывать без компьютера большое количество данных, сложно, а порой почти невозможно найти на рынке труда. С единственным складом площадью 5 тыс. кв. м. Минашкин со своими помощниками мог бы еще какое-то время справляться и без полнофункциональной системы. Однако «Ниеншанц» приобрел в марте 2005 года еще одну площадку под коммерческий склад площадью 12 тыс. кв. м.

В холдинге управлением недвижимостью занимается «Ниеншанц – Финансовая Компания». Складские комплексы находятся именно на ее балансе, а «Ниеншанц-Логистик» выступает в качестве их арендатора. Владельцы холдинга считают, что управление недвижимостью должно быть самостоятельным бизнесом, и смешивать его с другими неправильно. Сейчас холдинг ведет переговоры о приобретении под коммерческий склад еще 21 тыс. кв. м помещений.

В перспективе, чтобы направление оставалось прибыльным, планируется иметь не менее 100 тыс. кв. м: приходится спешить, чтобы занять достойное место на динамично развивающемся петербургском рынке складских услуг. Год назад из 5 млн. кв. м всех складских помещений Петербурга только 200 тыс. кв. м приходилось на коммерческие склады класса «А». Нина Овчаренко, руководитель информационно-аналитического отдела компании «КИА Центр», ссылаясь на оценки Swiss Realty Group, говорит о том, что обюем неудовлетворенного спроса на помещения классов «А» и «В» в Петербурге составляет 600-900 тыс. кв. м. В целом по России ежегодные потери от неэффективной пространственной организации оцениваются экспертами в 2,5-3,0% ВВП в год. По этим данным можно судить о том, насколько велики потенциалы складского бизнеса.

По мнению Александра Ахметзянова, генерального директора компании «Логинфо Консалтинг», специализирующейся на консалтинге в области логистики, существенно повысить эффективность работы склада можно, в том числе средствами современной системы управления складами (Warehouse Management System, WMS). Последние программные разработки позволяют повысить оборачиваемость склада на 7-15%; увеличить коэффициент использования обюема на 10-12%; увеличить остаточный ресурс складского подюемно-транспортного оборудования за счет оптимизации выработок на 18-22%; сократить норматив ошибок при комплектации в два раза. Это усредненные данные.

Под свои требования

Дефицит качественных складских услуг в регионе сохраняется, но в этой сфере в 2005 году начато сразу несколько крупных проектов. Ни один из них еще не завершен, но очевидно, что в скором времени ситуация на рынке существенно изменится.

Руководство компании «Ниеншанц-Логистик» и ее владельцы предвидели подобное развитие событий, поэтому еще в 2004 году поставили задачу проведения автоматизации деятельности складских комплексов с целью повышения производительности труда, оптимизации деятельности складского пространства и расширения ассортимента услуг, предоставляемых клиенту. Это не значит, что основные бизнес-процессы не были хотя бы частично автоматизированы: до начала проекта данные собирались вручную и вводились оператором в систему на базе «1С: Предприятия», взаимоотношения с клиентами были автоматизированы также с помощью «1С», фискальная бухгалтерия – посредством бухгалтерской системы «БУХта», а для подготовки управленческой отчетности использовались «1С» и Microsoft Excel. Стало ясно, что решить поставленную задачу без интегрированной информационной системы, охватывающей все ключевые бизнес-процессы, невозможно: ее внедрение являлось вопросом стратегической важности. К тому же в рамках ИТ-холдинга даже непрофильное предприятие должно использовать самые современные информационные технологии.

Требования, предюявляемые к информационной системе, были следующие: адресное хранение с использованием штрих-кодирования, поддержание работы мобильных терминалов с использованием Wi-Fi, организация управленческого и финансового учета, одновременная работа с различными физическими складами, предоставление клиенту информации об остатках на складе и движении товаров, состоянии заявок через Internet в онлайновом режиме.

В мае 2004 года специалисты компании не смогли найти систему, отвечающую всем этим требованиям. В качестве возможных альтернатив рассматривались «1С», Axapta и EXceed. Однако именно в 2004 году они по разным причинам были признаны неподходящими.

Генеральный директор компании «Ниеншанц» Виктор Ярутов вполне допускает, что если бы пришлось делать выбор из нынешних версий систем, решение могло бы быть иным. «Microsoft Axapta – мировой брэнд, это отражается и на цене. Кроме того, при внедрении этой системы только 70-80% требуемого функционала можно было сделать посредством настройки параметров, а для остальных 20-30% необходимо программирование. Сколько на это потребуется времени и ресурсов – неизвестно. Кроме того, опыт моих знакомых говорил о том, что для эффективной организации работ по программированию нужных функций необходимо иметь собственную группу разработки, да и внедрение каждого модуля занимает полгода. Таким образом, на тот момент времени нас эта система не устраивала из-за ее относительно высокой цены и длительных сроков внедрения»,– поясняет Ярутов.

Система на базе платформы «1С: Предприятие 7.7» уже использовалась в «Ниеншанц-Логистик». Развернутые в компании модули имели очень ограниченный функционал. Специалисты компании «Ниеншанц-Логистик» в мае 2004 года прошли курс обучения, чтобы познакомиться с имеющимися и будущими возможностями программного обеспечения «1С». Имевшееся на тот момент решение для управления складом не устраивало компанию, а новая версия складской системы была обещана только в 2005 году. Ждать новой версии решения «1С» для управления складом руководители компании не стали.

«EXceed – это, пожалуй, складская система б№ 1 в мире. В России есть много компаний, которые обюявили о ее внедрении, но они испытывают определенные проблемы. Кроме того, EXceed не имела всего функционала, который нам требовался. Хотя, возможно, специалисты, которые устраивали презентацию этой системы, просто недостаточно хорошо ее знали», –Б?? предполагает Ярутов.

Тогда компания «Ниеншанц» обратилась в петербургскую фирму «БУХта», с которой на протяжении нескольких лет сотрудничала в области автоматизации собственной бухгалтерии. Выяснилось, что старый партнер как раз завершает разработку системы «БУХта: Складской Комплекс», предназначенной для управления складом, которая и была в итоге выбрана. «БУХта» в отличие от других разработчиков была готова разработать систему специально для компании «Ниеншанц-Логистик». Важно, что она могла автоматизировать не только управление основными бизнес-процессами (прием товара, хранение, перемещение и отгрузка), но и взаимоотношение с клиентами (учет договоров, прайс-листов, выставление счетов, учет дебиторской задолженности и т. д.), фискальную бухгалтерию, управленческую отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и множество дополнительных отчетов). Компания «БУХта» бралась также за решение ряда других задач. Например, необходимо было предусмотреть в системе фиксацию времени разгрузки и загрузки автомобилей, и она встроила этот функционал в систему в ходе реализации проекта.

Компетентный заказчик

Однако сомнения в правильности выбора решения оставались даже во время его внедрения и стали исчезать только после получения первых оценок работы системы непосредственными пользователями во время опытной эксплуатации.

Внедрение программного комплекса началось в феврале 2005 года. Фактически заказчиком выступило основное подразделение холдинга «Ниеншанц», занимающееся системной интеграцией. При строительстве нового склада площадью 12 тыс. кв. м, которое завершилось в ноябре 2005 года, общий проект, касающийся внедрения различных автоматизированных систем, был реализован собственными силами, хотя и с привлечением некоторых поставщиков и разработчиков. Самостоятельно были установлены системы пожаротушения и видеонаблюдения, охранной сигнализации, системы автономного электропитания и АТС.

Собственные специалисты от подразделения системной интеграции контролировали также внедрение системы «БУХта: Складской Комплекс», которое сначала было реализовано на уже существовавшем коммерческом складе компании «Ниеншанц-Логистик». Правда, это решение еще не охватывает управление отношениями со всеми клиентами компании. С этой точки зрения создание системы в компании пока не завершено.

Один из ключевых клиентов никак не соглашался на снижение скорости оборота, которое было необходимо, чтобы перевести его товаропоток в новую информационную систему, поэтому компания «Ниеншанц-Логистик» фактически ведет учет в двух системах: в прежней системе обрабатывалась информация, относящаяся только к одному (хотя и ключевому) клиенту, в новой – вся остальная. Данный клиент пока не готов представлять компании «Ниеншанц» накладные на приход в электронном виде (его инфраструктура не позволяет это сделать). Тем не менее этот вопрос будет обязательно решен в ближайшее время.

Другие проблемы внедрения решения «БУХта» были связаны в основном с человеческим фактором: работникам склада было не так просто понять преимущества работы с полнофункциональной информационной системой.

«Любое передвижение товара на складе после внедрения информационной системы сопровождается действиями, которых раньше не было: считывается штрих-код, вводится информация в портативный компьютер и так далее. Поэтому создается впечатление, что времени для обработки груза нужно больше. Кладовщик может не понять, какой эффект может иметь автоматизация. Тем не менее скорость обработки грузов все же существенно возрастает благодаря сокращению потерь времени кладовщиков на поиск товара и другие операции. Такие потери обычно не принимаются в расчет, поскольку их сложно оценить. Обслуживающий персонал, работающий на складе, также не может оценить эффект от автоматизации для всего склада и всей компании», – рассказал Ярутов.

Не сразу привык к новой системе и Минашкин. Ему было сложно доверять системе, которая была сначала непонятна, к тому же нигде еще не апробирована. Между тем, ответственность за бесперебойную работу склада и сохранность товара лежала именно на нем.

Консерватизм персонала удалось преодолеть благодаря жесткой позиции руководителя проекта Ярутова. Кроме того, некоторое напряжение внутри коллектива удалось снять, проведя обучение сотрудников. Чтобы научиться работать с новой системой, потребовалось всего три дня.

Перелом наступил, когда самый старший по возрасту сотрудник компании «Ниеншанц-Логистик» понял, что с системой работать лучше, чем без нее. Стало ясно, что внедрение идет правильно, и обратного пути нет. На новом складе таких проблем не было, потому что набор сотрудников осуществлялся с учетом того, что они будут работать с полнофункциональной системой. Им не нужно было перестраиваться. Как видим, для успешного внедрения информационной системы принципиально важна роль руководителей компании. Только их настойчивое желание и понимание перспектив позволили преодолеть существенные трудности на пути внедрения.

Первые результаты

Во время первой публичной презентации системы «БУХта: Складской Комплекс», прошедшей в Петербурге в начале ноября 2005 года, Минашкин рассказал о результатах проекта, реализованного в компании «Ниеншанц-Логистик». Даже неполное внедрение программного комплекса позволило намного эффективнее использовать складское пространство и снизить значимость человеческого фактора. Сотрудники стали совершать меньше ошибок, значительно возросла их взаимозаменяемость. Раньше каждый кладовщик отвечал за определенную товарную группу и лишь в ней хорошо ориентировался. Его замена другим сотрудником была возможна, но сопровождалась большими потерями времени и ошибками. Теперь этой проблемы нет.

Основной эффект, полученный от внедрения системы, связан с увеличением количества клиентов, которое уже возросло на 10%. Например, весь товар (более 600 наименований) одной из компаний может поместиться в комнате площадью в 20 кв. м. До внедрения информационной системы такой клиент был просто невыгоден компании «Ниеншанц-Логистик» из-за слишком высоких затрат на его обслуживание. Сейчас такой клиент обслуживается. В настоящее время ведутся переговоры с крупной компанией, которая предюявляет высокие требования к скорости обработки грузов. Задержка по приемке и отгрузке, согласно условиям этого потенциального клиента, приведет к значительным штрафным санкциям, которые могут серьезно отразиться на рентабельности всего бизнеса. До внедрения программного комплекса компания «Ниеншанц-Логистик» не рассматривала бы даже возможность заключения такого договора из-за слишком высоких рисков.

Западные компании, оборот которых в России стремительно растет, просто не станут оставлять свой товар на хранение на тех складах, которые не имеют достаточно эффективных систем управления. Однако важно и то, что те компании, которые уже доверили свой товар для хранения на складе «Ниеншанц», получают большее удовлетворение от обслуживания.

Ожидания

Некоторые достоинства внедренной системы должны проявиться в будущем. Например, она позволяет оценивать эффективность работы персонала, ведя учет времени выполнения определенных операций (зрительно у руководителя может создаться ложное впечатление относительно значений этих показателей). При наличии достоверной информации можно более правильно распределять сотрудников по видам работ в зависимости от их способностей. Но эта функция использоваться не может из-за того, что система пока не охватывает отношения абсолютно со всеми клиентами компании.

Внедренное решение также позволяет предлагать клиентам множество дополнительных услуг, которые мало кто сегодня предоставляет на том рынке, на котором работает «Ниеншанц-Логистик». В их числе – упаковка товара (паллет) в термоусадочную пленку, организация выездных складских бригад, хранение алкогольной продукции, организация ремзон (сборки и сервиса) силами складского комплекса, отбраковка и утилизация товара. Однако для предоставления этих услуг потребуются дополнительные площади.

Ярутов рассчитывает, что со временем клиенты станут рассматривать склад компании «Ниеншанц-Логистик» как часть собственной территории и своего бизнеса. Это произойдет, когда любой клиент сможет получать информацию о своем товаре, переданном на ответственное хранение, и давать поручения по его отправке и приемке через Internet. Специалисты компании «Ниеншанц» совместно с коллегами из «БУХта» работают над созданием соответствующих модулей.

WMS-системы

Перечня четких и общепризнанных характеристик, которыми должна обладать система управления складами (Warehouse Management System, WMS), пока нет. Во всяком случае, у ряда специалистов имеется различное понимание того, какими функциями должна быть наделена система, чтобы ее отнесли к классу WMS.

По мнению Александра Ахметзянова, генерального директора компании «Логинфо Консалтинг», система класса WMS должна обеспечивать весь функционал, требуемый для автоматизации управления складом, являться целостным решением, обеспечивающим интеграцию складских бизнес-процессов в общую управленческую систему предприятия, чтобы руководитель имел возможность управлять складом в онлайновом режиме.

Отчеты в любых необходимых разрезах должны генерироваться на основе данных, которые поступают в управленческую систему по различным каналам, в том числе и по радиоканалу от мобильных терминалов с использованием технологии Wi-Fi. При этом в качестве управленческой системы может быть использована система любого производителя.

В системе настраиваемыми должны быть любые алгоритмы складских процессов, предусмотрена работа с любыми типами паллет и грузов. Оптимизация использования складского пространства и ускорения операций может быть основана на методе функционально-стоимостного (Activity-Based Costing, ABC) анализа.

Система не должна иметь ничего лишнего, вместе с тем, она должна учитывать и многие специализированные требования конкретного заказчика, для этого желательно, чтобы она была гибкой и легко подстраиваемой под совершенно разные предприятия.