Ключевыми вопросами, от решения которых зависит качество работы портала, являются выбор подходящего решения и функциональных возможностей современных портальных технологий...

Ключевыми вопросами, от решения которых зависит качество работы портала, являются выбор подходящего решения и функциональных возможностей современных портальных технологий

Одной из составляющих эффуктивности и качества работы любой организации, в частности крупной компании или органа государственной власти, является создание единого внутрикорпоративного информационного пространства, предоставление широких возможностей для работы с информацией. Типичная ситуация, складывающаяся в достаточно крупной компании, - это наличие множества информационных систем, слабо связанных между собой и как следствие - обилие и сложность различных интерфейсов для доступа к информации, многообразие форматов данных, отсутствие универсальных механизмов поиска интересующих сведений. Кроме того, из-за разнообразия механизмов контроля затруднен доступ к необходимой информации для тех сотрудников, которым в данный момент она особенно нужна для принятия управленческих решений. Зачастую в компании отсутствует единое информационное хранилище, данные распределены по многим базам, что создает дополнительные неудобства при поиске и получении сведений, наиболее часто используемых документов. Наконец, одновременно с электронными сосуществуют «бумажные» процессы, не поддерживаемые информационными системами. Ситуация осложняется, если организация распределенная и присутствует много региональных подразделений.

Для преодоления указанных трудностей создается единое приложение - портал. Портал - это среда для разработки, установки и запуска различных Web-приложений, с одной стороны, и для унифицированного, управляемого и администрируемого доступа пользователей к различным информационным ресурсам и сервисам - с другой. Такие ресурсы могут быть самыми разными, начиная от систем электронного документооборота (СЭД), ERP- и CRM-систем и заканчивая информационными системами, разработанными специально для конкретной организации.

Таким образом, портал обеспечивает персонифицированный и настраиваемый интерфейс, который дает возможность сотрудникам взаимодействовать друг с другом в рамках процессов обмена информацией и предоставляет им единый доступ ко всему многообразию приложений компании в соответствии со своими задачами.

Существует несколько классов портальных решений, выполняющих различные задачи и ориентированных на различных потребителей. Можно выделить, например, следующие:

  • для взаимодействия организации с сотрудниками (B2E), формирования единого информационного пространства;
  • для взаимодействия организации с внешними клиентами (B2C) - предоставления различных услуг внешним пользователям;
  • для взаимодействия между компаниями, проведения совместных действий с партнерами (B2B), частный случай - создание электронных торговых площадок.

Корпоративные порталы могут быть горизонтальными, то есть охватывающими весь объем информации, приложений и процессов предприятия; или вертикальными - сосредоточенными на специфическом бизнес-процессе, функции или приложении. Их также можно классифицировать в соответствии с решаемыми задачами: исполнительные порталы, порталы управления, порталы разработчиков, порталы знаний и порталы коммерческой информации.

Согласно классификации аналитической компании Gartner, можно выделить два типа корпоративных порталов.

  • Порталы «публикации», основная цель которых - предоставление возможностей поиска и сбора различной информации, управления контентом. Подобные порталы обладают также развитыми возможностями персональной настройки.
  • Порталы интеграции и совместной работы, которые обеспечивают мощные и гибкие инструменты разработки приложений, обладают широкими возможностями в области интеграции, соответствуют всем требованиям к информационным системам масштаба предприятия.

Для правительственных учреждений Gartner выделяет еще два типа портальных решений - порталы сервисов, которые позволяют создавать приложения для граждан, обеспечивающие получение государственных услуг посредством Web-технологий, и порталы «преобразований», характеризующиеся изменением способа доступа к правительственным услугам путем предоставления единой точки обращения к чиновникам, что повышает прозрачность государства.

Составляющие портала, его возможности и сервисы

Ключевым понятием в определении портала является Web-интеграция - совокупность технологий и процессов, которая позволяет собирать разнородную информацию из различных источников и визуализировать ее в «одном экране». Доступ к информации осуществляется с помощью Web-браузера. Суть и смысл портала состоит в том, чтобы с помощью технологий Web-интеграции обеспечить контроль над всеми информационными процессами. Структура и функции портала, его основные свойства приведены на рис. 1.

Базовые составляющие портала

Основное преимущество портального решения, обеспечивающее его гибкость и возможность настройки под конкретные задачи, - модульная структура, позволяющая эффективно управлять представлением и структурой информации. Благодаря службам индексирования, категоризации и организации ссылок создается общее хранилище документов, в котором могут содержаться объекты различных типов: договоры, приказы, инструкции и положения (текстовые документы), финансовая отчетность подразделений и данные о состоянии проектов (электронные таблицы и выборки из баз данных), отчеты для руководства и доклады (различного вида презентационные материалы), стандартные шаблоны и формы.

Для удобства пользователей в рамках портала предоставляются различные механизмы, упрощающие дальнейшую работу с содержимым хранилища. Это позволяет вести совместную работу с материалами, отслеживать внесенные изменения за счет автоматической рассылки уведомлений, контролировать версию обрабатываемого документа. В ходе совместной работы над проектом каждый сотрудник получает возможность использовать наиболее привычный ему интерфейс - как популярную оболочку Windows Explorer, так и Web-браузер.

В состав портального решения могут быть включены, например, следующие сервисы групповой работы

  • Обеспечение деятельности совещательных и коллегиальных органов (для государственных структур).
  • Проектный офис (для обеспечения процессов групповой работы с проектной информацией).
  • Телефонный справочник с расширенным поиском, группировкой и настраиваемыми атрибутами (возможна интеграция со специализированными HR-системами).
  • Консолидация в рамках портала данных из внешних Internet-ресурсов (новости, аналитика, финансовая информация и т. д.).
  • Система обработки заявок и заказа пропусков.
  • Планировщик и персональный организатор.
  • Контроль рабочего времени сотрудников.

Необходимо отметить, что такие сервисы групповой работы позволяют достаточно быстро автоматизировать отдельные «бумажные» процессы по обработке структурированных или неструктурированных документов, которые по тем или иным причинам не связаны с существующими в организации информационными системами.

Портал позволяет разделять данные по «месту использования» в организации - на нем могут быть созданы специальные разделы для департаментов и рабочих групп компании. Кроме того, отдельные пользователи могут создать свои, только им необходимые подразделы - в этом проявляется гибкость решения и расширенные возможности по индивидуальной настройке под информационные потребности каждого пользователя. При этом обеспечивается требуемый уровень безопасности и ограничения доступа к тому или иному блоку информации за счет определения ролей и настройки соответствующих прав как пользователей, так и групп.

Важная функция портала - структурирование хранящейся информации. Решение позволяет быстро создавать и поддерживать разветвленную иерархию разделов, которая отражает структуру организации. Используя готовые модули как конструктор, на портале можно создать раздел для каждого подразделения или пользователя (персональную страницу). Имеется библиотека шаблонов, позволяющая быстро создавать типовой раздел портала, при этом управлять структурой разделов достаточно легко, для этого не требуются специальные технические навыки.

Внедрение портала особенно выгодно организациям с территориально распределенной структурой, поскольку сотрудники разных подразделений получают единый доступ к документам, могут вести общие базы данных и поддерживать информационный обмен, отслеживать изменения ключевых параметров. Например, портальные технологии позволяют из всех территориально разбросанных баз данных получать и структурировать информацию, визуализировать ее и анализировать общую картину. Информация передается по каналам связи с использованием Web-технологий.

Можно отметить преимущества, которые внедрение портала несет «мобильным пользователям» - продавцам, консультантам, региональным представителям и т. д. По роду своей деятельности представители этой категории работников вынуждены постоянно перемещаться и не всегда имеют возможность обращения к порталу из офиса. С другой стороны, им необходим обмен информацией с основным офисом и получение актуальных данных, например цен или сведений о поставках из центральной базы данных компании.

Решение подобной проблемы возможно за счет входящих в функционал портала модулей «мобильный клиент». Они доставляют контент портала на «тонкий клиент» или браузерные приложения, включая мобильные или встроенные Web-браузеры в мобильных устройствах типа PDA и интеллектуальных телефонов. При этом на смарт-устройствах создаются облегченные мобильные базы данных, которые через встроенный сервер мобильной репликации данных автоматически или вручную синхронизируются с информацией, находящейся на портале.

Портал и его наполнение

Портал - более универсальное, гибкое, многофункциональное средство создания и управления контентом, чем сайт. Например, используя портальные технологии, можно организовать автоматическое размещение информации в сети intranet, причем процессы публикации будут эффективно организованы с учетом принятой модели безопасности в организации.

Одно из ключевых отличий портала от сайта состоит в механизмах информационного наполнения и поддержания актуальности данных. Существующие сайты можно разделить на два основных типа со следующими характеристиками.

Много информации, мало изменений. Это сайты предыдущей эпохи, иногда с тысячами страниц, наполнение которых происходило (и происходит) вручную. Они на первый взгляд производят хорошее впечатление, но требуют глобальной технологической перестройки, которая должна обеспечить автоматическую публикацию информации из других систем и переход на оказание сервисов через сайт.

Много информации, много изменений. Это порталы, то есть «ворота во внутреннюю информационную среду организации». Для внешнего пользователя они выглядят как сайты, но при этом позволяют автоматически публиковать информацию, выполнять смежные задачи - организовывать мероприятия, совместную работу, ведение графиков и календарей и т. п. Такие порталы есть у немногих передовых министерств, в числе которых МЭРТ и Минсвязи. Этим же инструментом обзавелось и правительство Москвы. Создан и работает в тестовом режиме портал Федерального собрания Российской Федерации (Государственная дума ФС РФ и Совет Федерации ФС РФ). В регионах пока только ставятся задачи создания такого рода порталов.

Введение в эксплуатацию портала ставит ряд важных вопросов, в частности вопросы ресурсов, ответственности, определения регламентов межведомственного обмена информацией. Например, с правительственного портала Великобритании можно получить сервисы определенных ведомств: заказать паспорт, визу, посмотреть по социальным картам свои учетные характеристики, послать запрос и отследить его прохождение, и все это делается через одно окно. В настоящее время на Западе органы государственной власти стремятся устанавливать и поддерживать прямые отношения с клиентами, а также предоставлять персонализированные государственные услуги, максимально приспособленные к нуждам конкретного человека.

Интеграция на основе порталов

Для организаций, не имеющих территориально распределенных филиалов, внедрение портала может дать существенный выигрыш за счет его интеграционной составляющей, объединения различных информационных систем компании.

В настоящее время порталы становятся неотъемлемой частью комплексных информационных систем. Интеграция портала с системами электронного документооборота, управленческого анализа и аналитическим ПО - это дополнительные возможности, соответствующие информационные системы, где портал играет роль «своеобразного фронтального экрана». На нем пользователь может видеть всю требуемую ему информацию (рис. 2).

Важной составляющей такого решения являются серверы интеграции приложений или наборы средств для их интеграции. Кроме того, автоматизация обновления содержания портала возможна только в том случае, если он входит составной частью в достаточно развитую ERP-систему (или внутреннюю информационную систему С такими функциями). Средства OLAP-анализа, data Mining и им подобные выходят за рамки портала, но он предоставляет возможность пользователям получать к ним оперативный доступ, в том числе и защищенный.

Портал способен обеспечить представление сводных данных из различных корпоративных приложений, причем одни и те же данные могут представляться по-разному для различных групп пользователей. Из «одной точки» возможен доступ ко всей информационной структуре организации. Внедрение портала позволяет выделить общие для нескольких ИТ-систем процессы и базы данных, к которым они обращаются, и на этой основе связать их в единое целое. Кроме того, интеграция возможна на уровне пользователей, обращающихся к разным разделам корпоративной вычислительной сети или к разным приложениям за счет использования единых учетных данных пользователя.

Указанные интеграционные возможности портала реализуются за счет уже включенного в базовый функционал набора готовых решений для связи с промышленными системами ERP-класса и промышленными интеграционными платформами, что позволяет поддерживать бизнес-процессы любой сложности, в том числе и распределенные.

Портальные возможности для пользователя

Для отдельного пользователя портал - это единое средство доступа к корпоративным приложениям, информации и процессам. Это своего рода виртуальный рабочий стол, «единое окно», настроенное в соответствии с требованиями каждого сотрудника и доступное из любой точки благодаря Web-технологиям.

Благодаря интеграции приложений пользователь работает уже не в каком-то одном из них, а в единой среде, ориентированной на решение конкретной задачи. Если, например, необходимо провести поиск неструктурированной, текстовой информации, то портал должен интегрироваться со всеми существующими ИТ-системами, а средства поиска и управления контентом будут конвертировать все документы в унифицированный формат.

С помощью портала весьма эффективно решается проблема доступа. Современным портальным решениям свойственен мощный сервис каталогов (Directory Service), обеспечивающий развитые средства администрирования и унифицированного контроля прав доступа на основе ролей.

У каждого работающего приложения и, говоря шире, ИТ-подсистемы имеется своя модель идентификации. За счет технологии однократной регистрации (SSO - Single Sign-On) портал может предоставить доступ сразу ко всему многообразию приложений, необходимых конкретному пользователю в его работе.

Интерфейс портала может настраиваться конечным пользователем с учетом его привычек и навыков, но степень свободы в таких настройках управляется администратором. Таким образом, можно достичь оптимального баланса учета личных предпочтений и информационной политики организации. Каждый сотрудник пользуется своими сервисами - от отчетов до сервиса пропусков.

Преимущества для организации за счет внедрения портала

В организациях, которые не имеют специализированных решений по автоматизации документооборота, портал позволяет организовать ряд таких процессов, в частности согласование документов. Это может быть особенно важно, если учесть, что стоимость такого решения существенно ниже, чем при использовании полноценных систем документооборота. Также создается единая и постоянно обновляемая база данных корпоративной информации, сформированная в соответствии с организационной структурой и поддерживающая разделение прав доступа. Внутренние информационные ресурсы оказываются интегрированными по принципу «одного окна», сокращаются потери времени за счет поиска по разрозненным информационным системам. Для всех работающих в организации, начиная от рядового сотрудника и до высших руководителей, создаются удобные сервисы, позволяющие минимизировать «бумажную» работу. Таким образом, внедрение портала позволяет добиться снижения совокупной стоимости владения решением.

Внедрение портального решения не только дает преимущества при работе с информацией, но и повышает качество управления и контроля деятельности компании, позволяет сократить расходы на сопровождение пользователей и администрирование. Благодаря возможности организовать на портале внутрикорпоративное обучение сотрудников и простоте и наглядности работы, повышается уровень знаний пользователей в области информационных систем. По некоторым экспертным оценкам, время, затрачиваемое сотрудниками на коммуникацию, сокращается в 2-2,5 раза. При этом результаты оказываются измеримыми за счет ведения статистики на портале.

Выбор решения и затраты на внедрение

Основные побудительные причины создания портала чаще всего формулируются следующим образом: необходимо обеспечить контроль исполнения и доведение поручений до сотрудников во всех подразделениях. Кроме того, требуется сократить время принятия решений руководителем, не упрощая при этом регламент процесса. Помимо этого, важно, чтобы сотрудники постоянно имели перед глазами все необходимые им средства работы и информационные источники.

Выбор того или иного портального решения - достаточно серьезная проблема. Зачастую она решается в ИТ-департаменте с учетом уже внедренных платформ. Если ведомство работает на технологиях Oracle, то дешевле будет внедрение портала, сделанного средствами Oracle, хотя, возможно, решение от SAP и будет лучше по каким-то параметрам. Решения одного производителя проще интегрировать между собой, нежели с продуктами других поставщиков. Кроме того, одним из главных критериев выбора остается стоимость создания и внедрения портала.

Другим критерием выбора выступает полезная отдача от внедрения портала - она может быть связана со снижением затрат на технологическую инфраструктуру и персонал, с повышением производительности труда за счет сокращения времени поиска информации и принятия адекватных «информационных» решений. Внедрение портала на базе промышленной, стабильной и масштабируемой технологической платформы создает основу для дальнейшего развития ИТ-системы.

Расходы на внедрение портала можно разделить на четыре основные группы: затраты на собственно разработку портала (предпроектное обследование, программирование и консалтинг); на создание или модернизацию аппаратной и коммуникационной инфраструктуры, в частности развертывание серверной подсистемы; на приобретение лицензий (серверных и клиентских); косвенные расходы (например, внутренние затраты сотрудников организации - рабочего времени, на обучение, оплату труда вовлеченных в реализацию проекта).

Расходы на разработку портала варьируют в довольно широком диапазоне. В верхней ценовой части находятся проекты, при реализации которых необходимо создание функционала под заказ. Также сюда можно отнести проекты для организаций, которые имеют распределенную территориальную структуру, число сотрудников составляет несколько тысяч человек и, кроме того, требуется интеграция с другими системами - тогда расходы могут составить не менее 300-500 тыс. долл. Верхняя планка является достаточно условной - все зависит от требований заказчика, сложности разработки и т. д. При этом стоимость может возрастать за счет того, что в ходе внедрения приходится преодолевать трудности организационного характера, связанные с недостаточной проработкой бизнес-процессов внутри компании, отсутствием регламентов работы и т. д.

Стоимость разработки простейшего портального решения с использованием только базовых модулей и без создания дополнительных возможностей может составлять 30-50 тыс. долл. К этому же случаю можно отнести систему с небольшим числом рабочих мест или разработанную без привязки к какой-либо промышленной платформе (собственная разработка).

Расходы на аппаратное обеспечение. Если создается простой портал, то может потребоваться установка одного-двух серверов общей стоимостью в 3-5 тыс. долл. В случае крупного проекта речь может пойти о развертывании целой сети серверов, и тогда счет пойдет уже на десятки тысяч. Если при этом требуется дополнительная прокладка сети, развитие инфраструктуры - все это также влечет за собой дополнительные затраты.

Стоимость лицензий, программного обеспечения. Третьей составляющей расходов по созданию портала является стоимость лицензий - серверных и клиентских. Цена серверных колеблется от нескольких тысяч до нескольких сотен тысяч, а стоимость клиентских лицензий может начинаться от двух-трех десятков и достигать нескольких тысяч долларов. Для «оптовых покупателей» вендоры предусматривают скидки в зависимости от количества рабочих мест и даже предлагают «цену на неограниченное число пользователей». С другой стороны, если проект выполняется не на основе решения от крупного поставщика портальных платформ, а представляет собой заказную разработку - в этом случае затраты на лицензии попросту отсутствуют.

Косвенные затраты очень сильно зависят от масштаба проекта. Кроме того, их достаточно сложно выразить количественно. Например, внутренние трудозатраты в организации на проект «начального уровня» могут составить два-три человеко-месяца. В данном случае речь идет о портале, на котором реализованы только базовые возможности, отсутствуют модули интеграции и т. д. Для внедрения наиболее комплексных решений может понадобиться уже год и более. Важно отметить, что портал в организации, как правило, постоянно развивается и модернизируется, если необходимо получить максимальный эффект от его внедрения.

Основные трудности внедрения и пути их преодоления

Как и в случае внедрения любой информационной системы, основные проблемы внедрения портала можно разбить на несколько категорий:

  • организационные, включающие в себя трудности, связанные с так называемым человеческим фактором, необходимостью сохранения ряда «бумажных» процессов, жестким требованием по созданию нормативно-регламентной базы для работы с порталом;
  • экономические - эта категория связана в основном с необходимостью достаточно крупных вложений в создание портала и сложностью оценки прямого экономического эффекта от его внедрения в работу;
  • технические трудности, связанные с необходимостью модернизации существующего аппаратного обеспечения для внедрения и поддержки портала.

Основными в этом перечне оказываются трудности организационного характера. Во-первых, для успеха проекта необходима заинтересованность руководства компании, определение лица, ответственного за внедрение и дальнейшую работу портала. Привлечь внимание высшего менеджмента компании к проекту можно в том случае, когда будут показаны преимущества от проекта непосредственно для него. Например, благодаря встроенным средствам аналитики для руководителя ежедневно в автоматическом режиме готовится отчет или аналитическая справка с ключевыми показателями деятельности предприятия.

Во-вторых, необходима подробная регламентация всех процессов работы с порталом, подготовка соответствующих приказов и распоряжений. По мнению многих экспертов, этап разработки и внедрения в работу организации административных регламентов является одним из ключевых для успеха проекта в целом. В среднем процесс разработки может занимать до 1,5-2 месяцев от момента начала работ по внедрению портала.

Следующими по значимости идут трудности, связанные с необходимостью преодолеть инерцию конечных пользователей, заставить сотрудников использовать созданный портал в своей работе. С этой целью на портале можно реализовать полезные и необходимые каждый день функции, например телефонный справочник организации или доступ к библиотеке нормативных документов. При этом такие справочники не должны дублироваться бумажными версиями, что заставит пользователей обращаться к порталу в своей повседневной работе. Кроме того, необходим постоянный контроль и «приказная поддержка» процесса внедрения, что поможет преодолеть сопротивление сотрудников.

Необходимо также проводить постоянное обучение пользователей, так как одной из причин нежелания работать с порталом может оказаться их недостаточная подготовленность. С этой же целью могут использоваться развитые средства визуализации, позволяющие очень наглядно и просто работать. Внедрение портала целесообразно начинать с запуска пилотного проекта, предназначенного для ограниченного числа пользователей, что позволит отработать технологические решения, выявить все узкие места и получить дополнительную информацию, которую, возможно, не удалось собрать на этапе предпроектного обследования.

Также важен постепенный переход к портальному решению, применение уже отработанных и знакомых пользователям технологий, таких как электронная почта, средств поиска документов и т. д.

Кроме трудностей внедрения, возникает ряд проблем, связанных с эксплуатацией порталов, их поддержкой. Здесь ситуация зависит от того, какого масштаба решение внедряется на предприятии и какие требования предъявляются заказчиком к процессу сопровождения. Например, если портал был создан для крупной организации с территориально-распределенной структурой и большим количеством сотрудников, при этом разрабатывались специализированные функциональные возможности для пользователей, то затраты на сопровождение портала могут быть сравнимыми со стоимостью создания решения. Для ведомства с десятками филиалов в регионах и несколькими тысячами сотрудников, которые в той или иной степени пользуются порталом, эксплуатационные расходы могут составлять 100-200 тыс. долл. при суммарных затратах на внедрение портала решения порядка 300-500 тыс. долл. Часто в ходе сопровождения требуется доработка функциональных возможностей портала по запросам пользователей, их дополнительное обучение, модернизация инфраструктуры - подобные шаги также удорожают эксплуатацию. Стремление сэкономить на эксплуатации в таком случае, не привлекая к сопровождению компанию-разработчика, а опираясь на собственные силы, может только ухудшить ситуацию и привести к существенному росту издержек.

С другой стороны, «простое решение», основанное на типовых, базовых модулях, с которым работает небольшое число сотрудников компании, не имеющей филиальной сети, и поддержка которого осуществляется силами собственных специалистов, - может практически не требовать затрат на сопровождение, за исключением расходов на оплату труда поддерживающего портал персонала.

Несмотря на то что определить прямой эффект от внедрения портала в работу компании довольно затруднительно, косвенным положительным моментом является снижение совокупной стоимости владения ИТ-инфраструктурой, поскольку благодаря интеграционной составляющей портала нет необходимости поддерживать большое число интерфейсов между уже существующими информационными системами. Кроме того, происходит снижение издержек благодаря упрощению работы конечных пользователей, в первую очередь за счет более эффективного взаимодействия, и снижения временных затрат на поиск требуемой информации и принятия решений.

Владимир Чернецкий - директор направления портальных решений компании «РБК СОФТ», vchernetsky@rbc.ru