Анализ введения режима «одного окна» в различных регионах РФ показывает, что используемая модель информационных процессов имеет ряд существенных ограничений, не позволяющих оперативно и качественно принимать решения, оптимизировать...
Анализ введения режима «одного окна» в различных регионах РФ показывает, что используемая модель информационных процессов имеет ряд существенных ограничений, не позволяющих оперативно и качественно принимать решения, оптимизировать информационные и финансовые потоки при согласовании документов в процессе межведомственных взаимодействий. Чтобы избавиться от этих недостатков, необходим иной подход.
Внедрение режима «одного окна», как одной из наиболее известных в мире сервис-ориентированных управленческих схем, является частью административной реформы органов исполнительной власти России. Служба «одно окно» активно осваивается в Москве, Чувашии, Татарстане, Белгородской области, Краснодарском крае, Ростовской области, на Урале и в других регионах России, странах СНГ — Украине, Казахстане и др. Эта технология представляет собой административный механизм, дающий возможность гражданам обращаться за получением необходимого пакета документов в одну организацию, проходя собеседование с одним специалистом, заполняя при этом одну форму заявления и предоставляя один минимальный набор необходимых документов. Далее все согласования осуществляются по внутренним каналам связи органов исполнительной власти. Служба «одно окно» интегрирует процесс управления, устраняя дублирование властных функций, усиливая взаимосвязи между госорганами, преодолевая конфликты на уровне горизонтальных связей, стимулируя сотрудничество.
В результате создаются предпосылки для сокращения административных издержек, расширения и облегчения доступа граждан к востребованной ими информации, повышению качества жизни людей, увеличению степени их удовлетворенности услугами органов власти, улучшению делового климата — более удобными и менее затратными становятся процедуры открытия и закрытия бизнеса, получения лицензий и кредитов, регистрации собственности.
Одним из главных требований к системе «одного окна» является гибкость и универсальность в отношении поддержки изменений нормативной базы, передачи функций выдачи документов от одного держателя данной системы к другому, оказанию новых услуг. Такая гибкость позволит обеспечить многоканальность обращения и доступ к услугам государственных организаций из множества физических или виртуальных точек приема населения. При четких регламентах с указанием перечня требуемых от заявителя документов, развитии информационно-коммуникационных технологий становится возможным прием и выдача всего перечня документов через службу «одного окна», обеспечив максимальную доступность государственных услуг.
Помимо физических точек доступа к службе «одного окна» необходимо реализовать возможность обращения, не выходя из дома: через Internet-порталы, терминалы с сенсорными дисплеями, call-центры, интерактивные справочные службы (Interactive Voice Response, IVR), точки беспроводного доступа и др. по всему спектру вопросов. При этом основным требованием является доступность и простота транзакций для пользователей.
Предоставление таких условий требует доступности ведомственных баз держателям «одного окна» путем их интеграции, обеспечения совместимости, взаимодействия территориальных и отраслевых информационных систем и ресурсов, а также соответствующих телекоммуникационных сетей (через создание единого адресного пространства различных ведомственных сетей или подключение выделенных рабочих станций к Internet). Выполнение этих требований обеспечит возможность взаимодействия различных предприятий. Объединение разрозненных ведомственных ресурсов качественно улучшит информацию для обслуживания процесса управления и решения проблем территорий.
Проблемы организации
В настоящее время к наиболее острым технологическим проблемам внедрения полнофункционального принципа «одного окна» относятся:
- реализация электронного документооборота и применение средств электронно-цифровой подписи при обработке заявки в режиме «одного окна»;
- обеспечение доверия к электронной информации;
- совместное использование баз данных, накопленных в различных ведомствах;
- интеграция сетей территориальных органов и ведомственных сетей;
- поддержка режима «одного окна» 24 часа в сутки без праздничных и выходных дней (24/7/365) через Internet-портал, в том числе обеспечение использования гражданами средств электронно-цифровой подписи, Internet-платежей, платежных пластиковых карточек.
В частности, в Москве большая часть организаций, задействованных в согласовании документов в режиме «одного окна» (территориальные подразделения департамента жилищной политики, социальной защиты населения, московского земельного комитета, архитектурно-планировочного управления, департамента имущества, единые информационно-расчетные центры, госжилинспекция и др.), уже подключена к Московской оптоволоконной сети в рамках ведомственных сетей и имеет собственные современные автоматизированные информационные системы. Однако они не могут обмениваться информацией в электронной форме ни с территориальными органами управления (префектура, управы), ни между собой. Существующие модели построения информационных систем используются, прежде всего, для автоматизации отдельных ведомственных функций с помощью создания специализированных автоматизированных рабочих мест. Даже когда автоматизированное рабочее место (например, АИС «Недвижимость») устанавливается в префектуре, выдвигаются требования к его автономности, отсутствию какой-либо интеграции с уже используемыми системами. Это приводит к дублированию ввода информации, препятствует анализу данных и оперативному принятию решений. В результате сохраняется старая система взаимоотношений власти и населения, хотя и оснащенная современными информационными технологиями.
Проблема электронного межведомственного взаимодействия должна решаться в ходе создания метасистемы административного округа, организации единого адресного пространства корпоративной мультисервисной сети Правительства Москвы и автоматизации регламентов режима «одного окна». Отдельной задачей является подключение территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти (Роспотребнадзора, Учреждения юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на территории города Москвы и др.) к оптоволоконной сети и к Internet.
Также чрезвычайно актуальной проблемой является придание информации, получаемой из баз данных Правительства Москвы (в том числе из префектур и управ районов округов) по электронным каналам связи и заверенной электронно-цифровой подписью уполномоченного лица службы «одного окна», статуса официальной.
Внедрение электронного документооборота в процессе согласования документов в режиме «одного окна» позволит значительно сократить трудоемкость и время подготовки ответа для заявителя. Созданию систем электронного документооборота, в частности электронных архивов документов, в Мэрии Москвы и некоторых отраслевых комплексах уделяется большое внимание в рамках мероприятий ГЦП «Электронная Москва» на 2005-2006 годы. Однако автоматизация процессов документооборота в существующем виде приводит к двойной работе с экранными и бумажными формами, увеличением времени на сканирование и печать корреспонденции. Эффекты сокращения трудоемкости будут получены только в том случае, если документооборот станет максимально безбумажным. Одним из условий этого является первоначальная электронная форма большинства входящих документов. Для решения проблемы необходимо обеспечить легитимность электронной информации на основе средств ЭЦП.
Актуальным является также переход к защите данных с помощью криптографии для обеспечения межведомственного обмена, передачи информации по открытым каналам связи (в частности, Internet) и приема заявок от граждан через Internet-портал.
Способ реализации
Процесс создания режима «одного окна» можно условно разделить на две взаимосвязанные части, реализуемые параллельно. Первой из них является создание ИТ-поддержки всего, что касается непосредственного взаимодействия с заявителем (фронт-офисная часть): запрос, подтверждение прав на получение запрашиваемого пакета документов, оплата (в случае подготовки документов на возмездной основе), получение запрашиваемого пакета документов и т. п. Вторая часть — создание ИТ-поддержки процедур, которые происходят без участия заявителя: подготовка пакета документов, получение необходимой информации и согласований, взаиморасчеты и т. п.
Анализ ситуации
На первом этапе принимается решение о создании службы «одного окна» и анализируется ее необходимость в том или ином подразделении органа исполнительной власти. По каждой организации проводится анализ функций органов исполнительной власти и выдаваемых документов: частота и количество обращения заявителей, сроки и сложность подготовки документов, необходимое количество согласований для подготовки каждого выдаваемого документа или справки, возможность выдачи испрашиваемых заявителем документов через службу «одного окна» другой организации и т. д. На основании проведенного анализа принимаются соответствующие решения о создании служб «одного окна», осуществляется техническое оснащение, подключение к ведомственной сети или Internet и пр. в зависимости от требований информационной безопасности ведомства и возможностей подключения.
В ходе первого этапа устраняется необходимость контакта между заявителем и специалистом и формализуется пакет документов, которые требуется получить от заявителя. Предоставление услуги улучшено, однако процесс подготовки документов клиентом для передачи никак не автоматизирован, то есть к внедрению электронных административных регламентов система еще не готова. Со стороны клиента работа происходит в режиме «одного окна», однако это практически не меняет процесс оформления документов.
Специалисты службы «одного окна» начинают принимать документы от заявителей — сначала простые, затем более сложные. На этом этапе обеспечивается выдача большинства исходящих документов органов исполнительной власти в режиме «одного окна», хотя в настоящее время нельзя сказать, что органы исполнительной власти окончательно перешли на этот режим. Для того чтобы получить необходимый документ, заявитель вынужден обойти целый ряд «окон», собрать необходимое количество промежуточных документов и только после этого обратиться в то «одно окно», которое выдаст ему конечный документ.
Так, в Правительстве Москвы к настоящему моменту завершена трудоемкая работа: по каждому документу Единого реестра (а их более 300) выпущены постановления Правительства Москвы, определяющие регламенты их получения из 49 организаций — держателей «одного окна». Постановления систематизировали требования, существующие в рамках действующего законодательства, но, надо констатировать, пока очень мало упрощен имеющийся порядок. Если раньше заявитель обращался со специалистами внутри организации, то теперь со службами «одного окна».
Большинство справок, которые выдаются едиными информационно-расчетными центрами и бюро технической инвентаризации, являются промежуточными для заявителя. Среди документов Единого реестра, закрепленных к оформлению за службой «одного окна» префектур, отсутствуют те, которые касаются взаимодействия с заявителями по многим имущественным вопросам (оформление прав аренды земельных участков, выдача разрешений на начало строительства, оформление аренды нежилого помещения и др.), несмотря на то, что формально префектура принимает конечное решение по многим из этих вопросов. В частности, по инвестиционным объектам проект распоряжения префекта готовит Территориальное отделение регулирования землепользования Москомзема, а для его подготовки в свою очередь требуется множество заключений от служб «одного окна» других организаций (Инспекции государственного строительного надзора, Москомархитектуры, Департамента природопользования и охраны окружающей среды, Роспотребнадзора и др.). Таким образом, для оформления земельно-имущественных прав заявителю нужно обойти более пяти служб «одного окна», получить ряд документов и только затем прийти в то «одно окно», которое выдаст ему необходимое разрешение.
Задачей второго этапа является исключение заявителя из процесса получения промежуточных документов и максимальное упрощение бюрократических процедур.
Отработка регламентов взаимодействия
На втором этапе осуществляется отработка и упрощение регламентов внешних и внутренних взаимодействий службы «одного окна» (бэк-офисной его части). Регламент устанавливает цели (целевые параметры) деятельности, выраженные в конкретных и измеримых результатах. Благодаря единому регламенту должна возникнуть связь между целями, функциями и процессами с одной стороны и ресурсами — кадровыми, финансовыми, информационными, аппаратно-программными — с другой [1]. Для решения проблемы оперативной подготовки регламентов, может быть разработано рамочное соглашение о сотрудничестве, где описываются принципы и задачи оптимизации взаимодействия между внутренними информационными ресурсами сторон, требования электронного обмена документами, обязательства оказывать всевозможное содействие друг другу. Соглашение должно являться открытым для присоединения к нему новых участников. При необходимости регламентные сроки и конкретные документы отражаются в прозрачных регламентных схемах в форме таблицы со стандартными графами.
Одновременно с этим ведутся работы по налаживанию и оптимизации каналов обмена данными, как внутри самой организации, так и с внешними организациями с применением технологии электронного документооборота и средств электронно-цифровой подписи. Для определения схем построения физических каналов обмена информацией между подразделениями органов исполнительной власти и городскими организациями (участниками информационного обмена в рамках режима «одного окна»), нужно в первую очередь исходить из информационной потребности. Здесь начинает осуществляться автоматизация процесса оказания услуги с использованием межведомственных ресурсов, отрабатываются и упрощаются взаимодействия между системами на уровне обмена данными. Точка взаимодействия — это самое «узкое место» любого процесса — информационного или административного, поэтому степень автоматизации таких взаимодействий позволяет говорить об эффективности процесса оказания услуги в целом.
На этом этапе осуществляется проектирование информационной системы, обеспечивающей информационное взаимодействие между органами исполнительной власти по определенным алгоритмам на основе единых принципов и общих правил.
В настоящее время у большинства, хотя и не у всех держателей службы «одного окна» уже существуют локальные базы данных и электронные архивы, содержащие достоверную информацию, необходимую при реализации режима «одного окна». В связи с этим необходимо провести инвентаризацию и анализ всех держателей на предмет наличия указанных баз и архивов. Целью данного анализа является последующая интеграция локальных ресурсов в единое информационное пространство, оптимизация процессов и хранилищ информации путем исключения дублирования данных отдельными локальными базами и электронными архивами, а также выявление потребностей в создании дополнительных информационных систем.
Например, при внедрении режима «одного окна» в префектуре Зеленограда анализ организаций, для представления в которые запрашивались распоряжения префекта, показал, что потребитель более половины из них — Управление департамента жилищной политики и жилищного фонда. После разработки и утверждения соответствующего регламента взаимодействия, это управление непосредственно запрашивает и получает в службе «одного окна» префектуры необходимое распоряжение, без привлечения к этому процессу заявителя. Применение регламента взаимодействия префектуры, управ районов и Единого информационно-расчетного центра с использованием электронных средств также показало реальную возможность исключения заявителя из процесса подготовки промежуточных документов и сокращения сроков их предоставления для принятия решения. Такой же анализ проводится и по другим промежуточным документам, выдаваемым в единых информационно-расчетных центрах и бюро технической инвентаризации путем опроса заявителей на предмет адресатов предоставления запрашиваемых документов.
При этом инициатива по упрощению процедур должна исходить, прежде всего, от нижних звеньев государственного и муниципального управления, осуществляющих непосредственный контакт с заявителем. Например, управами района Зеленограда после отработки взаимодействия с Мосгоргеотрестом значительно снизилось количество согласований при оформлении в режиме «одного окна» возможности установки (размещения) металлического тента и соответствующих прав краткосрочной аренды на земельные участки лицам, получившим транспортные средства через органы соцзащиты населения.
Другим примером успешного межведомственного взаимодействия является служба «одного окна» Единого центра госрегистрации юридических лиц ФНС России, созданная в Москве в 2004 году. В этом центре на основании однократного предоставления необходимых документов в налоговые органы осуществляется регистрация, постановка на учет в налоговых органах и во внебюджетных фондах (Пенсионном, Федеральном фонде обязательного медицинского страхования и Фонде социального страхования), а также присвоение кода Росстата.
На этом этапе очень важно не просто создать условия для образования отдельных инициатив по налаживанию межведомственного взаимодействия и упрощению процедур, а превратить этот процесс в общую тенденцию и расширить источник их возникновения до всех ведомств и служб, расположенных на территории. Вспомогательными мероприятиями для этого могут служить закрепление за ведомствами обязательства по ежегодной подготовке плана по упрощению формальностей в своей отрасли. Другим средством создания общей тенденции упрощения является получение обратной связи от заявителей — физических и юридических лиц по достигнутым результатам и перспективам режима «одного окна». При этом необходимо придание результатам опроса статуса индикатора достижения целей внедрения режима «одного окна». Следует отметить, что оценка гражданами деятельности органов исполнительной власти по оказанию государственных услуг и уровень издержек бизнеса на преодоление административных барьеров — это главные показатели достижения целей административной реформы в РФ, отраженные в проекте Концепции и плане административной реформы в Российской Федерации на 2006-2008 годы, которые Минэкономразвития внесло в правительство в сентябре. Для создания творческой среды процесса упрощения целесообразно создать в администрации неформальную специальную группу для проведения экспертизы нормативных документов и ведомственных инструкций на предмет сокращения количества согласований, справок, требуемых от заявителя при обращении в службы «одного окна». Также может организовываться смотр-конкурс на лучшее «одно окно» по таким номинациям как количество проведенных промежуточных согласований, использование современных технологий.
Создание единых центров «одного окна»
На третьем этапе обеспечивается отработка электронных административных регламентов и создание единых центров «одного окна» и многоканальности обращения. В результате реализации этого этапа гражданин сможет взаимодействовать с государством, решая широкий круг задач (регистрироваться по месту жительства, платить квартплату, оформлять субсидии, оплачивать налоги и т. д.) на принципах «одного окна», не тратя время на хождение по разным учреждениям и сбор справок, сидя за своим персональным компьютером.
В специализированных центрах «одного окна» заявитель сможет получить любой документ или справку, выдаваемую в режиме «одного окна». Можно организовать и пошаговую доступность услуг, обеспечивая прием множества документов через уже функционирующие окна. В таких центрах для удобства населения могут работать фотограф, нотариус и расчетные кассы, тарифы которых будут регулироваться государством.
Примером создания таких центров может служить Белгородская область, где в каждом муниципальном образовании созданы центры по работе с населением и юридическими лицами в режиме «одного окна». Механизм проведения согласований осуществляется через нотариально заверенную доверенность, в которой заявитель доверяет сотруднику центра представлять свои интересы в учреждении юстиции, земельном комитете и других госучреждениях. В результате без какой-либо сложной перестройки процессов управления центр в режиме «одного окна» решает сложные имущественные вопросы, связанные с приватизацией жилья, заключением договоров аренды земли и нежилых помещений; регистрацией прав собственности на недвижимое имущество с получением свидетельств в учреждении юстиции, регистрацией граждан, коммерческих и некоммерческих организаций.
Интеграция на основе метасистемы
В связи с тем, что подготовка многих документов требует обращения в учреждения нескольких государственных уровней и отраслей на основе принципов сервис-ориентированного подхода, создается метасистема (города, региона, государства), обеспечивающая гибкость архитектуры и масштабирование системы. В эту метасистему входят центр обработки информации, система координации и мониторинга служб «одного окна», каталоги единых стандартов на данные и метаданные (то есть правила описания данных, их структуры и содержимого), регистры услуг.
Без создания метасистемы интеграция, вероятнее всего, будет осуществляться по схеме «каждый с каждым». К ее недостаткам следует отнести существенные вложения в уникальные для каждой информационной системы технологии интеграции, не применимые для стыковки с системами, которые появятся позднее, использование специализированных технологий (агентов, XML-запросов и пр.), уникальных решений, высокие издержки на обслуживание и поддержание безопасности взаимодействия, создание «ломкой» инфраструктуры. Организованное на основе метасистемы единое информационное пространство отличается большей гибкостью, универсальностью интерфейсов, это позволит преодолевать неизбежную эволюцию в программном обеспечении, вызываемую объективными изменениями потребностей пользователей. Инструменты быстрой сборки приложений позволят реализовать новые деловые возможности и инновационные идеи.
При работе над метасистемой должны быть соблюдены единые правила (стандартов) создания, описания, классификации информации, обеспечена единая система поиска однородной информации по всем информационным ресурсам. Например, в России существует несколько десятков классификаторов (кодов) бизнес-информации, которые часто практически несовместимы друг с другом (как, впрочем, и с интернациональными классификаторами) и на равных правах используются в существующих информационных системах. В частности, в Москве адресный реестр БТИ по многим параметрам не соответствует единой картографической основе, которая ведется Мосгеотрестом. Выход — в комплексном учете пространственных объектов (земельных участков, зданий, строений, помещений, интеграция соответствующих кадастров и реестров), который должен соответствовать Единому государственному кадастру объектов недвижимости. Проблема выбора стандартов представления, обмена и классификации информации должна решаться в рамках общемировых тенденций — именно это снизит издержки при проектировании и эксплуатации систем.
Например, базовой составляющей информационной системы службы «одного окна» является учет населения. Сегодня в стране существует 18 ведомственных баз данных, принадлежащих МВД, ФНС, Пенсионному фонду, фондам социального страхования, обязательного медицинского страхования, ЗАГС, ГАИ и другим госорганам и уполномоченным госучреждениям. Причем эти хранилища информации никак не связаны между собой, что приводит на практике к появлению ошибок, несоответствию информации об одном и том же человеке в разных системах. Проблема учета населения России решается интегрированием ведомственных баз данных, функционирующих на федеральном, региональном и муниципальном уровнях в единое информационное пространство посредством создания специальной информационно-технологической платформы. Последняя будет направлять запрос пользователя в зависимости от его содержания и уровня доступа в одну из локальных баз данных. Логическим связующим элементом станет единый для каждого человека идентификатор персональных данных, использование которого позволит обеспечить соответствие собираемых персональных данных конкретному человеку независимо от смены им своих идентификационных сведений (например, фамилии, имени и др.). В самом госрегистре будет содержаться минимальный набор данных, идентифицирующих человека: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения.
Модель «одного окна» как модель сетевых потоков
Каждый этап перехода на режим «одного окна» сопровождается анализом результатов деятельности и текущего состояния служб «одного окна», формированием отчетов, выпуском нормативных и правовых документов (регламентов, законов, положений и т. д.), вносящих изменения в действующее законодательство, организующих и корректирующих работу служб «одного окна».
В результате реализации этапов выстраивается следующая модель системы «одного окна» (см. рисунок). В составе системы имеются шесть подсистем, обеспечивающих эффективную координацию всей системы управления по горизонтальным и вертикальным связям между подразделениями органа власти и с внешними учреждениями. Подсистема управления изменениями позволит организации постоянно развиваться, систематически подвергая сомнению используемые технологии и модели принятия решений, избавляясь от излишних бюрократических процедур, усваивать, адаптировать и внедрять новые идеи и технологии. Ведомственные и отраслевые базы данных объединяются с помощью репозитария, построенного на международных стандартах описания информации и сервисов, интеграции и взаимодействия.
Для описания и построения модели управления ресурсопотоками «одного окна» лучше всего использовать понятия из области информатики и логистики, применяемые при построении систем управления сетевыми потоками. Именно они наиболее точно и детально позволяют описать все тонкости создаваемой модели. Так, например точки входа и выхода информации в системе (обмен данными служб «одного окна» с внешним и внутренним информационными пространствами) соответствуют понятию шлюза. Обмен данными между потоками, за пределами проектируемой системы, может осуществляться через мосты (бухгалтерия и т. п.). Элементы системы, отвечающие за преобразование информации из одной формы в другую, называются конверторами.
Узлы, отвечающие за анализ входящей и исходящей информации, условно можно обозначить как анализаторы, а определяющие дальнейшее направление движения потока информации в системе — как маршрутизаторы. Такими узлами могут быть и специалисты службы «одного окна», и программы, направляющие письма в организацию или информационное хранилище. Фильтр — элемент информационной системы, отсеивающий информацию по определенным критериям или в соответствии с определенным набором правил. В частных случаях в роли фильтра может выступать анализатор.
Указанные выше элементы функционируют в рамках единой информационной системы (информационного пространства), обеспечивающей сбор, обработку, формирование и выдачу информации.
Литература
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Модель создания и развития «электронного правительства»//Открытые системы, №04, 2005.
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Муниципальный менеджмент. Справочное пособие. — М.: Инфра-М, 2002. — XVIII, с. 718.
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Формирование концепции управления территорией муниципального образования на базе информационных систем//Муниципальная власть, №5, 2002.
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Разработка комплексной системы управления муниципальным образованием на базе модели электронного муниципалитета//Муниципалитет, №5, 2002, №1, 2003.
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Управление информационными процессами при принятии и реализации стратегии использования муниципальных ресурсов//Экономика и коммерция, №3, 2002.
- Иванов В.В., Коробова А.Н. Методика реинжиниринга процессов муниципального управления с использованием технологий международного информационного пространства//Экономика и коммерция, №4, 2002.
Валерий Иванов — профессор кафедры маркетинга и управления проектами МИЭТ (ТУ). Алексей Михальченков — первый заместитель префекта Зеленоградского административного округа г. Москвы. Анна Коробова — начальник отдела информационно-технологического развития префектуры Зеленоградского административного округа г. Москвы, korobova@zelao.ru
«Одно окно» в таможне
В системе таможенного «одного окна» применяется схема с таможенным брокером для фильтрации тех, кто получает право электронного декларирования. Участник внешней экономической деятельности передает по электронной почте все необходимые документы таможенному брокеру (посреднику или представителю, имеющему право совершать таможенные операции от имени и по поручению декларанта). Брокер, получив от грузоотправителя документы, начинает формировать электронную таможенную декларацию, заверяет ее электронно-цифровой печатью (подписью) и отправляет на сервер таможни. Если возникают вопросы, общение между брокером и таможней ведется посредством электронных каналов связи. Инспектор проверяет декларацию, производит выкладку и после того, как декларация выпущена, отправляет в электронном виде все документы таможенному брокеру. Таможенное оформление завершено, груз выпущен, машина ушла в сторону границы.