Все привыкли к тому, что консультанты и аудиторы дают рекомендации по оптимизации бизнеса компании. Но задавался ли кто-нибудь вопросом, насколько оптимальны их собственные бизнес-процессы, как сами консультанты организуют свою деятельность, есть ли у них единая информационная система?

Как и на многих других предприятиях, в компании «РСМ Топ-Аудит», оказывающей услуги в области консалтинга и аудита, в 1998 году был автоматизирован только бухгалтерский учет. Компания сумела выжить после кризиса, стала расти, у нее появились новые направления деятельности, филиалы, дочерние фирмы. Довольно скоро прежняя информационная система перестала устраивать компанию как по производительности, так и по набору функциональных возможностей. Требовалась новая система, которая предоставляла бы инструментарий для решения всего комплекса управленческих задач, связанных не только с бухгалтерским, но и с управленческим учетом.

Чего хотят аудиторы

В компаниях, оказывающих аудиторские услуги, основным документом является договор. При этом важно, чтобы он был представлен в виде первичного документа со всеми его атрибутами, которые определяются при внесении договора в базу (условия оплаты, сроки исполнения, предмет договора, этапы, акты, счета, платежи, планируемые и фактические трудозатраты и др.), а не в виде отчетной формы, генерируемой на основании ссылок на документы. Разумеется, наличие системы учета договоров — обязательный критерий для отраслевых решений, предназначенных аудиторским компаниям. Среди других обязательных требований — информационная поддержка бизнес-процессов по оказанию услуг, а также достаточное количество уровней аналитики. В частности, компании «РСМ Топ-Аудит» требовалось планировать и учитывать выручку и затраты отдельно по каждому виду оказываемых услуг, чтобы эффективно управлять себестоимостью услуг и ценообразованием.

«Вероятно, было бы лучше заглядывать на шаг вперед и закладываться на потребности, которые возникнут в будущем, но, как показывает наш опыт, это далеко не всегда эффективно. Потребность должна созреть — до нее должна дорасти не только компания, но и поставщики решений». — Татьяна Газеева, финансовый директор «РСМ Топ-Аудит»

«При выборе ИТ-решений наша компания всегда следует бизнес-потребностям: если есть проблема — мы ею занимаемся. Может быть, было бы лучше заглядывать на шаг вперед и закладываться на потребности, которые возникнут в будущем, но, как показывает наш опыт, это далеко не всегда эффективно. Потребность должна созреть — до нее должна дорасти не только компания, но и поставщики решений, — считает Татьяна Газеева, финансовый директор «РСМ Топ-Аудит». — К сожалению, сейчас, так же как и пять лет назад, на рынке нет готового решения для компаний, предоставляющих аудиторские и консалтинговые услуги. Стандартный подход — ?скажите, что нужно, и мы сделаем? — нам уже не интересен. Мы хотим получить типовое отраслевое решение».

Готового вертикального решения для поставщиков консультационных и аудиторских услуг на тот момент на российском рынке не оказалось: западные системы, ориентированные на специфику предприятий отрасли, в нашей стране не были представлены, а российских вендоров, готовых реализовать нужную функциональность на заказ на базе типового продукта, почти не было.

В системе «Компас» (разработке одноименной компании) учет договоров был реализован, правда, в стандартной тиражной версии этот функционал не учитывал отраслевой специфики аудиторских компаний.

«Пять лет назад эта система была одной из лучших на российском рынке разработок для автоматизации бухучета. Кроме того, «Компас» позволил путем настроек и самостоятельной разработки дополнительных модулей реализовать нужный нам управленческий учет и бюджетирование, — рассказывает начальник отдела бухгалтерского учета аудиторско-консалтинговой группы «РСМ Топ-Аудит» Наталья Тютюнник. — Все управленческие модули мы самостоятельно настраивали на специфику нашего бизнеса. На мой взгляд, это все-таки неправильно: каждый специалист должен заниматься своим делом».

При выборе системы компания анализировала и западные решения, однако отказалась от их покупки. Заложенные в них широкие возможности для реализации управленческого учета зачастую оказывались избыточными, к тому же эти системы дорого стоили. Серьезным недостатком было то, что в них не был автоматизирован российский налоговый учет.

Управленческий учет по-новому

Руководство компании приложило немалые усилия, чтобы определить базовые правила управленческого учета, а также принципы структурирования информации. Успешному выполнению этой части работы во многом способствовал большой опыт основного исполнителя проекта — бухгалтера и программиста в одном лице.

Система «Компас» представляет собой программный конструктор: на ее основе можно реализовать очень богатый набор функций, но без дополнительной подготовки это сделать сложно, поэтому руководству компании пришлось пополнить штат сотрудником-программистом. Это позволило преодолеть проблемы, связанные с модификацией системы и разработкой для нее дополнительных модулей, поддерживающих бизнес-процессы «РСМ Топ-Аудит». Поставщик системы соглашался взяться за решение этих проблем, но при этом просил подготовить техническое задание, что само по себе было непростой задачей для компании, ранее не осуществлявшей значительных внутренних ИТ-проектов. Прием на работу штатного программиста оправдал себя и в экономическом плане: этот шаг позволил существенно снизить стоимость внедрения.

Переход на новую систему занял полгода. В течение последнего квартала 1999 года две системы — прежняя и новая — работали параллельно. Для каждого сотрудника были составлены типовые инструкции по работе с новой системой, но все предпочитали работать в старой, аргументируя «стандартным» образом («непонятно, как работать, и неудобно») до тех пор, пока руководство не приняло волевое решение о переходе на новую систему. В начале 2000 года в нее были перенесены остатки счетов и недостающие документы, после чего старую систему отключили.

Работу с филиалами компании организовали следующим образом. В центральный офис передаются балансы и другие документы, необходимые для управленческого и налогового учета. Из головного офиса в филиалы передается бюджет на месяц, по завершении которого филиалы присылают отчет, где отражены все транзакции. Анализ отчетов помогает скорректировать бюджет на следующий месяц.

Вопрос о том, насколько необходимо унифицировать информационные системы в центральном офисе и филиалах компании, «РСМ Топ-Аудит» решает с прагматических позиций: филиалам нужно создать наиболее комфортные условия для их работы. Если филиалы готовы предоставить отчетность в требуемом виде, то головному офису безразлично, каким образом она получена. Поэтому в настоящее время при подготовке отчетных данных филиалы пользуются системами «1С: Предприятие».

«Сделай сам»

«Мы хотим иметь план-график не на бумаге, а в системе, чтобы оперативно получать сведения о том, где, у кого из клиентов работают наши специалисты, когда они завершат работу с очередным клиентом и смогут приступить к решению следующих задач» — Наталья Тютюнник, начальник отдела бухгалтерского учета аудиторско-консалтинговой группы «РСМ Топ-Аудит»

Учет договоров был реализован не совсем так, как хотелось бы, и его пришлось дорабатывать. Прежде всего было создано несколько баз договоров: договоры с клиентами, договоры с подрядчиками. Все остальные документы — счета, акты, платежи, трудозатраты — теперь формируются разными пользователями системы непосредственно на основе договоров. С использованием стандартного инструментария «Компаса» было создано множество управленческих отчетов, позволяющих отследить финансовый результат по каждому договору в отдельности, по клиентам, по отраслям, по видам услуг. Путем настроек, сделанных специалистами «РСМ Топ-Аудит», реализована система контроля статусов договора, которая позволяет отследить все этапы его прохождения: разработку проекта, визирование, подписание сотрудниками компании, представителями клиента, выставление акта и т. п. Следует отметить, что сейчас в тиражной версии «Компаса» уже есть типовая система маршрутизации документооборота.

Для ввода информации в систему пришлось разработать дополнительные средства, которых не было в тиражной поставке: стандартные формы заявок на составление договора, на закрытие договора, которые поступают в договорный отдел. Система предоставляет широкие возможности для формирования разнообразных отчетов, связанных с выполнением договоров. Например, формируется еженедельная отчетность для руководителей, предусмотренная корпоративными стандартами, в которой отражается факт подписания актов, дебиторская задолженность с указанием акта, клиента и счета, наличие или отсутствие актов и договоров в бумажном виде и т. п. Написано множество других управленческих отчетов для руководителей и учредителей, иллюстрирующих общую картину состояния предприятия, затраты по статьям, по подразделениям и др. Как показала практика, нецелесообразно пытаться получить всю совокупность отчетов непосредственно в системе. Для формирования комбинированных отчетов из нескольких стандартных сотрудники «РСМ Топ-Аудит» используют встроенный в «Компас» аппарат экспорта данных в Excel.

В системе имеется блок учета трудозатрат, но, к сожалению, он также не отражает специфики консалтинговых компаний. Поэтому пришлось провести соответствующие доработки самостоятельно. Сейчас все сотрудники ежемесячно заполняют стандартные формы по учету трудозатрат: кто, сколько и по какому договору работал в течение месяца. Здесь же учитываются больничные, отпуска, командировки и пр. Это позволяет определить трудоемкость каждого договора, его финансовый результат.

С помощью «Компаса» удалось решить еще одну проблему. При организации взаимодействия с филиалами и дочерними структурами руководство компании пыталось определить, каковы себестоимость и цены одних и тех же услуг в различных регионах. Для разработки тарифов была проведена большая организационная работа по созданию единой системы квалификационных требований к специалистам — экспертам, консультантам, оценщикам. Компания консолидировала информацию о специалистах: где и сколько их имеется, какова их квалификация, по каким направлениям они специализируются, какова оплата труда этих сотрудников, какие суммы составляют накладные расходы компании (в разных регионах они отличаются в несколько раз). Проанализировав собранную информацию, компания смогла определить стоимость одного человеко-часа по всем регионам и по всем категориям специалистов. Эти сведения помогают оптимизировать затраты на проведение аудиторских проверок клиентов в регионах.

Проблема управления людскими ресурсами пока не решена. «Мы хотим иметь план-график не на бумаге, а в системе, чтобы оперативно получать сведения о том, где, у кого из наших клиентов работают наши специалисты, когда они завершат работу с очередным клиентом и смогут приступить к решению следующих задач», — делится проблемами Тютюнник. В настоящее время реализован общий контроль за расходованием человеческих ресурсов. Эти функции были разработаны сотрудниками «РСМ Топ-Аудит» самостоятельно.

Как добиться успеха

Пример компании «РСМ Топ-Аудит» еще раз подтверждает, что при наличии персонала, обладающего хорошей квалификацией в основном бизнесе и знакомого с внедряемым бизнес-приложением, можно надеяться на успешное завершение проекта даже при отсутствии готового отраслевого решения. Правда, для этого необходимы известная смелость руководства предприятия, грамотно выстроенная схема проекта и четкая работа проектной команды.

«Едва ли проект завершился бы успешно, если бы не было подготовлено технико-экономическое обоснование (наш проект должен окупиться за три — пять лет), пользователи не обладали бы достаточной квалификацией и если бы в команде не оказалось компетентного и полномочного постановщика задачи (у нас эту роль взяли на себя главный бухгалтер и его заместитель). Помогло и то, что в наши руки попал гибкий инструмент, позволивший реализовать нужные нам функции», — резюмирует Газеева.

АКГ «РСМ Топ-Аудит»

Аудиторско-консалтинговая группа «РСМ Топ-Аудит», основанная в 1992 году, предлагает полный спектр аудиторских и консультационных услуг международного класса, нацеленных на развитие бизнеса клиента. АКГ «РСМ Топ-Аудит» имеет многолетний опыт работы с крупными акционерными обществами и государственными предприятиями важнейших отраслей экономики (ТЭК, связь и телекоммуникации, металлургия, химия и нефтехимия, строительство, торговля, транспорт и др.), в том числе с компаниями, входящими в число 200 крупнейших предприятий России.

В настоящее время региональная сеть «РСМ Топ-Аудит» насчитывает более 20 региональных офисов в крупных городах РФ, в том числе в Тюмени, Воронеже, Ижевске, Ростове-на-Дону, Нижнем Новгороде, Уфе, Новосибирске и др.

АКГ «РСМ Топ-Аудит» является полноправным членом RSM International, ведущей международной аудиторско-консалтинговой ассоциации, занимающей шестое место среди крупнейших международных аудиторских и консалтинговых организаций и представленной более чем в 80 странах мира, и имеет право подписывать аудиторские заключения от ее имени.