Инвестиции в развитие

Рост ассортимента сети магазинов «Чип и Дип» и появление новых бизнес-задач потребовали кардинальных изменений в ИТ-инфраструктуре, которая перестала соответствовать запросам компании и грозила превратиться в серьезное препятствие на пути...

Рост ассортимента сети магазинов «Чип и Дип» и появление новых бизнес-задач потребовали кардинальных изменений в ИТ-инфраструктуре, которая перестала соответствовать запросам компании и грозила превратиться в серьезное препятствие на пути ее дальнейшего развития

Маленькие, нередко «самописные» информационные системы на первых порах неплохо справляются с информационными потоками небольших предприятий. Развитие и расширение бизнеса приводит к росту объема информации о продажах, клиентах, поставщиках, товарах, которую нужно обрабатывать, и к появлению новых бизнес-задач, о которых всего несколько лет назад в компании даже не помышляли. И тогда прежние информационные системы становятся тесными для предприятия. С подобной проблемой некоторое время назад столкнулось руководство компании «Чип и Дип», владеющей сетью магазинов по продаже электронных компонентов, приборов и инструментов. Компания торгует ими как в розницу, так и оптом.

Ниша, в которой работает «Чип и Дип», весьма специфична. «Среди наших розничных покупателей преобладают специалисты в области электроники, значительная часть поставок осуществляется на заказ, — поясняет Станислав Михайлов, вице-президент компании. — Замечу, что за рубежом торговых сетей, подобных нашей, практически нет. Электронными компонентами там торгуют отдельные небольшие магазинчики и специализированные отделы гипермаркетов, однако большая часть розничных продаж осуществляется через Internet».

В силу особенностей спроса объем рынка невелик. Поскольку, к тому же, торговля в розницу связана с высокими накладными расходами, многие компании предпочитают ориентироваться только на оптовые продажи.

Свой первый магазин компания открыла 10 лет назад. Начинали бизнес с торговли отечественными электронными компонентами (импортных на российском рынке в то время практически не было). С конца 90-х годов ассортимент стал расти все быстрее и быстрее, причем за счет не только электронных компонентов (прежде всего импортных), но и «сопутствующих» товаров: приборов, инструментов, расходных материалов. Буквально за несколько лет ассортимент вырос на порядок.

«Расширение ассортимента всегда было одной из ключевых задач компании, — поясняет Михайлов. — Как и любой другой розничный продавец, мы стремимся предоставить покупателям полный спектр товаров, относящихся к нише, в которой мы работаем. Ассортимент товаров активно расширяется и по сей день. В общей сложности мы работаем с сотнями тысяч наименований. В какой-то момент стало понятно, что прежняя ИТ-инфраструктура не позволяет эффективно управлять движением столь широкого ассортимента, контролировать растущий объем транзакций и поддерживать логистику нашего грузопотока».

До недавнего времени как в центральном офисе, так и во всех торговых точках применялась система собственной разработки, созданная на базе СУБД Clipper для DOS. Она по-прежнему используется в магазинах «Чип и Дип» в качестве средства автоматизации фронт-офисных операций, поскольку в системе хорошо проработаны важные для бизнеса компании функции, такие, например, как продажа товаров на заказ.

Поскольку система начинала разрабатываться давно, значительная часть технологических решений морально устарела и приводила к ощутимым неудобствам. Например, данные из магазинов в центральный офис передавались путем файлового обмена, затем вручную сводились в итоговые таблицы Microsoft Excel и Access, после чего обрабатывались. С расширением ассортимента товара и спектра предоставляемых услуг такая схема стала существенно затруднять учет и анализ товарных потоков в масштабах компании.

Были у системы и другие серьезные недостатки: спектр поддерживаемых функций узок, платформа СУБД морально устарела, была ненадежной и плохо защищенной (в частности, отсутствовало разграничение доступа пользователей к файлам и записям). По мнению Ивана Межевикина, руководителя отдела ИТ компании «Чип и Дип», самый главный недостаток состоял в том, что внесение модификаций в систему было крайне затруднено: добиться изменения бизнес-логики с помощью настроек было невозможно, ее приходилось перепрограммировать. Процесс ее модификации был слишком долгим и медленным, к тому же далеко не все важные для бизнеса функции можно было реализовать. «Развитие информационной системы явно отставало от развития бизнеса», — подытожил Михайлов. В какой-то момент неудовлетворенность прежней системой назрела, и руководство компании приняло решение о ее замене.

Новый инструмент управления

Большинство компаний, работающих на рынке электроники, предпочитают для организации учета пользоваться решениями на базе прикладной платформы «1С: Предприятие» и системами самостоятельной разработки, созданными на базе различных платформ.

Руководство компании «Чип и Дип» приняло решение о развертывании системы Microsoft Business Solutions-Axapta на базе СУБД Oracle. Этот продукт обладает свойствами, которых так не хватало прежней системе компании: гибкостью, удобством внесения изменений, возможностью ИТ-поддержки развития быстрорастущего бизнеса, а также хорошей масштабируемостью. Axapta была развернута на серверной площадке в центральном офисе компании. Спонсором проекта выступил вице-президент компании, менеджером проекта — руководитель ее ИТ-отдела.

Внедрение

Проект, для реализации которого была привлечена консалтинговая компания Columbus IT Partner, стартовал в апреле 2004 года. Примечательна его динамика: все работы, начиная с анализа бизнес-процессов и разработки дизайна решения и заканчивая программированием и запуском первой очереди системы в эксплуатацию, были завершены всего за четыре месяца.

Поскольку товарный учет и управление товарными потоками являются ключевыми задачами торговой компании, внедрение системы начали с автоматизации именно этих процессов. За основу взяли модули Axapta для управления товарными запасами, расчетов с клиентами и поставщиками, а также часть функций финансового модуля (чтобы оперативно отслеживать и обрабатывать финансовые показатели, связанные с учетом и движением товаров).

После того как эта часть работ была закончена, компания осуществила организационную постановку процессов бюджетирования и управленческого учета, а затем стала внедрять соответствующий программный инструментарий. Вслед за этим были автоматизированы функции планирования поставок товаров с центрального склада в магазины. Для этого использовался (правда, в сильно модифицированном виде) модуль сводного планирования Axapta.

Параллельно с внедрением и внесением в систему необходимых модификаций специалисты компании «Чип и Дип» прошли обучение работе с системой и программированию в среде Axapta. Наличие квалифицированных штатных специалистов дало возможность снизить затраты на эксплуатацию системы за счет того, что удалось почти полностью отказаться от услуг внешних консультантов и программистов (они теперь привлекаются только в особо сложных случаях). В ИТ-отделе компании сегодня работают четыре специалиста: руководитель отдела, ИТ-менеджер (он занимается постановкой задач и поддержкой пользователей) и два программиста.

Промежуточные итоги

Внедрение нового инструмента управления компанией не привело к существенным изменениям в структуре бизнес-процессов. Тем не менее заметные улучшения руководство компании почувствовало очень скоро: значительно повысилась оперативность подготовки информации, необходимой для принятия управленческих решений, более прозрачными стали товарные потоки.

Сегодня в магазинах пока функционирует прежняя система. (Она больше не развивается, и сейчас «Чип и Дип» подыскивает ей замену.) Связь с системой Axapta из магазинов сети осуществляется посредством терминального доступа либо посредством тонкого клиента Axapta. Это позволяет продавцам принимать заказы у клиентов, используя при этом единый справочник номенклатуры. За его поддержание отвечают специально выделенные сотрудники центрального офиса.

Обмен данными между Axapta и системами в магазинах происходит следующим образом. Из центрального офиса поступают обновленные версии справочников номенклатуры, номенклатурных групп, прайс-листы и документы на товары (накладные). Эти данные ежедневно автоматически генерируются в Axapta и публикуются на FTP-сервере. Информационные системы магазинов «подхватывают» их и устанавливают на локальных розничных площадках. Также через FTP-сервер поступают документы, содержащие сведения о перемещении товаров из магазина на склад (накладные переноса), на их основании формируются так называемые журналы переноса. Обмен этими документами осуществляется каждый час. Раз в сутки в Axapta поступают отчеты о продажах и о произведенных в магазинах внутренних операциях (инвентаризациях, списаниях и т. п.). На основании этих данных в системе автоматически формируются заказы и журналы инвентаризации по складам.

Компания продолжает наращивать функционал системы в соответствии с постоянно возникающими потребностями бизнеса. В настоящий момент ведется проект по автоматизации управления складом, соответствующий модуль, создаваемый на базе стандартного функционала Axapta, сейчас разрабатывается. В ближайшее время планируется завершить реализацию поддержки сложных маршрутов комплектации, а также алгоритмов размещения товаров на складе (это позволит максимально автоматизировать процесс принятия решений по размещению и учету товаров).

В ближайшем будущем планируется также ввести в строй обновленную версию Internet-портала, построенного с использованием современных технологий для управления содержанием сайта и тесно интегрированного с другими системами, которые применяет компания. Как предполагает руководство, электронная торговля будет играть очень важную роль в бизнесе компании. С вводом в строй обновленного сайта поток заказов, принимаемых через Internet, наверняка возрастет.

«Чип и Дип»

Компания «Чип и Дип» специализируется на розничной и оптовой торговле электронными компонентами, приборами и инструментами, а также расходными материалами и литературой по компьютерной тематике. Активный ассортимент «Чип и Дип» насчитывает свыше 60 тыс. наименований продукции на складе. Кроме того, компания поставляет более 300 тыс. наименований товаров на заказ.

Торговая сеть «Чип и Дип» объединяет 10 магазинов, шесть из которых расположены в Москве, два — в Санкт-Петербурге и по одному — в Воронеже и Самаре. Ежедневно в каждом магазине продается более 2 тыс. товарных позиций. Оптовый отдел «Чип и Дип» обслуживает более 3 тыс. заказчиков в месяц.

Риски проекта

По словам Павла Закорюкина, руководителя проекта со стороны Columbus IT Partner Russia, одна из проблем была связана с большим количеством пользователей, которых требовалось обучить работе в новой системе. На начальном этапе проекта по внедрению Microsoft Axapta планировалось автоматизировать 50 рабочих мест. Руководство «Чип и Дип» предвидело, что такому значительному числу пользователей будет нелегко приспособиться к незнакомой системе, поэтому с самого начала проекта организовало их обучение. Благодаря ежедневным занятиям пользователи были подготовлены к работе в новой системе и у них не возникло существенных проблем после ее запуска.

Оценка эффективности

«Информационная система влияет на столько параметров деятельности предприятия, что измерить это влияние, выразив его в финансовых показателях, практически невозможно. Как, например, оценить в деньгах философию, идеологию, концепцию ведения бизнеса с помощью ИТ? — задает риторический вопрос Станислав Михайлов. — Реализованный в компании проект следует рассматривать как инфраструктурный, а не как классический инвестиционный проект, к которому применимы традиционные оценки».

Инвестиции в проект руководство компании рассматривает прежде всего как инвестиции в развитие — в приведение уровня автоматизации в соответствие с уровнем развития бизнеса, с его потребностями и масштабами. В компании надеются, что переход на новую систему позволит значительно упростить и ускорить реализацию функций, необходимых для ИТ-поддержки новых бизнес-задач.

«Если компания уверена, что используемые ею информационные технологии не станут препятствием для внедрения нововведений в бизнес, значит, информационная система выстроена эффективно», — считает Иван Межевикин.