В сфере работы с документацией Россия проходит тот же эволюционный путь, по которому прошло остальное мировое сообщество: от задач «элементарного учета информации» к управлению ею, контролю каждой фазы ее развития и качественному...

В сфере работы с документацией Россия проходит тот же эволюционный путь, по которому прошло остальное мировое сообщество: от задач «элементарного учета информации» к управлению ею, контролю каждой фазы ее развития и качественному информационному обслуживанию пользователей различных категорий

За последние пару десятилетий мир сузился, а объем информации, вырабатываемой и потребляемой этим миром, вырос экспоненциально. Информация стала для одних основой успеха, для других — мощным оружием, нередко используемым в неблаговидных целях. Поэтому государство вынуждено вмешаться в процесс контроля жизненного цикла информации.

В результате последних государственных постановлений и недавних судебных разбирательств важность управления корпоративной документацией привлекла внимание как коммерческих структур, так и государственных организаций. Четко определенные и контролируемые политики управления документами, приведенные в соответствие всем требованиям действующего законодательства, касающимся жизненного цикла информации (от порождения до уничтожения документа), гарантируют защиту интеллектуальных активов предприятия от судебных исков и воздействия катастроф.

Еще одна причина высокого интереса к управлению жизненным циклом информации состоит в том, что российские компании, все глубже интегрируясь в мировую экономику, стремятся расширить возможности своего бизнеса и увеличить инвестиционную привлекательность. Корпоративные информационные ресурсы — фундамент, на котором предприятия развивают новые деловые инициативы и добиваются преимущества в конкурентной борьбе, а государственные организации выстраивают методики отчетности и повышают уровень обслуживания населения. Растут требования к использованию всего бизнес-потенциала информации с одновременной защитой ее с помощью различных методов. Требования эти остаются постоянными, однако средства достижения этих целей меняются.

Жизненный цикл информации

Информация, как и человек, проходит несколько периодов своего бытия: «детство», когда она рождается, ее растят и готовят к будущей жизни; «зрелость» — период, когда информация реально работает в бизнес-процессах компании (в это время она наиболее ценна); «старость» — когда информация непосредственно не используется в процессах, но тем не менее представляет ценность, поскольку содержит определенные знания; наконец, «смерть» — когда информация выходит из оборота компании.

«Детство» — период создания, сбора, анализа информации и придания ей окончательной формы. Если абстрагироваться от деталей, то можно выделить всего два способа создания информации в организациях. Первый — регистрация информации об официальных документах. Второй — создание документов в электронном виде внутри учреждения.

Поступающие извне документы могут быть представлены как в электронной, так и в физической форме: факсы, письма и корреспонденция, формы, свидетельства, сообщения электронной почты и т. д.

Значительная часть информации генерируется внутри организации, как правило, с использованием различных офисных и бизнес-приложений. Эти документы еще не согласованы, не приведены в свою окончательную форму. На этапах их анализа и одобрения часто применяются инструменты обеспечения внутренних процессов обработки документов (делопроизводства и документооборота). Конечный результат таких процессов — согласованный окончательный вариант документа, готовый к публикации и хранению в соответствии с принятыми в учреждении правилами.

«Зрелость». Начало периода зрелости — публикация. Отныне все понимают, что это за документ, где он находится, какие базовые сведения о нем имеются. Безусловно, часть сотрудников создают документы или оказываются причастны к их созданию и утверждению, но гораздо больше людей пользуются знаниями, заключенными в документах и записях. На смену традиционным процессам печати и распространения приходят автоматизированные методы доступа к информации и знаниям, в том числе публикации в корпоративных сетях, порталах и на общедоступных Web-сайтах.

«Старость» — это хранение. Цикл существования документов обставлен многочисленными правилами. Компании и государственные учреждения прилагают усилия, чтобы соответствовать федеральным и отраслевым инструкциям, законодательным актам, стандартам и сертификатам. Традиционно периоды классификации и хранения начинаются после того, как документы объявлены окончательными, независимо от того, были они получены извне или созданы внутри организации.

«Смерть» — по сути, это удаление информации из оборота внутри компании или передача во внешние структуры (пример: передача документов в госархив). За последние несколько лет на наших глазах разыгрались несколько подлинных трагедий, достойных пера Фейхтвангера: WorldCom, Enron с выбросившимся из окна сотрудником и Parmalat с его бесконечными скандалами, арестами и банкротством. Во многом эти события связаны с тем, что часть информации не смогла вовремя «уйти со сцены», а другая была бездумно брошена в канцелярский шредер. В нашем мире уход информации из оборота обставлен не меньшим количеством условностей, чем погребение фараонов. Часть из этих правил отражена в акте Сарбейнса-Оксли, часть — в 8-й поправке ЕС, часть — в российском законодательстве.

По следам документов

Результатом судебных и следственных процедур в Северной Америке и Европе становятся предписания в отношении отчетности о действиях и транзакциях, совершаемых в информационных хранилищах. В частности, все больше проблем возникает с хранением сообщений электронной почты, записей о документах и с их использованием в качестве источника знаний.

Американские суды требуют быстрых и точных ответов на вопросы о самом существовании документа, способах управления информацией, доступа к ней и ее хранения. Неспособность удовлетворить эти требования могут привести к штрафам, санкциям и даже серьезным убыткам в результате сбоев в деятельности предприятия из-за необходимости дать ответ на информационные запросы суда. Российские и европейские правоохранительные органы изымают носители электронной информации для осуществления проверок и следственных действий, в том числе используя хранящуюся на этих носителях информацию.

Многие отрасли вынуждены выполнять предписания и требования довольно жестких стандартов в отношении управления документами, в первую очередь это касается обороны, финансов, медицины. Доказательства корректности политик, методов и процедур документирования — стратегические элементы, но журналы протоколирования и отчеты о доступе важны и в этой области. Требования, предъявляемые различными государственными органами и законодательными актами, расширяют число отслеживаемых типов информации и определяют временные рамки контроля. Приходится фиксировать все: день, когда было получено письмо, минуту отправки сообщения электронной почты, момент редактирования процедуры; время с точностью до секунды, когда в медицинской карте больного появилась новая запись; кто из допущенных к данной информации, когда и с какой целью обращался к ней (для просмотра, редактирования, оправки по почте, печати).

Управление и инструменты

Сотруднику, отвечающему за управление документацией, предстоит отслеживать множество вопросов. Он должен определить срок хранения данных, уничтожать устаревшую и ненужную информацию, перемещать информацию на другие носители, готовить отчеты о доступе и использовании файлов. Решать все эти проблемы необходимо в совокупности.

В ходе недавних судебных разбирательств стала очевидной роль методик контроля всей совокупности информации, в том числе электронной. Значимость управления хранением беспрецедентно возросла. Требования к системам поддержки этих процессов стали более четкими и жесткими. Система должна:

  • взять целиком на себя вопросы, связанные с реализацией определенных в организации политик работы с информацией, и совершать операции над официальными документами в автоматическом или по крайней мере полуавтоматическом режиме;
  • позволять детально описывать план хранения, архивирования и уничтожения документов;
  • регулировать права доступа на каждой фазе жизни документа, помогать компании взаимодействовать с государственными контролирующими органами и обеспечивать информацией службу внутреннего аудита и службу безопасности.

Сам факт формального объявления данных «документом», как правило, не имеет значения, поскольку любая информация может стать предметом следственных действий. Это обстоятельство ясно указывает на важность интегрированной платформы для поддержки всего цикла существования информации, обеспечивающей функции подготовки, согласования и предварительной классификации документов в стадии разработки, в рамках номенклатуры дел (или иных принятых в организации систем классификации информации), а также версий документов, ставших (объявленных) окончательными. Благодаря четкому, ясному маркированию дел и структурированному плану хранения информации как в физической, так и электронной форме (на любом этапе цикла ее существования), организации смогут быстро и четко отвечать на запросы правоохранительных органов, демонстрируя, что они располагают надежным и заслуживающим доверия методом учета, кодирования и хранения интеллектуальной собственности. Юридические службы компании будут обладать точной и подробной информацией о том, что, кем и на какой срок взято на проверку.

По мере появления на современном рынке электронной коммерции новых форм информации, контекстов и связей администраторы документооборота должны своевременно реагировать на требования новых стандартов и технологий, применимых к документам и записям. Для этого очень важно вооружиться не только правильными методиками, но и инструментами.

Павел Тараканов — директор отдела Professional Services представительства компании Hummingbird в России, СНГ и странах Балтии, Pavel.Tarakanov@eims.ru

Российское законодательство — о работе с документами

К сожалению, в российском законодательстве еще не до конца сформировано отношение к электронным носителям информации и электронным документам. В большинстве случаев базовые принципы управления жизненным циклом регулируются процедурами на уровне предприятия или учреждения, реже — отраслевыми стандартами и подзаконными актами. В рамках же федерального законодательства необходимая база пока отсутствует. Более того, по словам Сергея Афанасьева, исполнительного директора Гильдии управляющих документацией, в настоящее время в России не существует законов, касающихся управления документацией как в бумажной форме, так и в электронной.

Тем не менее последние шаги в области регулирования работы с электронными документами и электронными архивами вселяют уверенность в том, что и у нас в стране появятся нормы, регулирующие жизненный цикл документов. В частности, как отмечает Афанасьев, недавно вышел федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22.10.2004), который зафиксировал действия по складированию и использованию документированной информации (фактически закон определил, как следует информацию извлекать из архивов и как ее туда помещать). Кроме того, готовится закон «О документационном обеспечении управления» (таково его рабочее название). В нем должны быть определены правила работы с информацией и в традиционной, бумажной, форме, и в электронной. Однако, как говорит Афанасьев, работа только начинается, и главная проблема сейчас — отсутствие заказчика, а также финансирования его разработки.

Немного о реформах

Российское законодательство об информации в настоящий момент раздробленно и противоречиво. Закон, который призван быть базовым в этой области, — ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» — содержит в основном декларативные нормы, к тому же он фактически не применяется на практике. Порядок работы с разными видами информации устанавливается отдельными положениями ряда федеральных законов («О коммерческой тайне», «О государственной тайне», «Об архивном деле в РФ» и т. п.), а также большим количеством подзаконных нормативных актов. Поэтому говорить о единстве правовых механизмов работы с информацией в настоящий момент не приходится.

В этом году планируется начать реформу законодательства в области информации. Готовится новая редакция ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (она должна стать основой для всего . «информационного» законодательства), активно ведется работа над законопроектом о доступе к информации, находящейся в государственных органах (варианты проектов имеют различные названия — «О праве на информацию», «О доступе к информации», «Об информационной открытости органов государственной власти»), дорабатывается проект закона «Об информации персонального характера». Все эти документы крайне важны для бизнес-сообщества и обычных граждан: эффективно действующие механизмы использования и защиты информации являются основной гарантией свободного осуществления прав в российском обществе.

Николай Дмитрик, юрист, Park Media Consulting, dmitric@parkmedia.ru