Проблема взаимопонимания

Эта рубрика посвящена рассмотрению проблем информационной службы под особым углом зрения - с позиции инвестора. Под инвестором здесь понимается любое лицо (или группа лиц), принимающее решение о финансировании ИТ-проектов.

Эта рубрика посвящена рассмотрению проблем информационной службы под особым углом зрения – с позиции инвестора. Под инвестором здесь понимается любое лицо (или группа лиц), принимающее решение о финансировании ИТ-проектов.

Основной, но не единственной темой рубрики будет взаимодействие информационной службы и бизнеса. Мы рассмотрим управление ИТ-услугами и проектами, а также их контроль, вопросы аутсорсинга функций информационной службы и др.

Особое внимание предполагается уделить определению реального соотношения затрат и результатов деятельности ИС. Наряду с этим будут рассмотрены факторы, влияющие на это соотношение.

Наконец, материалы рубрики будут основаны на процессном подходе. Изложение не будет ограничено собственно экономическими методиками. Каждая рассмотренная методика будет включена в систему процессов ИС, предоставляющих исходные данные для расчетов – с одной стороны, и использующих результаты анализа для принятия решений – с другой. По мере необходимости будут рассмотрены и организационные структуры, поддерживающие соответствующие процессы.

Рассмотрим общий подход к решению проблемы обеспечения надлежащего результата использования ИТ. Он опирается на тот факт, что правильно выбранная сбалансированная система показателей является наилучшим набором метрик, описывающим процесс создания организацией стоимости для своих акционеров и инвесторов.

Немного бухгалтерии – активы и пассивы

Ключевой вопрос, адресуемый информационной службе инвестором: средства, выделяемые на ИТ-проекты, это актив или пассив? Поясним вопрос. По несложному, но вполне применимому на практике определению Р. Кийосаки и Ш. Лектера, «актив – это то, что приносит деньги; пассив – это то, что отбирает деньги» ([1], с. 89).

Ответ определяет отношение инвестора к информационной службе. Если средства ИТ – это пассив, значит, затраты на ИТ – это расходы. Следовательно, их следует ограничивать необходимым минимумом, превышать который недопустимо. Но и это не все. Если бизнес-проекты, то есть. проекты, создающие активы, не укладываются в первоначальные бюджеты либо сама организация оказывается в сложном финансовом положении, то и эта сумма может быть урезана.

Иное положение, если средства, выделяемые на ИТ-проекты, признаны активами. В этом случае затраты на ИТ – это инвестиции. Их обюем ограничен потребностями ИТ-услуг и проектов по их развитию с учетом приоритета последних. Сами проекты рассматриваются наравне с бизнес-проектами и получают больший или меньший приоритет исходя из потребностей организации в целом.

Итак, роль и статус информационной службы в организации существенно зависят от того, рассматриваются ли средства ИТ как активы или как пассивы. Исходя из этого она может решить две задачи:

• обеспечить положительную отдачу от вложений в средства ИТ;
• продемонстрировать полученную отдачу лицам, принимающим решения о финансировании ИТ.

Практический опыт показывает, что эти задачи существенно различаются. Даже если информационная служба успешно внедряет передовые технические решения, их экономическое обоснование – отдельная сложная проблема. Чтобы разобраться в этих сложностях, рассмотрим две крайние ситуации.

Сцилла и Харибда экономического анализа ИТ

Несмотря на все более широкое распространение современных подходов к экономическому анализу ИТ, описываемые здесь крайние ситуации по-прежнему распространены. Это, во-первых, отсутствие экономического анализа как такового и, во-вторых, сведение экономического анализа к анализу денежных потоков, порождаемых проектами в области ИТ. Нередко они переходят одна в другую. Руководство предприятия, пытаясь оценить отдачу от проектов в области ИТ, вводит обязательный анализ денежных потоков или, напротив, осознав искусственность этого подхода, отказывается от экономического анализа в области ИТ. Рассмотрим каждую из этих ситуаций подробнее.

Отсутствие экономического анализа

«Не делать ничего» – естественный исходный пункт развития событий. Еще недавно в управлении информационной службой доминировала сугубо инженерная логика, которая и сейчас сохраняет значительное влияние. Согласно ей, экономические расчеты не увеличивают практическую ценность полученного результата, а значит, бессмысленны. В то же время эти расчеты требуют значительных трудозатрат, которые при таком подходе представляются излишними.

Следует отметить, что данная точка зрения вовсе не является абсурдной. Ниже мы увидим, что экономический анализ далеко не всегда предоставляет действительно ценную информацию. Поэтому сопротивление «инженерного мышления» – естественная и нередко информативная часть процесса внедрения экономического анализа. Информативность такого сопротивления состоит в своего рода обратной связи. Получая сигналы о том, что сотрудники информационной службы считают экономический анализ бессмысленным, не следует им безусловно доверять, но имеет смысл лишний раз проанализировать как внедряемые методики, так и существующую схему коммуникации и информирования ее сотрудников.

Хотя точка зрения «не делать ничего» имеет право на существование, на практике она создает для информационной службы серьезные проблемы. Главная из них – взаимное недоверие между ней и заказчиками из бизнес-подразделений. Заказчики, не имея информации об экономических характеристиках применяемых решений, с той или иной степенью обоснованности считают, что предлагаемые результаты можно получить дешевле, тогда как контраргументы информационной службы основаны не на экономических, а на технических свойствах решений. Аргументы сторон не имеют точек соприкосновения, а это препятствует принятию обоснованного решения. Политическое решение руководства организации может быть принято в пользу любой из сторон, но в коммерческой организации рано или поздно неизбежно побеждает логика заказчика. Результатом такой победы становится как пересмотр портфеля ИТ-проектов и решений, так и навязывание службе ИТ методик экономической оценки.

Экономический анализ как анализ денежных потоков

Экономический анализ использования ИТ очень часто реализуется как анализ денежных потоков. Под денежным потоком понимается «приток денег в виде доходов и отток их в виде расходов» [2]. Как мы увидим в дальнейшем, экономический анализ по своему содержанию значительно шире, нежели анализ денежных потоков, связанных с применением ИТ. Однако по целому ряду причин на практике он нередко сводится именно к этому. Каковы эти причины?

Во-первых, это сравнительно простая и широко известная техника экономического анализа, которая апробирована и эффективна для широкого класса проектов. Во-вторых, финансовая служба, которая обычно инициирует контроль проектов, отвечает именно за денежные потоки организации. В-третьих, трудности оценки денежных потоков в области ИТ, которые мы рассмотрим ниже, специфичны именно для этой области и могут быть неизвестны финансовой службе. По этим причинам финансовая служба рассматривает анализ денежных потоков как естественный метод анализа проектов в области ИТ.

В определенном смысле анализ денежных потоков – шаг вперед по сравнению с подходом «не делать ничего». Прежде всего, устанавливается прозрачная процедура оценки проектов в области ИТ. Далее ИТБ??проекты становятся соизмеримыми с прочими проектами организации. Наконец, устанавливается вклад данной группы проектов в финансовый результат организации в целом.

К сожалению, этот перечень положительных результатов в значительной степени иллюзорен. Дело в том, что результат использования ИТ проявляется в виде изменения результативности организации в целом и ее отдельных бизнес-процессов. Как следствие, возникают проблемы денежной оценки такого результата [3]:

• оценка запаздывающих результатов – ряд эффектов ИТ проявляется в отдаленной перспективе;
• обособление вклада ИТ в изменение эффективности бизнес-процесса;
• правильный выбор уровня анализа – эффект ИТ, с трудом идентифицируемый на уровне организации в целом, может быть очевиден на уровне отдельного бизнес-процесса.

В этих условиях денежная оценка отдачи от ИТ на основании одних лишь данных наблюдений и измерений невозможна, требуется также ряд предположений. Например, модернизация АСУТП повышает точность измерения показателей работы нефтяной скважины. Известно, насколько повысится точность измерений, однако финансовые последствия такого повышения рассчитать невозможно. В таких случаях расчет денежного потока включает в себя предположительную денежную оценку повышения точности измерения, основанную на «мировом опыте», мнении экспертов и т. д. Таким образом, данные денежного потока в реальности оказываются далеко не точными. Мало того, заказчики из бизнес-подразделений довольно быстро обнаруживают, что целый ряд необходимых им проектов попросту невозможно экономически обосновать, исходя из денежных потоков!

В качестве примера приведем реальный проект модернизации стратегической информационной системы. В крупной компании для прогноза производственных и финансовых показателей использовалась система таблиц в MS Excel. Поскольку в такой системе пересчет данных занимал много времени и не отличался высокой надежностью, соответствующее подразделение приняло решение перенести систему расчетов на промышленную платформу. Однако, исходя единственно из денежных потоков, обосновать целесообразность такого проекта было невозможно. Расчет модели происходил как в том, так и в другом случае, а сокращение трудозатрат и повышение надежности расчетов не приводили к финансовым последствиям вообще, поскольку численность подразделения не менялась.

Последствия такого положения дел очевидны. Руководители бизнес-подразделений находят способы принять положительное решение по необходимым им проектам в обход принятой методики расчета денежного потока. Сфера практического применения методики соответственно сокращается. В предельном случае процесс может вернуться в свою исходную точку – «не делать ничего».

Язык бизнеса – это КПР

Как выяснилось, обе крайности приводят к сходному результату: и в том, и в другом случае информация об экономической эффективности применяемых ИТ-средств не может быть использована для принятия решений. При этом оба крайних состояния имеют тенденцию переходить одно в другое: от подхода «не делать ничего» к попытке всеобюемлющего расчета денежных потоков и обратно, к принятию решений, полностью или частично игнорирующих рассчитанные денежные потоки. Можно ли вырваться из этого заколдованного круга? Да, можно.

Немного теории

Согласно данным современной управленческой теории, успеха достигают те коммерческие организации, которые придерживаются стратегии, ориентированной на максимизацию своей акционерной стоимости. Последняя в свою очередь определяется так называемым свободным денежным потоком – совокупным денежным потоком (по всем текущим операциям) за вычетом произведенных инвестиций [4]. Акционерная стоимость компании представляет собой оценку дисконтированного свободного денежного потока за бесконечный период времени (см. рис.).

Бесконечный период времени означает, что на итоговую оценку влияет не только величина свободного денежного потока, но и иные факторы, несводимые к текущему денежному потоку и непосредственно влияющие на его будущие значения. Прежде всего, это потребительная стоимость продукта или услуг, т. е. их ценность для конечного потребителя. Далее, важна конкурентная позиция, определяющая, насколько просто или сложно конкурентам добиться той же или более высокой потребительной стоимости в той же самой нише. Технологическая позиция определяет, как быстро технологии данной организации устареют и потребуют замены. Наконец, позиция знаний определяет зависимость организации от конкретных людей – носителей знаний, а также способность привлечь, развить и удержать таких людей. Нетрудно заметить, что все перечисленные факторы невозможно оценить в терминах денежного потока. В последующих материалах рубрики будет показано, как можно учесть эти факторы в неденежных показателях.

Таким образом, акционерная стоимость коммерческой организации не сводится к денежному потоку в текущий момент времени. На нее также влияют факторы, которые можно измерить количественно, но которые невозможно оценить в деньгах в настоящий или будущий моменты.

Практические следствия

Предшествующий раздел и проведенный теоретический экскурс позволяют сформулировать ряд требований, которым должна подчиняться система экономической оценки ИТ-решений. Способы практической реализации этих требований будут рассмотрены в дальнейших материалах рубрики. Итак, требования.

• Экономическая оценка решения в области ИТ не может быть сведена к показателям, основанным на денежном потоке. Необходимы также показатели, характеризующие воздействие ИТ на потребительскую стоимость продукции и услуг, конкурентную позицию, технологическую позицию, позицию знаний.
• Процедура многокритериальной оценки проекта не может быть простой. Во избежание излишних затрат труда и времени процедура оценки должна быть различной для классов проектов. Для малых и средних проектов процедуру оценки следует упростить, а при определенных условиях она может и вовсе не потребоваться.
• Данный подход не отменяет существующих экономических моделей – EVA (Economic Value Added, добавленная экономическая ценность), TVO (Total Value of Opportunities, совокупная ценность возможностей), TCO (Total Cost of Ownership, совокупная стоимость владения), теории реальных опционов и т. д. Некоторые из этих моделей и их роль в общей системе будут рассмотрены в последующих материалах.
• Сложность методики не позволяет внедрить ее одномоментно, в рамках одного проекта. Полноценный экономический анализ проектов и решений в области ИТ может быть достигнут только в результате программы, включающей в себя несколько проектов.

Почему только ИТ?

Как бы то ни было, трудно удержаться от вопросов: «Почему все эти сложности проявились именно в области ИТ? Почему проекты, не связанные напрямую с ИТ, обычно могут быть оценены традиционными методами, а вот ИТ-проекты нуждаются в иных, значительно более сложных? Не надуманы ли, в конце концов, эти сложности?»

При ближайшем рассмотрении сложности оценки ИТ-проектов не кажутся столь удивительными. Дело в самом обюекте ИТ – в информации. Индустриальные технологии и проекты в этой области оперируют с материальными обюектами – товарами и деньгами. В этом случае – идет ли речь об обработке, транспортировке, реализации или хранении – количественный результат использования технологии совершенно очевиден. Известна и цена обюекта, как в форме рыночной цены, так и в форме внутренней себестоимости в организации. Соответственно, вход и выход представимы в денежной форме, а весь проект в целом – денежным потоком, описывающим изменения соотношения входа и выхода на протяжении реализации проекта.

Иное дело – информация. Если данные в синтаксическом смысле имеют количественную определенность (представление в виде бит), то для информации такой определенности не наблюдается. Количество информации в семантическом (то есть смысловом) представлении зависит не только от сообщения, но и от того, кто его принимает. Простой пример: для большинства читателей данного материала сообщение «цена акций Microsoft достигла 26,72 долл. за акцию» не содержит информации в семантическом смысле – они (включая автора) попросту не знают, много это или мало. А вот для профессионального трейдера это сообщение несет смысл. Оно может привести трейдера к решению – покупать акции Microsoft либо, напротив, продавать их. В этом случае – в случае практического использования – информация приобретает прагматический смысл и, следовательно, экономическую оценку.

Итак, количественные и стоимостные оценки информации субюективны. Они зависят от соотношения обюема получаемой информации и величины знаний у получателя сообщений (в теории информации – тезауруса), а также от готовности последнего использовать данную информацию. То же применимо к предприятиям – смысл информации и ее практическая ценность зависят от той или иной организации бизнес-процесса. Это хорошо видно на примере уже рассмотренных оценок денежного потока для ИТ-проекта. Для руководителя, заинтересованного в проекте, оценка денежного потока данного проекта не несет информации и не влияет на принятие им решений. Следовательно, усилия, затраченные на получение стоимостной оценки, действительно тратятся впустую, не добавляя смысла процессу принятия решений и не порождая новой стоимости.

Резюме

Итак, язык бизнеса – это количественные оценки изменения фундаментальных факторов функционирования организации. К ним относятся: денежный поток, потребительская стоимость, конкурентная позиция, технологическая позиция и позиция знаний. Упрощенный подход к ИТ, сводящий их экономическую оценку к оценке денежного потока, искажает собранную информацию. Это, в свою очередь, ведет к принятию решений вопреки полученным оценкам, что лишает смысла процедуру оценки и связанные с ней затраты труда, времени и средств.

Сложность экономической оценки ИТ вытекает из фундаментальных свойств информации. Количество и ценность последней субюективны, следовательно, не могут быть оценены привычными средствами финансового анализа.

В следующих материалах рубрики мы вернемся к проблеме системы показателей экономической оценки ИТ. Но прежде мы рассмотрим субюектов процессов оценки и их интересы, а также организационные структуры, упрощающие эти процессы.

Литература

Кирилл Скрипкин – директор департамента ИТ-планирования и взаимодействия с бизнесом в СУАЛ-ХОЛДИНГе (Сибирско-Уральская алюминиевая компания), k.skripkin@sual.com