Нулевой цикл ERP-проекта. Первые шаги. Часть 2.

Рассмотрим детальнее тот объект, с которого начинается описание структуры нормативных данных и который, безусловно, играет в этой структуре решающую роль. Речь идет о номенклатурной позиции.

В рамках рубрики «ИТ-Университет» наш журнал начал публикацию «курса лекций» известного специалиста и преподавателя Дмитрия Гаврилова, озаглавленного «Фундамент ERP-проекта». В первой лекции была изложена основная идея, а также обсужден принципиальный состав нормативных данных, необходимых для функционирования ERP-системы.

См. начало в «Директор информационной службы», 2004, № 6.

Рассмотрим детальнее тот объект, с которого начинается описание структуры нормативных данных и который, безусловно, играет в этой структуре решающую роль. Речь идет о номенклатурной позиции.

Приведем примерный базовый состав атрибутов номенклатурной позиции, разбив его на группы.

Группа 1. Общие данные

В рамках данных общего характера указывается код номенклатурной позиции, ее описание, основная единица измерения, описание функционального назначения, форма, вес, номер последнего реализованного конструкторского изменения и др.

Практически все указанные здесь атрибуты носят описательный характер, однако особо следует остановиться на коде номенклатурной позиции и используемых при ее описании единицах измерения.

Номенклатурная позиция, в зависимости от требований той или иной ERP-системы, может иметь единственный код или допускается наличие нескольких параллельных систем кодирования. Скажем, номенклатурная позиция имеет как внутренний код, так и код по каталогу. Следовательно, наличие в ERP-системе возможности указания кода по каталогу при этом должно рассматриваться как требование к системе. В любом случае при формировании и присвоении кодовых обозначений номенклатурным позициям будет целесообразном использовать не регистрационный, а классификационный принцип. Кроме того, при выборе системы нужно обратить внимание на длину кодового обозначения и требования к алфавиту кода.

Очень важно придерживаться единой системы кодирования номенклатуры. В частности, крайне нежелательно, чтобы одна и та же номенклатурная позиция имела в справочнике готовой продукции один код, а в справочнике материалов — другой. ERP-системы требуют формирования единого справочника номенклатурных позиций. Если на одну и ту же номенклатурную позицию есть два основных (не альтернативных) кода в зависимости от типа номенклатурной позиции (продукция или материал) или источника ее получения (например, для каждого из поставщиков номенклатурной позиции применяется отдельный код позиции внутри предприятия), то, весьма вероятно, вам придется строить систему кодовых обозначений заново. Важно, чтобы такого рода ситуации были выявлены заблаговременно и к моменту начала внедрения ERP-системы были устранены.

Для номенклатурной позиции возможно применение разных единиц измерения. Основной признается та, которая используется для целей планирования потребности в материалах и компонентах. Если необходимо использовать и другие единицы измерения одной и той же номенклатурной позиции, о них тоже необходимо позаботиться заранее, описав коэффициенты пересчета из одной единицы измерения в другую. Так, позиция может нормироваться как компонент в одной единице измерения, а приходоваться на склад по заказу на закупку — в другой единице измерения.

В процессе описания коэффициентов пересчета может оказаться необходимым принимать важные решения по выбору его значения. К примеру, различные поставщики могут оперировать разными величинами плотности материала при пересчете из габаритных (объемных) единиц измерения в весовые, или же коэффициент пересчета для номенклатурной позиции может определяться физическими условиями (влажность, температура и т. д.).

В целом единицы измерения номенклатурной позиции могут быть специфичны для процессов планирования потребности в позиции как компоненте родительской позиции, а также для операций с запасами, производства позиции, закупок позиции, расчета веса и объема и др.

Группа 2. Группировки номенклатурных позиций

Номенклатурной позиции может быть присвоено членство в тех или иных группировках позиций.

Одна и та же номенклатурная позиция одновременно может принадлежать нескольким группировкам. Действительно, сотрудники предприятия, отвечающие за различные аспекты его деятельности, могут по-разному делить весь массив номенклатурных позиций на группы. Скажем, точки зрения финансово-бухгалтерской службы предприятия, работников снабжения и работников планирования почти наверняка будут различаться. Для первых важна такая группировка позиций, которая отражает ход финансовых транзакций и операций с запасами данных номенклатурных позиций на счетах бухгалтерского учета, для вторых — такая, которая позволяет выделить общие каналы получения данных позиций. А, скажем, для сотрудников предприятия, отвечающих за хранение запасов, принципиально важно деление позиций исходя из требований к условиям хранения запасов.

Все вышеперечисленные группировки могут быть необязательными, кроме одной — группировки с точки зрения отражения операций в учете. ERP-системы реализуют концепцию параллельности отражения материальных и финансовых потоков. Это значит, что, выполняя перемещение материальных ценностей или изменяя их состояние, мы по предварительно описанным шаблонам автоматически отражаем эту операцию в учете. Поэтому данная группировка обязательна.

Даже если планируется начинать внедрение системы с отражения в ней фактических заказов и фактического движения запасов, уже наступает время готовиться к увязке данных о материальных потоках в натуральном и в стоимостном выражении.

Кроме того, при наличии широкой номенклатуры используемых при производстве деталей, сборочных единиц, материалов и полуфабрикатов часто возникает необходимость разделить ответственность за планирование этих номенклатурных позиций между планировщиками. Разделение ответственности за номенклатуру возможно как по горизонтальному, так и по вертикальному принципу. В первом случае выделяются планировщики на уровне готовой продукции, сборочных единиц и деталей, материалов. Во втором случае выделяются планировщики по товарным группам продукции и входящих в эту продукцию компонентов, что возможно, если одни и те же материалы не используются для производства продукции различных товарных групп. В силу того что номенклатура в целом известна, можно очертить зоны ответственности и построить группировки номенклатурных позиций таким образом, чтобы сделать возможным применение к ним того или иного варианта описания механизма планирования потребности.

Количество возможных классификационных группировок на предприятии имеет тенденцию к росту, поэтому следует предусматривать некоторый резерв группировок. Эти группировки должны носить независимый друг от друга характер.

Группа 3. Данные о хранении номенклатурных позиций

К этой группе относятся характеристики номенклатурных позиций, существенные для управления их запасами. Вот их примерный перечень.

ABC-класс. Параметр, указывающий степень важности данной номенклатурной позиции (A — дорогие, дефицитные, труднодоступные позиции; B — менее дорогие, менее дефицитные; C — относительно дешевые, легкодоступные, быстро получаемые). Данный параметр позиции не является жизненно необходимым для запуска информационной ERP-системы в эксплуатацию, однако задуматься над принципами присвоения номенклатурной позиции той или иной категории контроля полезно уже на ранних стадиях проекта.

Конечно, базовым критерием, по которому в ERP-системах проводится ABC-классификация, является годовой объем использования в стоимостном выражении. Его точный расчет удобнее производить, когда система уже эксплуатируется. Однако есть и другие критерии присвоения той или иной категории контроля, соответствующего степени важности позиции (например, степень дефицитности позиции, длительность цикла ее получения от поставщика или из производства), потенциально способные побудить присвоить номенклатурной позиции высшую степень категории контроля.

Место хранения запасов по умолчанию. Обычное место хранения запасов данной номенклатурной позиции. Его определение неразрывно связано с описанием территориальной структуры предприятия и может выполняться только после того, как приняты все основные решения по описанию мест хранения запасов.

Необходимость контроля запасов и операций с ними по номерам партий или серийным номерам. В случае использования такого механизма контроля при выполнении любой операции с запасами данной номенклатурной позиции необходимо указывать номер партии (или серийный номер).

Для некоторых отраслей производства отсутствие данной возможности является критическим. Однако при принятии решения относительно ее использования надо быть уверенным в том, что она вам действительно необходима, так как при партионном контроле возрастает трудоемкость отражения операций в информационной системе. Кроме того, возникает вопрос о принципе присваивания номеров партий, реализация которого может различаться в программных продуктах. Соответственно, наличие возможности партионного контроля и механизмов присваивания номеров партий могут быть включены в требования к информационной системе.

Интервал циклического подсчета запасов. Вопрос методик контроля точности данных о запасах будет рассмотрен в следующих статьях, однако уже сейчас стоит отметить, что при текущей инвентаризации можно производить сверку данных о запасах без приостановки складских операций и делать это не для всех номенклатурных позиций, а для некоторой подгруппы. Это позволяет на регулярной основе контролировать актуальность сведений об уровне запасов, содержащихся в информационной системе предприятия.

Данный параметр не является критическим, и технически запуск системы возможен без установки его значения. Однако здесь не следует забывать о том, что исходные данные должны быть высокого качества и что проведение процедур проверки качества данных следует налаживать еще до запуска системы в промышленную эксплуатацию. То есть при хорошо спланированном процессе подготовки к внедрению рассматриваемый параметр номенклатурной позиции должен уже иметься.

Статус запасов данной номенклатурной позиции. Это параметр, определяющий допустимые операции с запасами данной номенклатурной позиции. Например, недопустимо отгружать клиенту забракованные изделия.

Варианты реализации здесь могут быть разные, однако общий принцип заключается в разграничении запасов различных типов. Необходимо иметь возможность различать пригодные запасы от забракованных, запасы с известным состоянием от запасов с еще не проясненным состоянием, зарезервированные от свободных. Последнее разграничение обычно реализуется через механизм резервирования запасов, так или иначе воплощенный в информационной системе. Однако для тех или иных операций с запасами можно накладывать дополнительные ограничения на доступность запасов.

Группа 4. Данные об издержках по номенклатурной позиции

Как минимум, в рамках этой группы данных определяется величина и структура нормативной себестоимости номенклатурной позиции, причем величина материальных затрат рассчитывается по спецификации, а величина трудозатрат и переменных косвенных расходов — по технологическому маршруту. Позднее мы остановимся на вопросе описания технологического маршрута и, в частности, стоимости ресурсов для выполнения технологических операций и нормах времени их исполнения. Сейчас же важно подчеркнуть, что для работы механизмов MRP и CRP настоящая группа данных не является необходимой: MRP осуществляет планирование размеров и времени исполнения заказов, а CRP — времени и сроков исполнения технологических операций с последующим подсчетом загрузки рабочих центров.

Конечно, данные об издержках важны, но все же производны. Они вытекают из состава технологических операций, стоимости ресурсов, необходимых для выполнения операций, норм времени по операциям, стоимости материальных ресурсов, норм их расхода и т. п.; потому эти данные появляются уже после того, как описаны все упомянутые элементы нормативной информации.

Группа 5. Другие данные

Здесь могут быть описаны габаритные и весовые характеристики номенклатурных позиций, цена продажи (используемая тогда, когда по этой позиции не установлены прейскуранты), данные о последнем конструкторском изменении, о чертеже для рассматриваемой номенклатурной позиции и т. д. Как правило, такие характеристики либо носят описательный характер и потому не используются для планирования потребности в номенклатурной позиции, либо не являются первоочередными с точки зрения запуска системы в эксплуатацию, находя активное применение при вводе в эксплуатацию модулей ERP-системы, которые решают задачи, дополнительные по отношению к базовым. Примеры таких задач — управление транспортными средствами, управление складированием в расширенном варианте, расширенное управление ценообразованием и т. д.

В следующий раз будут подробно рассмотрены данные о номенклатурных позициях, используемые для описания механизма планирования потребности в них.

Литература

1. APICS Dictionary. Tenth edition. 2002.
2. Гаврилов Д.А. Управление производством на базе стандарта MRP II. СПб.: Питер, 2003.

Глоссарий

ABC-классификация, или ABC-анализ (ABC classification, ABC analysis), — классификация групп номенклатурных позиций в порядке убывания объема в стоимостном выражении за год (цена, помноженная на прогнозируемый объем) или в порядке следования значений по другим критериям. После этого данный массив делится на три класса, называемые A, B и С. Группа A обычно представляет собой от 10 до 20% номенклатурных позиций и от 50 до 70% прогнозируемого годового объема. Следующая группа, B, обычно представляет около 20% номенклатурных позиций и около 20% стоимостного объема. Класс C содержит от 60 до 70% номенклатурных позиций и представляет примерно от 10 до 30% стоимостного объема. Принцип ABC гласит, что усилия и деньги могут быть существенно сэкономлены, если установить более мягкий контроль для малозначимого в стоимостном выражении класса, чем для важного в стоимостном выражении класса. Принцип применим для запасов, закупок, продаж и т. д.

Циклический подсчет, или текущая инвентаризация (cycle counting), — техника проверки точности данных о запасах, когда запасы подсчитываются по циклическому (текущему) графику, а не один раз в год. Циклический подсчет запасов обычно выполняется на регулярной, определенной основе (обычно это делается для дорогостоящих или быстро оборачивающихся номенклатурных позиций и реже — для недорогих или медленно оборачивающихся номенклатурных позиций). Наиболее эффективные системы циклического подсчета требуют подсчета определенного количества номенклатурных позиций каждый рабочий день, с подсчетом по каждой номенклатурной позиции с заданной частотой. Основная цель циклического подсчета состоит в выявлении номенклатурных позиций, содержащих ошибки, и затем в инициировании исследования, идентификации этих ошибок и устранении их причин.