Опыт создания информационной системы управления предприятием на комбинате "Череповецкий 'Азот'" может оказаться поучительным как для российских предприятий, так и для представителей западных разработчиков.

Опыт создания информационной системы управления предприятием на комбинате «Череповецкий ?Азот?» может оказаться поучительным как для российских предприятий, так и для представителей западных разработчиков.

ОАО «Череповецкий ?Азот?», как и многие другие предприятия России, явно опаздывает с проведением автоматизации управления. Решение задачи выживания в условиях рынка заставляет акционеров требовать от администрации оценки финансово-хозяйственной деятельности, оптимизации и экономической обоснованности принимаемых решений, но c минимизацией риска социальных потрясений, неизбежных в ходе перестройки управления. С другой стороны, без такой перестройки невозможно применение коммерческих программных комплексов наподобие MBS-Аxapta, SAP R/3 или Baan, хотя, вполне возможно, они и будут оптимальны в конкретных условиях. В результате руководство предприятия приняло решение о создании собственного программного комплекса для управления предприятием.

Система на заказ

Контроль за своевременной оплатой каждой позиции кредиторской задолженности необходим как для своевременной поставки, так и для сохранения доверия поставщиков к предприятию.

— Валерий Аншелес, заместитель начальника отдела инвестиций ОАО «Череповецкий ?Азот?»

Процесс создания и внедрения на «Азоте» информационной системы управления предприятием был начат в феврале 2002 года [1], однако всестороннее исследование [2-3] показало, что необходимо создание индивидуального программного комплекса, позволяющего решить задачи управления. В основном это связано со спецификой хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и сложившейся практикой управления. Дело в том, что на комбинате (и это характерно для многих предприятий России) достаточно долго решался вопрос об инвесторе и инвестициях. Каждый новый инвестор считал, что выполненные ранее технико-экономические обоснования инвестиционных проектов, в том числе проект информационной системы управления предприятием, устарели и не соответствуют его, инвестора, требованиям. В то же время система управления предприятием так часто видоизменялась, что могла просто не выдержать очередной ломки, связанной с созданием информационной системы. Поэтому руководство предприятия, прежде всего генеральный и финансовый директора, приняло решение о создании индивидуального программного комплекса управления. При выборе такого подхода специалисты отдела АСУП и руководство предприятия исходили из условия, что информационная система должна максимально учитывать специфику деятельности предприятия, на котором планируется ее создание и внедрение. Другими словами, она по возможности не должна требовать коренной перестройки процесса управления комбинатом в целом при внедрении и адаптации программных средств. Вместе с тем оговаривалось, что после того, как информационная система будет создана и начнет функционировать, некоторые бизнес-процессы и процессы управления могут быть перестроены с целью удаления избыточных связей. Такого рода перестройка не означает переработку всего программного обеспечения информационной системы, а лишь призвана уменьшить затраты и время обработки информации для принятия оптимальных управленческих решений. Но для того чтобы обеспечить эти условия, информационная система должна обладать высокими возможностями адаптации.

Таким образом, в основу концепции построения единой информационной системы на предприятии легли следующие положения.

  1. Максимальное использование опыта западных поставщиков типовых решений в части применения передовых информационных технологий для разработки и сопровождения всего жизненного цикла программных средств информационной системы.
  2. Проектирование дополнительных подсистем по принципу "шаг за шагом" с учетом выбранной стратегии по созданию информационной системы на предприятии.

В соответствии с решением руководства и акционеров предприятия на первый план были выдвинуты задачи финансового менеджмента, в частности вопросы учета и контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью. Первостепенная важность создания системы учета и контроля (ИС УД и КЗ) связана с необходимостью учета этих видов задолженности при определении корректности расчета балансовой прибыли предприятия. Дело в том, что при значительном превышении кредиторской задолженности над дебиторской расчетная величина балансовой прибыли должна быть существенно скорректирована в сторону уменьшения, что опасно для финансового положения фирмы. При наличии большого числа дебиторов и кредиторов, а также сложной и неотработанной системы договорных обязательств (что характерно для многих крупных химических предприятий России), величина этих задолженностей может значительно меняться ежедневно. Поэтому на первом этапе создания единой информационной системы управления предприятием была внедрена реализующая эти функции система, разработанная компанией «Ливс» из Санкт-Петербурга специально по заказу комбината. В отличие от стандартных «коробочных» систем она выполнена с учетом сложившегося на «Азоте» алгоритма управления предприятием и степени готовности персонала отдельных подразделений к использованию современных методов сбора, переработки и анализа информации, а также подготовки оптимальных управленческих решений. Данную систему можно расширить за счет дополнительных модулей (бухгалтерский учет, управление персоналом, производством, анализ финансовой деятельности и т. д.), разрабатываемых и адаптируемых для конкретных нужд и условий комбината.

В соответствии с этим техническим заданием новая система должна была перейти от принципа отнесения расходов и доходов по статьям затрат и поступлений, характерного для бухгалтерской модели учета, к принципу отнесения по объектам использования, свойственному управленческому учету.

Версия системы, реализованная в соответствии с ТЗ, позволяет выявить лиц и отделы-инициаторы проведения производственных работ, установить подразделения, ответственные за невыполнение или несвоевременное выполнение заданий программ и договоров. Кроме того, эта система отвечает требованиям, сформулированным для систем финансового анализа, и по этому кругу возможностей не уступает западным программным продуктам при решении конкретных задач комбината с учетом сложившихся на нем форм управления.

Эволюция проекта

Целесообразно использовать наработки западных фирм, но при этом брать лишь модули их продуктов и объединять их в единую систему.

— Дмитрий Ширяев, заместитель начальника отдела АСУП ОАО «Череповецкий ?Азот?»

Создание и внедрение ИС УД и КЗ предусматривало несколько этапов. Целью первого стало уточнение требований к системе. Для этого потребовались усилия трех внешних специалистов. За 21 рабочий день они подготовили список функций системы, составили минимально необходимый набор данных, подлежащих обработке и анализу, согласовали с разработчиком документ, содержащий графическое представление бизнес-процессов, разработали детализированное описание функций, которые необходимы для их поддержки, а также описание реализуемой технологии и требования к аппаратному обеспечению.

Второй этап — проектирование и разработка системы (включая руководства пользователя и другой технической документации) — занял около 30 рабочих дней пяти привлеченных специалистов.

Опытная эксплуатация системы длилась около 20 рабочих дней и потребовала привлечения пяти внешних специалистов. На этом же этапе была определена категория служащих, способных использовать функциональность системы в своей деятельности. В первую очередь к эксплуатации системы приступили руководители и исполнители финансово-экономической службы, которые осуществляли проверку предъявленного программного обеспечения на соответствие требованиям информационной системы.

На внедрение системы в промышленную эксплуатацию ушло около 40 рабочих дней. В этот период с помощью пяти привлеченных специалистов было доработано программное обеспечение, руководство пользователя и другая техническая документация. Пользователями системы стали следующие подразделения (центры учета) предприятия: финансово-экономическая служба; бухгалтерия; отделы главных специалистов, входящие в службу главного инженера; отдел социального развития; хозяйственный отдел; управление материально-технического снабжения; управление сбыта и внешнеэкономической деятельности; отдел АСУ; транспортно-экспедиционный отдел; отдел профессионального развития персонала.

Общее количество зарегистрированных в информационной системе пользователей на момент передачи в промышленную эксплуатацию составило 100 человек.

Система реализована на базе СУБД Oracle и работает на платформе Windows 2000 Server. Все клиентские компоненты созданы с использованием средств разработки Oracle Designer и Oracle Developer.

Необходимо отметить, что специалисты отдела автоматизации не имели опыта работы с продуктами Oracle — этого на начальной стадии проекта и не требовалось. Однако необходимо было решать вопрос о стыковке с существующими программными системами, которые должны были прекратить функционирование после окончательного внедрения ИС УД и КЗ в промышленную эксплуатацию, а также с внешними информационными подсистемами, такими как «Справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории РФ» и «Клиент-банк». В первом случае такая стыковка предполагала лишь определенную синхронизацию некоторых классификаторов, информация которых пересекалась с их аналогами во внедряемой системе. При этом ввод данных, например о контрагентах предприятия, осуществлялся уже в новой системе один раз, а затем пользователи, которые еще параллельно работали в старой, через определенную экранную форму получали информацию обо всех измененных или новых записях данного классификатора автоматически. Таким образом, в задачи группы сопровождения, со стороны отдела АСУП, входило только обеспечение стабильного функционирования принятой в эксплуатацию системы.

Стыковка же с внешними системами предполагала создание специальных программ, которые периодически или по запросу пользователя выполняют передачу определенной информации во внешнюю подсистему или наоборот.

Контроль параметров проекта осуществлялся специалистами отдела АСУП, а управление параметрами проводилось в условиях постоянного взаимодействия с руководителями предприятия.

Административные рычаги поддержки

Создание и развертывание системы было поддержано административными мерами. После завершения каждого этапа выпускались приказы и распоряжения руководства предприятия, которые помогли быстрее встроить систему в реальные условия деятельности предприятия. Дело в том, что, с одной стороны, основным источником кредиторской задолженности для него является плата за природный газ, а с другой — широкая номенклатура материалов, изделий и полуфабрикатов, без своевременной поставки которых невозможна нормальная работа производства. Поэтому контроль за своевременной оплатой каждой позиции кредиторской задолженности необходим как для своевременной поставки, так и для сохранения доверия поставщиков к предприятию.

Кроме того, у предприятия имеется большой круг потребителей, разбросанных по всей стране и использующих различные формы оплаты за отгружаемую продукцию (правда, ее ассортимент невелик — не более десятка наименований). При этом дебиторская задолженность отличается большим объемом, и приходится прибегать к различным методам ее снижения за счет реализации разнообразных подходов к взысканию просроченных долгов.

Мягкий подход

Преимущества, которые обеспечивает подход, учитывающий взаимодействие подразделений и четкую адаптацию к условиям деятельности ОАО «Череповецкий ?Азот?», и разработанная на его основе информационная система состоят в следующем.

Во-первых, становится возможной реализация системного подхода в учете и управлении без существенных изменений структуры менеджмента, документооборота и порядка согласования принятия управленческих решений. Как известно, подобные изменения приводят к частичной потере управляемости предприятием на время внедрения и освоения информационной системы, ибо невозможно заранее с достаточной точностью прогнозировать, как конкретные изменения скажутся на управлении предприятием.

Во-вторых, обеспечивается независимость от исполнителей, проводящих конкретные расчеты (финансовые и экономические), и как результат полностью предотвращается непродуманная корректировка результатов анализа в целях скрытия недостатков или мнимого улучшения показателей. Автоматизация расчетов не только ускоряет, но и повышает их точность и надежность.

В-третьих, обеспечивается постоянный контроль над согласованностью данных управленческого и бухгалтерского учета. Уже на этапе проектирования такая возможность была заложена, так как данные по расчетам с внутренними и внешними контрагентами предприятия в управленческом учете аккумулируются по статьям доходов/расходов, а в бухгалтерском — по счетам (субсчетам) бухгалтерского плана счетов. Исходя из этого каждой статье доходов/расходов ставится в соответствие один из счетов (субсчетов) бухгалтерского плана счетов. Это приводит к резкому уменьшению количества механических ошибок ввода информации как в бухгалтерском, так и в управленческом учете.

Кроме того, подход позволяет выявлять и реализовывать предпочтения лиц, принимающих решения. Резервирование возможностей и функций информационной системы позволяет более полно организовать процесс получения информации о суждениях менеджеров относительно исходов операции и ускорить за счет этого как переработку информации, так и реализацию принятых на уровне руководства решений.

В дальнейшем возможно расширение функций и возможностей учета и контроля вследствие наращивания информационной системы дополнительными, описанными ранее блоками, что позволяет своевременно реализовывать новые подходы и системы управления предприятием в соответствии с изменением рыночной ситуации, например, при переходе к оценке деятельности предприятия на основе критерия максимизации его стоимости [4].

Обратная сторона преимуществ

Конечно, и подход, и система не лишены некоторых недостатков, которые выявились в ходе внедрения. Так, незнание персоналом современных методов ИТ (в частности, системных методов учета и контроля) вызывает необходимость дополнительного обучения, что приводит к значительному увеличению времени внедрения системы. Необходимость в обновлении как аппаратного, так и программного обеспечения в соответствии с требованиями конкретной информационной системы приводит к росту финансовых затрат. Поэтапное создание и внедрение информационной системы приводит к удлинению сроков полного освоения конечными пользователями информационной системы современных методов сбора и обработки информации, экономико-математических методов разработки оптимальных управленческих решений.

При внедрении особенно ясно выявилась необходимость отключения дублирующих систем учета и контроля. Эти «дублеры», как правило, выдают недостаточно корректную и зачастую неструктурированную информацию, что вызывает необходимость частых сверок с данными, полученными внутри новой информационной системы. На эту операцию, помимо большого объема машинного времени, тратится существенный объем рабочего времени пользователей и администраторов информационной системы. Это значительно снижает эффективность использования системы и приводит к практическому отказу пользователей от информации «дублеров» и к падению интереса к использованию возможностей новой системы.

Выявление и ликвидация подобных «дублеров» становится серьезной задачей внедрения информационной системы, которая ложится на специалистов отдела АСУП. Однако отключить полностью и одновременно все устаревшие системы учета информации невозможно, поэтому возникает задача изменения технологии обработки и структурирования информации.

При этом появляется возможность добиться лучшего согласования данных, получаемых от новой и старых систем. Для этого на предприятии, в частности, были разработаны дополнительные формы синхронизации справочных данных действующих и внедряемой систем и проведена частичная доработка старых программных средств с целью обеспечения их работы в одной связке с новой системой. Кроме того, были разработаны специальные методы контроля ввода информации, основанные на сравнении данных, полученных путем сопоставления действующего бухгалтерского учета и созданного управленческого на основе ИС ДЗ и КЗ.

Преимущества перевешивают

Конечно, перечисленные недостатки создают дополнительные трудности на пути внедрения информационных систем, однако преимущества столь велики, что на такие организационные и трудовые издержки следует пойти, и они не могут быть препятствием на пути к более широкому использованию ИТ.

Заказная разработка позволяет гибко адаптировать систему к условиям конкретного предприятия и избежать доработки, необходимой в случае применения типового программного продукта. Как показал опыт внедрения типовых систем на родственных предприятиях (например, системы R/3 на комбинате «Агро-Череповец»), именно невозможность и нежелание перестройки сложившейся системы менеджмента нередко становится препятствием к созданию автоматизированной системы управления.

Суть нашей позиции состоит в том, что в реальных российских условиях при внедрении корпоративных информационных систем обычно целесообразно использовать наработки западных фирм, но при этом брать лишь модули их продуктов и объединять их в единую систему силами специалистов, исследовавших бизнес-процессы предприятия. Разумеется, эти специалисты должны быть нацелены на создание корпоративной информационной системы, которая учитывает действующую структуру управления, не требует коренной реконструкции системы менеджмента и понятна руководителям и акционерам предприятия. Затраты на создание такой системы не будут превышать сумму затрат на покупку и доработку типовых модулей западных фирм.

Разумеется, содержание дополнительного штата собственных специалистов и достаточно высокая стоимость сопровождения повышают совокупную стоимость владения информационной системой. Однако для конкретных российских условий, в частности когда должная подготовка управляющих кадров к современным методам получения и обработки информации отсутствует, необходимость в этих мероприятиях становится очевидной.

Конечно, прямой перенос некоторых решений и конфигурации на другое предприятие будет затруднен, однако обобщение таких решений для нескольких аналогичных предприятий позволит компаниям-разработчикам повысить масштабируемость своих систем и исключить некоторую негибкость при создании типовых программных продуктов, пригодных к условиям стран, находящихся в условиях перехода к рыночной экономике. В этом отношении опыт, полученный нами при создании корпоративной информационной системы на ОАО «Череповецкий ?Азот?», наверняка будет интересен специалистам.

Литература
  1. Ширяев Д., Аншелес В. О подборе программного обеспечения корпоративной информационной системы предприятия // Материалы международной научно-технической конференции "Моделирование, оптимизация и интенсификация производственных процессов и систем", Вологда, 2001.
  2. Ширяев Д., Аншелес В., Мочалин В. Сбор и обработка информации для принятия управленческих решений. // Открытые системы, 2001, № 4.
  3. Ширяев Д., Аншелес В., Мочалин В. О критериях выбора оптимальной информационной системы. // Открытые системы, 2001, № 10.
  4. Григорьев С. А., Ромейко В. П. Формирование банка данных для управления стоимостью компании. // Материалы Международной научно-технической конференции "Информационные технологии в производственных, социальных и экономических процессах. Инфотех-2001". Череповец: ЧГУ, 2002.

Дмитрий Ширяев — заместитель начальника отдела АСУП ОАО «Череповецкий ?Азот?», asup@chazot.ru

Валерий Аншелес — заместитель начальника отдела инвестиций ОАО «Череповецкий ?Азот?», techd@chazot.ru.

Принципы построения системы

В основу системы управления дебиторской и кредиторской задолженностью положены следующие принципы.

  1. Сквозная технология обработки документов, от регистрации договора (основания для возникновения обязательств) до анализа и управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Технология обеспечивает оперативность, полноту и достоверность отображения информации о текущем состоянии и изменении состояния кредиторской и дебиторской задолженностей.
  2. Однократный ввод данных.
  3. Согласованность, целостность и непротиворечивость данных о кредиторской и дебиторской задолженностях в различных подразделениях предприятия (финансовых, экономических, бухгалтерских и других службах), проверка корректности регистрируемых в ИС операций.
  4. Проверка вводимой справочной информации на уникальность с помощью нормативно-справочных данных.
  5. Открытость информационной базы (принципиальная возможность доступа из любого рабочего места к любой информации ИС) с сохранением возможности авторизации доступа и протоколирования работы конкретного пользователя.
  6. Органичное взаимодействие с системами автоматизации смежных областей: бухгалтерского учета, производственного и экономического планирования и др.
  7. Сосредоточение ответственности за учет кредиторской и дебиторской задолженностей в одном подразделении предприятия.

Указанные принципы были сформулированы на основе собственного опыта организации информационной системы внутри предприятия «Азот» и частично подтверждены опытом других компаний и организаций.

Требования к системам финансового анализа

  1. Полное, оперативное, достоверное и правильно структурированное отображение информации о доходах и расходах предприятия с оперативным планированием доходов и расходов на период (день, неделя, месяц, квартал, год) и обеспечением согласованности денежных потоков предприятия (оттоков и притоков).
  2. Оперативный (независимый от бухгалтерского) учет движения денежных средств предприятия, дебиторской и кредиторской задолженности с целью управления указанными видами задолженности предприятия на основе анализа и контроля параметров их движения. При этом должно выполняться условие соответствия данных управленческого учета данным бухгалтерского в части расчетов с внутренними и внешними контрагентами предприятия.
  3. Прозрачность финансового состояния и движения финансовых ресурсов с целью обеспечения контроля соответствия финансовому плану (бюджету) предприятия вновь поступающих договоров, счетов, заявок на платежи и прочих финансовых документов.
  4. Возможность формирования структуры классификаторов (доходов/расходов, источников поступлений доходов, подразделений, типов документов и т. д.) и в случае необходимости ее изменения, а также обеспечение возможности корректировки введенной информации при обнаружении ошибок.
  5. Обеспечение возможности просмотра текущего "статуса" контрагентов и автоматическое формирование разнообразных отчетных форм для внутреннего и внешнего пользования.
  6. Согласованное взаимодействие различных элементов проектируемой ИС между собой и с другими системами, используемыми на предприятии, а также с внешними системами; консолидация и агрегирование информации в различных системах, существующих на предприятии, для последующего финансового и других видов анализа.

Источник: Ковалев В. В. Финансовый анализ. М.: Финансы и статистика. 1999.