Крупнейшему в России производителю полиграфических красок удается сочетать возможности тиражируемой западной системы с ее адаптацией к особенностям предприятия, сравнимой с той, что могла бы дать заказная разработка.
Крупнейшему в России производителю полиграфических красок удается сочетать возможности тиражируемой западной системы с ее адаптацией к особенностям предприятия, сравнимой с той, что могла бы дать заказная разработка.
«Если мечта еще не приняла конкретные очертания, очень трудно определить, когда она станет реальностью, — говорит Николай Шум, финансовый директор компании Sun Chemical MPI. — Ее воплощение начнется тогда, когда вы уже сделаете свой выбор».
Он мечтал о новой информационной системе.
Предприятие, на котором работает Николай Шум, является лидером в области производства и поставок полиграфических красок на рынок СНГ. Клиенты предприятия — различные типографии, начиная с тех, что печатают газеты (кстати, журнал, который вы держите сейчас в руках, также печатается с применением красок Sun Chemical MPI), и заканчивая производителями тары и упаковки.
«В последние несколько лет конкурентная борьба ощущается все острее, — делится своими наблюдениями Шум. — На рынок России и СНГ выходят западные компании, которые ранее к нему лишь присматривались. Нередко они развязывают ценовые войны. Противостоять демпингу оказывается весьма непросто, и предприятие вынуждено систематически заниматься вопросами снижения издержек».
Разумеется предприятие оттачивает и свои конкурентные преимущества, в частности совершенствует возможности по обеспечению технической поддержки — выезда технических специалистов на полиграфические предприятия, чтобы помочь клиентам в решении различных проблем, связанных с выбором состава красок.
«Качественная техническая поддержка — один из важнейших козырей в конкурентной борьбе», — поясняет Шум.
Производство на заказ
Производственный процесс в Sun Chemical MPI можно отнести к дискретному производству на заказ. Если на складе завода указанная в заявке клиента краска отсутствует, то она изготавливается либо закупается на зарубежных предприятиях головной корпорации.
В случае необходимости изготовить нужную клиенту краску прямо на заводе осуществляется размещение заказа на ее производство на определенную дату, подготавливается сопроводительный документ (batch-ticket), в котором приводится описание краски, ее рецептура, количество компонентов, которые необходимы для ее производства в нужном клиенту объеме. После завершения процесса изготовления в этот документ заносятся фактические данные об израсходованных материалах, а заказ передается на склад.
Жажда информации
Инициатива перехода на новую систему исходила от топ-менеджеров предприятия.
«Мы не были уверены в достоверности информации, которую получали из прежних систем, — говорит Шум, — и хотели иметь оперативную информацию в реальном времени и быть в ней на 100% уверенными».
Именно финансовый директор выступил наиболее активным сторонником реализации проекта.
Косвенной причиной перехода на новую систему стали требования головной компании по ускорению подготовки оперативных отчетов о деятельности предприятия.
Существенно снизить производственные и логистические издержки, а вместе с ними и себестоимость продукции в результате реализации проекта на предприятии не рассчитывали.
«Для этого, скорее всего, потребовалось бы проводить структурные изменения внутри предприятия, — поясняет Николай. — Необходимо было прежде создать инструменты управления изменениями. В частности, требовался контроль себестоимости производимой продукции, основанный на сравнении реальных и плановых показателей. Sun Chemical MPI далеко не единственной задумалась об автоматизации. Компании-конкуренты тоже не стоят на месте, что и неудивительно: без автоматизации просто невозможно работать на рынке с высокой конкуренцией».
Ранее на предприятии использовались системы SunSystems (разработка компании Systems Union «прожила» на заводе около пяти лет), а также модули «1С:Производство» (с помощью этого пакета осуществлялись закупки и производственное планирование) и «1С:Зарплата и кадры». Из этого набор разнородных систем в настоящий момент работает только последняя из перечисленных, но и ее скоро заменит модуль, выполненный на базе Microsoft Business Solutions-Navision. Руководство предприятия стремится к автоматизации на основе единой прикладной платформы.
Чем же не устраивала предприятие прежняя связка SunSystems-«1С»? По словам Шума, во-первых, существовали проблемы с подготовкой отчетности в соответствии с GAAP. Прежняя система не была приспособлена для проведения мультивалютных операций. Кроме того, работа регионов в независимых системах учета не позволяла своевременно получать необходимую информацию для принятия управленческих решений. Во-вторых, у руководства нередко возникали сомнения в достоверности данных, получаемых из прежних систем. В частности, возникали проблемы с ведением себестоимости во второй валюте: наблюдались странные отклонения от ожидаемых показателей. Поэтому при реализации новой системы оценке себестоимости уделялось повышенное внимание.
В Sun Chemical MPI предпочли осуществлять автоматизацию «как есть», ограничившись минимальными изменениями в бизнес-процессах. Руководство пока не спешит с реорганизацией структуры предприятия и реинжинирингом его бизнес-процессов, намереваясь вернуться к обсуждению необходимости существенных изменений спустя примерно год.
Затраты, связанные с проектом перехода на новую систему, компания рассматривает как капитальную инвестицию. Согласно корпоративной политике, от проектов по развертыванию информационных систем не ожидается получения прибыли, поэтому специально оценка эффективности не проводилась.
Путь к мечте
Как это нередко бывает, недовольство прежней системой становится хорошим поводом для того, чтобы приобрести систему, которая не просто лишена недостатков предыдущей, но предоставляет менеджерам новые возможности.
«Мы решили пойти, может быть, не самым простым, но вполне надежным путем, сделав ставку на систему, отвечающую требованиям сегодняшнего дня», — говорит финансовый директор предприятия.
Решение, касающееся выбора системы, было принято не спонтанно: на предприятии долго изучали рынок систем управления предприятием, проанализировав возможности многих из них, начиная с решений SAP и заканчивая Scala и «1С». Платформы уровня SAP были признаны слишком сложными, а их функциональность избыточной.
Особое внимание при выборе уделялось гибкости систем. По этому параметру наиболее высоко оценивались «1С» и Microsoft Business Solutions-Navision. В конце концов предприятие сделало ставку на Microsoft Navision.
«Мы не тратили много времени на изучение возможностей ее модулей производства и закупок и их соответствия особенностям рецептурного производства, поскольку знали, что поддержки именно этих особенностей в Microsoft Navision не было. Это, конечно, настораживало, однако гибкость системы вселяла в нас уверенность в том, что эти возможности могут быть реализованы. И мы не ошиблись: рецептурный модуль был разработан, он полностью удовлетворяет нашим требованиям», — рассказывает Шум. Внедрение и адаптацию системы осуществляет компания «Кредо Консалтинг».
Сейчас система развернута на 50 рабочих мест. Sun Chemical MPI использует ее функции для управления продажами, закупками, производством и финансами. Завершаются настройки модуля генерации отчетов GAAP, разрабатывается модуль для учета персонала и расчета заработной платы. Планируется закупка переработанной версии модуля налогового учета, выпуск которой Microsoft наметила на середину весны.
Защита
«Решение о необходимости перехода с прежних систем на новую пришло несколько лет назад — примерно за год до начала реализации проекта внедрения Microsoft Navision, — продолжает свой рассказ Шум. — Познакомившись с ней, я понял, что систему, удовлетворяющую нашим требованиям, мы нашли и что больше медлить нельзя».
Оставалось получить разрешение головной компании. На сегодняшний момент в ней в основном применяется система финансового управления, специально разработанная для Sun Chemical компанией Coda Software Systems (она создает системы на заказ). На ее создание ушел не один год, система как нельзя лучше отвечает общим требованиям Sun Chemical, но не учитывает локальных особенностей предприятий в разных концах света, в частности бухгалтерского и налогового учета. Помимо Coda на предприятиях корпорации применяется множество локальных систем.
«Головная компания настойчиво предлагала развернуть именно Coda, но мне удалось убедить европейскую штаб-квартиру в том, что эта система нам объективно не подходит, — говорит Шум. — Во-первых, нет версии, пригодной для нашего рынка, во-вторых, даже если бы по нашему заказу ее создали, специалистов, способных внедрять ее в России, нет, и нам бы пришлось взять на себя всю тяжесть внедрения. Сотрудничество с российскими ИТ-консультантами позволило переложить на них большую часть забот».
По его словам, когда московское предприятие сообщило головной компании о своем желании развернуть у себя решение на базе Microsoft Navision, там отнеслись к этому предложению достаточно прохладно. Однако своих зарубежных коллег удалось убедить в том, что выбор системы и партнера по внедрению дает твердую уверенность в успешной реализации планов по автоматизации предприятия.
«Примечательно, что примерно через месяц после утверждения сметы бюджета из-за океана пришло сообщение о том, что руководство изучает возможность внедрения системы SAP повсюду на своих предприятиях и предлагает своему российскому предприятию остановить проект, — вспоминает наш собеседник. — Но к этому времени мы очень активно взялись за дело: уже были подписаны все необходимые контракты, а команда проекта приступила к его реализации. Пришлось сообщить заокеанскому руководству, что остановить проект невозможно. Кстати, окончательное решение относительно внедрения новой системы в масштабах всей Sun Chemical до сих пор не принято».
«Веерное» развертывание
К настоящему времени система внедрена практически во всех подразделениях предприятия — экономическом и финансовом отделах, бухгалтерии, производственных подразделениях, лаборатории, логистических службах и отделе продаж.
«Мы были уверены и в системе, и в нашем партнере по внедрению и не сомневались в успехе проекта. Все основные слагаемые успеха были в наших руках, — говорит Шум. — Было решено выполнять не пошаговое внедрение (поскольку оно чревато многими рисками), а произвести запуск одновременно всех модулей».
Самым сложным Шум считает этап проектирования: «С одной стороны, мы не были достаточно хорошо знакомы с возможностями Microsoft Navision, с другой — за долгое время работы с прежними системами на предприятии сложилось убеждение в том, что прежние схемы работы являются оптимальными, самыми правильными и наиболее эффективными. Случались моменты, когда менеджеры и специалисты предприятия сильно расходились во мнениях и разворачивались жаркие споры. Но все они завершались достижением разумных компромиссов».
Финансовый директор выступил спонсором и менеджером проекта. В проектную группу вошли владельцы бизнес-процессов, а также представители «Кредо Консалтинга» (специалисты по ведению проектов и ИТ-консультанты). Представители предприятия на разных этапах проекта уделяли от 10 до 50% своего рабочего времени.
Каждый из менеджеров бизнес-процессов отвечал за свой участок проектов, и, когда возникала необходимость внесения изменений в программу, они сообщали об этом ИТ-консультантам напрямую, если изменения не затрагивали другие бизнес-процессы или передавали свои требования руководителю и спонсору проекта, который координировал масштабные изменения в системе, согласовывая их с другими бизнес-менеджерами. В качестве одного из важных критериев эффективности автоматизации бизнес-процессов рассматривалось повышение производительности труда участвующих в нем пользователей.
Сами же пользователи поначалу относились к новой системе очень настороженно.
«Иногда чувствовалось отчуждение. Возникало впечатление, что переход на новую систему — это едва ли не худшее, что могло с ними случиться: они давно привыкли к старой системе, а тут началось непонятно что — их отвлекают, заставляют что-то придумывать, затем принуждают переучиваться», — вспоминает Шум.
По ходу проекта недоверие постепенно сменялось заинтересованностью в использовании новых возможностей и новых схем работы. Разумеется, потребовалась разъяснительная работа. С кем-то было достаточно убедительно побеседовать, некоторых приходилось заставлять.
После того как основные ошибки в системе были устранены, негативные отклики от подавляющего большинства пользователей практически прекратились. Система позволила им быстрее выполнять свою работу.
Большое значение в ходе проекта придавалось совершенствованию управления себестоимостью. Плановая себестоимость в Sun Chemical MPI рассчитывается на основе имеющихся у предприятия методик. Фактическая себестоимость закупаемых красок складывается из цены закупки, расходов на транспорт, таможню, услуги таможенных брокеров. Кроме того, удалось реализовать доначисление косвенных издержек на себестоимость. Эта возможность применяется, например, чтобы включить в себестоимость расходы, данные о которых поступают с некоторым опозданием (в частности, точная сумма издержек на услуги таможенных брокеров становится известна в конце месяца). Фактическая себестоимость красок, производимых прямо на заводе, вычисляется на основе технологических документов, которые сопровождают заказ. В ходе проекта «Кредо Консалтинг» разработала методику распределения производственных затрат. Ее реализацию и обкатку планируется начать в мае.
Удержались в рамках
Проект уложился в установленные сроки и бюджет с учетом допустимых отклонений. По словам Шума, руководство компании соглашалось на отклонения бюджета проекта не более чем на 15% и на превышение запланированных сроков не более чем на один месяц (первоначально планировалось завершить проект за девять месяцев). Удержаться в рамках помогли постоянный контроль за ходом проекта со стороны руководства предприятия и квалифицированная работа специалистов по внедрению.
Важнейшим преимуществом созданной системы руководство Sun Chemical MPI считает возможность получения своевременной и достоверной информации о деятельности предприятия, которая может быть представлена в различных аналитических разрезах и применяться для получения бухгалтерской, налоговой отчетности и для принятия управленческих решений. Еще одно важное преимущество системы — высокая скорость обработки информации: время генерации некоторых консолидированных отчетов (в которых отражены данные из регионов) сократилось с недели до нескольких секунд. Большим достижением Николай Шум считает также производственный модуль; он удачно лег на производственные процессы Sun Chemical MPI.
В дальнейшем планируется развивать набор функций управленческого учета. В частности, вскоре предполагается развернуть модуль подготовки отчетов о прибылях и убытках, необходимых для анализа рентабельности отдельных видов продукции предприятия.
На дочерних предприятиях решено систему не устанавливать, поскольку в этом нет необходимости. В то же время системой заинтересовались некоторые партнеры Sun Chemical MPI, поскольку созданное решение оказалось пригодным и для других предприятий химической промышленности с рецептурным производством, а также предприятий со схожими производственными бизнес-процессами.
Николай Шум
Возраст: 27 лет
Образование: факультет журналистики МГУ им. М. В. Ломоносова; Университет BBA Pacific Coast, бакалавр делового администрирования
Послужной список последних лет
2000 - настоящее время
Sun Chemical MPI, финансовый директор
1999-2000
Российское представительство Unilever, бухгалтер, отвечающий за западный учет
1995-1998
Российское представительство General Electric, бухгалтер, отвечающий за западный учет
Sun Chemical MPI
Sun Chemical MPI («Сан Кемикэл, Московские Печатные Краски») — российское отделение международной корпорации Sun Chemical, производителя высококачественных красок и органических пигментов для полиграфической продукции, пластмасс, косметики и текстиля (корпорации принадлежат такие торговые марки, как Sun Chemical, Hartmann, Gibbon, O&R, Ault & Wiborg, Coates Lorilleux). Основу продукции Sun Chemical MPI составляют флексографские и офсетные краски для полиграфии.
Предприятие создано на базе Московского завода полиграфических красок № 2, который в 1993 году вошел в состав компании Sun Chemical. Благодаря инвестициям нового владельца завод был оснащен самым современным технологическим оборудованием. На заводе работают 130 человек.
Sun Chemical MPI имеет филиалы в Новосибирске, Перми, Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону. Кроме того, имеется представительство в Казахстане и дочернее предприятие на Украине.
Критический анализ опыта
Если бы представилась возможность начать проект заново, то, по словам Николая Шума, он, во-первых, организовал бы обучение пользователей стандартным возможностям системы еще до начала ее проектирования и, во-вторых, постарался бы более детально определить требования к системе.
Рекомендации коллегам
- Как можно больше внимания уделять проекту. Работать с его результатами придется не один год, поэтому следует очень серьезно подходить к его реализации.
- Верить в успех, целенаправленно идти к нему и заряжать своей уверенностью всех сотрудников.