Мы имеем право назвать "планирование, управление и контроль" потока документов на предприятии "логистикой для бизнес-процессов предприятия".

Обеспечить доставку бизнес-информации и своевременное принятие решений в рамках предприятия — головная боль многих руководителей. Традиционно эти проблемы решались с помощью привлечения дополнительного административного ресурса и ценных указаний руководства. Сегодня эта область является сферой применения таких комплексных дисциплин, как логистика. Логистика для бизнес-процессов предлагает системный подход к каждой составляющей информационной среды бизнеса. Самым подходящим инструментом осуществления концепций логистики представляется технология, известная как «менеджмент потоков работ» (workflow management).

Что скрывается за термином «логистика»? Определений на слуху много, видимо потому, что границы использования этой «науки об организации доставки» расширяются вместе с прогрессом человеческой цивилизации. Но в подавляющем большинстве случаев о логистике говорят, имея в виду управление материально-транспортными потоками с целью минимизации затрат на доставку товара потребителю. А под загадочным «менеджером-логистиком» скрывается понятный всем «инженер по перемещению грузов». В связи с этим превалируют определения логистики, в которых делается упор на транспортные перевозки и связанные с ними издержки. На самом же деле основным вопросом в определении является предмет логистики. Целесообразно выбрать золотую середину между желанием сузить логистику до транспортных перевозок и стремлением расширить объем понятия до полного исчезновения определенности содержания.

Итак, логистика всегда связана с цепочкой, в которую вовлечены товар, поставщики и потребители, перевозчики, таможня, другие коммерческие и государственные органы. Несмотря на то что сама по себе эта наука достаточно сложна и многогранна, кажется несправедливым, что из контекста выпадает такая сфера применения логистики, как бизнес-процессы, связанные с внутренней деятельностью предприятия. Да, многие аналитики не приветствуют включение в логистику «управление информационными потоками», так как это, по их мнению, не всегда оправданно и очевидно. Попробуем доказать, что это не так.

В зарубежной литературе встречается словосочетание «логистика для бизнес-процесса» (logistics of business processes). Некоторые специалисты также употребляют понятие «логистика офиса» (office logistics). Kpoмe того, можно встретить термин «логистика бизнес-информации» (business information logistics), который определяется как «эффективное управление и доставка документов не только внутри организации, но и вне ее — клиентам и деловым партнерам — через любые каналы передачи» (http://www.macro4.com/ solutions/whatisbil.html).

B то же время среди отечественных аналитиков термин «логистика» редко употребляется вместе со словом «бизнес-процесс» или «документ». Понятия бизнес-процесса и документа всегда связаны, так как движущей силой бизнес-процесса внутри любого предприятия является документ (заявка на доставку товара, договор, счет и т. д.). Как известно, основной задачей информационной логистики является организация и структуризация потоков данных, сопровождающих материальный поток. Взглянем на эту задачу под другим углом зрения, абстрагируемся от материального потока и представим сам документ как первичный объект, а не как сопутствующую грузу информацию. В большинстве случаев документ, как и некий производственный продукт, проходит стадии создания («обработка сырья»), формирования («производства»), обработки («продажи»), передачи («перевозки») и хранения («складирования»). Поставщиками и потребителями документов являются сотрудники, деловые партнеры и клиенты данного предприятия.

Таким образом, мы имеем право назвать «планирование, управление и контроль» потока документов на предприятии «логистикой бизнес-процессов предприятия».

Информационная логистика и workflow

Под информационной логистикой понимается организация и управление ИТ-системами предприятия для обеспечения эффективного выполнения его бизнес-процессов. Среди основных задач информационной логистики выделяют: обеспечение и координацию информационных потоков по всей логистической цепи на всех иерархических уровнях; доставку их в требуемое место и время, в требуемом объеме; накопление структурированных данных для проведения полномасштабного анализа; проведение анализа и принятие решений; доведение решений до исполнителей и контроль исполнения.

При этом логистика охватывает все уровни планирования и управления информационными процессами предприятия.

На современном предприятии «информационный поток» представляет собой в первую очередь поток электронных документов, электронной почты, использование систем групповой работы и т.п. Остановимся на данном аспекте использовании информационной логистики, так как именно «безбумажный» документооборот предприятия является единственным средством обеспечения минимальных сроков доставки и обработки информации с минимальными издержками. А это, собственно, и является конечной целью концепции информационной логистики.

Естественно, реализация подобной идеи требует особой технологии, позволяющей управлять и контролировать совместную работу персонала и программного обеспечения. Таким средством является «менеджмент потока работ» (Workflow Management), представляющий собой управление логистикой бизнес-процессов предприятия на базе ИТ.

Workflow-системы также иногда называют «системами управления бизнесом» (business operating system) или «системами управления логистикой» (logistic control system).

Вместе с тем между этими понятиями нельзя поставить знак тождества. Не все бизнес-процессы предприятия могут быть реализованы в рамках системы менеджмента потоков работ. Информационная логистика может быть описана как менеджмент потоков работ без взаимодействия персонала со средствами ИТ, так как сама по себе охватывает все информационные процессы предприятия, не обязательно связанные с использованием компьютеров. Объединяя участников бизнес-процесса с помощью ИТ, менеджмент потока работ превращается в эффективное средство реализации концепций, заложенных в логистике бизнес-процесса. При включении в данную схему средств ИТ образуются новые составляющие, которые необходимо учесть в рамках компьютеризованной информационной логистики: программное и аппаратное обеспечение; поддержка эксплуатационных свойств компьютерных систем; обеспечение функционирования каналов передачи данных и др.

Соотношение workflow-системы и информационной логистики

Управлять действиями персонала, то есть обеспечивать правильность выполнения сотрудниками своих технологических функций, определенных моделью бизнес-процесса, не является задачей информационной логистики. Это задача workflow-системы, интегрирующей в себя и управляющей программным обеспечением на рабочих местах персонала. В остальном логистика охватывает все уровни информационного обеспечения бизнес-процесса, включая поддержку эксплуатационных свойств компьютерных систем, на базисе которых строится менеджмент потока работ.

Необходимость формализации

Эффективность компьютеризованной системы информационной логистики оценивается рядом параметров:

  • сокращение времени выполнения процесса;
  • гибкость, высокая адаптивность компьютеризованной модели процесса;
  • сокращение времени передачи информации;
  • качество выходных результатов, имеющих ценность для потребителя.

Уровень этих показателей зависит от степени организации и структурированности бизнес-процессов предприятия. В настоящее время многие российские организации озабочены не оптимизацией своих внутренних процессов, а скорее формированием и систематизацией уже существующих. При переходе к компьютеризованному представлению бизнес-процесса в рамках workflow-системы мы должны убедиться в том, что процесс периодически повторяется (в ином случае описывать его нецелесообразно), что для этого процесса можно построить организационно-фукциональную модель и к тому же, процесс структурирован в соответствии с уровнем адаптивности workflow-системы.

Менеджмент потоков работ начинается с построения модели бизнес-процесса. Существует множество методологий моделирования. Идеальным вариантом для понимания можно считать графическую нотацию, визуально определяющую взаимодействие участников бизнес-процесса с информационными ресурсами. Наиболее часто используется семейство методологий IDEF. Bce они тщательно проработаны и описаны в соответствующей литературе (см., в частности, [8]).

На многих российских предприятиях делаются попытки систематизировать существующие процессы. Системные аналитики работают над тем, чтобы с помощью различных средств моделирования привести в порядок и по возможности оптимизировать бизнес-процессы предприятия. Их наработки способствуют принятию решений о проведении мероприятий по модификации некоторых процессов и носят организационный и зачастую рекомендательный характер. Системы менеджмента потоков работ во многих случаях также включают в себя визуальные средства построения моделей процессов. При этом особенных стандартов на внутреннюю нотацию workflow-системы не существует — основными примитивами служат обычно некий «блок» как выполнение какой-либо функции исполнителем, и линия со стрелкой как условие перехода от одного блока к другому. Аналитик, работая в workflow-системе, аналогичным образом моделирует бизнес-процесс. Однако есть и важные отличия.

Во-первых, высокая степень интегрированности программного обеспечения (как основное преимущество workflow) в корпоративной информационной системе позволяет нам быть уверенными в том, что указанный сотрудник действительно получит нужную информацию вовремя и в соответствии со своей функцией в контексте данного бизнес-процесса. Это дает основания определить примерное поведение системы как принудительное ограничение действий сотрудника с программой на рабочем месте в соответствии с текущим и следующими этапами процесса. Впрочем, допускаются вариации, которые не воспринимаются как «преступления» при достаточной мере адаптивности workflow.

Bo-вторых, уровень детализации не позволяет разрабатывать поверхностные схемы работы, которые не могут быть принципиально разрешены средствами ИТ. Это свидетельствует о том, что выполнение процесса без достаточной степени детализации каждого из его этапов — исполнителей, ролей, условий выполнения, входящих и выходящих атрибутов — несущественно. Кроме того, нежелательно использование не «человеко-машинных» операций по причине высокой интегрированности со средствами ИТ. Но это не значит, что мы не можем при помощи предоставленных программно-аппаратных интерфейсов включить в workflow-систему другие сложные технические системы.

Сложности реализации

Реализацию передовых идей управления в отечественных условиях осуществлять очень непросто. Внедрение системы приводит к коренной перестройке организации труда. Основные проблемы связаны не столько с техническими аспектами, сколько с человеческим фактором. Руководство и персонал должны понимать особенности реализации процесса в компьютеризованном виде. Крайне важны наличие корпоративной культуры, способность к обучению, к работе в новых, более критичных функциональных и информационных условиях.

Литература
  1. Кулопулос Томас М. Необходимость workflow. M.: ВестьМетатехнология, 2000.
  2. Калянов Г. Н. Теория и практика реорганизации бизнес-процессов. М.: СИНТЕГ, 2000.
  3. Van der Aalst W.M.P. The Application of Petri Nets to Workflow Management. Department of Mathematics and Computing Science, Eindhoven University of Technology.
  4. Хэссиг К., Арнольд М. Информационная логистика и менеджмент потока работ // Проблемы теории и практики управления. 1997. № 5.
  5. Родкина Т. А. Информационная логистика. М.: Экзамен, 2001.
  6. Логистика / Под ред. Б. А. Аникина. М.: Серия "Высшее образование". 2000.
  7. Громов А., Каменнова М., Старыгин А. Управление бизнес-процессами на основе технологии Workflow // Открытые системы. 1997. № 1.
  8. Марка Д. А., МакГоуэн К. "SADT - методология структурного анализа и проектирования". М.: Метатехнология, 1993.

Глеб Попов — ведущий специалист департамента систем управления документами, холдинг ЛАНИТ, gleb@mail.lanit.ru

Логистика

Теория планирования, управления и контроля процессов движения материальных, трудовых, энергетических и информационных потоков в человеко-машинных системах.

— Финансовый словарь (http://www.academic.ru).

Дословно workflow означает «поток работ» и определяется как «технология компьютеризированной поддержки или автоматизации бизнес-процессов в целом или какой-то их части». Основной принцип этой технологии — обеспечить выполнение некоторых функций конкретными сотрудником в нужный момент времени. Вопросами технологий workflow занимается международная организация Workflow Management Coalition (WfMC — www.wfmc.org). B ee стандарте workflow-система описывается как «система, полностью определяющая, управляющая и обеспечивающая выполнение бизнес-процессов в виде «потоков работ» с помощью различных программных средств в соответствии с определенными процедурными правилами». Назначение таких систем — автоматизация процессов, включающих комбинации операций, производимых человеком и машиной, в особенности таких, в которых человек взаимодействует со средствами ИТ.

Существенным преимуществом workflow-систем является высокая степень интегрированности программного обеспечения, что облегчает контроль и управление информацией, позволяет сотруднику выполнять технологические операции в привычной среде. Кроме того, это дает возможность накапливать структурированные данные в информационной системе для передачи и анализа их участниками процесса, а также осуществлять своевременную модификацию и оптимизацию процессов.