Торгово-промышленной группе "Декарт" внедрение новой системы управления складским комплексом позволило вдвое повысить оперативность выполнения заказов.
Торгово-промышленная группа «Декарт» управляет своим складским комплексом с помощью системы Radio Beacon WMS. Ee внедрение позволило этой компании вдвое повысить оперативность выполнения заказов, почти полностью исключив при этом ошибки, и в два с половиной раза сократить работающий персонал.
В плодотворности применения информационных технологий в бизнесе убедилась на собственном опыте компания «Декарт». Ее руководство решило придерживаться «европейской модели» организации бизнеса с акцентом на долгосрочное планирование, структурный подход и обоснованные цены. Стратегия компании направлена на завоевание лидирующего положения на рынке отделочных материалов с постепенным наращиванием присутствия на нем.
Добиваясь поставленных целей, «Декарт» постоянно расширяет ассортимент предлагаемой продукции, соответственно растут и объемы сбыта. Правда, сколь бы привлекательным ни казался портфель предложений, одного его содержимого стало недостаточно для привлечения клиентов: требуется еще и организовать эффективное выполнение заказов.
Между тем имевшиеся в распоряжении «Декарта» три складских помещения общей площадью 3000 кв. метров плохо справлялись с возрастающим потоком заказов и постоянно расширяющимся ассортиментом. Кроме того, руководителей компании не устраивало качество управления складской деятельностью: оно не отвечало даже текущим потребностям, не говоря уже о перспективных.
«Мы не были удовлетворены ни точностью выполняемых складских операций, ни временем сбора заказов, — говорит финансовый директор компании «Декарт» Максим Чернов. — Стало очевидно, что существовавшая у нас на тот момент система управления складами не позволит достигнуть требуемой оперативности и точности, а поскольку она к тому же не имела современных средств управления складскими процессами, нас не устраивали показатели ошибок и пересортицы при выполнении операций».
Таким образом, динамика развития компании заставила всерьез задуматься высшее руководство «Декарта» об инвестициях в собственное складское хозяйство с целью его реорганизации и создания современного автоматизированного складского комплекса, который позволил бы сократить издержки компании и, соответственно, снизить цены на продаваемую продукцию, обеспечив ей лучшую конкурентоспособность на рынке.
«Идея использования профессиональной системы управления появилась не только в связи с проблемами, которые компания испытывала при эксплуатации старых складов по «бумажной» технологии, — поясняет Чернов. — Мы учли положительный опыт зарубежных партнеров-поставщиков, а кроме того, пришли к пониманию того, что без применения современных технологий по эффективному управлению складскими запасами и ресурсами компании нам будет крайне сложно добиться лидирующих позиций на рынке».
В феврале прошлого года началось строительство офисно-складского комплекса «Декарт». На финальной стадии его сооружения руководители компании устроили конкурсный отбор предложений по созданию информационной системы управления распределительным центром. Официально тендер не объявлялся, но были проведены переговоры с несколькими поставщиками решений по управлению складскими комплексами, в числе которых оказались фирмы «ИнтерБарКод» и «Пилот».
К будущей системе предъявлялись требования по управлению складским комплексом в режиме реального времени, автоматизации всех технологических операций на складе, обеспечению высокой точности (99%) выполнения складских операций (в том числе операции отгрузки заказов). Кроме того, система должна была обеспечить однозначное определение местонахождения товаров, увеличение скорости выполнения заказов, исключение пересортицы, сбор информации, необходимой для анализа работы склада на каждом этапе технологической цепочки.
«Система формирования и отгрузки заказов, независимо от их размера (крупного оптового или розничного), должна быть максимально простой и быстрой», — уверен финансовый директор «Декарта».
В результате проведения переговоров компания остановила свой выбор на комплексном решении для управления распределительным центром, предложенном фирмой «Пилот».
«Честно говоря, выбор был нелегким, поскольку предложения двух других фирм были намного выгоднее по цене, — комментирует Чернов это решение. — Но мы учли, что представленная ?Пилотом? технология работы в режиме реального времени позволит нам существенно оптимизировать складские процессы и защитить сделанные инвестиции на длительную перспективу».
Компанию привлекло также то, что в данном случае была предложена не только система управления складом, а комплексная услуга, включавшая обучение персонала и технические консультации.
Об этапах реализации проекта
Внедрение проекта осуществлялось в трех стадиях, а в проектную группу наряду со специалистами «Пилота» вошли и представители «Декарта» в лице директора склада и руководителя ИТ-отдела.
На первой стадии проекта внедрения системы управления распределительным центром проводился анализ деятельности «Декарта» (включая условия взаимодействия компании с поставщиками и покупателями) с последующим реинжинирингом бизнес-процессов.
Итогом анализа и систематизации товарного ассортимента стало выделение зон и мест хранения товаров в соответствии с их свойствами: в настройки системы были включены специальные зоны для огнеопасных товаров, высоких палетт, тяжелых грузов и мелких товаров сопутствующего ассортимента.
|
| Без применения современных технологий по эффективному управлению складскими запасами и ресурсами компании нам будет крайне сложно добиться лидирующих позиций на рынке — Максим Чернов, финансовый директор компании «Декарт» |
Товарный ассортимент был проанализирован в том числе по критерию «уходимость» (среднее количество отгрузок). Например, для размещения товаров наивысшего спроса отведены места по соседству от зоны отгрузки в так называемой «золотой зоне». Эта зона делится на ячейки отбора, которым присвоен код, соответствующий тому или иному значению «уходимости».
Подобная систематизация хранения дает возможность воспользоваться технологией управляемого размещения товара на складе. В частности, в ответ на запрос оператора система управления анализирует информацию о конкретном товаре, поступившем на склад, и определяет номера ячеек, которые рекомендуются для хранения данного товара.
Результатом первого этапа стала разработка алгоритмов выполнения складских операций; технологии выполнения операций приемки товаров и сопровождающий их документооборот, а также операций размещения товаров на складе с учетом их свойств (огнеопасность, вес, ?уходимость? со склада); системы адресации мест хранения и отбора заказов; алгоритмов пополнения зоны отбора товаров (два нижних яруса) из зоны хранения (три верхних яруса из пяти); кроме того, алгоритмов отбора товаров в заказы и их последующей отгрузки и документооборота, сопровождающего данную операцию; интерфейса с центральной офисной системой; форм этикеток на товары и документов; дополнительных отчетных форм; методики выполнения операций обслуживания базы данных.
На второй стадии реализации проекта были осуществлены моделирование и отладка системы управления с учетом всех разработанных алгоритмов выполнения складских операций и использованием реальных данных. При необходимости принимались решения об изменении соответствующих алгоритмов. В ходе отладки системы выявлялась также потребность в корректировке отношений с поставщиками с целью снижения затрат на выполнение складских операций и повышения их эффективности.
Содержанием третьей стадии было обучение персонала и ввод системы в эксплуатацию. При этом внедрение системы выполнялось поэтапно и предусматривало промежуточную фазу, во время которой одновременно были задействованы и старая и новая системы. Хотя это и увеличило продолжительность внедрения, однако позволило перейти на новую систему без остановки деятельности компании.
О технологической основе
Новый офис, центральным узлом которого стал современный распределительный центр площадью 7000 кв. метров и емкостью более 8000 палетто-мест, компания «Декарт» открыла для своих покупателей в июне прошлого года. Построенный с учетом самых современных информационных технологий и достижений логистики (формализованных в виде соответствующих программ), центр по своим возможностям и производительности превосходит многие западные аналоги.
На складе размещается 4 тыс. наименований продукции, а время его оборота в сезон продаж составляет 10-12 дней. Ежедневно со склада отгружаются заказы по 150-200 накладным, каждая из которых содержит в среднем 30 товарных позиций, и для выполнения всех заказов за день работники склада должны произвести от 5 до 6 тыс. учетных операций.
Основой реализованного проекта стало программное обеспечение канадской компании Radio Beacon, специализирующейся на системах управления распределительными центрами (Warehouse Management System, WMS). Помимо этого, решение включает комплекс оборудования Symbol Technologies (ручные промышленные терминалы PDT6846, в том числе с увеличенной дальностью считывания для работы на штабелерах, а также точки доступа АР4131 для организации беспроводной сети WLAN Spectrum24) и Zebra Technologies (принтеры для печати этикеток и упаковочных листов).
«С точки зрения» программного обеспечения Radio Beacon WMS склад представляет собой несколько зон: приемки, подготовленного к отгрузке товара, хранения (эта зона в свою очередь также поделена на несколько подзон с учетом специфики лакокрасочной продукции и ее пакетирования; в частности, выделена специализированная зона для хранения огнеопасных товаров) и отбора, в которых действуют 15 операторов под руководством диспетчера смены.
Система Radio Beacon WMS управляет работой персонала склада в режиме реального времени, детально учитывая при этом процедуры, выполняемые каждым отдельным оператором (что служит основой при начислении заработной платы). При этом оперативное управление всем комплексом осуществляется с одного рабочего места — диспетчером распределительного центра. Анализируя полную картину состояния заказов на каждом этапе их выполнения, он может, например, отдавать распоряжения по отдельному заказу или группе заказов, узнавать причины задержки выполнения заказа, получать информацию о состоянии товарных запасов или резервировать товары под данный заказ.
Система управления распределительным центром интегрирована с офисной системой «СКиФ» (разработка компании «Софт Трейд», выполненная на платформе Sybase), в которой осуществляется финансовый учет и оформление необходимой документации.
Заказ из системы «СКиФ» поступает в Radio Beacon WMS на рабочее место диспетчера, который определяет исходные параметры заказа и отправляет его на выполнение. Обработка заказа системой Radio Beacon WMS осуществляется с учетом состояния склада на текущий момент, при этом на пульт диспетчера выводится информация о наличии товара, алгоритме и маршруте отбора. После формирования задания маршрут отбора передается на терминал оператора, который, отслеживая команды системы управления, собирает необходимый товар. Radio Beacon WMS автоматически контролирует точность выполнения операций и информирует о возникающих ошибках. После выполнения заказа печатается упаковочный лист с точным описанием содержимого тары, в которую он помещен.
В процессе комплектования заказов система Radio Beacon WMS также осуществляет контроль за наличием товара в зоне отбора. Команда на ее пополнение автоматически выдается не только в том случае, когда остаток достигает определенного минимального уровня, но и при поступлении заданий на отгрузку, объем которых превышает уровень запасов в зоне отбора («горячее пополнение»).
Система Radio Beacon WMS выполняет регулярный циклический подсчет остатков и тем самым дает возможность в любой момент получить реальную картину состояния товарных запасов на складе без остановки работы склада (в том числе при необходимости проведения инвентаризации товарных запасов).
Об особенностях реализации
Внедрение оказалось трудоемким процессом, поскольку потребовало ввода в систему дополнительной информации, например объемно-весовых характеристик товаров. (Следует заметить, что теперь к вводу данных надо относиться более внимательно: ряд из них носит не просто справочный характер, а используется для управления складом.)
Внедрение технологии управления складом в режиме реального времени и безбумажного документооборота потребовало существенного изменения бизнес-процессов компании. Было налажено более тесное взаимодействие «Декарта» с поставщиками и упорядочены многие процессы, затрагивающие движение товаров от момента их заказа у поставщика до момента их отгрузки потребителю.
При внедрении системы управления участникам проекта пришлось заниматься изменением ментальности сотрудников склада. Так, прежде при размещении товара на складе складские работники группировали его по видам, чтобы упростить дальнейший поиск конкретного продукта при формировании заказов. Теперь такая необходимость отпала: оператору не надо помнить «что где лежит», система сама сообщит ему об этом. К негативным моментам можно отнести увеличение нагрузки на рядовой персонал в период ввода системы в эксплуатацию.
Конечно, автоматизация склада не смогла полностью исключить человеческих ошибок, но к настоящему времени их число уменьшено до 1%. Вместе с тем система управления позволяет зафиксировать многие из них и оперативно принять решение по исправлению ситуации. Кстати, каждая ошибка персонифицирована, и к допустившему ее оператору могут быть применены штрафные санкции.
Общая продолжительность внедрения системы управления складом составила почти четыре месяца: описание процессов и алгоритмов, разработка и настройка интерфейса, обучение персонала и отладка потребовали примерно трех месяцев работы, а на адаптацию работников склада к системе ушло еще около двух недель. На окончательные сроки запуска системы в эксплуатацию заметно повлиял также график ведения строительных работ.
Значительного времени потребовала интеграция системы RadioBeacon WMS c системой «СКиФ», в ходе которой были не только затронуты технические аспекты, но и расширена функциональность «СКиФ» (исходя из возможностей Radio Beacon WMS по управлению ресурсами склада). Интерфейс между двумя системами предполагает обмен информацией об ожидаемом и реально принятом товаре, заданиях на отгрузку и отгруженных товарах, изменениях остатков и другими данными. Взаимодействие двух систем позволило перейти к безбумажной технологии работы распределительного центра.
О полученных преимуществах
Создание нового склада и внедрение информационной системы, начавшееся в феврале прошлого года, сказалось на уменьшении клиентской базы: торговая компания потеряла до 15% своих клиентов. К счастью для нее, эта тенденция оказалась временной: после ввода в строй нового склада и системы управления компании удалось не только полностью вернуть прежних клиентов, но и привлечь новых (увеличение числа клиентов в августе по сравнению с февралем составило 10-12%).
В «Декарте» довольны сотрудничеством с «Пилотом», хотя не отрицают того, что в процессе разработки системы управления складом возникали «некоторые сложности». Впрочем, часть из них, по признанию Чернова, была создана самим заказчиком. «Одна из наших ошибок состоит в том, что с самого начала мы решили обучить недостаточное количество своих сотрудников», — уточняет он.
Конечно, в компании «Декарт» отдают отчет в том, что говорить о результатах внедрения системы управления еще преждевременно. Тем не менее ее эффективность проявилась уже в первые три месяца работы (а она начала действовать в июне прошлого года). Так, с помощью системы удалось в 2,5 раза сократить персонал склада: теперь в смену склад обслуживает всего 25 человек вместо прежних 60-80 (и, как замечает Чернов, это еще не предел). Кроме того, ускорился процесс выполнения заказа: время его сбора уменьшилось в два-три раза.
«Мы получили не только информационную систему распределительного центра, но и новейшую систему управления складской технологией, — резюмирует финансовый директор «Декарт». — На данном этапе мы полностью выполнили поставленные перед собой задачи и в первую очередь повысили уровень сервиса для клиентов».
По итогам первых месяцев эксплуатации системы намечено ее дальнейшее совершенствовании. В частности, в ближайшее время будет задействована функция предварительного уведомления заказчика по электронной почте об отгрузке товара (в настоящее время она проходит стадию тестирования).
Но и на этом работа по повышению эффективности деятельности компании и качества работы с клиентами не остановится. «В настоящее время мы готовимся к весенне-летнему сезону: анализируем движение товаров по складу и особенности выполнения заказов, планируем ряд модификаций алгоритмов работы в режиме пиковых нагрузок, — уточняет Чернов. — Это связано и с общим повышением производительности труда благодаря использованию Radio Beacon WMS, и с изменением некоторых алгоритмов, применяемых в зоне отгрузки товаров».
В «Декарте» рассчитывают, что с помощью системы и накопленного опыта работы с ней в нынешнем году компании удастся увеличить свой оборот на 50%.
Игорь Кондратьев — научный редактор еженедельника Computerworld Россия, kim@osp.ru
«Декарт»
Торгово-промышленная группа «Декарт» (в недавнем прошлом — «Сигналстроймаркет») специализируется на сбыте лакокрасочной продукции и сопутствующих материалов, в первую очередь, крупным оптовым покупателям. В этой сфере она является одним из крупнейших поставщиком на российском рынке. В портфеле компании — продукция более 100 известных российских и зарубежных производителей: Akzo, JOBI, Tikkurila, «Лакокраска» и др. В настоящее время ее ежемесячный оборот составляет примерно 2 млн. долл. (данные по состоянию на сентябрь 2003 года). В рамках программы развития собственного производства начат выпуск дисперсионных лакокрасочных материалов. В 2006 году планируется приступить к строительству крупнейшего в России специализированного производственного комплекса. К особенностям бизнеса компании можно отнести его ярко выраженный сезонный характер.
Мы за ценой не постоим?
Конкретная стоимость реализации данного проекта не была озвучена, однако, по оценкам некоторых специалистов, бюджет (стоимость программного обеспечения, оборудования, услуг по внедрению и т. п.) в подобных случаях составляет от 150 до 200 тыс. долл. (в том числе цена программного обеспечения в зависимости от количества лицензий составляет от 50 до 100 тыс. долл., а услуги, связанные с ее внедрением, обходятся заказчику примерно в 50 тыс. долл.). В целом затраты на информационное оснащение склада (с учетом стоимости складских стеллажей) не превысили 5% общего объема инвестиций, направленных на создание склада (прежде всего связанных с проведением строительных работ). В мировой практике срок окупаемости подобных информационных систем варьирует от трех месяцев до года; в компании «Декарт» рассчитывают, что он составит 6-8 месяцев.