Промышленных предприятий, где в процессе производства используется масса комплектующих, довольно много, и опыт автоматизации предприятия, вероятно, будет интересен и другим.

Такие слова написаны на рекламном буклете «Самотлор-НН» — крупнейшего российского производителя автомобилей медицинского назначения. Дело, которым занимается предприятие, нужное и весьма непростое. С одной стороны, предприятие уникально. Как заверяют в заводоуправлении, подобных в России нет. С другой — задачи, стоящие перед ним, довольно типичны: снижение себестоимости продукции, сокращение срока сборки и выпуска автомобиля, управление складскими запасами.

Промышленных предприятий, где в процессе производства используется масса комплектующих, довольно много, поэтому опыт, полученный в результате автоматизации данного предприятия, вероятно, будет интересен и другим.

От учета к управлению

Мне довелось побывать на ряде промышленных предприятий в разных регионах, и везде я наблюдал примерно одну и ту же тенденцию в развитии ИТ-систем: от учета бухгалтерского к учету управленческому. Можно сколько угодно спорить о том, правильно это или нет, но в послеперестроечное время местом, где сосредоточивалась информация о происходящем на предприятии, являлась именно бухгалтерия. Ее роль в то время существенно возросла, и руководитель предприятия, как правило, не отказывал своему бухгалтеру в приобретении компьютерной техники и программ.

Но время шло, предприятия развивались, обострялась конкуренция, руководителям требовались данные для оперативного управления компаниями в бурном рыночном море, где погода становилась все более и более изменчивой. А подготовить точную «метеосводку» на основании данных, полученных из бухгалтерии, было практически невозможно. Тогда и стали раздаваться голоса, что «бухгалтерский учет — посмертный учет», «он нужен только для налоговой», «руководству он ничего не дает». Как метко выразился один опытный аудитор, «бухгалтерский — для налоговой, он направлен из компании, а управленческий — для руководства, и направлен он внутрь предприятия». С середины 90-х все большее число руководителей задумывается о необходимости постановки управленческого учета и его автоматизации.

От проблемы — к решению

Естественно, о внедрении ИТ-системы задумываются тогда, когда предприятию нужно решить ту или иную проблему. Однако это отнюдь не означает, что проблем у предприятия не было раньше. Просто настает момент, когда они становятся явным тормозом, и руководство уже не хочет с мириться с ними. Решающее влияние могут оказать и внешние факторы, например акционирование предприятия, смена владельца, приход новой команды менеджеров и пр.

Как бы то ни было, можно выделить ключевую причину, ставшую основным «катализатором» процесса внедрения. Так, на мясоперерабатывающих заводах Уфы систему установили, чтобы свести к минимуму потери, в том числе и из-за воровства (там развернута система «Тектон», см. «ИТ против воровства», «Директор информационной службы» № 12 за 2002 год). На ликеро-водочном заводе в Астрахани причинами автоматизации послужили очень сложный, специфический для этой отрасли учет и высокая динамика развития (доработанная конфигурация «1С:Предприятие 7.7», см. «Директор ИС», № 4 за 2002 год). На Казанском заводе синтетического каучука — акционирование предприятия, приход новой команды менеджеров, требование прозрачности финансовых потоков («БЭСТ-Про», см. «Директор ИС» № 7-8 за 2003 год). В Государственном Историческом музее — необходимость организации научной и выставочной работы с громадной коллекцией — примерно 500 млн. физических предметов (внедрена система на базе СУБД «Ника», см. «Директор ИС» № 4 за 2001 год).

Не является исключением из этого правила и «Самотлор-НН». Здесь основной проблемой стало обеспечение эффективной работы по формированию набора комплектующих со склада. Чтобы оборудовать один автомобиль, нужно собрать до 300 комплектующих, которые хранятся на шести складах. Конечная цель внедрения — сокращение срока сборки машины за счет четкого и своевременного обеспечения этого процесса всем необходимым.

Предпосылки

Производство на «Самотлор-НН» очень многообразное: автомобили «Скорой помощи» выпускаются в различных модификациях, на разных базах, с разнообразной комплектацией. Особенность предприятия еще и в том, что почти все сборочные элементы на автомобиль здесь изготавливают самостоятельно. Для этого имеется собственное производство. На «Самотлоре» полностью изготавливают весь внутренний медицинский интерьер. Для этого используют детали из стеклопластика и ПВХ (их производят в цехе формовки), вставляют стекла по формам, делают обшивку, покраску, производят крышу и т. д. Шасси и двигатели на автомобили берутся уже готовые.

Компания «Самотлор-НН» расположена в самом центре автомобильной промышленности. Относительно недалеко находится один из крупнейших автозаводов России — ОАО «ГАЗ». Неудивительно поэтому, что рост спроса на дополнительное оборудование для серийных автомобилей предопределил основное направление деятельности компании. Предприятие динамично росло, все сложнее становилось управлять им. Примерно три года назад руководство решило, что пора начинать автоматизацию учета. Поначалу менеджеры работали с программой, которая позволяла вести только бухгалтерский учет, но очень скоро потребовался и управленческий. Средствами старой программы реализовать его не смогли. Изучив рынок решений в области управления и учета в автомобильной промышленности, руководство предприятия вышло на компанию «Апрель-Софт», партнера «1С».

Выбор и внедрение

Решающим моментом в выборе платформы «1С:Предприятие» стало то, что подобные автомобильные фирмы, например «РусавтоГАЗ», тоже ее используют. Более доступная документация, больше специалистов, которые в ней разбираются, но главное — за короткий период внедрения быстрее можно увидеть результат. Решение о приобретении системы было вполне осознанным, тем более что и покупка, и внедрение велись на собственные средства предприятия.

Руководство «Самотлор-НН» хорошо представляло, какие задачи требуется решить, какие данные нужно получить из системы, поэтому и работа по внедрению с самого начала пошла успешно. Многое из того, что требовалось, как оказалось, уже было реализовано в базовых настройках «1С:Предприятия». Процесс обследования предприятия, составление ТЗ и другие работы подготовительного этапа прошли быстро.

Сопротивления со стороны работников предприятия не было, хотя первое время им пришлось тяжело — возросла нагрузка на тех, кто первым начинал работать в системе.

Поскольку для предотвращения простоев предприятию очень важно поддерживать на стабильном уровне номенклатуру комплектующих, первым этапом проекта стала автоматизация управления складскими запасами. Это важно и с другой стороны: в секторе поставок сосредоточены крупные финансовые и материальные потоки.

Прежде всего, были решены задачи учета движения всех материалов и складских остатков, расчет себестоимости производства машины и соответствие всех этих данных плановым показателям — то есть тому, что запланировано на каждую машину конструкторско-технологическим отделом. Попутно была решена задача оперативного обновления данных о состоянии склада. Это важно для обеспечения своевременных закупок комплектующих для производства.

На втором этапе система была развернута в коммерческом отделе (отделе сбыта). Руководству требовалась четкая картина относительно прихода на склад готовой продукции и ее реализации покупателям.

В системе были отражены основные этапы работы производства: выпуск вспомогательных полуфабрикатов, их сертификация, соответствие нормативам, определение отклонений, сборка машины из полуфабрикатов и комплектующих, а также передача готовой машины на склад и далее на реализацию. Это позволяет контролировать ход выпуска изделий, предотвращая материальные потери, брак, перерасход материалов (для этого фактические показатели сравниваются с плановыми) и пр.

Важный момент управленческого учета и анализа — сравнение фактической и плановой себестоимости. Если ее отклонение происходит из-за роста цен на комплектующие, то это дает возможность изменения отпускных цен на готовую продукцию. Плановые цены обновляются один раз в месяц по данным последних закупок материалов. Если такое отклонение вызвано дополнительной комплектацией по желанию заказчика, то по величине отклонения коммерческий отдел определяет наценку к базовой стоимости стандартной комплектации автомобиля. Если отклонение возникло вследствие дополнительных затрат на брак, то в этом случае оценивается качество работы основных рабочих. Наконец, если причина кроется в особенностях технологического процесса, то решается вопрос об изменении технологической карты расхода материалов и нормативной себестоимости.

Третьим этапом стала автоматизация работы финансового отдела, позволившая оперативно отслеживать плановые и фактические результаты деятельности предприятия и динамику их изменения. В будущем планируется повысить оперативность получения из системы основных финансовых показателей работы предприятия, причем именно интегральных.

В настоящее время осуществляется интеграция системы «1С:Предприятие» с прежней бухгалтерской программой. Сотрудники бухгалтерии не хотят от нее отказываться.

Информационно-материальные потоки «Самотлор-НН»

От поставщиков информация о покупаемых материально-производственных запасах (МПЗ) поступает в службу снабжения. МПЗ приходуются на склад по документу «Акт поступления МПЗ», который заполняется кладовщиком, в документе указывается список поступивших МПЗ и их количество. В системе фиксируется предварительная информация для возможности работы производства. После поступления реальных документов, на основе «Акта поступления МПЗ» формируется документ «Поступление МПЗ», где и проставляются цены поступления. При этом корректируются данные системы.

Со складов информация о наличии МПЗ поступает в производство, а после отпуска в производство отражается в бухучете. Из цехов полуфабрикаты или конечная продукция (дооборудованный автомобиль) поступают соответственно либо на склад комплектующих или швейных изделий, либо на склад готовых автомобилей.

Продажа может быть осуществлена непосредственно со складов. Отделом продаж оформляются специальные документы на автомобиль, после чего производится его продажа покупателю.

Операции отгрузки как готовых автомобилей, так и полуфабрикатов или покупных материалов находят отражение в бухгалтерских регистрах учета.

Отдел продаж с помощью системы готовит данные о проданных автомобилях для ГИБДД.

Маркетинговая служба для формирования планов своей работы пользуется разнообразными отчетами о производственных показателях, о потребностях покупателей и географии продаж.

Данные об объемах производства и о заказах на изготовление являются для службы планирования производства основой для планирования и формирования заявок на закупку материальных составляющих.

Главное — четко поставить задачу

Об итогах внедрения рассказывает экономист «Самотлор-НН» Оксана Бурматнова

Какая информация интересует руководство предприятия прежде всего?

Руководство хочет знать затраты на единицу продукции, фактические и плановые показатели себестоимости, отслеживать их динамику. Обычно интегральные характеристики определяются в конце месяца, но себестоимость какой-то определенной единицы продукции, например конкретного автомобиля, можно теперь получить из системы в любой момент времени. Имеется возможность сразу сравнить ее с нормативной себестоимостью. А это позволяет принимать решения о выборе поставщиков комплектующих, определять отпускную цену, обоснованно строить ценовую политику.

Как осуществляется информационная поддержка производственного процесса?

Когда машина встает в производство, мы выдаем складскую карту, на основе которой склад должен выдать комплектующие. В систему вводится информация о том, к какому бригадиру машина встала на сборку. Эта информация позволяет в дальнейшем контролировать ход производства автомобилей и их передачу на склад готовой продукции.

Коммерческий отдел, используя систему, формирует наряд-заказ на конкретную машину, определяя ее комплектацию. Этот документ передается сначала на производство, а затем к нам, в экономический отдел. В документе указывается модель автомобиля, ее наполнение определенным медицинским оборудованием, отклонения от типовой спецификации — одним словом, все нюансы, связанные с данным заказом. Начальник производства определяет, к какому бригадиру эта машина встает на изготовление, выбирает товарный кузов. Номер кузова сразу фиксируется в системе. На основе заказа формируется и карта, в соответствии с которой склад начинает выдачу комплектующих сборочному цеху. Параллельно с этим идет производство полуфабрикатов: в цехе пластика формуются пластиковые детали — крыши, скамейки и т.п.; в швейном цехе шьются обивки и подушки. Готовые полуфабрикаты также учитываются в системе. Сборка одной машины идет за одну-две рабочих смены, в ней занято от 5 до 15 человек. Когда машина полностью собрана, в системе оформляется ее выпуск — автомобиль появляется на складе готовой продукции с маркой «Реанимация» или «Скорая помощь». Этот факт также отражается в системе. Тогда начинается работа коммерческого отдела, который продает машину, снабжает заказчика всеми необходимыми документами на нее. Система используется также для печати транзитных номеров, учета расхода бланков, выдачи всех счетов-фактур. Все эти данные нужны, чтобы без ошибок заполнить поля паспорта транспортного средства, в противном случае у клиента будут проблемы при постановке на учет в ГИБДД. Оформление машин идет быстрее, чем раньше, ошибок при оформлении не стало, наши клиенты этим довольны.

Что можно сказать об итогах проекта?

У нас появилась четкая картина складского учета. Намного быстрее стала идти выдача комплектующих на машину со склада, появились данные о промежуточных остатках комплектующих, о соответствии фактических показателей нормативам, об их отклонениях (информация известна в разрезе каждого склада). Это дает нам возможность своевременно изготовить комплектующие или заказать их у поставщика.

Отклонения от стандартной комплектации нередко приводят к изменению себестоимости. Сейчас у нас есть возможность быстро ее рассчитать. Это очень важно, поскольку у нас очень часто меняется основная спецификация на машину, совершенствуется технология, меняются материалы. На автомобили ставится импортное оборудование (кондиционеры, отопители и пр.). Предприятие производит машины на заказ, и каждый клиент волен изменить конфигурацию своего автомобиля.

Еще важный итог — разделение ответственности. Система развернута на относительно большом числе рабочих мест: в коммерческом отделе их семь, в экономическом — три, в отделах продаж и снабжения — по два, одно — на складе и одно — у финансового директора. Теперь в каждом из этих подразделений есть свой ответственный, сотрудник видит в системе конечный результат своей работы и отвечает за него. Все теперь отражено здесь — начиная от переговоров с клиентом и заканчивая продажей техники.

В результате автоматизации работ коммерческого отдела мы стали оперативно получать отчеты о продажах, нам теперь видна картина сбыта по регионам (у нас есть региональные представительства в Москве и Санкт-Петербурге, а также дилеры в других городах). Теперь стало значительно легче отслеживать потребности этих регионов в транспорте нашего профиля. Хранится в системе и история всех взаимоотношений работы с клиентом. Повысилась эффективность работы с договорами. Стали видны и результаты работы сотрудников коммерческого отдела.

Что было самым сложным при внедрении?

Все прошло вполне гладко. Самым трудоемким, пожалуй, оказался перенос данных из старой программы в «1С:Предприятие».

Если же говорить о нашей работе, то всегда самое сложное — точно выяснить у клиента его требования: понять, что же он хочет, автомобиль с какой «начинкой» ему нужно собрать. Но в отношении ИТ эта проблема не возникала: мы четко сформулировали все свои требования к системе, поэтому нам «собрали» все так, как мы хотели, и внедрение прошло за три месяца.

«Самотлор-НН»

«Самотлор-НН» — крупнейший российский производитель сертифицированных автомобилей «Скорой медицинской помощи». В настоящее время выпускает полный спектр машин скорой медицинской помощи и реанимобилей. Для работы в различных климатических условиях для всех автомобилей разработаны модификации в арктическом, северном и тропическом исполнениях. Предприятие выпускает автомобили «Скорая помощь» и «Реанимация» на базе «Газели» со стандартной или высокой пластиковой крышей, с улучшенным интерьером, автомобиль «Интенсивная терапия», реанимобиль модульного типа с легкосъемным модулем Profile, автомобили «Скорая помощь» на базе Renault Master, Ford и «УАЗ-3962», «Семейный доктор» на базе «Волги-универсал», «Реанимация» на базе «ЗИЛ-53» и др.

У компании имеется более 500 поставщиков и примерно столько же покупателей. На предприятии трудится 150 сотрудников.