Каким образом современные ИТ способствуют тому, чтобы груз скорее был доставлен адресату? Рассказывает Юрий Келебеев, менеджер по развитию таможенных операций DHL в России.
Каким образом современные ИТ способствуют тому, чтобы груз скорее был доставлен адресату? С Юрием Келебеевым, менеджером по развитию таможенных операций DHL в России, беседует научный редактор журнала «Мир ПК» Михаил Глинников.
Расскажите о бизнес-задачах, которые стоят перед вашим подразделением.
В DHL есть отделы, которые напрямую выполняют операции в сфере таможенного оформления. Нашей задачей является развитие и поддержка этих отделов — как техническая, так и с точки зрения таможенного законодательства с целью повышения уровня сервиса для наших клиентов и оптимизации трудозатрат, более интенсивного использования рабочего времени.
Таможенное законодательство в настоящий момент не является совершенным. В рамках Ассоциации экспресс-перевозчиков мы ведем работу, направленную на предоставление экспресс-перевозке особого статуса при таможенном оформлении. Ведь мы в одном лице объединяем и перевозчика, и брокера, то есть посредника в сфере таможенного оформления, и держателя склада, да к тому же еще работаем практически со всей номенклатурой товара. Это, как правило, небольшие посылки, но на них распространяются те же требования таможенного оформления, что и на большие грузы. И мы добиваемся от ГТК признания нашей индустрии как специфической с точки зрения таможенного оформления и контроля, а также принятия определенных упрощений в сфере таможенного управления для экспресс-грузов.
Во-вторых, мы анализируем наши внутренние бизнес-процессы, проводим их оценку и поиск путей их упрощения, развития и ускорения. Здесь мы работаем и с нашим отделом ИТ, и со сторонними поставщиками.
Что представляют собой эти внутренние бизнес-процессы?
Говоря коротко, это процессы перевозки, декларирования и организации таможенного оформления грузов, и наша задача — ускорить эти процессы и обеспечить, чтобы они выполнялись быстрее и с минимальными затратами ресурсов.
Сама перевозка во всем мире стоит примерно одинаково, скорость перемещения — тоже. Основную часть времени доставки занимает прохождение груза через таможню — вот здесь и находится то поле, на котором можно и нужно играть и выигрывать.
Есть технологии, позволяющие делать это быстрее, но, как правило, это требует индивидуального подхода, когда брокеры работают отдельно с каждым клиентом и с одним конкретным грузом. А у нас поток — объем экспорта превышает несколько тысяч посылок в месяц. Объемы работ по подготовке необходимых документов очень большие. Вот мы и пытаемся упростить этот процесс, консолидировать грузы и составить цепь рабочих операций, которая позволит, как по конвейеру, проводить посылки через таможню, выполняя наши обязательства перед клиентом по быстрой доставке груза.
Каковы этапы этого «конвейера»?
Этапы обработки груза тесно связаны с этапами таможенного декларирования.
Сначала идет этап подготовки перед декларированием. Наш агент по импорту связывается с клиентом, обсуждает с ним перечень необходимых документов, помогает в подготовке этих документов.
Затем пакет документов передается декларанту, который составляет таможенную декларацию, комплектует документы и передает на таможню.
И потом уже следует таможенное оформление, но мы и на этом этапе контролируем прохождение декларации, поскольку после выпуска груза из таможни груз должен быть без задержек доставлен клиенту.
Ускорение процессов, о которых я упоминал выше, может идти двумя путями — или за счет упрощения таможенного законодательства (уменьшения числа документов, которые нужно подготавливать), или техническими средствами благодаря обмену электронными документами между DHL и клиентом.
Поясните, пожалуйста, на примере вашего отдела, как происходит в DHL выбор решений, как выбираются поставщики.
Мы используем два вида программных средств. Первый вид — программы, которые обеспечивают наши внутренние бизнес-процессы, они предоставляются нашим региональным департаментом ИТ в Лондоне и являются стандартом для наших офисов по всему миру.
Второй вид — программы, обеспечивающие внешние бизнес-процессы, в частности работу с таможней. Здесь мы используем продукты российских разработчиков. При выборе поставщика программного обеспечения мы шли от требований таможни, то есть на разных таможнях мы работаем с тем программным обеспечением, с которым работает данная таможня. Единообразия нет. Правда, недавно подписано соглашение между ГТК и МББР о выделении 140 млн. долл. на переоборудование таможенных информационных систем, и в 2004 году, скорее всего, будет выбрано единое ПО или это будет набор сертифицированных программ, которые позволят работать с таможней посредством электронного обмена данными. Это станет основой для внедрения электронного (безбумажного) декларирования, которое, кстати, уже определено в новом Таможенном кодексе. После принятия данной поправки процесс таможенного оформления должен существенно ускориться. Понимая это, DHL при внедрении новых технологий учитывает требования будущего и выбирает поставщиков, готовых работать в этом направлении. Например, мы давно сотрудничаем с компанией «Альта-Софт». Ее ПО «Альта-ГТД» имеет удобный интерфейс, а разработчик был готов настраивать и дорабатывать систему под нашу специфику. Так, они сделали дополнительную программу «Альта-Артикул», которая автоматически переносит данные со счетов, сопровождающих груз, в грузовую таможенную декларацию (раньше это делалось вручную). Кроме того, они модернизировали программу для работы с нашими основными клиентами, обменивающимися с нами информацией в электронном виде. Это значительно ускоряет работу. Например, с нами работают крупные компании по ремонту импортных автомобилей, которые ввозят запчасти, у них очень большая номенклатура, масса артикулов и, соответственно, весьма объемная база данных запчастей. Мы устанавливаем эту базу данных у себя, а когда приходит инвойс в электронном виде, «Альта-Артикул» сравнивает его с этой базой и недостающую информацию оттуда добавляет к инвойсу, после чего декларант определяет код товара. Программа эта самообучающаяся; будучи один раз определен, код сохраняется и может быть повторно использован. Для тех заказчиков, с которыми мы работаем постоянно, 80-90% артикулов уже обработано, и необходимые данные сразу берутся из этой базы. Сформированный инвойс одним нажатием кнопки заносится в программу «Альта-ГТД», где и формируется грузовая таможенная декларация.
Это очень важно, ведь один грузовик с запчастями может содержать до тысячи наименований разных грузов. Чтобы описать все товары, присвоив им коды товарной номенклатуры, требовалось дня четыре непрерывной работы двух специалистов. Теперь есть возможность делать это все автоматически, причем заранее. Ведь, как только посылка отгружена, мы сразу же имеем электронную копию всей информации о товаре, который к нам идет, например, из Германии. И если раньше у нас этой работой занимались до восьми человек, теперь с ней спокойно справляются двое. Сроки простоя грузовиков на таможне сократились в четыре-пять раз.
В DHL внедрена новая система таможенной обработки документов Clear in the Air («Оформление в воздухе»). Суть ее довольно проста: когда представитель DHL в какой-либо стране забирает груз и привозит его на станцию отправления, документы сразу сканируются и передаются в глобальную intranet-сеть DHL. Сотрудник компании, набрав код назначения, может увидеть все посылки, которые были приняты к отправке по DHL за этот или несколько предыдущих дней, и распечатать документы. Система позволяет начать операции по таможенному оформлению в стране импорта грузов в тот же день, когда отправление было принято к перевозке. Это значительно сокращает время таможенного оформления после прибытия грузов. Клиенту мы можем своевременно и точно сообщить, какой груз к нему едет и где он в данный момент находится.
С введением этой системы уменьшилось транзитное время: срок доставки, ранее составлявший три-четыре дня, теперь сократился на сутки.
Возвращаясь к программам фирмы «Альта-Софт», следует сказать, что их использование и распространение будет зависеть от концентрации нашего бизнеса в каждом регионе. Если у нас появятся крупные клиенты, которые требуют таможенного оформления от нас на местах, мы установим там эту программу. Пока мы используем ее в том отделе таможенного оформления, где сейчас и сосредоточен основной бизнес.
С начала 2003 года услуги компаний DHL Worldwide Express, мирового лидера экспресс-авидоставки; Danzas, лидера грузовых и морских перевозок, а также Deutsche Post Euro Express, европейского лидера почтовых перевозок, будут предоставляться под единым брэндом DHL. Это приведет к тому, что доля крупных перевозок грузовиками возрастет, что потребует, естественно, более интенсивного использования новых информационных технологий при таможенном оформлении.
Если же говорить о кардинальном направлении развития, то оно связано с электронным декларированием, которое невозможно без наращивания информационных систем. Clear in the Air и программа, разработанная для нас компанией «Альта-Софт», — первый шаг на этом пути. Затем встанет задача объединения этих систем в общее информационное пространство с целью исключения дублирования ввода информации. Но исключить полностью дублирование невозможно — это связано уже с таможенным законодательством.
А как быть с электронной подписью?
В прошлом году в таможне начался эксперимент по электронному декларированию. Но этот эксперимент широкого распространения пока не получил. Юридически электронная подпись закреплена, но в таможенном деле пока широко не применяется. В то же время введение в действие электронной подписи является необходимым условием для внедрения электронного декларирования. Таможенное законодательство развивается в этом направлении, и наша компания готова принимать самое активное участие в продвижении передовых технологий. Учитывая то, что российская таможня поставила цель войти в первую тройку самых передовых таможен мира, я думаю, внедрение электронных технологий в сфере таможенного оформления не за горами.
Возраст: 40 лет.Образование: Московский государственный индустриальный университет, специальность — «автоматические системы управления производством», аспирантура того же вуза
Послужной список последних лет
С 2001 по настоящее время
Менеджер по развитию таможенных операций DHL в России.
1998 — 2001
Руководитель таможенного терминала DHL в Шереметьево.
1993 — 1998
Занимал различные должности в отделе наземных операций DHL в Москве.
1981 — 1993
Занимал различные должности на Заводе имени Лихачева.