Учет спирта - дело непростое

Автоматизация учета финансово-хозяйственной деятельности ликероводочного завода - задача не из простых. О том, как ее решают на Астраханском ликероводочном заводе, и пойдет речь в этом материале.

Автоматизация учета финансово-хозяйственной деятельности ликероводочного завода — задача не из простых. О том, как ее решают на Астраханском ликероводочном заводе, и пойдет речь в этом материале. Данная статья не ставит перед собой цель рассмотреть автоматизацию предприятия в комплексе, а освещает лишь относительно небольшую часть общей картины, которая к тому же еще и не закончена

Михаил Викторович Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК». С ним можно связаться по электронной почте: mikeg@pcworld.ru

А начиналось все со времен, когда на этом месте был винно-розливный цех, где вино отпускали ведрами. Но время шло, технологии совершенствовались, и вот стоит теперь такой краснокирпичный красавец с подбеленными каменными «наличниками», с мраморными ступенями и современным технологическим оборудованием. В общем — одно из самых высокодоходных и рентабельных предприятий этого города.

Вместо предисловия

Систему управления предприятием можно создавать различными способами. Например, силами АСУ — с нуля и только «под себя». В этом случае первоначальные затраты — минимальны, гибкость — максимальна, недостатки — очевидны. Можно также брать готовую тиражируемую систему и пытаться либо «натянуть» ее на свои бизнес-процессы, либо, наоборот, подогнать бизнес-процессы под нее. Дело это непростое и далеко не дешевое. Вспомнить хотя бы уже набившие оскомину разговоры про сложность «российской специфики».

Но есть еще и третий путь. А именно — сделать конструктор, разработать блоки, задокументировать, открыть коды и позволить всем желающим (не бесплатно, естественно) из этих блоков строить все, что они захотят, или, точнее, что пожелают их заказчики. Подстраивать, подгонять, перепрограммировать все эти блоки под отраслевую специфику можно сколько угодно. Именно такой подход и рассматривается в данной статье.

Движущие силы

На предприятии уже использовалась собственная система, написанная на FoxPro 2.5 под DOS, но в ней автоматизация была «лоскутной» — частично расчеты с магазинами, частично — с поставщиками. Разрозненные источники данных и отсутствие единой информационной среды не давали возможности получить объективную картину по заводу в целом.

Выделим еще несколько отмеченных самими работниками наиболее крупных недостатков старой системы, из-за которых она становилась тормозом в развитии предприятия.

В старой системе не отслеживались кредитная линия и условия по каждому договору. Например, зная, что у покупателя есть задолженность, оперативно определить условия договора не могли. Приходилось звонить в бухгалтерию и выяснять, можно ли этому клиенту отпускать товар. А если стоит очередь и все торопят, то тут и ошибиться недолго.

Усложнение учета и рост объемов производства (почти на порядок) за последние восемь лет, расширение номенклатуры выпускаемой продукции за тот же период (с 5 до 45), постоянно изменяющееся законодательство в области бухгалтерского учета и отчетности привели к тому, что старая «лоскутная» автоматизация уже не успевала за всеми этими изменениями. Поэтому в мае 2000 года руководство приняло решение искать ей альтернативу.

Рассматривался вариант специализированной системы для ликероводочных заводов на базе Oracle, но цена оказалась высока, а по функциональности система не покрывала потребности завода полностью.

Необходимость продолжить поиски привела руководителя АСУ ликероводочного завода на семинар, проводившийся для потенциальных клиентов в Астрахани компанией TopLine — партнером фирмы «1С» в этом регионе, которая и взялась автоматизировать завод на основе типового конструктора «1С:Предприятие 7.7»( в «1С» его называют конфигуратором).

Начало работ, первые трудности и первые результаты

Поэтапное внедрение системы начали в июне 2000 года. Переводить на систему сразу весь завод не стали — предприятие довольно сложное, с точки зрения автоматизации много специфики. Поэтому начали с внедрения базовых модулей — «Основные средства» и «Расчет заработной платы», которые в первую очередь требовались заводу.

Когда их внедрение было успешно завершено и доверие сторон укрепилось, заключили комплексный договор на автоматизацию всех участков финансово-хозяйственной деятельности, в том числе и производственного учета.

Главного бухгалтера интересовали прежде всего расчет акцизов и формирование итогового баланса предприятия. Поскольку автоматизация еще не завершена, то, забегая вперед, скажу, что получение баланса в электронном виде планируется в нынешнем году после перехода на новый план счетов.

Когда начали работу по комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия, наиболее остро стояла проблема расчетов с магазинами: завод обладает очень широкой сетью фирменных магазинов — пара собственных и 55 арендованных по всей территории Астраханской области. Старая система не позволяла оперативно определить, сколько товара на какую сумму в каком магазине находится — все рассчитывалось вручную. Более того, информация, предоставляемая магазинами, обрабатывалась в бухгалтерии завода также вручную, и при обнаружении нестыковок приходилось снова обращаться в магазины — получался замкнутый круг. Специалисты компании TopLine предложили изменить схему расчетов с магазинами, и 1 октября 2000 года система расчетов с магазинами была введена в промышленную эксплуатацию. Конечно, далеко не все было гладко — ведь после введения новых правил учетная политика стала более жесткой, ломались стереотипы работы, что привело к трудностям с персоналом, вплоть до увольнения.

Необходимо было также учесть, что продавцы магазинов являются сотрудниками завода и отчитываются об итогах своей работы перед внутренней бухгалтерией предприятия, кроме того, имеется довольно большое число как мелких, так и крупных клиентов-оптовиков, закупающих продукцию на реализацию по отпускным ценам завода. В результате специалистами TopLine была серьезно доработана типовая конфигурация «1С: Предприятие 7.7» с учетом специфики завода по таким функциям, как:

• отгрузка продукции в магазин;
• прием отчетов от продавцов;
• переоценка продукции;
• прием тары от населения;
• обмен продукцией между магазинами;
• учет дополнительных расходов на магазины;
• учет "денег в пути".

Уже в процессе внедрения специалисты предприятия совместно с программистами из TopLine пересмотрели порядок расчетов с оптовыми покупателями и реализовали схему, которая позволила значительно быстрее их обслуживать. В частности, это стало возможно за счет того, что исключили дублирование при вводе. Раньше нужно было выписывать каждому оптовику четыре документа: расходную накладную, счет-фактуру, сертификат качества и пропуск на вывоз товарно-материальных ценностей. Причем если покупатель вывозил продукцию в несколько приемов, приходилось еще и «разбивать» пропуск на вывоз. Сейчас фактически заполняется один документ, а остальные три (или больше — если пропусков на вывоз несколько) формируются автоматически в нескольких копиях. В результате сократилось время на оформление, а следовательно, и очереди.

Важно отметить, что система автоматически формирует довольно подробную отчетность, соответствующую специфике предприятия: реестр отгруженной продукции и отчет о возвратах продукции, группировочную ведомость по крепости и по таре. Формируются также итоговые ведомости: по отгруженной продукции по видам, по реализованной продукции по видам, по остаткам продукции в магазинах, по акцизам в разрезе ставок, по акцизам в разрезе крепости продукции, по посуде, по реализации товара по районам; а также отчеты: декларация розничной торговли, отчет о торговой надбавке, отчет о приеме тары магазинами, справка по магазину и еще целый ряд других специальных документов.

Внедрение следующего модуля — «Сбыт и реализация» — позволило специалистам отдела сбыта удобно и быстро оформлять документы по отгрузке товара, приему тары и возврату продукции, а также в реальном времени получать информацию со склада, из кассы и бухгалтерии. Учет реализованной продукции производится с точностью до номенклатурной единицы. Ведется в системе и автоматический расчет тары в документах по отпуску на основе данных о сданной таре, а также регистрируется возврат посуды и тары, поломка тары и бой посуды.

Особенности и проблемы внедрения

Особенность внедрения заключалась в том, что на всех участках автоматизации деятельности предприятия пришлось делать плотную интеграцию системы с программами, которые использовались на заводе в тот момент. Но пошли на это сознательно — в результате переход на новую систему для сотрудников предприятия стал менее болезненным, хотя и потребовал дополнительных затрат времени, написания программ-конверторов и т. п.

Например, поэтапный переход и реализация автоматического переноса данных позволили сократить время ввода данных в новую систему до двух месяцев. После этого все данные стали браться автоматически из «старой» программы. Таким образом был обеспечен плавный переход, и часть бухгалтеров, занося информацию в привычном им интерфейсе старой программы, даже не подозревала, что затем все данные обрабатываются и рассчитываются в «1C», а потом передаются в старую программу. Конечно, за обеспечение такой плавности перехода пришлось расплачиваться увеличением сроков. Трудозатраты составили уже 1200 человеко-часов, работой постоянно занимаются три специалиста TopLine. Когда же внедрение новой системы на всех участках завода будет завершено, это даст возможность вести учет в единой системе и давать руководству завода общую картину, например отгрузки со склада в динамике. А пока же для предоставления руководству информации по итогам деятельности предприятия в целом интегрируются данные из старой и новой систем.

Одна из проблем состояла в том, что не с кем было обменяться опытом внедрения на предприятии именно в ликероводочной промышленности. А специфики здесь хватает, в частности ведется очень строгий учет спирта и контроль за его расходом.

Пришлось решать и проблему, связанную с такой особенностью продуктов «1С», как строгая последовательность проведения в системе документов. Если она нарушена, результат работы системы может быть неправильным. Сейчас система сигнализирует о нарушении хронологии и после перезапуска автоматически восстанавливает хронологическую последовательность.

Что греха таить, всплывали и ошибки настройщиков-внедренцев. Иногда даже приходилось приостанавливать работу, чтобы внести необходимые изменения. Если это имело отношение к бухгалтерии, то, как правило, пяти-десятиминутного перерыва было достаточно, чтобы устранить возникшие неисправности. Но если это касалось отдела сбыта, то здесь, конечно, приходилось значительно сложнее, так как перерывов в работе с клиентом отдел себе позволить никак не мог.

С обучением работников тоже не все шло гладко. Дело в том, что при компании TopLine действует Учебный центр, где по плану и должно производиться обучение персонала заказчика работе с внедряемой системой. Основная ставка была сделана на начальника отдела АСУ, так как именно ему необходимо следить за работоспособностью системы, и на начальников отделов, где внедрялась система. Но ранее неоднократно и успешно применяемая система обучения дала осечку. Ввиду того, что начальники отделов сильно загружены текущей работой, конечные пользователи системы не всегда могли получить у них ответ на интересующие вопросы, что в свою очередь приводило к ошибкам при вводе данных и работе с системой. Пришлось искать компромиссное решение и проводить обучение непосредственно на рабочих местах.

К счастью, все эти трудности уже позади, и сейчас работы по внедрению системы вступили в завершающую фазу.

Производственный учет и планирование

Довольно сложным оказалось внедрение производственного модуля. Хотя и основывались на стандартной конфигурации «1С:Предприятие 7.7. Производство и Бухгалтерия», специалистам TopLine пришлось переделывать всю производственную часть заново.

Производственный цикл на заводе состоит из нескольких этапов. Сначала делаются заливы, потом морсы, ароматы, дистилляты, купажи, и только потом получается готовая продукция. Причем она сразу делится на ту, которая идет только для оптовой продажи, и на розничную (это связано с акцизными марками). Вся отчетность готовится в трех вариантах: выпуск продукции оптовой, выпуск продукции розничной и управленческая информация — интегральные показатели. В процессе производства все время происходят технологические потери. Необходим и четкий учет побочных продуктов, получающихся в процессе производства. Все это тоже надо учитывать и отражать в системе.

В результате в модуле «Производство и планирование» реализованы следующие функции, необходимые для ведения оперативного и бухгалтерского учета на производстве:

• составление плановой калькуляции на выпускаемую продукцию;
• расчет плановой себестоимости;
• выпуск полуфабрикатов;
• разделка продукции (разукупорка бутылок);
• калькуляция фактической себестоимости (производственной и полной);
• контроль за нормативными и сверхнормативными расходами (реализован частично);
• учет вспомогательного производства;
• автоматическое закрытие всех "производственных счетов".

Что касается производственного планирования деятельности предприятия, то здесь можно выделить следующие функции, реализованные в системе: ведение справочника полуфабрикатов и продукции, описание рецептур и нормативной документации.

В системе реализовано и составление плановой калькуляции в разрезе статей затрат с указанием ставок различных налогов и планируемой прибыли. На основе этого документа определяются цены, по которым продукция будет отгружаться со склада, при этом принимаются во внимание различные категории цен: отпускные, оптовые, розничные.

Плановая калькуляция может заполняться исходя из информации о сложившихся затратах из предыдущих периодов.

На основе калькуляции и данных об объемах выпущенной продукции формируются отчет «Плановая себестоимость фактически выпущенной продукции» и прайс-лист.

Учет выпуска полуфабрикатов и готовой продукции

В системе учет сырья и продукции ведется как в полном объеме, так и в объеме безводного спирта, при этом затраты могут быть прямыми и косвенными, причем есть возможность указать базу распределения косвенных расходов, если они не распределяются на все виды выпускаемой продукции. Для автоматического расчета акцизов учет любого подакцизного сырья ведется строго по партиям, в системе четко контролируется соответствие между объемом затраченного безводного спирта и его содержанием в конечной продукции с учетом технологических потерь, брака и отгонов.

На всех этапах производственного цикла в системе ведется учет технологических потерь. Это касается как процесса переработки сырья, так и процесса передачи материально-производственного запаса (МПЗ) из одного цеха в другой.

В системе учтена и еще одна особенность производства — ведется учет неисправимого брака, который направляется на выпарку.

Для учета переработки брака, обнаруженного на складе готовой продукции или образовавшегося в результате истечения срока годности, в системе реализована функция, которая позволяет оформить операцию по разукупорке бутылок и оприходованию получившегося сырья и тары на склад.

В конце каждого месяца система автоматически формирует все необходимые проводки и закрывает требуемые производственные счета.

Анализ себестоимости

Важно отметить, что в системе также ведется учет прямых и косвенных затрат по хозяйственным операциям за отчетный период, распределение косвенных затрат, расчет себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции в разрезе ассортимента, статей и элементов затрат. Имеется здесь и анализ себестоимости по всем видам продукции, только по оптовой, только по розничной и сводная отчетность, а также ведется сравнение плановых и фактических показателей.

На основе первичных документов в модуле «Производство и планирование» формируются следующие отчеты:

• о производственных затратах;
• о расчете акцизов;
• о фактической себестоимости выпущенной продукции (с учетом продукции с региональной маркой и без нее);
• о плановой себестоимости;
• об анализе фактической и плановой себестоимости;
• по спиртовым декларациям (с возможностью ручной корректировки автоматически сформированных данных).

Последний пункт особенно важен — очень строга отчетность именно по спирту — государство требует целый ряд таких «деклараций». И учет здесь ведется не только в общем объеме — параллельно требуется информация в объеме безводного спирта. Безводный спирт — это процентное содержание спирта в получившейся смеси. То есть необходимо четко отслеживать, сколько в каждом заливе было спирта, чтобы этот процент жестко выдерживался и не было злоупотреблений.

О пользе

Благодаря внедрению новой системы существенно повысилась точность складского учета, проще стало делать ревизии в подотчетных магазинах. Теперь, когда в определенные дни продавцы приезжают с отчетами в бухгалтерию завода, эти отчеты сразу же при них вводятся в систему, тут же всплывают неточности, ошибки, благодаря чему не приходится звонить в магазины, выяснять, уточнять — терять время и силы.

Оперативно стала рассчитываться фактическая себестоимость, и появилась возможность анализировать ее структуру, что особенно важно для руководства.

Выше мы говорили о том, насколько важно, имея более тысячи клиентов, оперативно получить информацию о выполнении ими договорных условий, и когда все это существовало только в виде громадного количества папок, быстро найти нужные сведения было проблемой. Теперь же предоставление кредитных линий, выполнение условий договора, срок погашения долга — все это сразу же отслеживается. В результате исключена отгрузка товара тем лицам, которым его отгружать из-за нарушений договора не следует, значительно сократилось время на поиск и подготовку документов, и, соответственно, экономится время и сотрудников завода, и самого клиента.

Ускорился расчет зарплаты благодаря исключению дублирования при вводе информации. Если учесть, что среднесписочный состав работающих на предприятии — 350 человек, то это существенно облегчило работу расчетного отдела.

Быстрее стали проходить расчеты и с поставщиками — а их у предприятия около полутора тысяч. После того как на складе установили компьютер и подключили его к системе, ввод в систему информации о приходящих материалах теперь тоже происходит один раз. В результате исключены дублирование и ошибки, расширились статистика и возможности по отслеживанию динамики продаж.

Все это позволило справиться с заметно возросшими масштабами производства и усложнением финансово-хозяйственной деятельности предприятия без увеличения числа сотрудников бухгалтерии — их на предприятии 14 специалистов.

На рисунке 2 представлена схема финансовых и информационных потоков на предприятии.

О планах

Перед предприятием стоит задача получения консолидированной отчетности и сдачи отчетов от удаленных магазинов в электронном виде. Но персонал магазинов пока не обучен работе на компьютерах, да и дополнительные расходы слишком велики — надо обеспечить каждый магазин компьютером и модемной связью. По городу, возможно, это и реально осуществить, но вот если одинокий винный вагончик стоит где-то в степи — уже вопрос.

Требуется дальше развивать инструменты по работе со статистическим материалом, который в системе уже имеется — ведь руководству важно знать, сколько, какой и где — в каком районе и магазине — продано продукции, причем по месяцам и в удобной для восприятия графической форме.

Сейчас себестоимость в системе рассчитывается на конец месяца. Для получения же фактической себестоимости в текущий момент времени необходимо, чтобы на всех участках для ввода первичной информации стояли компьютеры: в ликерном, посудомоечном цехах и других. Это тоже пока остается задачей на перспективу.

***

Думается, пора подвести итог. Приведенный здесь пример автоматизации еще раз наглядно показывает, что совершенствование систем учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий идет по пути «подстройки» общеэкономических решений по бухгалтерскому учету или производственному планированию под специфику конкретной отрасли, типа производства, объема сбыта. Ведь предприятиям нужны готовые решения, уже адаптированные к их специфике: не просто торговый учет, а учет для торговли ликероводочной продукцией, не просто учет производства, а учет непрерывного производства спиртных напитков.

Построение таких решений на основе типовых конфигураций — тот самый подход, который предлагает «1C» своим партнерам. Это «развязывает руки» разработчикам — им не нужно тратить силы на повторное воспроизведение типовых схем, самостоятельно отслеживать изменения в правилах бухгалтерского учета и налоговой отчетности (а у нас в стране они происходят довольно часто) и вносить их в систему, проводить адаптацию своих разработок к новомодной операционной системе или очередной версии сервера баз данных. В результате разработчики могут сконцентрировать свои усилия на самом необходимом и сложном — качественном решении задач в той или иной конкретной прикладной области.

Как показала практика автоматизации учета на Астраханском ликероводочном заводе, подстраивать, подгонять, перепрограммировать блоки конфигуратора под отраслевую специфику можно сколь угодно долго, хотя ожидается, что основные этапы проекта будут завершены уже в нынешнем году.

Рис.1. Схема движения материалов и продукции

Олег Родштейн, руководитель отдела АСУ

Рулева Алла Геннадьевна, главный бухгалтер

Пономарева Елена Ивановна, начальник отдела реализации готовой продукции

Технические детали

Начинались информационные технологии на заводе всего с двух компьютеров. Шло время, и на момент внедрения системы техника на предприятии была довольно разнородной, сеть — гетерогенной. Потребовалось обновить серверный парк, проложить стамегабитную сеть на витой паре. Поскольку, как известно, «1С:Предприятие 7.7» довольно требовательна к техническим ресурсам, приобрели два сервера, один — двухпроцессорный, 512 Мбайт, Сompaq Proliant, другой — четырехпроцессорный, Intel, 1 Гбайт оперативной памяти. Установили SQL-версию «1C:Предприятия» на двухпроцессорную машину, MS Server 2000 — на четырехпроцессорную и терминальные клиентские места подключили к нему. Все расчеты идут на четырехпроцессорном сервере, а на рабочих местах успешно используют старую технику. В результате существенно повысилась надежность, система стала удовлетворять требованиям по безопасности, и накопленная на предприятии старая техника тоже оказалась задействованной — вплоть до 386-х компьютеров. С системой сейчас постоянно работают 20 человек, планируется увеличить это число как минимум вдвое.