Руководство международной торговой компании, предлагающей мебель для дома, выяснило, что ее новая финансовая система требует серьезной доработки...
Руководство международной торговой компании, предлагающей мебель для дома, выяснило, что ее новая финансовая система требует серьезной доработки
|
| Ульрика Мартенссон из компании Ikea вводит в строй Global Standardized Financial System точно в срок |
Как объяснил директор информационной службы корпорации Роджер Никелиус, в одних странах использовали унаследованную систему шведского происхождения, в других полагались на очень старую версию Masterpiece компании Computer Associates, а в третьих применяли классическую американскую систему.
Кроме того, хотя в Ikea не могли привести точные цифры, но было понятно, что общая стоимость владения единой системой, используемой в разных странах мира, была бы значительно ниже. Поэтому возникла потребность перейти в международном масштабе на единую систему. Решение пришло, но при его реализации в Ikea столкнулись с определенными трудностями.
Как заметил Никелиус, при выборе учитывалось несколько факторов. «Во-первых, мы хотели получить финансовую систему, которая была бы единой во всех странах мира. Во-вторых, мы хотели получить систему, которая могла бы развиваться вместе с нашей компанией. И мы знали, что не можем надолго это откладывать; нам было необходимо какое-нибудь решение, способное не только поддерживаться евро, но и решать проблему 2000 года», — объяснил он.
В середине 1998 года Ikea выбрала систему Coda-Financials компании Coda. Внедрение этой системы легло на плечи менеджера по проектам Ikea Ульрики Мартенссон, которую специально для этого пригласили, учитывая ее опыт работы в Computer Associates и в одной шведской компании, специализировавшейся на выпуске программного обеспечения. Задача Мартенссон, сформулированная специальным комитетом, подчиняющемся Никелиусу и финансовому директору Ikea, состояла во внедрении системы в 12 странах к 1 сентября 1999 года, то есть к началу 2000 финансового года. Эти 12 государств были выбраны потому, что отсутствие поддержки евро и решения проблемы 2000 года в компаниях, работающих в данных странах, могло поставить бизнес Ikea под удар. Начиная с этого момента и примерно до середины 2001 года необходимо было внедрить систему в большинстве остальных стран мира со скоростью, которая бы соответствовала темпам развития Ikea. Эта задача заставила Мартенссон и двух ее коллег — бухгалтеров Ikea не только интенсивно изучать весьма причудливые системы бухгалтерского учета различных стран, но и справляться с неожиданными проблемами. Оказалось, что Coda-Financials требует огромной работы по сборке и доводке, во многом так же, как мебель, предлагаемая самой Ikea.
Настройка системы
«Мы не осознавали, насколько значительной окажется эта сборка и настройка, и считали систему намного более предопределенной, чем это оказалось на самом деле, — объяснила Мартенссон. — Мы не были готовы к такой гибкости. В традиционной финансовой системе известно, какие счета подлежат оплате. В Coda вы создаете модель транзакции, которая затрагивает различные отделы компании, и вам сначала нужно все определять самим».
Постановку задачи обуславливала сложная корпоративная структура Ikea. Хотя Ikea была создана в Швеции в 1943 году, концепция Ikea на самом деле принадлежит голландской компании Inter Ikea Systems. Компания Ikea Sweden отвечает за диапазон выпускаемых продуктов, а управление операциями координирует компания Ikea International of Denmark. Основной владелец, корпорация Ikea Group, в свою очередь, принадлежит голландскому благотворительному фонду.
Мартенссон и ее команда, базировавшиеся в бельгийском городе Завентем недалеко от Брюсселя, должны были не только охватить в своем проекте всю эту международную структуру, но и учесть особенности различных видов бизнеса Ikea в рамках всей корпорации. Они разделили все компании, входящие в корпорацию, на три вида — предприятия розничной торговли, оптовые продавцы и служебные подразделения, которые занимаются такой деятельностью, как поставки в международном масштабе, финансовое обслуживание и недвижимость. В компаниях оптовой торговли, к примеру, перемещение товаров весьма значительно, и приходится работать с разными валютами, но при этом обрабатывать относительно небольшое количество счетов. С другой стороны, компании розничной торговли работают лишь с одной валютой, а количество счетов, которое им приходится обрабатывать, — значительно больше.
Определяй и властвуй
В начале выполнения проекта специалисты Coda порекомендовали создать прототипные определения для каждого вида бизнеса с тем, чтобы объединить и систематизировать все многообразие объектов. Сейчас, как заметила Мартенссон, уже ясно, что эта стратегия дала хороший старт проекту, несмотря на то, что сначала были определенные сомнения в том, согласятся ли отдельные бизнес-подразделения Ikea пойти на компромиссы. «Теперь мы поняли, что наличие прототипов экономит время не только при реализации, но и сейчас», — сказала она.
Ikea смогла получить прототипы путем обсуждения с пользователями их потребностей, причем Мартенссон потратила много времени на то, чтобы выявить общее мнение в Ikea о том, какие возможности должна предоставлять финансовая система. Сейчас, анализируя прошлое, она считает, что команда проекта чрезмерно большое значение придала гибкости системы. Если бы все пришлось начинать сначала, то, как подчеркнула Мартенссон, она бы не повторила этой ошибки.
«Мы бы предложили более жесткую структуру и потребовали бы от пользователей адаптироваться к ней, — сказала она. — Можно было сделать внедрение намного более эффективным». Трудно количественно описать экономию, которой можно было бы добиться, но на определение прототипов было потрачено от пяти до десяти дней для каждой реализации, чего можно было бы избежать, следуй компания принципу «адаптируйся к системе».
В целом же темпы внедрения системы оказались не такими уж низкими. Через четыре месяца после начала внедрения проекта были реализованы прототипы для трех бизнес-подразделений — операций розничной торговли в Испании, оптовой торговли в Бельгии и небольшой сервисной компании в Германии. Эти прототипы стали ролевыми моделями для остальных подразделений корпорации. Но даже при наличии таких прототипов трудности, возникающие по мере истечения срока подготовки к переходу на евро 12 стран Западной Европы, становились все серьезнее. Автоматизированные платежные системы значительно отличаются друг от друга, причем не только от страны к стране, но и от банка к банку. Это разнообразие необходимо было осознать и предпринять соответствующие меры.
Еще одна проблема состояла в том, что европейский налог на добавленную стоимость во многом похож на американский налог с продаж, но взимается на каждом этапе цепочки, в том числе и при транзакциях между компаниями. «Даже в Евросоюзе выплата НДС происходит по-разному в каждой стране», — подчеркнула Мартенссон. Готовая система Coda-Financials, при корректной настройке, могла поддерживать все эти различия, за исключением нетривиальной системы взимания налога на добавленную стоимость в Италии, для которой пришлось создавать специальные дополнительные модули.
Тем не менее все 12 стран, в которых существовали разнообразные компании розничной и оптовой торговли, а также сервисные подразделения, успешно двигались к дате 1 сентября 1999 года, решая проблему 2000 года и вопросы перехода на евро.
Прежде всего стратегия организации каждого типа определялась необходимостью управлять транзакциями в национальных валютах и отслеживать их в евро. Бухгалтерские и финансовые отчеты были переведены на евро в компаниях оптовой торговли, расположенных в зоне евро, через год после внедрения системы. А для операций розничной торговли в зоне евро бухгалтерские расчеты в этой валюте стали выполняться в сентябре 2001 года.
Выбор срока
Еще один важный вопрос, по мнению Мартенссон, — когда начать использовать систему. Решено было сделать это в середине финансового года, хотя, теоретически, с системной точки зрения удачнее начало года. «Лучше отложить этот процесс, — сказала она. — В начале года бухгалтерия занята подготовкой годовых отчетов, и им совсем не хочется изучать новую систему».
Начать с середины года большого труда не составляет, как считает Мартенссон. В момент перехода на новую систему переводятся балансы главной бухгалтерской книги, и соответствующие транзакции регистрируются в новой системе.
Недостаток такого подхода состоит в том, что управленческий учет для этого конкретного финансового года распределен по двум системам, в силу чего при обработке запроса приходится выполнять поиск в двух наборах книг. Но вовсе не обязательно, что эта работа будет обременительной. Информация, размещаемая в предыдущих системах, в любом случае должна храниться от пяти до десяти лет, в зависимости от правил конкретной страны.
Мартенссон надеется, что к концу года оставшиеся несколько стран будут переведены на новую систему, или, по крайней мере, для них будут намечены точные сроки такого перехода. По существу, это уже незначительные доработки, такие как открытие небольшого торгового офиса в Турции, который приобретает товары от имени компаний оптовой торговли. После того как это будет сделано, безумное число командировок Мартенссон постепенно пойдет на убыль. С начала выполнения проекта члены ее команды посетили 21 страну, а сама Мартенссон побывала в 17 государствах.
«Австралия находится слишком далеко. Дорога туда занимает 30 часов, — заметила она со вздохом. — Прекрасная страна и ужасная поездка».
Коротко
Ikea
Бизнес: корпорация Ikea, предлагающая мебель для дома по невысоким ценам, ориентирована на крупный бизнес, ее оборот равен 9,2 млрд. евро. С 1997 года оборот увеличивается в среднем на 20% в год, Ikea открывает по одному магазину в месяц.
Проблема: более 50 лет стихийного роста породили хаотическую финансовую систему.
Решение: система Coda-Financials, внедренная в экстренном порядке бельгийской командой, работавшей над глобальным проектом. Основные трудности: жесткие сроки, обусловленные необходимостью оперативно решать проблему 2000 года и быть готовым к вводу евро.