Построение улучшенной модели управления ИТ

Среда Enhanced Management Framework, разработанная в Министерстве финансов Канады, объединяет наилучшие решения, методы, принципы и образцы реализации эффективного управления IM/IT...

Среда Enhanced Management Framework, разработанная в Министерстве финансов Канады, объединяет наилучшие решения, методы, принципы и образцы реализации эффективного управления IM/IT

Многие из рисков, которые могут стать причиной неудачи ИТ-проектов, возникают из-за того, что каждый проект управляется как автономная и уникальная задача, без учета его связи с остальной частью предприятия. Упускаются из виду важные вещи: почему был начат данный проект, как он влияет на достижение тех целей, которые ставит перед собой предприятие, каким образом он влияет на другие инициативы, как эти инициативы сказываются на данном проекте. Не учитывается, каким образом изменения среды (внутренней и внешней) могут отражаться на проекте и даже влиять на самую необходимость в нем, а также каким образом изменения в проекте скажутся на предприятии.

Интегрированная модель управления IM/IT (Integrated Management/Information Technology) помогает избежать рисков, связанных с возможной неудачей проектов, позволяя максимизировать отдачу от инвестиций в IM/IT. Что представляет собой интегрированная модель управления? В двух словах это модель, которая гарантирует, что планирование IM/IT и планирование проектов интегрировано с другими функциями корпоративного планирования (то есть с бизнес-планированием, финансовым планированием, кадровым планированием, управлением активами и материалами и т. д.).

Интегрированная модель управления — это, по сути, модель корпоративного управления. Как любой проект не является автономным, так и подразделение, специализирующееся на ИТ, тоже не существует само по себе. Как полагают специалисты секретариата Министерства финансов Канады, цель подобной модели управления состоит в том, чтобы способствовать интеграции IM/IT в работу всего предприятия.

Эта модель включает в себя пять основных элементов.

• Бизнес-стратегия, которая поддерживается стратегиями отдельных направлений (стратегия в области ИТ, стратегия в области кадров, финансовая стратегия и т. д.).
• Процесс, который гарантирует четкое согласование всех инициатив с бизнес-целями и приоритетами предприятия.
• Четко определенная подотчетность и ответственность.
• Непрерывное управление производительностью.
• Непрерывное управление рисками.

Среда Enhanced Management Framework (EMF), разработанная в Министерстве финансов Канады, объединяет все эти элементы. Ознакомиться с наилучшими решениями, методами, принципами и образцами реализации эффективного управления IM/IT в организации можно на Web-сайте EMF — одном из наиболее посещаемых Internet-ресурсов минфина, куда обращаются представители как частного сектора, так и государственных органов (www.cio-dpi.gc.ca/emf/EMFIndex_e.html).

Что в первую очередь интересует тех, кто посещает сайт EMF? Они хотят узнать, как эффективнее управлять своими инвестициями в IM/IT, как успешно реализовывать проекты, связанные с IM/IT, и снизить риски.

Часто задаваемые вопросы

Как определить, есть ли у организации интегрированный подход к управлению и интегрированная модель управления? Ответьте на следующие вопросы.

Стратегический план. Составляется ли в организации стратегический план, который непрерывно отслеживается и отражает следующие моменты:

• ответы на вопросы: к каким целям идет организация? Что нужно сделать, чтобы достичь этих целей?
• возможность применения IM/IT для достижения поставленной цели (стратегия IM/IT);
• степень участия всех влияющих на принятие решение лиц, в том числе директора информационной службы, в процессе стратегического планирования;
• стратегию в области ИТ, которая полностью интегрирована с бизнес-стратегией организации.

Согласование. Проводится ли в организации согласование решений об инвестициях с ее бизнес-целями и приоритетами?

• Верно ли, что процесс и критерии отбора и определения приоритетов инвестиций четко сформулированы и понятны?
• Входят ли приоритеты ИТ в состав общекорпоративных приоритетов и четко ли определены связи всех приоритетов?
• Всегда ли обоснованно принятие компромиссных решений? Все ли понимают, чем придется пожертвовать и ради чего, и каким образом этот компромисс повлияет на бизнес-цели и стратегические направления?

Власть. Есть ли в организации модель власти (четко установленные роли, ответственность и подотчетность), и если существует, то насколько она определенна, известна и понятна?

• Кто отвечает за принятие решений и каких именно решений, каковы правила этой игры?
• Как принимаются решения?
• Как происходит утверждение тех или иных инициатив?
• Каким образом доводится информация о принятых решениях?

Власть в области ИТ должна быть четко вписана в контекст общей модели власти в организации. Эта модель должна быть известна и понятна.

Управление производительностью. Существует ли в организации система управления производительностью, которая служит для контроля за «здоровьем» отдельных проектов и всей организации в целом?

• Каким образом оценивается текущая ситуация?
• Как осуществляются корректирующие действия?
• Как доводится информация об этих действиях? Доводится ли она до сведения всех, кто должен об этом знать?
• Как определить, что выбран верный путь?
• Насколько просты и понятны показатели производительности?
• Определяются ли эти показатели на уровне продуктов, проектов, процессов и организации в целом и учитываются ли полученные данные в процессе планирования?

Предприятие хочет знать, как с помощью ИТ добиться лучшего удовлетворения клиентов, увеличить эффективность работы, повысить свою конкурентоспособность, увеличить уровень инноваций и обучения, а также улучшить условия работы (удовлетворенность сотрудников).

Управление рисками. Ведется ли в организации непрерывное управление рисками?

• Что может воспрепятствовать достижению цели?
• Что можно сделать для управления этими рисками?
• Каким образом ИТ в состоянии помочь в управлении рисками?
• Какие возможности для этого предлагают ИТ?
• Какие риски изначально присущи профилю деятельности организации и какое влияние они на нее оказывают?

Управление рисками, как и управление производительностью, должно осуществляться непрерывно. Риски характеризуют опасности и благоприятные возможности. Не забывайте об использовании благоприятных возможностей. И не бойтесь пойти на риск и совершить какие-то ошибки.

Проверенные решения

Во всем вышесказанном нет ничего нового. Это проверенные временем методы управления. Новое, однако, проявляется во все усиливающейся взаимной зависимости бизнеса и технологий. Технологии становятся способом ведения бизнеса, а в некоторых случаях — самим бизнесом. То, что раньше считалось новаторскими решениями, которые обеспечивали компаниям преимущества перед конкурентами, сейчас становится необходимым условием существования компании. Банк не может существовать, если он не использует банкоматы и доступ через Internet. Я больше не посылаю маме цветы через местного торговца цветами в Оттаве. Мама живет в Солт Санте-Мари (шт. Онтарио). Я захожу в Internet и заказываю цветы в магазине прямо в Солт Санте-Мари. Технология меняет правила игры.

Внедрив процессы управления в терминах Интегрированной Модели Управления, предприятие сможет лучше управлять изменениями в своей среде. Если о процессах управления вспоминают только в случае крайней необходимости, невозможно эффективно управлять ни изменениями, ни инвестициями.

С чего начать внедрение процессов управления? Мы в секретариате Министерства финансов решили не изобретать велосипед, а проанализировать наилучшие решения и адаптировать их к своим условиям. Посетите наш Web-сайт и попробуйте сами! Если захотите поделиться своими соображениями — милости просим.

Об авторе