Руководство проведением реформ — неизбежная составляющая работы директора информационной службы. О том, как осуществлять реформы наиболее эффективно, рассказывает эта статья
Как правило, с реформой согласны все, но при этом каждый рассчитывает на то, что затронет она других, а не его самого. И нередко задача провести эту реформу ложится на плечи именно директора информационной службы. Как же добиться успеха в качестве руководителя реформы, максимально расширив при этом возможности и до минимума сократив неприятности?
Представьте себе, что вы занимаетесь политикой и выставили свою кандидатуру на выборах. Давайте подумаем, какие элементы необходимы для того, чтобы ваша кампания по проведению реформы оказалась успешной.
Платформа
Это ясное видение и стратегия, которую вы бы не рискнули проводить в жизнь без утвердившегося политического фундамента. Проанализируйте свою платформу и проработайте ее тщательнейшим образом. В компании Xerox, когда мы решили полностью изменить свою инфраструктуру, мы определили связь между имеющимися недостатками и конкретными направлениями деятельности, которые компания хотела бы реализовать. Затем мы описали новую инфраструктуру и то, каким образом она могла бы позволить компании провести реформы, необходимые для сохранения ее конкурентоспособности. При разработке своей программы убедитесь в том, что вы учли интересы всех участников и в состоянии дать ответы на невысказанный вопрос: «А что это даст именно мне?»
Кампания
Это план стимуляции и убеждения других присоединиться к вам в проведении реформы. Нереализованная хорошая идея стоит не больше, чем плохая идея. Поэтому имейте в виду, что победителей от проигравших в первую очередь отличает умение убедить других принять их точку зрения как свою собственную. Общайтесь как можно чаще со своими «избирателями»: руководителями, «представителями на местах», сотрудниками офиса, членами проектной группы и вашего штаба, да и вообще служащими всей корпорации. Используйте различные визуальные средства: слайды, видеозаписи, личные выступления и бюллетени новостей.
Стремитесь к тому, чтобы ваши выступления были последовательными. Известно ли вам, что в момент стресса человеку необходимо шесть раз услышать сообщение, прежде чем он поймет его смысл?
В то же время убедитесь в том, что вы достаточно тщательно отобрали людей, принимающих участие в проведении реформы, что они смогут стать и группой, реализующей проект, и группой, которая его спонсирует, и штабом кампании. Для этого вам придется найти в своей организации неформальных лидеров.
Первые сторонники
Достичь критической массы — делающей невозможным состояние, при котором начинают происходить изменения, возвращение к старому, — в крупном реформаторском проекте иногда сложно. Стремление вернуться назад довольно сильно, а все новое, не доказавшее пока свою состоятельность, по своей природе способно породить инертность, которая порой просто парализует. Пилотные проекты — прекрасный способ набрать определенный импульс и преодолеть инертность.
В Xerox мы заменяли надежную, но немобильную инфраструктуру на стандартную для отрасли технологию. Это была кардинальная реформа. В какой-то момент мы действительно были на грани того, чтобы услышать обвинения «в разрушении компании», но это было критически важно для ее будущего. Нам очень помогло то, что руководитель одного из подразделений практически отключил старую систему и разрешил использовать новую.
Ищите своих собственных первых сторонников. Создавайте партнерские отношения и окажите им максимально возможную поддержку, а затем дайте еще больше. Они помогут вам создать импульс, завоевать доверие и получить опыт.
Опросы
Вам необходимо общее представление о том, как развивается проект? Найдите время, чтобы постоянно подсчитывать голоса. Интересуйтесь, что думают спонсоры и другие люди о реформах. Не стоит рассчитывать на то, что энтузиазм, который был в начале кампании, сохранится и дальше без всяких стимулов. Узнайте, кто вас поддерживает, и общайтесь с ними как можно чаще. Не допускайте того, чтобы они узнавали важные известия в кулуарных разговорах.
День выборов
День выборов — дата одобрения предложенного вами реформаторского проекта — наступает неотвратимо. Сделайте время вашим союзником. Знайте, когда следует поспешить, а когда — притормозить. Учитывайте последствия каждого шага и будьте готовы немедленно на них реагировать. Не стоит приниматься за реализацию, если известные вам проблемы достаточно серьезны, но не стоит и опускать голову. Ключ к успеху — план действий в экстремальной ситуации и снижение возможных рисков. Имейте четкое представление о том, когда необходимо принимать решение о движении вперед или отказе от него.
Кандидат
Как кандидат в этой реформаторской кампании, вы можете преуспеть благодаря интенсивности и темпам своих инициатив. Тем не менее очень важно, чтобы вы хорошо себя чувствовали как физически, так и эмоционально. Негативные эмоции, которые порождает любой крупный реформаторский проект, могут серьезно пошатнуть здоровье. Расширяйте круг внешних связей; вступите в профессиональную организацию и участвуйте во встречах, выступайте на конференциях, делайте то, что вам нравится. Это позволит снять стресс, увеличить внутреннюю устойчивость и поможет оставаться объективным.
Будьте открыты для всех своих избирателей. Сейчас не время запираться в офисе. Если вы будете внимательно следить за тем, что происходит, и прислушиваться к окружающим, вы лучше поймете, как достичь поставленных целей.
Все силы отдавайте своему делу, но не теряйте гибкости. Считайте, что ваши идеи написаны на песке. Вы должны уметь достаточно оперативно корректировать свои убеждения с учетом новых знаний. Вы будете удивлены тем, насколько часто вам захочется изменить свою позицию.
Отдавайте должное тем, кто вас поддерживает, и всей своей команде. Выражайте свое одобрение как материально, так и нематериально. Как можно чаще благодарите их как устно, так и письменно. Отмечайте вместе внутренние достижения, оказывайте небольшие знаки внимания, чтобы подчеркнуть свою признательность.
Другие кандидаты
Наверняка у вас есть противники. Они будут вести себя во многом так же, как и другие кандидаты во время предвыборной борьбы. Будьте готовы к тому, что вам придется использовать и оборонительную тактику. Вне зависимости от того, насколько хорошо спланирована кампания, вы будете находиться под огнем критики. Не принимайте это близко к сердцу.
Во время работы над крупным проектом, организационная сторона которого оставляла желать много лучшего, один из руководителей посоветовал мне задать себе три следующих вопроса:
- правильную ли цель я преследую?
- поступаю ли я так по разумным причинам?
- правильным ли путем я иду к этой цели?
Если на все три вопроса вы ответили «да», уверенно продолжайте идти своим путем. Политика может вынудить вас стать одиночкой.
Период после выборов
Этот период похож на фазу реализации проекта. Наступает время выполнять данные обещания. Предполагайте, что будет хаос, — таким образом вы сможете подготовиться к нему. На этой стадии ожидания, сдерживаемые на предыдущих этапах, как правило, превышают ваши возможности их удовлетворить. Поначалу кажется, что ничто не работает так, как было запланировано. Людям необходимо знать, что будет происходить, когда и почему. Проводите неформальные совещания, каждой крупной группе клиентов назначьте в качестве куратора одного из членов вашей команды, который будет их информировать. Используйте бюллетени новостей, видеофильмы и денежные вознаграждения. Отнеситесь к этому творчески.
Происходят реорганизации, покупаются компании, распадаются альянсы, меняются ожидания. Именно поэтому политический процесс непрерывен. Вы не можете в один прекрасный момент заявить, что все уже сделано.
В политике предвыборная кампания начинается на следующий день после выборов. Продолжая свою собственную успешную кампанию, вы будете сосредотачиваться на деталях ее реализации. Но вам необходимо сочетать эту деятельность с другой, во многом похожей на ту, с которой мы начали, — с плана новой кампании.
Приготовьтесь, мы начинаем сначала.
Патрисия Веллингтон — президент компании CIO Associates, в недавнем прошлом — корпоративный вице-президент и директор информационной службы компании Xerox