В настоящей статье рассматриваются организационно-экономические системы (ОЭС) самой разной природы как сложные системы документопотоков, где содержание документов понимает и изменяет человек, а на долю программных и технических средств остается автоматизация рутинных операций. Общность (однородность) этих операций позволяет создавать современные программно-технические среды (ПТС).

Общие вопросы автоматизации организационно-экономических систем

Традиционный подход к рассмотрению автоматизации организационно-экономических систем (офисы, предприятия, банки и т.п.) через призму функций управления (планирование, контроль, учет, оперативное управление) и конкретные структурные составляющие (различные отделы, дирекция, секретариат и т.п.) не позволяют определить операции, которые в настоящее время автоматизируются с помощью программных и технических средств.

Сложную организационно-экономическую систему по возможностям автоматизации, а также применяемым методам, программным и техническим средствам, можно разделить на две составляющие: документопоток и принятие решений. Но это не обособленные среды, а некоторая достаточно сложная мозаичная структура больших ОЭС, где отдельные участки на одном либо разных уровнях связаны между собой автоматизированными и неавтоматизированными процессами. В последнем случае эти процессы осуществляются человеком, функционирующим на разных уровнях этой ОЭС.

Для простоты изложения будем относить к области принятия решений все необходимые в механизме управления процессы, не поддающиеся (или не подлежащие) автоматизации (собственно принимаемые человеком решения, коммуникативные людские отношения, создание и содержательная редакция документов и т.д.). Сам же документопоток может быть представлен процессом движения документов (информации) в бумажном и (или) электронном виде.

Таким образом, ОЭС представляется в виде некоторой сложной сети взаимосвязанных документопотоков, в узлах которой функционируют специалисты, так или иначе влияющие на содержание и направление движения документов. Выделяются формализуемые и, соответственно, автоматизируемые операции и операции неформализуемые (плохо формализуемые), не подлежащие автоматизации. К первым можно отнести ввод, передачу, хранение, поиск и вывод (по заданным алгоритмам), то есть операции, практически не влияющие на содержание документов. Изменение содержания документов (в узлах сети документопотока) производится человеком и автоматизация здесь может быть реализована через создание систем подготовки (поддержки) принятия решений.

На ранних этапах применения вычислительной техники в управлении организационно-экономическими объектами особо выделялась область принятия решений, чему способствовал не только сам факт использования ЭВМ, но и параллельный с внедрением и совершенствованием технических средств процесс появления и развития совершенно новых (и для определенного класса задач очень эффективных) методов оптимального управления и исследования операций. Однако, довольно скоро выяснилось, что проблема состоит не только в том, что процессы в области принятия решений не поддаются автоматизации, но и в том, что даже сравнительно простые в интеллектуальном отношении операции обработки данных требуют все больших усилий и все больших затрат на создание и совершенствование программных и технических средств.

Если основу ОЭС составляет документопоток, то предметом автоматизации становится сама система управления документами, обеспечивающая доставку документов в нужный узел, и контроль выполнения работ. Эти процессы достаточно хорошо формализуемы и представлены на рынке рядом программных продуктов. В результате внедрения подобных систем можно ожидать получения ряда преимуществ: удобную и комфортную среду для работы пользователей; существенное повышение производительности труда сотрудников; возможность организовать совместную работу сотрудников над документами; единое информационное хранилище документов; быстрый и надежный доступ к информации, в соответствии с правами пользователей; услуги электронной почты и внешних сетей передачи данных непосредственно на рабочем месте пользователя; полное отсутствие потерянных документов; возможность контроля исполнительской дисциплины в организации с рабочего места руководителя; мгновенное уведомление пользователя обо всех событиях, относящихся к нему; единую систему регистрации всех документов; снижение сроков исполнения конкретного документа; сохранение всех ранее сделанных инвестиций; возможность встраивания любых новых приложений для работы с документами, например, контроль исполнения, списание в дело, формирование справок и отчетов, подготовка презентаций, отсылка и прием факсов и много других.

Практика автоматизации объектов управления (информационных потоков) с часто изменяющимися функциями и структурами, происходящими ввиду объективных условий их развития, выработала технологию создания и развития сложных информационных систем с помощью так называемых программно-технических сред (ПТС), которые представляют собой комплексную систему современных средств вычислительной техники и телекоммуникаций, операционных систем и прикладных программ. ПТС являются основой создания современных информационных инфраструктур.

Современные ПТС строятся с учетом мировых стандартов, адаптируются к разным структурам управления и инвариантны в значительной мере к механизму хозяйствования и разным сферам деятельности, главным образом потому, что с помощью ПТС автоматизируются относительно простые типовые операции, практически одинаковые для многих сфер деятельности. Именно однородность операций ввода, передачи, хранения, поиска и простейшей обработки информации позволила достичь значительных успехов в сфере унификации программных и технических средств.

Наиболее развитые ПТС являются очень сложными системами. На их создание и совершенствование в течение многих лет фирмами-разработчиками затрачиваются значительные средства в условиях жесточайшей конкуренции. На базе ПТС строятся информационные технологии для решения конкретных прикладных задач. При всех отличиях прикладных областей, основным фактором повышения эффективности ОЭС остается увеличение скорости документопотока за счет использования более совершенных коммуникаций, технических средств и программного обеспечения. Это хорошо известно из практики использования технических автоматизированных (автоматических) систем управления (регулирования), где уменьшение времени получения сигнала, его обработки и выдачи управляющего воздействия с одновременным снижением уровня погрешности приводит к существенному повышению устойчивости и качества управления и даже прямой экономии ресурсов.

Системы автоматизации документопотока

Известны следующие системы автоматизации документопотока:

• офисной автоматизации (коллективные и индивидуальные);

• системы управления электронными документами (электронные архивы);

• системы управления документооборотом.

Необходимо отметить, что данное деление достаточно условно, так как многие программные продукты многофункциональны, изначально создавались как гибкие масштабируемые системы с неограниченными возможностями развития (в частности, путем создания приложений). В практике, как правило, встречается комплексное использование различных программных и технических средств, дающее, в результате, значительно больший эффект, чем использование отдельных систем. Более того, при проектировании и разработке какой-либо ПТС обязательно закладывается ее совместимость с существующими системами.

Рассмотрим наиболее популярные системы автоматизации документопотока, построенные (или интегрированные) в ПТС и развиваемые ведущими компьютерными фирмами.

Cистемы офисной автоматизации

Microsoft Office for Windows 95 – комплекс приложений для офисной автоматизации содержит: электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Дополнительно может быть установлена система управления базами данных Microsoft Access. Microsoft Office позволяет производить самостоятельную разработку собственных приложений.

Lotus Notes представляет собой платформу "клиент-сервер" для разработки и функционирования приложений коллективного использования. Достоинствами системы являются удобный интерфейс доступа к другим пользователям, сетевым ресурсам и информации, универсальность при обработке документов разных типов (сканированные изображения, реляционные базы данных, различные компьютерные приложения, каналы новостей), масштабируемость системы, среда быстрой разработки прикладных программ, система разграничения доступа к информации, интеграция программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки) для работы на различных платформах.

GroupWise 5 – платформа коллективной работы фирмы Novell, интегрированная с технологиями интрасетей/Internet (GroupWise WebAccess) и позволяющая добавлять к ней средства и функции для поддержки коллективной работы (GroupWise Document Management) и автоматизации документооборота (GroupWise WorkFlow). Система GroupWise функционирует в операционной системе NetWare и во многих других популярных сетевых средах. GroupWise 5 в среде NetWare 4.1 реализует службу каталога NDS (Novell Directory Services), обеспечивающую централизованное администрирование GroupWise и NetWare. Содержит подсистему GroupWise PhoneAccess для телефонной связи и шлюз Pager Gateway для пейджинговой связи.

Системы управления документами

DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на различных накопителях. Система реализована на архитектуре "клиент-сервер" и может строиться на основе любой сетевой операционной системы, хотя основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT. DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации, позволяющими находить документы по их содержанию. Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль Interchange for Lotus Notes. Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Excalibur EFS (компания Excalibur Technologies Corp.). Серверное программное обеспечение системы функционирует в среде операционной системы Unix. Рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Excalibur EFS предоставляет пользователям самые разнообразные режимы поиска информации, в том числе и основанные на новейших технологиях нейронных сетей и искусственного интеллекта. Система хорошо интегрируется с пакетом управления документооборотом Staffware.

Евфрат (разработка российской фирмы Сognitive Technologies) – электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса. При создании системы были учтены особенности русского языка и традиции ведения делопроизводства в России. В системе использован пакет распознавания текстов CuneiForm. При необходимости организации потокового ввода документов в электронный архив используется CuneiForm OCR Server.

Системы управления документооборотом

Action Workflow (компания Action Technologies) – пакет управления документооборотом имеет открытый интерфейс и может быть интегрирован в существующие приложения. Ядром системы является AWS Manager – модуль, отвечающий за выполнение работ, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. AWS Builder – средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции. Продукт AWS Analist – средство, предназначенное для моделирования деловых процессов предприятия, позволяющее оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

Staffware – пакет электронного документооборота. Инструментальная среда StaffWare, работающая по технологии "клиент-сервер", относится к классу workflow и позволяет осуществлять поддержку коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей и динамическое управление и контроль исполнения работ. Она интегрируется с приложениями Windows и Unix и работает на различных платформах. Для мощных систем документооборота предлагаются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infоrmix.

POWERDOCS – современный комплекс автоматизации документооборота и архивного хранения на русском языке для крупных предприятий, является комбинацией технологий workflow и управления электронными документами. Система построена на модульном принципе и состоит из следующих основных компонентов:

• система управления документами DOCS Open производства компании PC DOCS;

• система свободной маршрутизации WorkRoute I производства компании "ВЕСТЬ", которая позволяет контролировать исполнение поручений руководства организации на каждом рабочем месте;

• система жесткой маршрутизации WorkRoute II производства компании "ВЕСТЬ", которая позволяет управлять типовыми деловыми процессами организации на качественно новом уровне;

• системы работы с образами документов (изображениями документов) DeltaImage и DOCS Imaging, позволяющие осуществлять сканирование документов, их аннотирование и распознавание.