Для защищенного обмена сообщениями электронной почты программное обеспечение должно поддерживать средства шифрования и идентификации. Трудно поверить, но большинство компаний не используют каких-либо средств шифрования и идентификации при передаче обычных сообщений электронной почты.
Универсальные системы управления документами позволяют автоматизировать деятельность предприятия. Наверное, многие обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами.